MANUAL DE USUARIO SAP R/3 CONTABILIZACIONES DE CUENTAS DE MAYOR

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1 MANUAL DE USUARIO SAP R/3 CONTABILIZACIONES DE CUENTAS DE MAYOR

2 Creación de un Documento Contable Objetivo: Introducir los datos necesarios para contabilizar un documento con cuentas de mayor. Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Contabilización Registrar doc. Cuenta de mayor TRANSACCION: FB50 En primer lugar se introducen los campos de la Cabecera del Documento. Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 2

3 Campos Cabecera CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Fecha doc. Es la fecha de creación del documento original. Si Fecha Contab. Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. Sí Nº de documento El número de documento es la clave con la cual se accede a un documento contable. Al entrar un documento, el sistema asigna el número a partir de un rango de números predeterminado por clase de documento en la sociedad determinada. No Referencia Txt. Cab. Doc. El número de documento de referencia contiene el número que el documento tiene con la empresa colaboradora. El número de documento de referencia sirve como criterio de búsqueda en la visualización y modificación de documentos. En algunos casos, en la correspondencia se imprime el número de documento de referencia en lugar del número de documento. Contiene aclaraciones o notas con validez para todo el documento. No No Clase doc. Período La clase de documento sirve para clasificar los documentos contables. Mediante las clases de documentos se pueden obtener los libros de acreedores, deudores, Por cada clase de documento se acuerdan determinadas propiedades que controlan la captura del documento o se incluyen en el mismo. En especial se fija por cada clase de documento qué rango de números de documento se permite para los documentos. Las cifras de movimientos de las cuentas se actualizan por mes contable dentro del ejercicio. Como máximo, pueden actualizarse 16 meses contables. La subdivisión del ejercicio en meses contables se determina para cada sociedad. Sí. Utilizaremos la clase de documento SA, para las contabilizaciones de cuenta de mayor Sí En la pestaña Detalle introducimos datos referentes al tipo de cambio Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 3

4 Moneda / T/C Fecha convers. Clave de moneda, en la cual se gestionan los importes en el sistema. Fecha para determinar el tipo de cambio a emplear en la conversión. Sólo es necesario introducirlo sino coincide con la fecha de contabilización. Sí No A continuación introducimos los datos correspondientes a las posiciones del documento Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 4

5 Campos Posición CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Cuenta D / H - ClvCT Cls.mov. Centro de Coste Cuenta que se ha de contabilizar para la posición de documento. Clave de contabilización con la que ha de entrarse la próxima posición de documento. Nos dirá si es del debe o haber y la clase de cuenta que la utiliza (acreedores, deudores, de mayor,de materiales, activos fijos etc) En la contabilidad de inmovilizados, la clase de movimiento clasifica una operación empresarial que controla diversas acciones del sistema al contabilizar los procesos empresariales. Imputaciones adicionales para el modulo de Contabilidad Analítica Sí Sí No Obligatorio en las cuentas del grupo 6. Otros campos Imputaciones adicionales para el modulo de Contabilidad Analítica (...) Los campos a rellenar en cada posición vienen determinados por el Status Campo que se introduce en el registro maestro a la hora de crear una cuenta de mayor. Según introducimos las diferentes posiciones del documento tenemos las siguientes posibilidades: - Visualizar detalles de cada posición - Marcar/ Desmarcar todas las posiciones - Marcar un conjunto de posiciones - Insertar / Eliminar posiciones - Copiar / Duplicar Posiciones - Ordenar las posiciones en orden ascendente o descendente. Una vez que hemos introducido todas las posiciones podemos ver el resumen del documento que vamos a contabilizar : Documento Simular y obtenemos la siguiente pantalla: Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 5

6 Si el documento que queremos contabilizar es correcto, el ultimo paso sería grabar dicho documento. Nos aparecerá la pantalla inicial mostrándonos en la barra inferior en azul el número de documento grabado y contabilizado. Nota: El proceso de creación de documentos de deudores y acreedores es similar al aquí descrito añadiendo los campos necesarios. Deudores: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión Financiera Deudores Contabilización Factura TRANSACCION: FB70 Acreedores: PATH DE ACCESO: Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 6

7 Finanzas Gestión Financiera Acreedores Contabilización Factura TRANSACCION: FB60 Modificación de un Documento Contable Objetivo: Se trata de modificar los datos pertenecientes a un Documento Contable en concreto. Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Modif TRANSACCION: FB02 Introducir los datos del Documento Contable. Pulsar INTRO Para acceder a una posición en concreto dentro del documento, realizar un doble click en la posición correspondiente ( ver pantalla siguiente) Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 7

8 Aparece la pantalla de la posición seleccionada. En color blanco aparecen los campos modificables. Si queremos modificar la Cabecera del Documento o ver datos de la creación del documento (autor, día, hora creación, etc) pulsaremos el botón superior izquierdo ( sombrero )( ver pantalla siguiente ) y para modificar los Impuestos o la Moneda pulsaremos el botón correspondiente. Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 8

