Plan de calidad para el Control Caja General

Transcripción

1 Plan de calidad para el Control Caja General Elaboró Revisó C.P. Adriana E. Vargas Valle. C.P. Clemente Mendoza Martínez. Jefa de Tesorería Aprobó Director de Tesorería C.P. Rogelio Valencia Sánchez. Director General de Egresos.

2 1.- OBJETIVO: Recibir, administrar y elaborar diariamente todos los documentos en cualquier esquema de pago con la finalidad de atender de manera oportuna a los proveedores, prestadores de servicio, pago de nómina al personal de magisterio y burocracia del Gobierno del Estado y diversos apoyos a la población en general. 2.- ALCANCE: El proceso tiene un alcance con todas las dependencias del Gobierno del Estado, Gobierno Federal y Municipal, Organismos Descentralizados y Autónomos, Instituciones Educativas y población en general.

3 Parámetros para Pagos Automáticos Acción Resumen del Proceso empresarial Parámetros para Pagos Automáticos Pasos Acceder a la transacción por: Vía menú Finanzas Gestión Financiera Acreedores Operaciones Periódicas Pagos Vía código de transacción F110 Ejecución: El primer paso es dar un nombre de Identificación a la Propuesta que se va a generar y la fecha en que habrá de ser ejecutada. Ahora pasar a la pestaña de Parámetro en donde indicaremos los parámetros que se deberán considerar para

4 la propuesta: Fecha de contabilización: Fecha con la que se registrarán los documentos de pago. Docs. Creados hasta: Partidas abiertas en fecha clave, es decir, que ha esa fecha aparezcan como partidas pendientes de pago. Sociedades: Sociedad de la cual se efectuarán los pagos Vías de Pago: Las que habrán de ser consideradas para la ejecución y que deben estar almacenadas en el dato maestro del Acreedor. Sig. Fe. Cont: Siguiente fecha en que será ejecutado el programa. Cuentas Acreedor: En este caso se debe indicar un rango de cuentas a tratar en la ejecución, se puede indicar un rango abierto como se indica en la pantalla de ejemplo o se puede delimitar un rango de acreedores. La siguiente pestaña que es la de Selección Libre es en donde se limitará la búsqueda de partidas abiertas. Los valores introducidos en las líneas deben corresponder a como están escritos en el dato maestro del Acreedor

5 La siguiente pestaña es la de Log Adicional, aquí se pueden elegir las opciones siguientes: Verificar Vencimiento: Este indicador determina que se debe crear un log de la verificación del vencimiento de las partidas abiertas. Seleccionar Vía de Pago siempre: Este indicador hace que el sistema incluya en el log el intento de seleccionar la vía de pago y los bancos. Seleccionar Vía de Pago en Caso de Error: Con este indicador activado, se relacionará en el log el intento de seleccionar la vía de pago y los bancos, en aquellos casos en los que no ha sido posible encontrar una vía de

6 pago permitida o un banco permitido. Posiciones de Documento de Pago: Produce que en el log se imprimirán todos los documentos contabilizados con sus posiciones correspondientes. En el caso de las propuestas de pago, se imprimirán aquellos documentos que se crearían en el pago subsiguiente. Por último pasar a la pestaña de Impresión y sop. Datos. En esta pestaña se debe seleccionar una variante de impresión para el programa ZSIIF_RFFOUS_FI que es el programa de Medios de Pago con gestión de Cheques.

7 Al regresar a la pestaña de Status el sistema pregunta si se desean grabar los datos. Hacer click en el botón de Sí. Una vez registrados los parámetros se debe planificar la ejecución de la Propuesta. Presionar el botón: Aparecerá el siguiente mensaje. Se puede indicar una fecha y hora de Inicio así como la máquina o se puede marcar la Ejecución Inmediata.

