MANUAL LOGÍSTICA CIRCUITO GENERAL DE COMPRAS

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1 MANUAL LOGÍSTICA CIRCUITO GENERAL DE COMPRAS 1 de 39

2 INDICE 1. Solicitud de pedido Pedido de compras Entrada de mercancías Verificación de facturas Abono de un proveedor (Diferencia de precios) Verificación factura de compras con posición no incluida en pedido Borrado de un pedido de compras Anulación de una entrada de mercancías Anular una verificación de facturas Gráfico Resumen de 39

3 1. Solicitud de pedido. Para crear una solicitud de pedido a un pedido vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Solicitud de pedido Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Compras Solicitud de pedido Crear. También podemos acceder a esta pantalla de través del código de transacción: ME51N. 1. Pantalla Crear solicitud de pedido: acceso En resumen de posiciones pinchamos el icono para crear las posiciones de pedido de la solicitud. Nos aparecerá la siguiente pantalla: (x) Los campos en gris no son modificables. 3 de 39

4 Tipo de imputación: Clave que indica si una posición tiene una imputación auxiliar (por ejemplo centro de coste). Las imputaciones no son compatibles con los centros valorados VXXX. Para los centros EXXX utilizaremos dos imputaciones: U (Desconocido): Posteriormente, cuando se realice el pedido de compras, le indicaremos la clase de imputación. K (Centro de coste): Contabilizará el gasto contra el centro de coste. Centro: Número del centro que ha de recibir las mercancías. Pinchamos el cuadro y seleccionamos un centro de la lista. Almacén: Número del almacén en el que se almacena el material en cuestión. Pinchamos el cuadro y seleccionamos un almacén de la lista. Grupo de compras: Clave de un encargado de compras o de un grupo de encargados de compras. Nos situamos en este campo y pinchamos el cuadro, seleccionamos el grupo de compras de la lista haciendo clic dos veces sobre él. Número de necesidad: Introducimos en este campo el código de la comunidad autónoma correspondiente. Este campo únicamente se completará cuando hagamos una solicitud de pedido de máquinas de propiedad (centro EXXX). (Ver tabla de códigos de Comunidad Autónoma en el Anexo del manual de maestros de Equipos) 4 de 39

5 Pinchando el icono podremos parametrizar la forma de realizar las solicitudes de pedidos y los pedidos: De la misma forma, si pinchamos el icono parametrizarnos los campos que utilicemos más habitualmente:, podremos También podremos añadir nuevos campos para proponerlos como valores de propuesta si pinchamos en el icono 5 de 39

6 Para obtener el detalle de cada posición si pinchamos el icono Pulse el icono Grabar para terminar la solicitud de pedido. A pie de pantalla verá que aparece un mensaje indicándole que la solicitud se ha grabado y dándole el número de dicha solicitud. 2. Pedido de compras. Para crear un pedido de compras con proveedor conocido, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Pedido Pedido. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Compras Pedido Crear Proveedor/centro suministrador conocido. También podemos acceder a la pantalla Crear pedido a través del código de transacción: ME21N 1. Pantalla Crear Pedido Introducimos la clase pedido, para ello desplegamos el match-code y seleccionamos una de la lista: 6 de 39

7 A continuación introducimos el código del proveedor. En caso de no recordarlo, pinchamos el cuadro, aparecerá una pantalla matchcode para ayudarnos a buscar el proveedor. Pinchando el icono podremos parametrizar la forma de realizar las solicitudes de pedidos y los pedidos: De la misma forma, si pinchamos el icono parametrizarnos los campos que utilicemos más habitualmente:, podremos 7 de 39

8 También podremos añadir nuevos campos para proponerlos como valores de propuesta si pinchamos en el icono A. Datos de cabecera. En estos campos se introducen los datos organización de compras, grupo de compras y sociedad. 8 de 39

9 B. Resumen de posiciones Material: En este campo se introduce el código del material del que queremos hacer el pedido. En el caso de que no se haya indicado el código de un material (Consumibles) deberá indicarse el grupo de artículos 07. Si no recordamos el código, pinchamos el icono y los buscamos a través del match-code. En el caso de que estemos realizando un pedido de consumibles no rellenaremos nada en este campo. Texto breve: Es el texto que define el material. El sistema lo inserta automáticamente una vez hayamos introducido su código. En el caso de que estemos realizando un pedido de consumibles, introduciremos directamente en este campo el nombre del material. Ctd pedido: Corresponde a la cantidad de unidades que vamos a pedir al proveedor. Centro: Nos situamos en este campo y pinchamos el cuadro, seleccionamos el centro de la lista haciendo clic dos veces sobre él. Se ha definido en el sistema que los centros valorados comiencen con la letra V y después tres dígitos y para los centros no valorados se ha definido la letra E seguida de tres dígitos: - Para pedidos de repuestos los realizaremos a través de centros VXXX 9 de 39

