RESUMEN. El presente documento muestra toda la información relevante del módulo de inventario de SIMAFLOR. CONTENIDO

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1 RESUMEN El presente documento muestra toda la información relevante del módulo de inventario de SIMAFLOR. CONTENIDO Proceso. Entradas. Salidas. Arqueos. Traslados de piezas. Asignaciones. Comentarios de piezas. Operaciones de pieza. Configuración de empaque. Tiempos empaque. Rendimientos empaque. Reportes de inventario HAROLD ARROYO Página 1 de 21

2 PROCESO El proceso de inventarios de rotación (figura 1), comprende los procedimientos de información que permiten administrar la disponibilidad del cuarto frío para tomar las decisiones pertinentes para el negocio. Figura 1. Proceso de información de inventario de rotación. El flujo de información toma por lo general como insumo el producto en patios (posterior al proceso de clasificación), el cual por medio del proceso de entrada se almacena en el cuarto frío. Al producto que se encuentra dentro del cuarto se le denomina existencia, esta información se valida por medio del proceso de arqueo que es una verificación del producto real contra la el sistema, las diferencias deben resolverse mediante movimientos de entradas o salidas. El proceso de traslados permite mover la información de un cuarto a otro (puede ser de finca diferente) sin afectar la disponibilidad de inventario. Por último, el proceso de salidas permite enviar el producto a otros procesos, estas acciones generan movimientos que deben validarse mediante arqueo. HAROLD ARROYO Página 2 de 21

3 ENTRADAS Esta opción permite ingresar producto al cuarto frío o bodega. Para esto es necesario generar o administrar los documentos e entrada los cuales se generan por tipo de movimiento mercado y número de remisión (previo a la selección de finca y fecha). Figura 2. Ventana principal, entrada inventario. Cuando la lista aparece vacía es necesario crear un nuevo documento, para lo cual es necesario el proveedor, mercado y remisión. Figura 3. Formulario creación de documento de entrada. HAROLD ARROYO Página 3 de 21

4 Para agregar piezas, es necesario seleccionar la opción adicionar piezas del listado de documentos (seleccionando previamente el producto y el cuarto frío o bodega), al digitar note que al seleccionar el producto automáticamente se diligencian los datos de ramos y tallos por ramo, según la configuración del producto. Figura 4. Formulario de digitación entrada de piezas. Debe tener en cuenta que la variedad de la pieza a ingresar debe tener configurada la opción de almacenamiento, según el tipo de almacenamiento que se requiera usar, en caso contrario el sistema no permitirá ingresar la pieza. Para usar esta opción es indispensable que previamente se instale la aplicación RawPrintServer. Este es un plugin permite la impresión automática de la etiqueta en SIMAFLOR en formato ZPL, En caso que no esté instalado o ejecutando esta aplicación el sistema bloqueará el acceso (figura 5). HAROLD ARROYO Página 4 de 21

5 Figura 5. Error de instalación RawPrintServer. SALIDAS Esta opción permite retirar producto del cuarto frío y actualiza la disponibilidad de producto en el mismo. Al igual que el proceso de entradas; las salidas también requieren que existan documentos a los cuales se les asignan movimientos de salida. Figura 6. Ventana principal salidas de inventario. Para crear nuevos documentos de salida, basta con seleccionar el cliente o destino al cual se enviará el producto. HAROLD ARROYO Página 5 de 21

6 Figura 7. Formulario creación de documento de entrada. Dependiendo de la selección del tipo de salida (total o parcial), se ejecutará el proceso de forma automática tomando la cantidad disponible, cuando se selecciona salida total; también es posible editar la cantidad a retirar cuando se selecciona la opción de salida parcial. Figura 8. Formulario de digitación salidas de piezas. Al ejecutar cada movimiento de salida, se adicionará la pieza al listado de resultados, con la cantidad o saldo disponible. HAROLD ARROYO Página 6 de 21

7 Figura 9. Tabla de resultados ejecución de salidas. ARQUEOS Esta opción permite comparar el inventario físico con el inventario teórico (sistema), mediante la selección de los consecutivos de las piezas de inventario y confirmar su existencia en SIMAFLOR. Figura 10. Ventana principal de salidas Para realizar esta operación correctamente la operación debe tener en cuenta la siguiente secuencia. 1. Limpie el arqueo desde la página web a. Si está usando una terminal debe también limpiar los datos en el dispositivo. 2. Ingrese la información de arqueo con alguno de estos métodos: a. Digitar directamente pieza a pieza desde la web. b. Subir un archivo texto llamado ARQUEO.txt c. Escanear las piezas desde un dispositivo (terminal) y subir los datos de arqueo. HAROLD ARROYO Página 7 de 21

8 3. Procese el arqueo con el botón ejecutar. Figura 11. Mensaje limpieza arqueo. Después de ejecutar el proceso el sistema muestra los resultados en pantalla donde básicamente se obtienen 3 listados: Piezas no encontradas en el sistema: piezas leídas que ya no están en el sistema, es decir se realizó salida previamente. Piezas no escaneadas encontradas en el sistemas: piezas que deberían estar en el sistema pero en el proceso de validación no se encuentran. Errores de digitacion: piezas o consecutivos que definitivamente no existen en el sistema. De forma automática al realizar el proceso de arqueo SIMAFLOR guarda una copia para consultarla posteriormente en los reportes de arqueo. HAROLD ARROYO Página 8 de 21

