INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE NOVEDADES MONETARIAS Y NO MONETARAS TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO

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1 INSTRUCTIVO PARA EL ENVIO DE VEDADES MONETARIAS Y MONETARAS TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO TA IMPORTANTE Precondición: Para realizar los pasos que se definirán a continuación, el usuario deberá ejecutar la macro en una versión de Excel superior a Para guardar la macro en una versión actualizada, el usuario deberá seguir los siguientes pasos: 1. Abrir la macro TARJETA_PREPAGO.xls, que se encuentra en versión Digitar la contraseña correcta perteneciente a la macro. 3. Ubicarse en el botón de office, si la versión de Excel es 2007, si no, ubicarse en la pestaña archivo, si la versión de Excel es Seleccionar la opción Guardar Como. 5. En la parte inferior, ubicarse en la opción Guardar como tipo y seleccionar la opción que dice Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). 6. Tener en cuenta que la macro debe de ser guardada en la ruta C:\BANCOLOMBIA\PREPAGO\EXPORTADOS ARCHIVO DE VEDADES MONETARIAS El CLIENTE, enviará un archivo tipo texto (archivo plano), el cual contiene uno o varios registros de Novedades (o detalles) y al final del archivo un registro de control, para procesar las Novedades Monetarias por el banco. Este archivo contiene la información correspondiente a novedades administrativas sobre las tarjetas y los Tarjetahabientes. Por cada novedad debe venir un único registro. Los registros son procesados en forma secuencial, lo que permitiría enviar en un registro una creación y en un siguiente registro una novedad de modificación. TAS IMPORTANTES: 1. El cliente debe estar afiliado al sistema ENLINEA o Sucursal Virtual Empresas, también debe tener afiliada una cuenta para debitar. 2. El archivo de las Novedades Monetarias se deben enviar 5 días hábiles antes de enviar las Novedades Monetarias. 3. El nombre del archivo que nos envíen a través del ENLINEA o Sucursal Virtual Empresas, se debe llamar tdenov.txt 4. El NIT de la empresa, debe ser de 9 dígitos, esto quiere decir que el dígito de verificación no debe ser ingresado. 5. Si envía más de un archivo durante el día, se tomará el último archivo enviado. 6. Siempre se debe enviar antes el archivo de las VEDADES MONETARIAS y luego las MONETARIAS, de lo contrario se rechazará el archivo. 1

2 REGISTRO DETALLE VEDADES MONETARIAS Longitud de registro: 332 No. Descripción campo Posic. Dec. Bytes Tipo Del Al 1 Nit Empresa N Tipo Identificación N Numero de Identificación Empleado N Primer Apellido X Segundo Apellido X Primer Nombre X Segundo Nombre X Nombre del Empleado para Realce X Dirección Residencia X Código Empresa X Tipo de Novedad X Valor carga promedio N Frecuencia de Recarga X Promedio(Unidad de tiempo en días) 14 Ciudad X Nombre Completo del Gerente Responsable(Primer Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre Segundo X Nombre) 16 Numero de convenio (numero único X otorgado por Credibanco ) 17 Campo Futuro X Campo Futuro N Campo Futuro X Campos Error X Reglas para los campos: Tipo N: Campo numérico, ajustado a la derecha con relleno de ceros a la izquierda, sin signo. El campo siempre debe llevar un cero si no existe información, de lo contrario se rechazará. Tipo X: Campo alfanumérico, ajustado a la izquierda con relleno de blancos a la derecha. Para campos de montos, en la columna Posic. Se indica la longitud de la parte entera y en la columna dec. Se indica él número de decimales. No debe llevar separador de miles ni de decimales. (Sin comas ni puntos) Los campos no llevan ningún separador (ni comas, ni blancos, ni tabs, ni espacios) 2

