FUNCIONALIDAD TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO

Transcripción

1 FUNCIONALIDAD TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 3 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA... 4 REQUISITOS IMPORTANTES... 4 INGRESAR AL SISTEMA... 4 DILIGENCIAR DATOS REQUERIDOS SOLICITAR TARJETAS NOVEDADES NO MONETARIAS CREAR TARJETAS DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONALIDADES PARA LA PLANTILLA DE NOVEDADES DE TARJETA NOVEDADES MONETARIAS / REGISTRO DE TARJETAS MODIFICAR INFORMACIÓN NOVEDADES RESUMEN DEL PROCESO CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3 INTRODUCCIÓN Con este manual de funcionalidad tarjeta Bancolombia prepago se pretende facilitar el uso de la macro de Tarjetas Bancolombia Prepago. Dentro de este manual se tiene una clara explicación de los pasos a realizar para el funcionamiento correcto de la macro. 3

4 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA REQUISITOS IMPORTANTES El cliente debe estar afiliado al sistema ENLINEA o Sucursal Virtual Empresas, y también debe tener afiliada una cuenta para debitar. El archivo de las Novedades NO Monetarias se deben enviar 5 días hábiles antes de enviar las Novedades Monetarias. El nombre del archivo que nos envíen a través del ENLINEA o Sucursal Virtual Empresas, se debe llamar tdenov.txt El NIT de la empresa, debe ser de 9 dígitos, esto quiere decir que el dígito de verificación no debe ser ingresado. Si envía más de un archivo durante el día, se tomará el último archivo enviado, cambiando la secuencia de envió para ese día A B C D E.. Siempre se debe enviar antes, el archivo de las NOVEDADES NO MONETARIAS y luego las MONETARIAS, de lo contrario se rechazará el archivo. Para mayor información se puede remitir al documento: o Instructivo Empresa Bancolombia Prepago.doc INGRESAR AL SISTEMA a. Para ingresar al sistema damos doble clic en el icono Tarjeta_Prepago.XLS b. Al ingresar a la macro, el sistema nos muestra un mensaje informándonos habilitarla o deshabilitarla. Ésta debemos habilitarla para el correcto funcionamiento de la macro (este mensaje es 4

5 dependiendo de cómo esté configurada la opción de configuración de macros.) c. Después de habilitar la macro, el sistema nos muestra un mensaje donde ingresaremos la contraseña, TPVB en mayúscula. Ésta es necesaria para ingresar a la macro correctamente. Si la contraseña es incorrecta, el sistema nos muestra un mensaje informándonos que la contraseña es incorrecta. 5

6 En este punto debemos iniciar el proceso, abriendo la macro nuevamente e ingresando la contraseña correcta. d. Debemos habilitar la seguridad de la macro para nivel medio o bajo, con el fin de hacer uso de la misma, por medio de los siguientes pasos: En el menú herramientas > Macro > Seguridad El sistema nos mostrará una pantalla en la cual seleccionaremos el nivel Medio o Bajo de seguridad. 6

7 Damos clic en el botón aceptar para habilitar la funcionalidad de la macro. Office 2007 o superior: Para activar la seguridad de macros en office 2007 o superior (en este caso Excel), se debe de tener en cuenta los siguientes pasos: En el botón de office > Opciones de Excel 7

8 Seleccionar la opción Centro de confianza > Configuración del centro de confianza 8

9 Se debe de seleccionar la opción configuración de macros. Luego el sistema nos mostrará una pantalla, en la cual seleccionaremos la opción Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) 9

10 DILIGENCIAR DATOS REQUERIDOS Cuando ingresamos a la macro, el sistema nos muestra una pantalla de ingreso de datos requeridos. Diligenciar este formulario es importante para el correcto funcionamiento de la herramienta. 1. El campo NIT de la empresa, debe ser de 9 dígitos, esto quiere decir que el dígito de verificación no debe ser ingresado. 2. COD. EMPRESA: Código de Oficina, la cual es asignada por BANCOLOMBIA. 3. Empresa: Nombre de la Empresa. 4. Descripción: Información a criterio del cliente. 5. Cuenta Débito: Número de cuenta a debitar. 6. Tipo CTA: Seleccionamos la opción ahorros o corriente. 7. Secuencia: Secuencia del envió del archivo del día. 10