8 Así mismo se debe marcar el Flag de Crear Medio de Pago para la Impresión de los Cheques. Ahora el Status ha pasado a Prop. Preparada p. inicio. Presionar el botón: Hasta que aparezcan los botones de la barra y presionar el botón de: si se desea modificar la propuesta o el botón de si solo se desea visualizar la misma. Note también que ahora el mensaje en el Status es: Se ha creado propuesta de pago. Al modificar la propuesta aparece la siguiente pantalla, seleccionar Todos los contables para ver toda la información.

9 Si al visualizar la propuesta aparecen acreedores con el mensaje de Excepciones hacer doble click sobre la línea y se desplegará una ventana con las partidas que tienen error, al hacer doble click en cada una se indica el error. Una vez que se ha tratado la propuesta se graba y puede ahora proceder a la Ejecución del Pago. Hacer click en el botón de y aparecerá la ventana de Planificar pago. De igual forma se puede seleccionar una fecha y hora de inicio o se puede ejecutar de forma inmediata. Seleccionar el Flag de Crear Medio de Pago para imprimir los cheques.

10 El status ahora es Ejecución de Pago en Proceso. Hacer click en el botón de hasta que se haya realizado la ejecución del pago. En la última pantalla de Status se debe indicar las órdenes contabilizadas, en el ejemplo tenemos 1. Una vez hecho esto, hacer click en el botón que aparece de: para de Spool de los dos planificaciones la fecha y hora de ejecución Job de impresión de Spool. lanzar el Job con la orden cheques. Al igual que las anteriores se puede indicar inicio o se puede crear una inmediata. El nombre del servirá para buscar la orden

11 Poner un nombre en el? y dar aceptar. El sistema nos enviará el mensaje de que el Job de Impresión ha sido planificado. En la transacción SM37 se encontrará el JOB con la orden de Spool para la impresión de los Cheques. Marcar el Job y hacer click en el botón de SPOOL, y una vez en la pantalla de Resumenes de Spool seleccionarlo y presionar el ícono de Imprimir. Con esto se dará salida a la Impresión de los Cheques.

12 NOTAS. Es Importante que al llenar los parámetros de impresión, se utilice la Variante correcta para el banco, que las remesas de cheque estén actualizadas, de lo contrario no se podrá determinar el pago ni la Impresión. Las partidas deben estar vencidas para el día de ejecución de la propuesta, de lo contrario se emitirá el error: Sociedad 0100/0100 no aparece en propuesta XXX Cuando hay una propuesta planificada, las partidas que aparecen en la misma no están disponibles para considerarse en otra propuesta diferente ni para ejecución de pago manual. Si el banco de la variante del programa de impresión es diferente al banco con el que se pagará en la propuesta que se está tratando, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error.

13 Acción PROCESO DE TARJETAS PRE-PAGO Resumen del Proceso empresarial En esta transacción se administran todo el proceso de tarjetas pre-pago desde la carga de remesas hasta la generación del archivo para dispersión. Pasos 1.1. Acceder a la transacción por: Vía menú Vía código de transacción ZAP_TARJETASP

14 1.2. Dentro de la transacción seguir las siguientes instrucciones: En la transacción se presenta un menú donde se seleccionará el paso que se desee realizar: a) Carga Remesa Tarjetas Prepagadas.- En este apartado se realizará la carga del archivo del banco con la información de las tarjetas (No. de remesa, total de tarjetas y los números de cada una de ellas.) Seleccionar la ruta del archivo de entrada en la PC con dicha información y el banco al que pertenece la remesa: b) Asignación de Tarjetas a Beneficiarios.- En este apartado se realizará la asignación de las tarjetas cargadas disponibles a los beneficiarios mediante la carga de un archivo denominado de nómina. Se debe indicar la ruta en la PC para seleccionar el archivo de nómina a cargar y también la ruta en la PC donde se dejará el archivo con la información de las tarjetas asignadas para que se envíe al banco y se haga la asignación para poder hacer la dispersión de los fondos.