3 CONTENIDO DE CAMPOS En la columna OBSERVACIONES, cuando el campo diga que es Obligatorio, la empresa lo debe enviar para procesar la información, si falta alguno de estos campos especificados, el banco rechazará todo el archivo. No CONTENIDO OBSERVACIONES 1 Número del NIT de la empresa a la cual pertenece el Obligatorio empleado. El NIT, es de 9 posiciones, no debe incluir el dígito de chequeo. 2 Tipo del documento de identificación del empleado Obligatorio Valores validos: 0 Cédula de Ciudadanía 1 Tarjeta de Identidad 2 Cédula de Extranjería 3 Numero de identificación del empleado Obligatorio 4 Primer Apellido del Empleado Obligatorio 5 Segundo Apellido del Empleado Obligatorio 6 Primer Nombre del Empleado Obligatorio 7 Segundo nombre del Empleado Obligatorio 8 Nombre del empleado que aparece en la tarjeta Obligatorio 9 Dirección de la residencia del empleado Obligatorio 10 Código de Negocio dentro de la entidad en la que esta radicada la cuenta de la empresa a la cual pertenece el empleado Obligatorio Código de Oficina la cual es asignada por 11 Tipo de Novedad que se esta realizando en este registro 12 Valor Carga Promedio corresponde al promedio de recarga para la tarjeta promedio de acuerdo al tipo de convenio (Nomina, Premio, Prepago) 13 Frecuencia de Recarga Promedio corresponde al tiempo promedio en que se va a realizar las recargas de la tarjeta BANCOLOMBIA Obligatorio Valores Validos: C Creación M Modificación de datos (los campos 1, 2 y 3 no pueden ser modificados para un empleado) R Retiro del empleado de la empresa (esta novedad bloquea los registros de la tarjeta con un bloqueo definitivo) T Bloqueo Temporal de la tarjeta D Desbloqueo (para tarjetas con bloqueo temporal) Obligatorio 14 Ciudad Nombre de la Ciudad donde reside el Obligatorio Obligatorio (Unidad de tiempo en dias) 3

4 empleado, en caso que la tarjeta sea del tipo de convenio (Viáticos, caja menor), debe colocar la ciudad en que está ubicada la empresa 15 Nombre Completo del Gerente Responsable(Primer Obligatorio Apellido, Segundo Apellido, Primer Nombre Segundo Nombre) Persona que realiza la negociación con la empresa 16 Numero de convenio (numero único otorgado por Obligatorio Credibanco) Identificación de los diferentes tipos de convenios en tarjetas prepago (01. Nomina, 02. Premio, 03. Prepago) 17 Campo Futuro 1 Opcional 18 Campo Futuro 2 Opcional 19 Campo Futuro 3 Opcional 20 Campos Error Opcional, cuando se presente un rechazo este campo indicara en cual de los campos anteriores se encuentra el error TA Para el campo 11 Código de Negocio, el banco se comunicará con la empresa, para asignarle uno, este código es para realizar el envío correcto de las tarjetas y las claves (sobreflex) REGISTRO DE CONTROL VEDADES MONETARIAS Por cada archivo de novedades, debe venir un único registro de control y este debe ser el último registro del archivo. El sistema antes de aplicar las novedades verifica la consistencia de la información del registro de control, en el caso de que alguna información del registro de control no coincida con la información de los registros de novedades no se procesará ninguna novedad. Longitud de Registro = 202 No. DESCRIPCION CAMPO OBSERVACIONES Posic Dec. Tipo Del Al 1 NIT Empresa 15 0 N Espacios 1 -- X Numero total de registros reportados 15 0 N Espacios X Espacios X Espacios X Espacios X