11 8. Fecha transmisión: Fecha de la transmisión del archivo en formato (dd/mm/aaaa). Se debe tener en cuenta que la fecha de transmisión debe ser menor que la fecha de aplicación. 9. Fecha Aplicación: Fecha de la aplicación, en formato (dd/mm/aaaa). Luego de diligenciar completamente el formulario, damos clic en el botón Aceptar y el sistema nos mostrará la pantalla de información general tarjetas Bancolombia prepago. Si no desea continuar con el proceso, damos clic en el botón Cancelar y el sistema cierra la pantalla. 11

12 En este punto debemos iniciar el proceso, abriendo la macro nuevamente e ingresando la contraseña correcta. El botón manual de usuario, nos lleva a un documento donde se especifica la funcionalidad de la macro, TARJETA PREPAGO. El botón instructivo empresas, nos lleva a un documento donde se especifica las características de los archivos planos generados para las novedades Monetarias y no Monetarias. 12

13 SOLICITAR TARJETAS Novedades No Monetarias Crear Tarjetas Para ingresar las Novedades No Monetarias Crear Tarjetas, debemos dar clic en el botón NOVEDADES NO MONETARIAS CREAR TARJETAS señalado con flecha. Este botón nos lleva la hoja PLANTILLA PARA NOVEDADES DE TARJETAS 13

14 DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONALIDADES PARA LA PLANTILLA DE NOVEDADES DE TARJETA Diligenciar el detalle de novedades así: La información debe ingresarse en Mayuscula y no se deben utilizar caracteres especiales como: (),. % ñ Ñ : NOMBRE DE LA COLUMNA NOVEDAD TIPO ID CONTENIDO Tipo de Novedad que se esta realizando en este registro Tipo del documento de identificación del empleado Obligatorio OBSERVACIONES Valores Validos: C Creación M Modificación de datos (los campos 1, 2 y 3 no pueden ser modificados para un empleado) R Retiro del empleado de la empresa (esta novedad bloquea los registros de la tarjeta con un bloqueo definitivo) T Bloqueo Temporal de la tarjeta D Desbloqueo (para tarjetas con bloqueo temporal) Obligatorio Valores validos: Número de identificación del Obligatorio ID EMPLEADO empleado PRIMER APELLIDO Primer Apellido del Empleado Obligatorio SEGUNDO APELLIDO Segundo Apellido del Empleado Obligatorio PRIMER NOMBRE Primer Nombre del Empleado Obligatorio SEGUNDO NOMBRE Segundo nombre del Empleado Obligatorio 0 Cédula de Ciudadanía 1 Tarjeta de Identidad 2 Cédula de Extranjería 14

15 NOMBRE TARJETA DIRECCION RESIDENCIA EMPLEADO VALOR CARGA PROMEDIO FRECUENCIA DE RECARGA PROMEDIO CIUDAD NOMBRE COMPLETO DEL GERENTE RESPONSABLE TIPO DE CONVENIO Nombre del empleado que aparece en la tarjeta Dirección de la residencia del empleado Valor Carga Promedio corresponde al promedio de recarga para la tarjeta promedio de acuerdo al tipo de convenio (Nomina, Premio, Prepago) Frecuencia de Recarga Promedio corresponde al tiempo promedio en que se va a realizar las recargas de la tarjeta Ciudad Nombre de la Ciudad donde reside el empleado, en caso que la tarjeta sea del tipo de convenio (Viáticos, caja menor), debe colocar la ciudad en que está ubicada la empresa Nombre Completo del Gerente Responsable(Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre Segundo Nombre) Persona que realiza la negociación con la empresa Numero de convenio (numero único otorgado por Credibanco) Identificación de los diferentes tipos de convenios en tarjetas prepago (01. Nomina, 02. Premio, 03. Prepago) Obligatorio Obligatorio Obligatorio Obligatorio (Unidad de tiempo en dias) Obligatorio Obligatorio Obligatorio Botón Inicio: Regresa al inicio de la macro, la hoja principal Información general-tarjetas Bancolombia Prepago. Botón Guardar: Guarda la información de la hoja. El sistema valida la información que se encuentra en la hoja, antes de ser guardada Damos clic en sí, para continuar con el proceso, de lo contrario damos clic en no y el sistema no realizará la acción de Guardar. 15

