Manual de Usuario Pagos BTG Pactual

Transcripción

1 V. 1 - A BTG Pactual S.A. Comisionista de Bolsa BTG Pactual Sociedad Fiduciaria S.A. Manual de Usuario Pagos BTG Pactual

2 Contenido Manual de Usuario Pagos BTG Pactual 1. Definición 2. Registro de Usuario Persona Natural 2.1. Registro de Operaciones 2.2. Registro de Operaciones Mismo Titular 2.3. Registro de Operaciones a Terceros 3. Registro del Usuario Administrador Persona Juridica 4. Cambio de Clave Del Usuario Administrador 5. Creación de Roles 5.1. Perfil de Preparador 5.2. Perfil de Revisor 5.3. Perfil de Liberador 6. Creación de Procesos 6.1. Procesos con Retiro Estandar 6.2. Procesos con Retiro Formato Occired 6.3. Procesos con Retiro Formato Bancolombia 7. Asignación de Roles a los Procesos 8. Parametrización de las IPS 9. Parametrización de Horarios 10. Activación de Cuentas Bloqueadas 11. Registro de Operaciones Usuario Preparador Cargue del Archivo 12. Verificación de Operaciones Usuario Revisor 13. Aprobación de Operaciones Usuario Liberador

3 1. Definición Este manual de usuario es una guia practica para conocer los servicios que ofrece el Portal de Pagos BTG Pactual y la forma de operar en este. A continuación, se relacionan algunas definiciones requeridas para el uso de la herramienta. Usuarios del Portal Usuario administrador: Es aquel usuario que tiene la responsabilidad de administrar el portal. Este usuario puede crear o retirar usuarios, asignar perfiles y permisos, cambiar y desbloquear contraseñas. Deben existir minimo 2 usuarios administradores y maximo 3. Usuarios transaccionales: Son aquellos usuarios que el administrador designa al interior de la compañía, para ejecutar los procesos. - Usuario Preparador - Usuario Revisor - Usuario Liberador Modalidades de ejeción: - Preparar: Ingresa la instrucción al portal de pagos a traves de un archivo plano o en Excel. - Revisar: Verifica la información de la instrucción y autoriza continuar con el proceso. - Liberar: Autoriza la ejecuión de la instrucción en el portal de pagos. Token numerico virtual: Es la clave numerica con la cual el cliente verifica el ingreso al potal de pagos. Tiene un tiempo limitado de 2 minutos para usarlo, si excede dicho tiempo pierde validez y debe generarse de nuevo. 3

4 2. Registro de Usuario Persona Natural Para el registro del cliente persona natural en el portal de pagos BTG, es necesario sincronizar el cliente luego de entregar la documentación requerida para el uso del servicio. El cliente se registra en el portal: Diligencia los siguientes campos requeridos en el registro de usuario: Tipo de Identificación. Número de Identificación. Fecha de expedición de la Cedula. Correo electrónico: Debe ser el registrado en BTG Pactual. Numero Telefónico: Debe ser el numero celular registrado en BTG Pactual. Luego llega un correo con la notificación del PIN para continuar con el registro. 4

5 2.1. Registro de Operaciones El cliente ingresa al portal con el usuario y la clave asignada Registro de Operaciones Mismo Titular El cliente selecciona la opción: Servicios y luego carga de información y finaliza con traslado cuenta propia. Luego ingresa el token numérico que es enviado al correo registrado en BTG Pactual, clic en continuar. 5

6 En la siguiente ventana se diligencias los siguientes campos y luego da clic en enviar. Para validar que la operación quedo exitosa en el sistema, se genera el siguiente mensaje. Valor: Monto de retiro. Cuenta destino: Selecciona la cuenta a la cual quiere girar. Estas cuentas están creadas en el sistema de BTG. Nota: En caso de no tenerla debe inscribirse antes con el formato de actualización de información designado por BTG. Producto: Selecciona el fondo liquidez. ID Cuenta: Selecciona el encargo del cual desea retirar el dinero Registro de Operaciones a Terceros El cliente selecciona la opción: Servicios y luego carga de información y finaliza con la opción Retiro ACH. 6