5 8 Espacios X Espacios X Contenido de Campos: No. CONTENIDO OBSERVACIONES 1 Numero del NIT de la empresa a la cual pertenece el empleado. Obligatorio 2 Espacios Debe contener blancos 3 Numero total de registros reportados, incluyendo el registro Obligatorio de control 4 Espacios Debe contener blancos 5 Espacios Debe contener blancos 6 Espacios Debe contener blancos 7 Espacios Debe contener blancos 8 Espacios Debe contener blancos 9 Espacios Debe contener blancos TA IMPORTANTE El campo 3 (Número total de Registros) el resultado debe contener el registro de control, o sea que si son 5 detalles y un registro de control, el campo 3, debe ir un 6, que sería el total de los registros. ARCHIVO DE VEDADES MONETARIAS El CLIENTE, envía un archivo plano tipo texto, conteniendo los lotes de información que desea le sean procesados. Cada lote está compuesto de 3 formatos de registro de la siguiente forma: El primer formato, corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote) El segundo formato, corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser realizados en dicho lote. El tercer formato, es opcional, corresponde a la información adicional que se deseen enviar por cada pago. Para enviar los registros que se quieren abonar a las tarjetas por medio de TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO, se adiciona un Tipo de Transacción = 40 (EFECTIVO SEGURO) Antes de enviar un tipo de transacción 40, TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO, el archivo de Novedades Monetarias, debe ser enviado con 5 días de anticipación, 5

6 de lo contrario el archivo se rechazará, pues el empleado no se encuentra creado en el aplicativo. Los otros formatos y el llenado de los demás campos siguen de forma igual. En el Anexo, se realiza la explicación de dichos formatos: ANEXO PAGOS - INFORMACIÓN SUMINISTRADA POR EL CLIENTE MODALIDAD PAGO: ABO A CUENTAS BANCOLOMBIA, ENTIDADES DE ACH, CHEQUES DE GERENCIA, EFECTIVO SEGURO (VISA PAGOS) EL CLIENTE enviará un archivo plano tipo texto, conteniendo los lotes de información que desea le sean procesados. Cada lote está compuesto de tres formatos de registro a saber : El primer formato corresponde a un registro de control que contendrá información que permitirá validar fechas, procedencia y contenido del lote (este registro debe ser el primero del lote); el segundo formato corresponde a las transacciones de detalle informando los pagos a ser realizados en dicho lote y el tercer registro (opcional) corresponde a información adicional que se desee enviar por cada pago. Registro de Control de Lote : Nombre campo Tipo Contenido Longitud Tipo registro numérico valor fijo 1 1 Nit entidad que envía numérico 10 * Nombre entidad que envía alfanumérico 16 Clase transacciones contenidas numérico ver anexo # 1 3 Descripción propósito transacciones alfanumérico a criterio del cliente 10 Fecha transmisión de lote numérico AAMMDD 6 Secuencia envío de lotes ese día alfanumérico A B C D E... 1 Fecha aplicación transacciones numérico AAMMDD 6 Número registros (detalle y documentos) numérico Sumatoria número registros 6 * Sumatoria de débitos numérico valor fijo 0 (ceros) 12 * Sumatoria de créditos numérico $$$$$$$$$$$$ 12 * Cuenta cliente a debitar numérico 11 * Tipo cuenta cliente a debitar alfanumérico S : aho / D : cte 1 TA REGISTRO DE CONTROL 1. El campo Nit entidad que envía debe estar afiliado al sistema ENLINEA 2. El campo Cuenta cliente a debitar debe estar afiliado al sistema ENLINEA 3. Las fechas deben ser en el formato AAMMDD. 6

