Instructivo para el Diligenciamiento del Formulario de Solicitud del

Transcripción

1 Instructivo para el Diligenciamiento del Formulario de Solicitud del Servicio en SAMUS SAMUS Software Automatizado Multi sistemas es un programa bajo PHP/MYSQL con el que primordialmente ahorraremos mucho tiempo con las solicitudes del cliente y garantizaremos la transparencia de todas las evaluaciones, trabajando de una manera más eficiente y eficaz desde una plataforma web. Permite el registro del cliente y sus establecimientos, solicitar servicios y todos los procesos evaluativos digitalmente.

2 REGISTRO DE CLIENTES Ingreso de información Lo primero es ingresar a la plataforma que se encuentra en la siguiente dirección: En SAMUS, los clientes deben registrarse haciendo previa creación de un usuario para poder solicitar la prestación de servicios con el ente certificador. Para ello se dirigen a la opción REGISTRO DE CLIENTE en la pestaña del MENÚ DE OPCIONES: Nos llevará a una pantalla de registro donde el cliente creará su cuenta de usuario ingresando todos los datos obligatorios marcados con asterisco: Después que complete el registro podrá ingresar a la página principal de SOCA con el NIT y el PASSWORD que asignó. Tendrá a su disposición la siguiente lista de opciones: NIT*: el cliente ingresará su NIT. Esté le servirá para identificarse en la plataforma. PASSWORD*: contraseña para tener acceso como cliente. NOMBRE Y/O RAZÓN SOCIAL*: nombre del cliente o razón social del cliente que se registra.

3 NÚMERO DE MATRÍCULA MERCANTIL*: número de matrícula mercantil del cliente. DIRECCIÓN*: dirección principal del cliente. CIUDAD Y DEPARTAMENTO*: ciudad y departamento donde reside la principal del cliente. TELÉFONO/S FIJO/S*: números de teléfono fijo del cliente. TELÉFONO/S MÓVIL/ES*: números de teléfono móvil del cliente. *: correo electrónico de contacto del cliente. FAX: número fax del cliente. La opción de REPETIR REPRESENTANTE hace que automáticamente se llene el formulario inferior con la información ingresada arriba, si es que esta es la misma que debería ingresarse en estos campos. REPRESENTANTE LEGAL*: representante legal del cliente. NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN*: número de identificación del representante legal del cliente. TELÉFONO/S FIJO/S DEL REPRESENTANTE*: teléfonos fijos del representante legal de la empresa. TELÉFONO/S MÓVIL/ES DEL REPRESENTANTE*: teléfonos móviles del representante legal de la empresa. DEL REPRESENTANTE*: correo electrónico del representante legal de la empresa. FAX DEL REPRESENTANTE: fax del representante legal de la empresa.

4 Talleres (Crear/Editar) REGISTRO DE TALLERES Creación y edición En esta opción el cliente podrá ingresar el taller o los talleres de conversión de vehículos con funcionamiento dedicado GNCV o bi combustibles Gasolina/GNCV y revisiones anuales. Para crear establecimientos se le solicitan los siguientes datos: Nombre del taller:* el cliente ingresa el nombre del taller completo, como aparece en sus registros legales. Dirección:* ingresa la dirección del taller. Ciudad y Departamento:* ciudad y departamento del taller. Se abre un menú desplegable con todas las ciudades y departamentos del país. Persona de Contacto:* contacto del taller. Teléfono Fijo:* teléfono fijo del taller. Teléfono Móvil:* celular de contacto del taller. * correo electrónico del taller. opcional. Fax: fax del taller, esta información es Horario del Taller:* el cliente debe ingresar el horario de atención del taller. Número de Técnicos Certificados:* ingresa el número de técnicos certificados, con documentación como prueba, del taller. Luego de que haya registrado sus talleres, el cliente tendrá la opción de editarlos.

5 MENÚ DE OPCIONES Opciones del usuario El cliente tiene a su disposición un menú de opciones donde puede consultar y crear sus solicitudes de servicio. Corregir Solicitud Servicios Solicitados Puede consultar los servicios que ha solicitado para el taller o los distintos talleres que tiene, si es el caso. Enumerados por fecha de solicitud, tipo de servicio solicitado, observar el estado de la solicitud e incluso ver en observaciones alguna información extra de su solicitud. Registrar Solicitud Esta es la opción que utilizará el cliente para solicitar servicios a su taller registrado previamente en la plataforma. En esta opción tiene la oportunidad de corregir la solicitud de los servicios que pidió y fueron rechazados. Aceptar Oferta El usuario puede aceptar o no la oferta de prestación de servicios ofrecida por el ente certificador o rechazarla. Aceptar Inspector Cuando el cliente/taller acepta la oferta, la programación de un inspector a sus instalaciones será agendada. El taller tiene la opción de aceptar o no al inspector asignado por razones que estén dentro de los acuerdos pactados entre el ente certificador y el cliente. Descargar Certificados El cliente tiene esta opción para descargar el Certificado de Conformidad De Instalación Del Equipo Para Gas Natural Comprimido En Vehículos de los servicios que se le hayan prestado. Todos estos certificados los enviará firmados digitalmente el