16 Cuando se guarda la información, el sistema valida la consistencia de ésta, si no está correcta el sistema mostrará la celda en rojo y el siguiente mensaje. Si el sistema guarda correctamente la información de novedades de tarjetas, mostrará el siguiente mensaje: Botón Generar archivo de novedades de plásticos: El sistema valida antes de generar el archivo de novedades de plásticos, que la información fuese correcta por medio del siguiente mensaje: Se genera el archivo de novedades de plásticos. Este archivo se debe llamar tdenov.txt, el cual se guarda en la siguiente ruta: C:\BANCOLOMBIA\PREPAGOS\EXPORTADOS\TDENOV.txt 16

17 Ésta es especificada en el instructivo para el envio de novedades monetarias y no monetaras de la macro TARJETA_PREPAGO.xls, INSTRUCTIVO_EMPRESA-BANCOLOMBIA_PREPAGO El sistema nos muestra una pantalla, preguntándonos si deseamos guardar este archivo. Damos clic en el botón aceptar para guardar los cambios. Debemos verificar que en la hoja de inicio aparezca el mensaje: ARCHIVO GENERADO EXITOSAMENTE 17

18 Si se generan errores en el archivo de novedades, la herramienta nos muestra un mensaje en pantalla, ARCHIVO GENERADO CON ERRORES REVISAR- 18

19 Botón Generar novedades : Mediante esta opción, accedemos a la plantilla NOVEDADES MONETARIAS Limpiar datos: Nos envía a una plantilla donde podremos borrar los registros manualmente y además regresar a la plantilla inicial, mediante la opción INICIO. 19

20 Novedades Monetarias / Registro de Tarjetas Para ingresar las Novedades Monetarias Registro de Tarjetas, debemos dar clic en el botón NOVEDADES MONETARIAS REGISTRO DE TARJETAS señalado con flecha. Aquí se accede a la plantilla PLANTILLA PARA NOVEDADES MONETARIAS. En esta plantilla quedarán relacionadas solo las tarjetas que fueron creadas 20

21 Inicio: Regresa al inicio de la macro, la hoja principal Información general - tarjeta Bancolombia prepago. Guardar: Guarda la información de la hoja. El sistema valida la información que se encuentra en la hoja antes de ser guardada. Damos clic en sí, para continuar con el proceso, de lo contrario damos clic en no y el sistema no realizará la acción de Guardar. Cuando se guarda la información, el sistema valida la consistencia de la información, si no está correcta, el sistema mostrará la celda en rojo y el siguiente mensaje: El sistema muestra los campos que no cumplen con la plantilla o son requeridos para el correcto funcionamiento de la macro. 21

22 Si el sistema graba correctamente la información de la plantilla para novedades de tarjetas, mostrará el siguiente mensaje: Generar archivo: El sistema valida la información antes de generar el archivo de novedades de plásticos, si la información fuese correcta, se muestra un aviso por medio del siguiente mensaje: Se genera el archivo de plantilla para novedades monetarias. Este archivo se llama planomonetarias.txt, el cual se guarda en la siguiente ruta: C:\BANCOLOMBIA\PREPAGO\plano monetarias.txt Ésta es especificada en el instructivo para el envio de novedades monetarias y no monetaras de la macro TARJETA_PREPAGO.xls, INSTRUCTIVO_EMPRESA-BANCOLOMBIA_PREPAGO El sistema muestra una pantalla, preguntándonos si deseamos guardar este archivo. Damos clic en el botón sí para guardar los cambios. 22

23 Debemos verificar que en la hoja de inicio aparezca el mensaje: ARCHIVO GENERADO EXITOSAMENTE Si se generan errores en el archivo de novedades, la herramienta nos muestra un mensaje en pantalla, ARCHIVO GENERADO CON ERRORES REVISAR- Ingresar Registro: Por medio de esta funcionalidad ingresaremos los datos de una persona 23

24 NOVEDAD: Novedad a registrar para el empleado. Se puede seleccionar una de las Siguientes opciones: Creación, Modificación, Retiro, Bloq. Temporal y Desbloqueo. Tipo ID: Tipo de identificación. Se puede seleccionar una de las siguientes opciones: Cédula, Tarjeta de Identidad o Cédula de Extranjería. 24