7 En la siguiente ventana selecciona la opción masiva y descarga el archivo en Excel para ser diligenciado con la información de los terceros, también tiene la opción de hacer cargues individuales si lo desea. Carga Individual: Diligencia todos los campos del formulario. Se confirma el cargue de la información y selecciona el producto por el cual desea retirar el dinero. Carga Masiva: Paso 1: Descarga el archivo, clic en descargar Paso 2: Sube el archivo, lo selecciona dela ruta en la cual lo genero Paso 3: Realiza el envió 7

8 Para validar que la operación quedo exitosa en el sistema, se genera el siguiente mensaje. 3. Registro del Usuario Administrador Persona Jurídica El registro del usuario administrador lo hace BTG Pactual en el portal, luego se envia el usuario y la contraseña provicional, que debe ser modificada por el usuario administrador al momento de ingresar al portal. Este proceso lo realiza el usuario cuando ingrese por primera vez. Para el ingreso de la contraseña alfanumérica se utiliza un teclado virtual, como se muestra a continuación. Todos los usuarios ingresan al portal de la misma manera. 8

9 4. Cambio de Clave del Usuario Administrador El usuario administrador ingresa por la pestaña demoninada Mi perfil. 5. Creación de Roles El usuario administrador crea los usuarios internos que serán denominados Preparadores, ingresando a la menu Administración y seleccionando la opción Preparadores Perfil de Preparador Selecciona la opción de Modificar Contraseña y diligencia la información. Se despliega la siguiente pantalla y el administrador hace clic en el botón Preparadores 9

10 En la siguiente ventana se diligencian los datos del usuario Tipo de documento y número de documento y luego clic en el boton continuar Perfil de Revisor El usuario administrador ingresa al menú Administración. Se diligencian los datos básicos del usuario como se muestra a continuación. Se despliega la siguiente pantalla y el administrador hace clic en el botón Revisores 10

11 En la siguiente ventana se diligencian los datos del usuario Tipo de documento y número de documento y luego clic en el boton continuar Perfil de Liberador El usuario administrador ingresa al menú Administración. Se diligencian los datos básicos del usuario como se muestra a continuación. Se despliega la siguiente pantalla y el administrador hace clic en el botón Liberadores! 11

12 En la siguiente ventana se diligencian los datos del usuario Tipo de documento y número de documento y luego clic en el boton continuar. 6. Creación de Procesos El usuario administrador ingresa a la opción del menú Servicios y luego da clic en Administración de procesos. Se diligencian los datos básicos del usuario como se muestra a continuación Procesos con Retiro Estandar El usuario administrador crea los procesos que la compañía asigne para este portal. Ejemplo: Pagos de Tesorería 12

13 El usuario administrador da clic en el botón Crear Proceso, se le asigna el nombre con el cual se identificará en el proceso Procesos con Retiro Formato OCCIRED El usuario administrador da clic en el botón Crear Proceso, se le asigna el nombre con el cual se identificará en el proceso. El usuario administrador diligencia los datos básicos con los cuales realizara el proceso. Nombre del proceso: Designado por la compañía Tipo de instrucción: Retiro Formato de Salida: Retiro Estándar Peso: 10 En la pestaña de formato de entrada se le asigna: RETIROS ACH El usuario administrador diligencia los datos básicos con los cuales realizara el proceso. Nombre del proceso: Designado por la compañía Tipo de instrucción: Retiro Formato de Salida: Retiro Estándar Peso: 10 En la pestaña de formato de entrada se le asigna: RETIROS ESTRUCTURA BOCC. 13