6 director encargado de la aprobación por parte del ente certificador, después de revisar la documentación entregada por el inspector a través de la plataforma. SOLICITUD Procedimiento y oferta El cliente/taller ingresa a su usuario por la plataforma SAMUS y solicita servicios en la pestaña correspondiente en las opciones de usuario. La solicitud de servicios se divide en tres apartados: TALLER: donde el cliente escoge uno de sus talleres inscritos para la solicitud de servicios. TIPO DE SERVICIO: donde se escoge el servicio Conversiones y Revisiones Anuales. En esta parte es obligatorio que el cliente entregue los soportes obligatorios para el estudio de la prestación de servicios de certificación de conversiones y revisiones anuales, como son: 1. Certificado de Existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a 60 días. 2. Registro Mercantil o de establecimiento comercial con fecha de expedición no mayor a 60 días. 3. Registro Único Tributario (RUT) 4. Listado de Equipos utilizados en el taller indicando Nombre, Serial, Modelo 5. Listado de Personal técnico indicando nombre, cédula y certificado de competencia laboral

7 6. Copia de Certificado de Conformidad del Taller. Se le solicitará al cliente que marque los requisitos aplicables a la evaluación solicitada. Por lo tanto el cliente deberá marcar los requisitos aplicables a la evaluación que le corresponde. En este caso para Instalación de componentes del equipos completo para vehículos con funcionamiento dedicado GNCV o biocombustibles gasolina GNCV: Resolución 0957 de 2012 NTC 4821 REQUISITOS DE LA CERTIFICACIÓN NTC 3847 Numeral 4.2 NTC Anexo A. A1 F) Requisitos Del Sistema De Gestión (Aplica solo para esquema 5) Manual de Uso de Logo Art 6 Numeral 6.5, Numeral 6.6a, Numeral 6.6c, Numeral 6.6d y Numeral 6.6e; Art 7 Numeral 7.1; Art 26 Numeral 26.1, Numeral 26.2, Numeral 26.3, Numeral 28.A a Numeral 28.K; Art 27 Numeral 27.1 y Numeral 27.2; Art 29 Numeral 29.1 Numeral a Numeral ; Numeral a Numeral ; Numeral a Numeral ; Numeral a Numeral 5.3.4; Numeral a Numeral ; Numeral a Numeral 5.4.6; Numeral a Numeral 5.5.9; Numeral 5.6.1; Numeral 5.6.2; Numeral a Numeral 5.7.3; Numeral 5.8; Numeral 5.9; Numeral 6.1.2; Numeral 6.2.2; Numeral 7.1; Numeral a Numeral Anexo 1 Disponible en la Página web ESQUEMA DE CERTIFICACIÓN 6 Luego de que haya subido todos los documentos y registrado la solicitud, se envían al ejecutivo junto a una solicitud de servicio vehículos para que la revise y reciba. Si no recibe la solicitud esta se envía de nuevo al cliente para que la corrija (con una observación que lo oriente para corregirla, por ejemplo si hay algún documento vencido o incorrecto). Recibida inmediatamente pasa al coordinador para que revise y apruebe su estudio. Si el coordinador no aprueba el estudio, esta se regresa al ejecutivo para que le pida al cliente que corrija lo necesario. Al aprobar se le envía al taller la propuesta para que acepte la oferta o la rechace. Si la acepta firma el contrato que viene adjunto en la documentación anexa, lo firma y lo sube nuevamente para que se envíe al ejecutivo. Si no acepta la oferta esta se regresa al coordinador para que la corrija indicando el porque.

8 El cliente, en la opción de SERVICIOS SOLICITADOS, puede ver como va el estado de sus solicitudes. Enviada la oferta del coordinador al cliente, este último debe descargar todos los soportes e imprimir el ACUERDO DE CERTIFICACIÓN, firmarlo, escanearlo firmado y luego subirlo en el espacio para este procedimiento. Cuando el ejecutivo recibe la oferta, con el contrato firmado correctamente, al aprobarla pasa inmediatamente al programador del ente certificador. PROGRAMACIÓN Procedimiento y oferta El programador asignará un inspector al taller por los días calendario que se requieran. El inspector recibirá la asignación (con un aviso por correo electrónico) y deberá ingresar a su usuario para revisar la asignación. El inspector revisará la asignación y si la acepta un mensaje de confirmación le recordará el no tener ningún conflicto de imparcialidad con el servicio asignado. Al proceder se enviará el aviso al taller (por medio de correo electrónico y dentro de su usuario en la plataforma.) Si no acepta se le regresará al programador con el motivo descrito y que le sea asignado otro inspector al cliente si es necesario. Si acepta el cliente queda habilitado el inspector para el taller asignado. Inmediatamente se le avisará por correo al inspector y este podrá prestar servicios en las instalaciones del taller. Con esto concluye el Instructivo para Diligenciamiento del Formulario de Solicitud del Servicio SAMUS.