7 4. EL campo Fecha aplicación transacciones debe ser mayor o igual a la fecha de proceso o a la fecha que envía el archivo. Registro Detalle de Transacciones : Nombre campo Tipo Contenido Longitud Tipo registro numérico valor fijo 6 1 Nit beneficiario numérico 15 * Nombre beneficiario alfanumérico 18 Banco cuenta del beneficiario numérico Ver nota # 1 9 * Número cuenta beneficiario numérico Ver nota # 2 17 * Indicador lugar de pago alfanumérico Ver nota # 3 1 Tipo transacción numérico 26 : Cheque de Gerencia 2 27 : Abono a Cta.Cte 37 : Abono a Ahorros 40 : Efectivo Seguro Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 10 * Concepto transacción alfanumérico a criterio del cliente 9 Referencia alfanumérico Ver nota # 4 12 Relleno alfanumérico espacios en blanco 1 TA REGISTRO DE DETALLE 1. El campo NIT beneficiario debe ser diferente de cero. 2. El campo Nombre del Beneficiario no debe venir en blancos. 3. El campo Valor de transacción puede ser igual a cero. 4. El campo Banco cuenta del beneficiario debe ser igual a CERO. 5. El campo Número cuenta del beneficiario debe ser igual a U. 6. EL campo Tipo transacción es igual a 40. Registro de Documentos (opcional) : Nombre campo Tipo Contenido Longitud Tipo registro numérico valor fijo : 3 1 Número de factura alfanumérico 10 Referencia alfanumérico 10 Signo valor bruto alfanumérico + / - 1 Valor bruto numérico $$$$$$$$$$ 10 * Signo valor ajuste alfanumérico + / - 1 Valor Ajuste numérico $$$$$$$$$$ 10 * Signo valor Neto alfanumérico + / - 1 Valor Neto numérico $$$$$$$$$$ 10 * Relleno alfanumérico espacios en blanco 41 TAS GENERALES : Los campos que están marcados con asterisco ( * ) deben ser ajustados a la derecha y rellenos de ceros por la izquierda. La estructura del archivo queda : Registro de Control de Lote Registro de Detalle de Transacción Registro de documento (opcional) 7

8 Registro de documento (opcional) : Registro de Detalle de Transacción Registro de Detalle de Transacción : : TA # 1: El campo Banco Cuenta Beneficiario se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma: Si el tipo de transacción es Abono a Cuenta (27 o 37), en Banco Cuenta Beneficiario debe ir el código del banco destino, de acuerdo con ANEXO # 2. Si el tipo de transacción es Cheque de Gerencia (26), en Banco Cuenta Beneficiario debe ir ceros. Si el tipo de transacción es Efectivo Seguro (40), en Banco Cuenta Beneficiario debe ir CERO. TA # 2: El campo Número Cuenta Beneficiario se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo de transacción, de la siguiente forma: Si el tipo de transacción es Abono a Cuenta (27 o 37), en Número Cuenta Beneficiario debe ir el número de la cuenta del beneficiario en el banco destino. Si el tipo de transacción es Cheque de Gerencia (26), en Número Cuenta Beneficiario debe ir ceros. Si el tipo de transacción es Efectivo Seguro (40), en Número Cuenta Beneficiario debe ir U. TA # 3: El campo Indicador Lugar de Pago se diligencia de forma diferente, dependiendo del tipo transacción, de la siguiente forma: Si el tipo de transacción es Abono a Cuenta (27 o 37), el Indicador Lugar de Pago debe ir con S. Si el tipo de transacción es Cheque de Gerencia (26), el Indicador Lugar de Pago debe decir la ciudad donde se entregará el cheque, a saber: 1 : Medellín 4 : Barranquilla 3 : Cali 6 : Bogotá Si el tipo de transacción es Efectivo Seguro (27 o 37), el Indicador Lugar de Pago debe ir con S. de TA # 4: El campo Referencia puede ser usado de dos formas. La primera es para el cliente simplemente enviar información adicional, en cuyo caso son 12 caracteres libres a criterio del cliente, y la segunda es para indicar que se desea que el banco envíe un fax al beneficiario del pago, informándole del abono, en cuyo caso el campo se interpreta de la siguiente forma: Las once primeras posiciones: Son el número del fax. Donde primero debe ir el indicativo de la ciudad y luego el número del fax. La parte del indicativo y del número del fax solo debe contener datos numéricos. Debe estar alineado a la izquierda y blancos a la derecha. Importante: Si el fax es de la ciudad de Medellín, SE DEBE enviar Indicativo, puesto que serán remitidos desde esta ciudad. La última posición: Debe llevar la letra F indicando que se debe enviar un fax. Ejemplo : Si el número del fax es : 8

