GUÍA PARTE 1 PAGOS A PROVEEDORES

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1 GUÍA PARTE 1 PAGOS A PROVEEDORES 1

2 INTRODUCCIÓN La presente guía tiene la finalidad de presentar los pasos para realizar un pago a proveedores el usuario master o por niveles de aprobación, cómo se puede eliminar un archivo, realizar consultas de los pagos realizados. CONTENIDO Este documento tiene como objetivo presentar los pasos a seguir para que nuestros clientes jurídicos puedan efectuar los pagos a proveedores a través del servicio Exterior NEXO Jurídico, garantizando de manera que la misma sea efectuada de forma efectiva y segura. Se contempla los siguientes puntos: 1. Cómo realiza el pago de proveedor(es) un usuario master? 2. Cómo realizar el pago de proveedor(es) por niveles de aprobación (usuario ingresador y aprobador(es)? 3. Cómo afiliar beneficiarios de forma individual para pagos a proveedores? 4. Cómo afiliar beneficiarios de forma masivapara pagos a proveedores? GLOSARIO DE TÈRMINOS Data Entry: Es un programa que permitirá cargar de forma manual los archivos para pagos y afiliación de beneficiarios para los proveedores, nómina. Usuario Aprobador: Es un usuario que podrá Aprobar/Rechazar los pagos cargados por el Iniciador, de acuerdo a los poderes de aprobación otorgados. Exterior NEXO Jurídico: Es la plataforma dirigida a nuestros clientes jurídico para que realicen las operaciones de consultas d productos, transferencia pagos de tdc, servicios proveedores y nómina de una forma segura, confiable y amigable. Modelo de Aprobación: Es el módulo que permite que se establezcan reglas para procesar las transacciones e indicar a través de que cuenta se pagara los servicios y dar permiso a los diferentes usuarios aprobadores y establecer parámetros para aprobar. Pago Proveedores: Es la transacción financiera que permite cancelar las obligaciones de tus proveedores, 2

3 Usuario Iniciador: Es un usuario que podrá consultar de cuentas y/o carga pagos de acuerdo a los accesos otorgados. Usuario Master: Es uno de los Representantes Legales de la empresa, posee control sobre el servicios. Usuario Mixto: Es un usuario que tendrá funciones mixta en un servicios podrá se iniciador y en otro servicio podrá ser aprobador. 3

4 Contenido INTRODUCCIÓN... 2 CONTENIDO... 2 GLOSARIO DE TÈRMINOS... 2 Cómo realiza el Pago a Proveedor(es) un usuario Master?... 5 Cómo realizar el pago de proveedor(es) por niveles de aprobación (usuario ingresador y aprobador(es)? Cómo afiliar beneficiarios de forma individual para pagos a proveedores? Cómo afiliar beneficiarios de forma masiva para pagos a proveedores?

5 Cómo realiza el Pago a Proveedor(es) un usuario Master? 1. Haber afiliado a los beneficiarios, debes ingresar en el menú Pagos opción Afiliar beneficiarios. 2. Preparar el archivo con la información de los pagos a proveedores, bajo el formato requerido por Banco Exterior. 3. Haga clic en Empresas. Figura 1. 5

6 4. Haga clic en la sección de Exterior NEXO Jurídico el botón Ingresar Figura En la sección Usuario Registrado, ingrese su usuario, seleccione el botón Aceptar e ingrese su contraseña. Figura 3. 6

7 6. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y Cargar archivos. Figura 4. 7

8 7. Selecciona el archivo, Botón Examinar, buscas el archivo que requiere realizar el pago y seleccione el botón Abrir y de esta forma se carga el archivo 8. Debes seleccionar el botón Enviar. Figura 5. Figura 6 8

9 9. El sistema dice mensaje de confirmación, valida el monto y la fecha valor que deseas que se realice el pago, recuerda que puedes introducir fechas futuras para el procesamiento, selecciona el botón Aceptar. Figura 7 9

10 10. El sistema te confirma la transacción y te indica que para consultar el resultado, deberás ingresar en el menú información personal opción Histórico de transacciones. Figura 8 10

11 11. Selecciona el menú Información personal, histórico de transacciones y haz clic en el botón Consultar. Figura El sistema te indica los pasos que realiza para procesar tu archivo, para ver el detalle del pago de tus beneficiarios debe ingresar en el menú Pagos, opción Proveedores, Archivos Procesados. Figura 10 11

12 13. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, Archivos Procesados y el botón Consultar. Figura 11 12

13 14. El sistema mostrara toda la información del pago (Fecha envió, nombre archivo, tipo de archivo, usuario que lo envío, Monto y estatus del archivo, para ver el detalle debes posicionarte encima del nombre del archivo. Figura 12 13