9 Figura 12. Resultado de arqueo. TRASLADOS DE PIEZAS Esta opción permite enviar producto de un cuarto frío a otro, esta opción es útil cuando por necesidades del negocio se requiere mover producto pero sin afectar la disponibilidad o existencia de inventario. Figura 13. Ventana principal, traslados de piezas. Al igual que los procesos de entradas y salidas, es necesario crear un documento para asociar los registros y hacer un debido seguimiento de información. Para la creación del documento debe tenerse presente la finca y cuarto frio de destino. HAROLD ARROYO Página 9 de 21

10 Previo a esto debe tenerse en cuenta el concepto por el cual se ejecutarán los traslados, es decir cuando esto enviando producto a otra bodega (cuarto frío), el que envía es quien debe crear el documento. Si por el contrario se necesita recibir producto basta con seleccionar las opciones de finca y CF para conocer qué producto está pendiente por recibir. Figura 14. Formulario creación de documento de traslado. Para relacionar las piezas a enviar o recibir basta con listar los consecutivos de las piezas (1 por línea en el listado de piezas) y procesar presionando Enviar o Recibir según sea el caso. HAROLD ARROYO Página 10 de 21

11 Figura 15. Formulario recibir o enviar piezas. Para realizar un seguimiento correcto se implementa en la misma opción el la descarga del documento de traslado, el cual proporciona información detallada del producto trasladado. HAROLD ARROYO Página 11 de 21

12 Figura 16. Documento de traslado. Así mismo se permite descargar la remisión que es un documento resumido que totaliza las cantidades y permite realizar seguimiento global del traslado del producto. Figura 17. Remisión de traslado. ASIGNACIONES Esta funcionalidad permite reservar una pieza (total o parcial) y asignar producto a una determinada orden en una fecha específica. HAROLD ARROYO Página 12 de 21

13 Figura 18. Ventana principal de asignaciones. Se debe crear un nuevo documento tipo orden, teniendo en presente el número de orden de despacho a usar. Figura 19. Formulario de creación de orden para asignaciones. Al documento creado se asignan las piezas disponibles a la orden mediante una opción de búsqueda, la cual permite obtener datos de acuerdo a múltiples parámetros de acuerdo a las necesidades de información. HAROLD ARROYO Página 13 de 21

14 Figura 20. Ventana de administración de asignación a una orden. Es necesario tener en cuenta que estas reservas o asignaciones se pueden ejecutar cuando se realiza una salida parcial, es decir se listan en las salidas disponibles las asignaciones pendientes por procesar. COMENTARIOS DE PIEZA Esta opción permite realizar diferentes anotaciones a una o múltiples piezas según la necesidad de información. Figura 21. Ventana principal, comentarios de pieza. HAROLD ARROYO Página 14 de 21

15 Los comentarios son información relevante a la hora de procesar datos de una determinada pieza. Liste las piezas (1 por línea) para consultar o agregar nuevos comentarios a las piezas requeridas. Cada comentario estará asociado al nombre de usuario. Figura 22. Formulario creación de comentarios. OPERACIONES DE PIEZA Esta opción está diseñada para realizar anular piezas (desactivarlas del sistema), anular movimientos (regresar la pieza a un estado anterior) o imprimir nuevamente etiquetas de una determinada pieza. Figura 23. Ventana principal, operaciones de pieza. HAROLD ARROYO Página 15 de 21

16 Al igual que la opción de comentarios de piezas, se deben listar las piezas a consultar (1 por línea) y consultarlas para imprimir etiqueta o anular pieza, luego para ver movimientos y anularlos debe seleccionar cada pieza de la lista. CONFIGURACIONES DE EMPAQUE Permite configurar los parámetros de empaque para la opción de rendimientos de empaque, funciona como una tabla de maestros. Figura 24. Ventana principal, configuraciones de empaque. Simplemente con el botón NUEVO diligencie los datos necesarios de la configuración. Figura 25. Formulario para crear, configuraciones de empaque. HAROLD ARROYO Página 16 de 21

17 TIEMPOS DE EMPAQUE Esta opción permite gestionar los tiempos de inicio y final en los procesos de empaque, funciona igual que la opción de tiempos de clasificación. Figura 26. Ventana principal, Tiempos empaque. RENDIMIENTOS DE EMPAQUE Esta opción permite ingresar la formación de empaque, esta opción como tal sólo se relaciona con las configuraciones de empaque, es decir permite la digitación de piezas, incluidos otros sistemas de información como VIDA18. Figura 27. Ventana principal, rendimientos de empaque. HAROLD ARROYO Página 17 de 21

18 REPORTES DE INVENTARIO El siguiente es el listado de reportes disponibles para el módulo de inventarios de rotación: Existencias: Muestra la disponibilidad actual del cuarto frío. Existencias x Grado: Muestra las existencias pivotando por grado. Existencias x fecha: Muestra las existencias pivotando por fecha. Existencias x Estado: Muestra las existencias pivotando por estado (ver configuración de estados) Movimientos: Se ve el detalle de movimientos (entradas y salidas) de cada pieza en un rango de fechas. Documentos: Usa para obtener documentación para envío y recepción de producto de acuerdo a los documentos de entrada y salida, esta información se descarga en PDF. Arqueos: Resultados de la operación de arqueo. Traslados: Reporte de documentos de traslado. Asignaciones: reporte de asignaciones pendientes por procesar. Rendimientos: reporte de operación de rendimientos de empaque. De acuerdo con las necesidades de información y las opciones de selección disponibles en el reporte, es posible adaptar el reporte para conocer la información requerida. Todos los reportes de esta opción son exportaciones a Excel. HAROLD ARROYO Página 18 de 21