15 c) Carga de Nómina.- En esta apartado se procesará el mismo archivo de nómina del paso anterior, ya que contiene los montos a pagar por cada uno de los beneficiarios ya asignados. Se seleccionarán también los datos relevantes para la contabilización de los pasivos, de tal forma que se pueda efectuar el pago y dispersión de la nómina. Ingresar los datos presupuestales con los que se registrará el gasto por cada archivo: Cuenta de Mayor Fondo Centro de Costo Área Funcional También se debe seleccionar: Fecha de contabilización.- Del gasto por cada archivo de nómina Descripción.- Detalle breve del archivo que se está cargando ID de concepto.- Seleccionar el concepto que se está cargando, ya que dependiendo de esta selección se tomarán algunos datos fijos previamente definidos para el concepto como el acreedor para el pago y los conceptos para traspasar al archivo de dispersión.

16 d) Una vez realizado el paso anterior, se debe proceder a crear una propuesta de pago en la transacción F110 para la vía de pago R. Una vez contabilizados los pagos, se debe pasar al siguiente inciso. e) Generar archivo de dispersión.- En este último apartado se genera el archivo de dispersión en el formato del banco en el que partiendo de los pagos efectuados se envían los montos por beneficiario para que el banco efectúe los fondeos de las tarjetas indicadas. Ingresar el ID de la Propuesta de pago y la fecha de ejecución de la misma. La vía de pago será la de tarjetas pre-pago (R) y seleccionar la ruta en la PC donde se colocará el archivo creado:

17 Acción Cadenas Productivas Resumen del Proceso empresarial Tratamiento de las Cuentas por Pagar de proveedores afiliados al proceso de Cadenas Productivas de Nacional Financiera. Pasos 1.3. Acceder a la transacción por: Vía menú Vía código de transacción ZTR_NAFIN 1.4. En la transacción seguir los siguientes pasos: En los parámetros de selección lo primero que se debe de hacer es seleccionar la opción que se desea trabajar. Las opciones a tratar son:

18 Información para publicación de documentos.- En este paso se emite un reporte de los documentos (Contrarecibos) emitidos bajo la vía de pago A de Cadenas productivas, tanto pendientes de publicación como publicados. En este paso también se puede generar el archivo de publicación para subir en el portal de Nacional Financiera. Se debe ejecutar el reporte con la fecha relevante y seleccionar las partidas para publicación. Después hacer clic en el botón de Exportar archivo NAFIN, el cual será generado en la ruta específicada al inicio de la transacción:

19 Carga de documentos Descontados.- En este paso se indica la fecha de contabilización de los documentos descontados y la ruta del archivo de descontados que se recibe de Nacional Financiera para efectuar los registros. La ejecución emite un log con los registros cargados y el número de documento generado: Documentos para Dispersión.- En este paso se registra un traspaso que cancela la cuenta por pagar al proveedor para que sea pagada a Nacional Financiera en la fecha de vencimiento indicada:

20 Acción PAGO EN EFECTIVO Resumen del Proceso empresarial Se registra el pago de cuentas por pagar seleccionadas, en efectivo. Pasos 1.5. Acceder a la transacción por: Vía menú Vía código de transacción ZTR_FREVOLV 1.6. En la transacción seguir los siguientes pasos: En la transacción se presenta una única pantalla de selección donde el usuario debe ingresar los parámetros siguientes: Sociedad.- En la que se efectúa el pago No. de Proveedor.- Al cual se le desea registrar el pago. Fecha de Contabilización.- De el(los) documento(s) que se desean pagar mediante pago en efectivo. Documento SAP.- De manera opcional, si se conoce el No. de Documento a pagar, ingresarlo en este campo. Referencia (No. de Factura).- Si se conoce el número de factura ingresarlo en este campo.

21 Una vez completos los datos, ejecutar el programa y seleccionar los documentos que se desean pagar. Hacer clic en el botón de Imprimir para que se registre el traspaso a la cuenta por pagar al empleado responsable del Fondo Fijo y se imprima el comprobante de pago:

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