14 15. El sistema mostrara el detalle del archivo (Nombre archivo, cuenta debito, número de registros, fecha valor pago, y monto del pago) selecciona el botón Detalle de Registros. Figura El sistema mostrara toda la información del archivo cargado y el estatus de cada uno de los beneficiarios (campo estatus), para consultar cuanto fue debitado de tu cuenta debes ir el menú Consulta opción Resumen. Figura 14 14

15 17. Seleccionas Menú Consulta, opción Resumen y te posiciones encime del nombre del producto. Figura 15 15

16 18. Se visualiza el debito del pago a proveedor en el ejemplo el monto del archivo es de Bs 10,62 y solo debita el único registro procesado 3,68 y se cobra la comisión por cada beneficiario procesado. Figura 16 16

17 Cómo realizar el pago de proveedor(es) por niveles de aprobación (usuario ingresador y aprobador(es)? 1. Cuando el pago de proveedores es por niveles de aprobación primero deberá cargar la transacción un usuario ingresador, y luego según el modelo de aprobación deberá ingresar el o los usuario(s) aprobadores o el usuario master. La diferencia que si ingresa el usuario master la transacción se aprobará de manera inmediata. 2. Haber afiliado a los beneficiarios, debes ingresar en el menú Pagos opción Afiliar beneficiarios. 3. Preparar el archivo con la información de los pagos a proveedores, bajo el formato requerido por Banco Exterior. 4. Haga clic en Empresas. Figura 1. 17

18 5. Haga clic en la sección de Exterior NEXO Jurídico el botón Ingresar Figura En la sección Usuario Registrado, ingrese su usuario (ingresador), seleccione el botón Aceptar e ingrese su contraseña. Figura 3. 18

19 7. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y Cargar archivos. Figura 4. 19

20 8. Selecciona el archivo, Botón Examinar, buscas el archivo que requiere realizar el pago y seleccione el botón Abrir y de esta forma se carga el archivo Figura 5. 20

21 9. Debes seleccionar el botón Enviar. Figura El sistema dice mensaje de confirmación, valida el monto y la fecha valor que deseas que se realice el pago, recuerda que puedes introducir fechas futuras para el procesamiento, selecciona el botón Aceptar. Figura 7 21

22 11. El sistema te confirma la transacción y te indica que para consultar el resultado, deberás ingresar en el menú información personal opción Histórico de transacciones. Figura 8 22

23 12. Selecciona el menú Información personal, histórico de transacciones y haz clic en el botón Consultar. Figura 9 23

24 13. El sistema te indica que el archivo ha caído en niveles de aprobación, es decir que no se ejecutara el pago hasta que el o los usuarios(s) aprobadores o el master ingresen y aprueban la transacción, para que consultes el detalle de tu archivo deberás ingresar en el menú Pagos, opción Proveedores, Archivos por Procesar. Figura 10 24

25 14. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, Archivos por Procesar y el botón Consultar. Figura 11 25

26 15. El sistema mostrara toda la información del pago (Fecha envió, nombre archivo, tipo de archivo, usuario que lo envío, Monto y estatus, el cual tendrá estatus PENDIENTE POR APROBACIÓN, para ver el detalle debes posicionarte encima del nombre del archivo. Figura 12 26

27 16. El sistema mostrara el detalle del archivo (Nombre archivo, cuenta debito, número de registros, fecha valor pago, y monto del pago) selecciona el botón Detalle de Registros. Figura 13 27

28 17. El sistema te mostrara le información del archivo que cargaste el cual espera la aprobación. Figura Debe acuerdo al modelo de aprobación creado por el cliente deberán ingresar el o los usuario(s) aprobador(es), para eso ejecute el paso 4 y 5. 28

29 19. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y Cargar archivos. Figura 15 29

30 20. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y opción Archivos por aprobar/rechazar, si desea ver el detalle deberá colocarse en encima del nombre del archivo. Figura Si desea ver el detalle deberá colocarse en encima del nombre del archivo Figura 17 30

31 22. El sistema mostrara el detalle del archivo (Nombre archivo, cuenta debito, número de registros, fecha valor pago, y monto del pago) selecciona el botón Detalle de Registros. Figura El sistema mostrara toda la información del archivo, selecciona Regresar. Figura 19 31

32 24. En caso que requieras saber qué cantidad de usuario se requiere para que la transacción sea aprobada seleccionar el botón Patrón e aprobación, es importante señalar que en esta pantalla también puedes aprobar o rechazar archivos. Figura 20 32