14 6.3. Procesos con Retiro Formato Bancolombia El usuario administrador da clic en el botón Crear Proceso, se le asigna el nombre con el cual se identificará en el proceso. 7. Asignación de Roles a los Procesos El usuario administrador luego de crear todos los procesos, le asigna los roles que intervienen en este. Selecciona la pestaña Edición Proceso y define para los tres roles asignados si aplica el proceso como se detalla en la imagen a continuación. En la casilla con lista desplegable se selecciona el proceso. El usuario administrador diligencia los datos básicos con los cuales realizara el proceso. Nombre del proceso: Designado por la compañía Tipo de instrucción: Retiro Formato de Salida: Retiro Estándar Peso: 10 En la pestaña de formato de entrada se le asigna: RETIROS ESTRUCTURA BCOL 14

15 8. Parametrización de las IPS El usuario administrador puede restringir las IP por las cuales se conectarán los usuarios internos al portal. Selecciona del menú en la pestaña Servicios la opción de autorizaciones de direcciones IP y diligencia la información solicitada. 9. Parametrización de Horarios El usuario administrador selecciona del menú la pestaña Administración la opción Parametrización cliente. Selecciona los horarios en los cuales le será permitido a los usuarios internos acceder a la plataforma. 15

16 10. Activación de Cuentas Bloqueadas 11. Registro de Operaciones Usuario El usuario administrador tiene capacidad de activar las cuentas de los usuarios internos cuando estas se encuentren bloqueadas. Selecciona del menú la pestaña Administración y la opción Activación de cuentas. Preparador El usuario preparador ingresa al menú Retiros y selecciona la opción del proceso que se ejecutara. Digita el nombre del usuario bloqueado y da clic en el botón Cargue del Archivo El usuario preparador selecciona el tipo de cargue a realizar (Individual o masiva) Selecciona el usuario y da clic en el botón de Inicio para modificar la información. 16

17 Individual: Selecciona el botón Individual, se despliega la siguiente pantalla, se diligencian los siguientes campos y finalmente se selecciona el botón Enviar. Valor: Cantidad de dinero a solicitar Tipo de Identificación Número de Identificación Digito de verificación: Para personas Jurídicas Primer Nombre: Nombre del Cliente Banco: Entidad donde ingresa el dinero Tipo de cuenta: Ahorros Corriente Número de cuenta Masiva: Selecciona el botón Masiva, se despliega la siguiente pantalla Paso 1: se descarga el archivo en Excel para generar la información de los pagos y se guarda la plantilla en una ruta. Los campos con (*) son obligatorios 17

18 Si el usuario preparador desea validar los archivos que tiene generados ingresa al menú Consultas, selecciona el botón Información Cargada o Histórico y selecciona el tipo de proceso donde cargo los archivos. Paso 3: Se verifica que el cargue y se selecciona el botón Enviar 18

19 Verifica el listado y los estados en los cuales se encuentra cada instrucción ingresada. Consulta el proceso donde tiene pendientes y luego revisa el archivo ingresado. El usuario revisor tiene la opción de Aprobar o Rechazar la solicitud, puede ingresar el motivo del rechazo en el campo de notas. 12. Verificación de Operaciones Usuario Revisor El usuario revisor ingresa al menú Servicios y selecciona la opción Revisiones. 19

20 13. Aprobación de Operaciones Usuario Liberador El usuario liberador ingresa al menú Servicios y selecciona la opción Liberar. Consulta el proceso donde tiene solicitudes pendientes de liberar. El usuario liberador diligencia los siguientes campos: Negocio: Selecciona el producto a debitar Producto: Básica Cuenta: Selecciona el encargo Fecha de liberación: Enviar ahora / Seleccionar fecha 20

21 Puede definir un horario de liberación del pago Tiene la opción de aprobar o rechazar la solicitud y diligenciar en el campo de notas el motivo del rechazo. Puede validar la información en la pestaña Detalle de la transacción: 21

22 Si el usuario liberador desea validar los archivos que tiene generados ingresa al menú Consultas, selecciona el botón Histórico y selecciona el archivo. 22