25 ID Empleado: Identificación del empleado Nombre Tarjeta: Nombre de la persona propietaria de la tarjeta. Primer nombre: Primer nombre del empleado. Segundo Nombre: Segundo Nombre del empleado. Primer apellido: Primer apellido del empleado. Segundo apellido: Segundo apellido del empleado. Dirección residencia empleado: Dirección de residencia del empleado. Valor carga promedio: corresponde al promedio de recarga para la tarjeta promedio de acuerdo al tipo de convenio (Nomina, Premio, Prepago) Frecuencia de Recarga Promedio: corresponde al tiempo promedio en que se va a realizar las recargas de la tarjeta (unidad de tiempo en días) Ciudad: Nombre de la Ciudad donde reside el empleado Nombre Completo del Gerente Responsable: Persona que realiza la negociación con la empresa Número de Convenio: Identificación de los diferentes tipos de convenios en tarjetas prepago. Guardar: Luego de diligenciar el formulario, damos clic en el botón guardar y el sistema nos mostrará la pantalla, informándonos que el proceso fue exitoso. Hemos ingresado el registro del empleado al sistema. Damos clic en Aceptar para continuar con el proceso. 25

26 Nuevo: Iniciar nuevamente el formulario limpiando los campos Salir: Salimos del formulario y el sistema nos mostrará una pantalla de advertencia, la cual nos informa que la información no guardada se perderá. Damos clic en Si, si deseamos cerrar el formulario o en No si queremos continuar con el proceso de ingreso de los empleados. 26

27 MODIFICAR INFORMACIÓN NOVEDADES Para modificar la información de las novedades, damos clic en el botón MODIFICAR INFORMACIÓN, señalado con la flecha. Aparece la pantalla TARJETA PREPAGO 27

28 El campo NIT de la empresa, debe ser de 9 dígitos, esto quiere decir que el dígito de verificación no debe ser ingresado. COD. EMPRESA: Código de Oficina, la cual es asignada por BANCOLOMBIA. Empresa: Nombre de la Empresa. Descripción: Información a criterio del cliente. Cuenta Debito: Número de cuenta a debitar. Tipo CTA: Seleccionamos la opción ahorros o corriente. Secuencia: Secuencia del envió del archivo de día. Fecha transmisión: Fecha de la transmisión de la tarjeta prepago en formato (dd/mm/aaaa). Se debe de tener en cuenta que la fecha de transmisión debe ser menor que la fecha de la aplicación Fecha Aplicación: Fecha de la aplicación (Fecha actual), en formato (dd/mm/aaaa). 28

29 Luego de modificar el formulario, damos clic en el botón Aceptar y el sistema nos mostrará la pantalla de información general - tarjetas Bancolombia prepago. Si no desea continuar con el proceso, damos clic en el botón Cancelar y el sistema cierra la pantalla. 29

30 En este punto, debemos iniciar el proceso, abriendo la macro nuevamente e ingresando la contraseña correcta. El botón manual de usuario, nos lleva a un documento donde se especifica la funcionalidad de la macro, TARJETA PREPAGO. El botón instructivo empresas, nos lleva a un documento donde se especifica las características del los archivos planos generados para las novedades Monetarias y no Monetarias. 30

31 RESUMEN DEL PROCESO El sistema inicia ingresando los datos de la empresa (Ver página 10). En la pantalla Información general Tarjetas Bancolombia Prepago podemos ingresar a las funcionalidades de Novedades no Monetarias y Novedades monetarias. Cuando seleccionamos las novedades no monetarias crear tarjetas, encontramos una pantalla llamada PLANTILLA PARA NOVEDADES DE TARJETAS. Allí tendremos las siguientes opciones: Regresar al inicio por la función inicio Guardar la información de la novedad Generar el archivo de novedades de plástico en la ruta C:\BANCOLOMBIA\PREPAGOS\EXPORTADOS\TDENOV.txt Generar Novedades Limpiar Datos Cuando se acreditan las tarjetas, encontramos una pantalla llamada PLANTILLA PARA NOVEDADES MONETARIAS, allí tendremos las siguientes opciones: Regresar al inicio por la función inicio Guardar la información de la novedad Generar el archivo con las novedades monetarias en la ruta C:\BANCOLOMBIA\PREPAGOS\EXPORTADOS\plano monetarias.txt Realizar el registro en el cual ingresaremos la información de los empleados al sistema. 31

32 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Seguir las recomendaciones que se hacen en este manual es muy importante para lograr el objetivo. 32