33 25. En el ejemplo solo se requiere un usuario y también visualizaras que la fecha valor del archivo, seleccionas Regresar. Figura 21 33

34 26. Seleccione al archivo y el botón Aprobar. Figura El sistema dice mensaje de confirmación, le indica el nombre del archivo, el usuario iniciador que cargo el archivo y el monto del archivo, seleccione Aceptar. Figura 23 34

35 28. El sistema dice que Se ha aprobado los archivos mensaje de confirmación, le indica el nombre del archivo, el usuario iniciador que cargo el archivo y el monto del archivo, seleccione Aceptar. Figura 24 35

36 29. Seleccionas Menú Consulta, opción Resumen y te posiciones encime del nombre del producto. Figura 25 36

37 30. Se visualiza el debito del pago a proveedor y la comisión que se cobra por cada beneficiario procesado. Figura 26 37

38 Cómo afiliar beneficiarios de forma individual para pagos a proveedores? 1. Haga clic en Empresas. Figura 1. 38

39 2. Haga clic en la sección de Exterior NEXO Jurídico el botón Ingresar Figura 2. 39

40 3. En la sección Usuario Registrado, ingrese su usuario, seleccione el botón Aceptar e ingrese su contraseña. Figura Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y Afiliar Beneficiarios y la opción Crear, Figura 4. 40

41 5. Deberá ingresar los veinte dígitos del número de cuenta, el nombre del beneficiarios (30 caracteres), , seleccionar Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y Afiliar Beneficiarios y la opción Crear, seleccionar la identificación e ingresar la identificación, en caso de ser una firma personal (V, E, F) debe check el campo Rif persona natural. Figura 5. 41

42 6. Se ingresa todos los datos y selecciona Aceptar. Figura 6 42

43 7. El sistema da mensaje de confirmación donde puedes revisar el número de cuenta y te indica que te llagara una clave dinámica a tu celular y al correo afiliado y selecciona Aceptar. Figura 7 Figura 8 43

44 8. Ingresas la clave dinámica y selecciona Aceptar. Figura 9 9. El sistema te indica que el beneficiario fue afiliado satisfactoriamente Regresar. Figura 10 44

45 10. Se visualiza el beneficiario, es importante señalar que al un usuario afilia a un beneficiario el resto de los usuarios de la empresa lo verán de manera automática. Figura En caso requerir modificar un beneficiario solo se puede modificar el nombre y del beneficiario. 12. La clave dinámica para afiliar, modificar o eliminar beneficiarios dura una sesión; podrás incluir a varios beneficiarios con esa misma clave durante la sesión abierta. 45

46 Cómo afiliar beneficiarios de forma masiva para pagos a proveedores? 1. Preparar el archivo con la información de afiliación de pagos a proveedores, bajo el formato requerido por Banco Exterior. 2. Haga clic en Empresas. Figura 1. 46

47 3. Haga clic en la sección de Exterior NEXO Jurídico el botón Ingresar Figura En la sección Usuario Registrado, ingrese su usuario, seleccione el botón Aceptar e ingrese su contraseña. Figura 3. 47

48 5. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, y Afiliar Beneficiarios y la opción Crear, Figura 4. 48

49 6. Deberá seleccionar Afiliación Masiva Figura Selecciona Examinar y busca el archivo de afiliación de proveedores. Figura 6 49

50 8. Selecciona el archivo y la opción Abrir Figura 7 50

51 9. Una vez seleccionado el archivo de afiliación cargado selecciona Enviar archivo. Figura El sistema mostrara un mensaje de validación indicándote que llegara una clave dinámica a tu teléfono y correo afiliado, seleccionar Aceptar. Figura 9 51

52 11. Ingresa la clave dinámica. Figura Selecciona Aceptar. Figura 11 52

53 13. El sistema te confirma la afiliación y te indica que para consultar el resultado, deberás ingresar en el menú información personal opción Histórico de transacciones Figura 12 53

54 14. Selecciona el menú Información personal, histórico de transacciones y haz clic en el botón Consultar. Figura El sistema te indica los pasos que realiza para procesar tu archivo, para ver el detalle de la afiliación de tus beneficiarios debes ingresar en el menú Pagos, opción Proveedores, Archivos Procesados Figura 14 54

55 16. Haga clic menú Pagos, opción Proveedores, Archivos por Procesar y el botón Consultar Figura El sistema mostrara toda la información de la afiliación (Nombre archivo, número de beneficiarios y la fecha en que los afiliaste selecciona Detalle de Registros. Figura 16 55

56 18. El sistema mostrara toda la información del archivo de afiliación. Figura 17 56