1 REGISTRO DE FACTURAS

Transcripción

1 Versión 4.6 Manual de Usuario Gestión de Facturas v. 2.2 Mayo, 2004

2 1 REGISTRO DE FACTURAS El registro de facturas tiene por objetivo tener localizadas todas las facturas a pagar. Para acceder al Registro de facturas es necesario seguir la siguiente ruta: Alta de los datos generales de la Factura En este apartado se describe como dar de alta una factura. La pantalla inicial aparecen los siguientes campos: La sociedad FI, es la sociedad a la que se va a asociar la factura. Por defecto aparecerá la asignada al usuario. Ejercicio de la factura, es el campo en el que se introduce el año en que se emitió la factura. Acreedor, es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura a dar de alta. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 2

3 Para localizarlo podemos utilizar la ayuda para búsqueda Referencia, es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido. En esta primera pantalla de la ayuda para búsqueda aparecen una serie de campos para la búsqueda del acreedor. Si el usuario desea buscar al acreedor por su NIF u otras opciones ha de pulsar el icono. Una vez pulsado este icono se le presentas las siguientes opciones de búsqueda: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 3

4 Una vez se han rellenado los datos se accede a la siguiente pantalla: Donde aparecen los siguientes campos: Datos Generales: En gris y no modificable, aparecen los datos que se han introducido en la pantalla anterior. Moneda, este campo siempre tendrá el valor de la moneda de la sociedad a la que asociamos la factura. Este campo no es modificable.. Fecha documento, es la fecha en la que viene indicada físicamente en la factura. Datos Económicos: Importe, en el que se indica el importe total de la factura. Importe del impuesto: Cuota de IVA en la moneda del documento. Importe de retención. Indicador del impuesto: El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda. Indicador para tipo de retenciones: Sirve para la clasificación de distintas retenciones. Datos de Gestión: Texto Cabecera, en este campo de texto libre se puede incluir una descripción de la factura. Fecha Entrada Factura, este campo se refiere a la fecha en la que la factura entra en el Registro General de Facturas. Este campo es obligatorio. Centro Gestor, es el centro gestor al que la factura se asocia para su imputación posterior. Partida presupuestaria, es la partida presupuestaria a la que la factura se asocia Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 4

5 para su imputación posterior. Incluso se pueden añadir textos a la factura a través del botón, donde se llega a esta pantalla : Una vez cumplimentados los campos correspondientes, se graba la cabecera de la factura. Aparece el siguiente mensaje:, Y al continuar, aparece el siguiente mensaje: Generación de documentos Para asignar un expediente contable de reconocimiento de obligación a la factura que acabamos de registrar no es necesario irse a expediente, desde el menú de factura podemos generar un documento: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 5

6 Una vez rellenado los campos y seleccionado generación de documento damos a ejecutar. El sistema nos mostrará la siguiente pantalla de cabecera de factura: Podemos mover las columnas de posición marcándolas, y pinchando con el botón izquierdo del ratón arrastramos la columna hasta la posición deseada. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 6

7 A continuación si se desea crear el documento una vez marcada la línea damos a Doc. Preliminar. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 7

8 Ahora seleccionamos la clase de documento a generar. A continuación marcamos la línea y damos a documento. En esta pantalla rellenamos los datos necesarios para crear la orden de pago, como texto, la cuenta bancaria Tp.bco.interl, el importe del documento, retenciones, impuestos... Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 8

9 Una vez relleno todos los datos podemos ver si el documento está listo para ser contabilizado mediante el botón de verificar. El sistema valida todos los datos introducidos como que el importe del documento no supere al importe introducido en el registro de facturas... Si está todo correcto nos dará un mensaje Las verificaciones se han realizado correctamente, entonces el documento estará listo para ser contabilizado. Si el expediente de reconocimiento de obligación se barra, el documento desaparecerá del registro de facturas y ésta quedará liberada para poder ser modificada o para ser asociada a otro documento Visualización de Facturas Para visualizar la Cabecera de una factura, la ruta a seguir es la siguiente: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 9

10 Aparecerá una pantalla de selección de facturas: En la que los campos son los mismos que para dar de alta las facturas. La sociedad FI, es la sociedad a la que se va a asociar la factura. Por defecto aparecerá la asignada al usuario. Ejercicio de la factura, es el campo en el que se introduce el año en que se emitió la factura. Acreedor, es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura a dar de alta. Referencia, es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido. Para localizar el registro de facturas se puede utilizar la ayuda para búsqueda. Y aparecerá una pantalla en la que todos los campos están protegidos (aparecen en gris) y no serán modificables. Si se han realizado contabilizaciones contra la factura registrada podemos ver el detalle, Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 10

11 haciendo clic en el siguiente botón: El icono no nos muestra ninguna información hasta que no se relacione la factura con el documento de reconocimiento de obligación. Si existe documento asociado nos mostrará la información detallada de dicho documento: Numero de documento de FI: Número de documento contable en la contabilidad general Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 11

12 Número de línea: Indicador de entrada de documento O contra la factura. Centro gestor: Clasificación orgánica responsable del registro de la factura y del documento de reconocimiento de Obligación. Posición presupuestaria: La partida presupuestaria del documento. Importe: Cantidad introducida en el reconocimiento de obligación. Si hacemos doble clic sobre el número de línea, accedemos a una información más detallada. Nos encontramos con una serie de pestañas con diferentes datos referentes al documento asociado, los cuales podemos seleccionar por el icono Recapitulación de los datos de la línea de detalle. Datos relativos a la gestión del IVA Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 12

13 En los datos de contabilidad cuando el documento es preliminar, la fecha de contabilización aparece en blanco, cuando pase de estado preliminar a contable este campo aparecerá cumplimentado con la fecha en la que se produjo este cambio de estado. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 13

14 Datos adicionales del acreedor Datos relativos al expediente contable. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 14

15 1.1.4 Modificación de Cabeceras de Factura Una vez se crea una cabecera de factura, se pueden modificar todos los campos, siempre y cuando no haya ninguna contabilización haciendo referencia a la factura. La ruta a seguir es la siguiente: La pantalla de selección de la factura que es necesario modificar es la siguiente: La sociedad FI, es la sociedad a la que se va a asociar la factura. Por defecto aparecerá la asignada al usuario. Ejercicio de la factura, es el campo en el que se introduce el año en que se emitió la factura. Acreedor, es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura a modificar. Referencia, es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido. Para localizar el registro de facturas se puede utilizar la ayuda para búsqueda. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 15

16 Una vez se graba aparece el siguiente mensaje: Pulsando si, quedaría modificada la cabecera de la factura Baja de Cabecera de Factura Solo se puede dar de baja las cabeceras de facturas que no tengan contabilizaciones. Para dar de baja la cabecera de una factura, se ha de seguir esta ruta: Se accede a la siguiente pantalla de selección de facturas: La sociedad FI, es la sociedad a la que se va a asociar la factura. Por defecto aparecerá la asignada al usuario. Ejercicio de la factura, es el campo en el que se introduce el año en que se emitió la factura. Número Acreedor, es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura a dar de baja. Referencia, es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido. Para localizar el registro de facturas se puede utilizar la ayuda para búsqueda. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 16

17 Una vez cumplimentados, hacemos intro y nos aparece el siguiente mensaje Si estamos de acuerdo pulsamos si y la factura quedará borrada del registro de facturas. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 17