GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE PAGO DE PROVEEDORES DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA TXT.

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1 GUÍA DATA ENTRY, CÓMO CREAR UN ARCHIVO DE PAGO DE PROVEEDORES DE FORMA MANUAL Y EXPLICACION DE LA ESTRUCTURA TXT. 1

2 INTRODUCCIÓN La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para crear el data entry para poder realizar un pago a proveedores. CONTENIDO Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes jurídicos puedan crear un archivo de pagos a proveedores a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla el siguiente punto: 1. Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual? 2. Explicación de la estructura TXT de un archivo de pago de proveedores. GLOSARIO DE TÉRMINOS Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. Exterior NEXO Jurídico: Es un servicio mediante el cual el cliente podrá, a través de dispositivos electrónicos por intermedio de la red mundial de información denominada internet (world wide web), recibir información, realizar transacciones financieras y transacciones no financieras, que se encuentren disponibles en el mismo, de una forma segura, confiable y amigable. Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus proveedores. 2

3 Contenido INTRODUCCIÓN... 2 CONTENIDO... 2 GLOSARIO DE TÉRMINOS... 2 Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual?... 4 Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores

4 Qué es el Data entry, cómo obtener la plantilla y crear un archivo de pago de proveedores de forma manual? Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. A continuación lo pasos para obtener la plantilla del data entry: 1. Haga clic en Exterior NEXO en línea, botón Empresas. Figura 1. 4

5 2. Haga clic en el botón Ingresar de Exterior NEXO Jurídico. Figura En la sección Usuario Registrado, en el campo Usuario escriba el nombre de su usuario y haga clic en el botón Aceptar. Figura 3. 5

6 4. Ingrese la contraseña a través del teclado virtual y presione el botón Continuar. Figura 4 5. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, selecciona el botón Descargar Plantilla. Figura 4 6

7 6. Seleccione el botón Data Entry. Figura 5 7. Aparecerá una ventana que te indica Abriendo DataEntry.exe, seleccionar el botón Guardar archivo. Figura 6 7

8 8. De esta forma se ejecutara el programa, debes seleccionarlo, este se guardara de forma automática en la carpeta de Mis documentos/descarga. Figura 7 Figura 8 8

9 9. De esta forma se ejecutará el programa el data entry. Tabla 1. Opciones del Data Entry. Figura 8 Ventana Opciones Archivo - Importar: Esta opción permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. - Salir: Esta opción permite Salir del aplicativo Data Entry. Pagos - Nómina: Despliega la estructura para pago de nómina. - Proveedores: Despliega la estructura para pago de proveedores. Afiliaciones - Nómina: Despliega la estructura para afiliaciones de beneficiarios pago de nómina. - Proveedores: Despliega la estructura para afiliaciones para pago de proveedores. Ayuda - Pago de Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Nómina. - Pago Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de Pago de Proveedores. Afiliación Nómina: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Nómina. - Afiliación Proveedores: Contiene una guía de cómo llenar un archivo para crear la estructura de afiliación de beneficiarios para Pago de Proveedores. 9

10 10. Selecciona la ventana Pagos opción Proveedores. Figura 9 10

11 11. Se desplegará la pantalla para crear el archivo de pago de proveedores, el cual está estructurado de la siguiente manera: Encabezado: Se coloca los datos de la empresa. Campos de llenado automático: El data entry mientras van llenando el detalle del archivo va incrementando de forma automática la Cantidad de Pagos y el Monto Total de Pagos. Detalle: Se coloca los datos de los beneficiarios para el pago de proveedores. Botones de Acción: Permite que luego que introduzca los datos guarde el archivo (Excel o txt), Cancelar o Importar un archivo. Figura 10 11

12 Tabla 2. Descripción de los campos del Menú Pagos opción Proveedores. Área Campos Descripción Encabezado Campos de Llenado Automático Rif Cuenta Fecha de Pago Cantidad de Pagos Monto Total de Pagos Selecciona el tipo de documento que identifica a la empresa que realiza el pago: J Si corresponde a RIF Jurídico. G Si corresponde a RIF Gobierno Ingresa el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. Completar con ceros (0) a la izquierda. Ingresa los 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR de la empresa a la cual se debitará el monto. Fecha que se procesará el pago Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA Se colocará de forma automática la cantidad de pagos. Se colocará de forma automática el monto total de los Pagos Detalle Nombre del beneficiario Ingresa el nombre del beneficiario No deberá contener caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales). Monto del pago Detalle del pago Ingresa el monto acreditar al beneficiario. Ingresa la descripción del pago. Ingresa el del beneficiario. 12

13 Área Campos Descripción Referencia Ingresa la referencia del pago debe ser distinto para cada pago y numérico de 8. Para el caso de realizar pagos TEBCA insertar el número de servicio (campo obligatorio). Detalle Tipo Doc. Seleccione los tipos de documentos, de acuerdo a: N Persona Natural Venezolana. R Firma Personal. J RIF Persona Jurídica. Tipo Iden. Nro. Documento Nro. Cuenta a abonar Código del banco Agregar Seleccione los tipos de identificaciones de acuerdo a: V Venezolana. E Extranjera. P Pasaporte. J Jurídica. G Gobierno Ingresa el Nro. de cédula, pasaporte o Rif. Ingresa los 20 dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. Se colocara de forma automática el código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario). Al seleccionar el signo + se desplegar una nueva línea para incluir un nuevo beneficiario. Eliminar Al seleccionar el signo - eliminara un beneficiario. se 13