9 Si el fax es de Bogotá, debe venir: F Si el fax es de Ibagué, debe venir: F Si el fax es de Medellín, debe venir F (ojo, sin indicativo) BANCOLOMBIA retornará al cliente al día hábil siguiente del pago, un archivo de respuesta, informando que paso con cada uno de los pagos enviados para procesarse. Es básicamente el mismo formato del registro de detalle enviado, solamente adicionando los campos de identificación de la empresa, la fecha de aplicación del pago, el estado de la transacción (aprobada o rechazada). Nombre campo Tipo Contenido Longitud Nit entidad que envió numérico 10 Fecha transmisión de lote numérico AAMMDD 6 Secuencia envío de lotes ese día alfanumérico A B C D E... 1 Tipo registro numérico valor fijo 6 1 Nit participante numérico 15 Nombre participante alfanumérico 18 Banco cuenta del participante numérico 9 Número cuenta participante numérico 17 Lugar de entrega del cheque alfanumérico 1 Tipo transacción n umerico 2 Valor de transacción numérico $$$$$$$$$$ 10 Concepto transacción alfanumérico 9 Referencia alfanumérico 12 Estado de transacción alfanumérico Ver Anexo # 3 3 Número de cheque numérico 8 Fecha aplicación del pago numérico AAMMDD 6 INSCRIPCION DE CUENTAS : Todas las cuentas de la empresa que puedan en un momento dado ser debitadas para hacer los pagos, deben ser reportadas e inscritas previamente. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS : El intercambio de archivos entre el BANCOLOMBIA y sus clientes, se hará a través del software EN LINEA BANCOLOMBIA suministrado por el banco. ANEXO # 1. CLASE DE TRANSACCIONES CONTENIDAS TA: Para TARJETA BANCOLOMBIA PREPAGO, se debe enviar en Clase de Transacción: 225 ó 226 (Pago Nómina) 9

10 CODIGO DESCRIPCION CODIGO DESCRIPCION 220 Pago Proveedores 225 Pago Nomina 226 Pago Nomina 230 Pago Dividendos 231 Pago Intereses 232 Pago Comisiones 233 Pago Seguros 234 Pago Cédulas de Capitalizac. 235 Pago Televisión por Cable 236 Pago Cuotas Club 237 Pago Matriculas 238 Pago Otros Conceptos ANEXO # 2. CODIGOS INSTITUCIONES FINANCIERAS - ACH - INSTITUCION CODIGO LOGITUD CUENTA CITIBANK DAVIVIENDA COLPATRIA ANGLO COLOMBIA cte 9 aho 10 SANTANDER BANCO CREDITO BANCO UCONAL BANCO SUDAMERIS BANCO OCCIDENTE BANCO DEL ESTADO UNION COLOMBIA GRANAHORRAR INSTITUCION CODIGO LOGITUD CUENTA BANCO POPULAR COLMENA INTERBANCO BANC. TEQUENDAMA FIDUC. SKANDIA FIDUC. ALIANZA cte 9 aho 10 FIDUC. TELEYA ABN AMOR BANK BANCO BOGOTA BANCAFE BANCO GANADERO , 14, 16 BANCOLOMBIA ** APROBACIONES : ANEXO # 3. CODIGOS DE ESTADOS DE TRANSACCION Código Descripción Código Descripción OK1 OK2 OK9 OK0 OKN OKG OKH OKP OKL OK3 OK4 OKF OKO OK5 Por Aplicar en BIC, proveniente de cliente Por Aplicar en ACH Por Aplicar en ACH 4G Por Aplicar en CENIT Por verificar en BIC Por verificar en ACH Por verificar en ACH 4G Por verificar en CENIT Por entregar en Ventanilla Cheque de gerencia generado Abonado en cuenta BIC, proveniente de ACH Abonado en cuenta BIC, proveniente de ACH 4G Abonado en cuenta BIC, proveniente de CENIT Por Aplicar en CONAVI OK6 Inscripción crédito exitosa OK7 Cheque de gerencia entregado OK8 Por Aplicar en B. de C. OKA Abonado en cuenta BIC, Proveniente de cliente OKB Abonado en entidad de ACH OKE Abonado en entidad de ACH 4G OKQ Abonado en entidad de CENIT OKC Abonado en cuenta CONAVI OKD Abonado en cuenta B. de C. OKI Verificado en BIC OKJ Verificado en ACH OKK Verificado en ACH 4G OKR Verificado en CENIT OKM Entregado en Ventanilla 10