9 Pulsar ENTER. Nota: Está parametrizado para modificar solo el texto de cabecera y la referencia. El importe nunca se puede modificar, para ello habrá que anular el documento y crearlo de nuevo con el importe corregido. Campos modificables CAMPO EXPLICACIÓN Introducir obligatoriamente Asignación La asignación es una información adicional en la posición del documento. Si no introducimos ningún dato SAP asignará automáticamente la fecha de contabilización en sentido inverso. Sirve para introducir información adicional. Texto Sirve para introducir información adicional. No También podremos modificar varios documentos uno por uno si dentro de la pantalla de modificación de un documento vamos a: No Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 9

10 Documento Otro documento Nos saldrá la pantalla siguiente: Damos al ENTER y podremos modificar el documento que hemos elegido. Si pulsamos en el botón aparecerá la pantalla siguiente: lista de la primera pantalla de este punto, nos Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 10

11 Rellenaremos al menos los datos en 3 campos para que se ejecute el listado de los documentos que posteriormente queramos seleccionar para su modificación y damos a EJECUTAR. Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 11

12 Hacemos doble click encima del documento que queramos modificar. Y nos sale la pantalla de modificación anteriormente explicada. Visualización de un Documento Contable Objetivo: Se trata de visualizar los datos pertenecientes a un Documento Contable en concreto. Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Visualizar TRANSACCION: FB03 Introducir los datos del Documento Contable. Pulsar INTRO Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 12

13 Las visualizaciones no permiten modificar ninguna cuenta. Por este motivo aparecen los campos en color gris. Si queremos visualizar la Cabecera del Documento, los Impuestos o la Moneda, pulsar el botón correspondiente. En este momento si quisiéramos modificar el documento visualizado deberíamos seguir el siguiente PATH DE ACCESO: Documento Visualizar/ Modificar Al igual que lo explicado en el punto anterior también podemos visualizar una lista apretando el botón correspondiente y el procedimiento es análogo al de antes. Anulación de Documentos Contables Objetivo: Se trata de anular los datos pertenecientes a uno o varios Documentos Contables. Requisitos: 1. No debe contener ningún apunte compensado. 2. Que contengan apuntes a Cuentas de Mayor, de Deudores o de Acreedores. Anulación automática de un Documento Contable Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores / Acreedores: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor/Deudores/Acreedores Documento Anular Anul.Individual TRANSACCION: FB08 Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 13

14 Introducir los datos del Documento Contable. Pulsar INTRO para validar y GRABAR. Si queremos visualizar el documento a anular pulsar el botón Vis.Doc. a anular SAP crea automáticamente el asiento contrario (reversar el documento) al que queremos anular y le asigna internamente un número de documento. Anulación de varios Documentos Contables Descripción del procedimiento: PATH DE ACCESO para Documentos de Mayor / Deudores / Acreedores: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor/Deudores/Acreedores Documento Anular Anular en masa TRANSACCION: F.80 Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 14

15 Esta pantalla permite acotar el grupo de documentos contables que pretendemos anular. (campos en color blanco). Anteriormente a ejecutar una anulación recomendamos crear y visualizar la lista de los documentos a anular marcando el flag correspondiente a la ejecución de prueba, para posteriormente desmarcar dicho flag y realizarla realmente. Una vez acotado el grupo de documentos a anular lo ejecutamos. SAP asigna un número de documento por cada documento anulado. Contabilizaciones de Cuentas de mayor y cuentas de Terceros F-02 Mediante la transacción FB50, solamente se pueden introducir apuntes contables en cuentas de Mayor, existe la posibilidad de introducir en un asiento contable anotaciones en cuentas de mayor y en cuentas de terceros : Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Contabilización Otros Contabilización general TRANSACCION: F-02 Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 15

16 La forma de introducir los datos es similar que la utilizada para contabilizar con cuentas de mayor, en primer lugar rellenamos la cabecera del documento A continuación rellenamos la primera posición del documento: En esta transacción tenemos que indicar si la contabilización va al debe o al haber con el campo ClvCT, las mas habituales son 1Factura Debe Deudor 5Salida de pagos Debe Deudor 9CME deudor / debe Debe Deudor 11Abono Haber Deudor 15Entrada de pagos Haber Deudor 19CME deudor / haber Haber Deudor 21Abono Debe Acreedor 25Salida de pagos Debe Acreedor 29CME acreedor / debe Debe Acreedor 31Factura Haber Acreedor 35Entrada de pagos Haber Acreedor 39CME acreedor / haber Haber Acreedor 40Contab. Debe Debe Cuenta de mayor 50Contab. Haber Haber Cuenta de mayor 70Activos fijos Debe Debe Activo fijo 75Activos fijos Haber Haber Activo fijo Completamos los datos de la primera posición del documento Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 16

17 y pasamos a la siguiente posición del documento Completamos todas las posiciones que tenga el documento y finalmente podemos simular la contabilización o grabarla directamente. Contabilizaciones en Cuentas de Mayor Pág. 17