14 Área Campos Descripción Botones de Acción Guardar Cancelar Importar Permite que se exporte el archivo, puedes seleccionar formato Excel o txt. Permite cancelar la ventana donde esta posicionado. Permite seleccionar archivos en formato txt o Excel para importar la información al data entry. 14

15 12. Ingrese todos los datos, no se puede dejar ningún campo en blanco, ni una fila completa en blanco, en caso de querer eliminar fila o agregar utilices los símbolos + Agregar ó Eliminar, selecciona el botón Guardar. Figura 11 15

16 13. Aparecerá la pantalla que dice: Seleccione el formato a exportar Excel TXT, debes seleccionar el formato que requiera recuerda que Exterior Nexo Jurídico para cargar archivo debe estar en formato TXT, haga clic en el botón TXT. Figura 12 16

17 14. Seleccione la carpeta donde guardara el data entry, seleccione el botón Save. Figura El sistema dice mensaje de confirmación: Archivo Generado con éxito, Selecciona el botón Ok. Figura 14 17

18 16. Este es el data entry creado. Figura En caso que requiere maximizar o minimizar el data entry, seleccione las opciones en la esquina derecha superior. Figura En caso que su empresa tenga muchos beneficiarios para realizar el pago de proveedores es recomendable que su sistema genere el txt de forma automática. 18

19 Explicación de la estructura de TXT de pagos de proveedores. Encabezado: Contiene el tipo de identificador de empresa (J ó G). el Rif de la empresa, el número de cuenta donde se debitará el pago, la cantidad de beneficiarios, el monto total del archivo, y el código de servicio que para proveedores es Cero uno (01). Estructura del encabezado Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 76 caracteres 1 2 Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones Tipo de identificación del pagador Número identificación del Pagador Alfabético 01 1 al 1 Si Numérico 09 2 al 10 Si 3 Número de cuenta a DEBITAR Numérico a 30 Si 4 Cantidad de Pagos Numérico a 34 Si 5 Monto del Pago Numérico a 47 Si 6 Fecha de Pago Numérico a 55 Si 7 Código del servicio Numérico a 57 Si 8 Espacios en Blancos NA al 76 SI Es el tipo de documento identifica a la empresa que realiza el pago: J Si corresponde a RIF Jurídico. G Si corresponde a RIF Gobierno. Contiene el número R.I.F. que Identifica a la empresa que realiza el pago. 20 dígitos de la cuenta EXTERIOR a la cual se debitará el monto. Es la sumatoria de todos los beneficiarios que contiene el archivo Completar con ceros a la izquierda. Indica el monto total a pagar. Completar con ceros (0) a la izquierda. Fecha que se procesará el pago Debe estar bajo el formato: DDMMAAAA Es el código del servicio de pagos a proveedores, debe incorporarse las Siglas: 01 (cero uno) Completar con 19 espacios en blanco a la derecha. 19

20 Detalle: Contiene el nombre del beneficiario, el monto a pagar, el detalle del pago, el código de banco donde se abonara, la cuenta a abonar, el numero completo de la cuenta, la referencia y el tipo de identificador del beneficiario. Estructura del detalle Formato: Tipo Texto (*.TXT) Longitud de registro: 274 caracteres Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones Contiene el nombre del beneficiario No deberá contener 1 Nombre del Cliente Alfabético 50 1 a 50 Si caracteres especiales (ñ,á,é,í,ó,ú, ä,ë;ü,ö, -, puntos, comas, Signos especiales) Completar con espacios a la derecha. Monto acreditar al 2 Monto del pago Numérico al 62 SI beneficiario. Completar con ceros a la izquierda. Descripción del pago 3 Detalle del pago Alfanumérico al 182 SI Completar con espacios a la derecha. Código del banco donde se realizarán el crédito (beneficiario) 4 5 Código del banco de la cuenta abonar Número de Cuenta a abonar Numérico a 185 SI Numérico al 205 Si 6 Beneficiario Numérico al 255 Si 7 Referencia Numérico al 263 Si 8 Identificación Beneficiario Alfanumérico al 274 SI Ubicado en los primeros 4 dígitos de la cuenta Sin el cero (0) inicial dígitos de la cuenta del beneficiario donde se realizarán los créditos respectivos. E mail del beneficiario Completar con espacios a la derecha. Debe ser distinto para cada pago Para el caso de realizar pagos TEBCA insertar el número de servicio (campo obligatorio) Completar con ceros a la izquierda. Contiene tipo de documentos, tipo y número de identificación de acuerdo a: NV Persona Natural Venezolana. NE Persona Natural Extranjera. NP Persona Natural Pasaporte.

21 Nombre del campo Formato Longitud Posición Obligatorio Observaciones RV Firma Personal. JJ RIF Persona Jurídica. JG RIF Gobierno Para pagos TEBCA, insertar el N de RIF de TEBCA (campo obligatorio) 21