11 ** RECHAZOS : Código / Descripción Puede Continuar? Código / Descripción Puede Continuar? C01 Empresa No Afiliada C02 Clase Transacciones Inválida C03 Fecha Transmisión Inválida C04 Fecha Aplicación Inválida C05 Total de Registros Débitos y/o Créditos No Numéricos C06 Primer Registro de lote No es de Control C07 Cuenta del cliente a debitar, No existe C08 Cuenta del cliente a debitar, Cancelada C09 Tipo de cuenta a debitar Inválido C10 Cuenta No Autorizada para Debitar C11 Pago Anulado, por orden del cliente C12 Pagos vienen en archivo duplicado V01 Totales de Control No Coinciden con Contenido A01 Aplicación en día hábil, asume siguiente hábil A03 Archivo ya procesado No se tiene encuenta 2da tanda D01 Tipo de Registro Detalle No Existe D02 Banco de la Cuenta a Afectar No Existe D03 Indicador de Localidad de la Cuenta Errado D04 Tipo de Transacción Inválido D05 Campo Valor No Numérico D06 Número de Cuenta No Numérico D07 Número de Cuenta No Existe D08 Cuenta BIC Cancelada D09 Campo código de Referencia, No numérico D10 Cuenta No Autorizada para Acreditar D11 Nit Cuenta a acreditar No coincide con Nit enviado D12 Nit proveedor No inscrito para pagos D13 Tipo de pago No puede ser hoy mismo D14 Valor errado en transacción No monetaria D15 Pago con cheque No permitido D16 Valor excede transacción para ACH D17 Código banco debe ir en ceros D18 Nit del proveedor no es numérico D19 Fondos insuficientes para el pago D20 Entidad No permite abono en cuenta D21 Nombre Beneficiario es Obligatorio D22 Pago Anulado, Por Orden del Cliente D23 Cliente no autorizado a destino D24 Valor cero no permitido en destino D25 Nit no puede venir en ceros D26 Banco en Contingencia D27 Banco Inhabilitado temporalmente D29 NIT beneficiario no encontrado U01 Valor pago no corresponde a documentos U02 Signos malos en documentos U03 Valores No numéricos en documentos U04 Documentos con valores en desacuerdo R01 Cheque Rechazado al ser Consignado R02 Cheque anulado por no ser reclamado R03 Pago Rechazado en ACH, Cuenta No Existe R04 Pago Rechazado en CONAVI, Cuenta No Existe R05 Pago Rechazado en CONAVI, Cuenta con problemas R06 Pago Rechaz. en CONAVI, problema de comunicac R07 Pago Rechazado en ACH, Cuenta con Problemas R08 Pago Rechazado en B.de C., Cuenta No Existe R09 Pago Rechazado en B.de C., Cuenta con problemas R10 Pago Rechazado en B.de C., problema de comunic. R11 Pago Rechazado en ACH 4G, Cuenta con Problemas RC1 Pago Rechazado en CENIT, Cuenta con Problemas R12 Pago Rechazado en ACH 4G, Cuenta No Existe RC2 Pago Rechazado en CENIT, Cuenta No Existe R13 Verificación rechazada en ACH, Cuenta No Existe R14 Verificación rechazada en ACH, Cuenta con problem R15 Verificación rechazada en ACH 4G, Cuenta No Existe RC5 Verificación rechazada en CENIT, Cuenta No Existe R16 Verificación rechazada en ACH 4G Cuenta problem RC6 Verificación rechazada en CENIT, Cuenta con problem R17 Verificación rechazada en BIC, Cuenta No Existe R18 Verificación rechazada en BIC, Cuenta con problemas R19 Pago ventanilla anulado. No reclamado R20 Pago ventanilla bloqueado. Orden cliente R21 Tipo Nit Beneficiario Invalido R22 Oficina Entrega no existe 11