10 - Los pedidos de hostelería se realizarán a través de centros VXXX - Para pedidos de café igualmente se harán a través de centros VXXX - En el caso de que nuestro pedido sea de consumibles, el centro será EXXX. - Por último, en caso de que queramos realizar un pedido de máquinas, lo podremos realizar por cualquiera de los centros: EXXX (para explotación de máquinas) y VXXX (para la venta de máquinas). Almacén: Número del almacén en el que se almacena el material en cuestión. Dentro de un centro puede haber uno o varios almacenes. Creación del pedido con referencia a una solicitud de pedido Para todos aquellos pedidos en los que previamente se haya hecho una solicitud de pedido, seguiremos los siguientes pasos: Nos situamos en la pantalla Crear pedido y pinchamos Pinchamos el icono para tratar la solicitud de pedido: 10 de 39

11 Nos aparecerá la siguiente pantalla donde introducimos el nº de la solicitud: y pinchamos el icono ejecutar Nos aparecerá la siguiente pantalla: 11 de 39

12 Desglosamos la solicitud de pedido, y posteriormente la pinchamos y sin soltarla, la arrastramos hasta el carro de la compra del pedido y nos aparecerá la pantalla de creación del pedido y seguiremos con el proceso normal de creación del pedido. Completaremos a nivel de cabecera: Proveedor: código del proveedor al que se le va a realizar la compra. En el caso de que sea una compra esporádica y de escaso valor (proveedores no dados de alta y que dado su volumen no sea necesario crearlos) introduciríamos el código (Proveedor prodiverso). La única diferencia con un pedido de compras normal es que en el pedido prodiversos, tenemos que indicar al sistema los datos de la dirección del proveedor en la pestaña dirección (a nivel de cabecera) Organización de compras Completaremos a nivel de posición: Imputación: Las imputaciones no son compatibles con los centros valorados (VXXX). Para los centros EXXX en pedidos utilizamos dos imputaciones: 12 de 39

13 A Activo fijo: Se crea el maestro del activo. K Centro de coste: Contabilizará el gasto contra el centro de coste. Número de necesidad: Si hemos realizado previamente una solicitud de pedido de máquinas, en este campo nos aparecerá el número de la comunidad autónoma que ya completamos al crear la solicitud de pedido. Una vez rellenados estos campos pulsamos intro: Precio neto: Es el precio neto unitario del material. El sistema lo toma del registro info, si no existe se tiene que introducir manualmente. En el caso de que el pedido incluya gastos por aduanas o fletes, tendremos que añadir una condición. Para añadirla, marcamos la posición y pinchamos en el icono. Una vez introducidos los datos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: 13 de 39

14 Ind impuestos: El indicador de impuestos representa una categoría impositiva que debe tenerse en cuenta en la declaración a Hacienda. Indicamos el indicador. Si no lo recuerda pinche el cuadro y seleccione de la lista. Una vez indicado pulse enter. Cl. Valor: Este campo sólo lo rellenaremos en el caso de que estemos realizando un pedido de máquinas, hostelería o de repuestos. Si estamos realizando un pedido a un centro no valorado, este campo no aparecerá. La clase de valoración es una clave que identifica unívocamente los stocks de un material valorados por separado. En el sistema se han definido estas clases de valoración, siendo para: - MM.RR.: Nueva y usada. - REPUESTOS: Normal y recuperada. - HOSTELERÍA: Nueva y usada. Si estamos realizando un pedido de consumibles con imputación a un centro de coste nos aparecería está subpantalla: 14 de 39

15 Introducimos la Cta.mayor y el Centro de Coste Pulse el icono Grabar para terminar el pedido de compras. A pie de pantalla verá que aparece un mensaje indicándole que el pedido se ha grabado y dándole el número de ese pedido. Si el pedido de compras es para incrementar el valor de un activo que ya existe, pinchamos en la pestaña Imputación: Introducimos la cantidad y en el campo activo introducimos el número de activo que incrementa su valor. Una vez indicados estos datos pincharíamos el icono grabar. En el caso de que queramos crear el activo seleccionamos el icono marcar todas las posiciones y pinchamos el icono que está en la parte inferior. Nos aparecerá la siguiente pantalla: para 15 de 39

16 En esta pantalla vemos la cuenta a la que se imputa este activo fijo (Campo Clase act fijos) La cuenta aparece automáticamente por el grupo de artículos. Centro de coste: Introducimos el centro de coste que realiza la compra de la máquina. Orden de inversión: Utilizamos el match-code para localizar la orden de inversión Nos situamos en este campo y pinchamos el cuadro, Pinchamos dos veces sobre B Búsqueda mediante la soc CO/clase de orden 16 de 39

17 Clase de orden: Introducimos la clase de orden 600 Ordenes para presupuesto de inversiones Sociedad CO: Indicamos la sociedad CO: CODN CODERE NACIONAL Orden: Introducimos en este campo el nombre de la sociedad seguido de un asterisco, por ejemplo CPRO*. Una vez introducidos estos datos pulsamos enter. 17 de 39

18 Pinchamos dos veces en la orden que indique lo que estamos comprando. Una vez introducida la orden en la pantalla imputación posición pulsamos enter. Una vez introducidos los datos pulsamos enter, nos aparece esta subpantalla: Pinchamos el icono SI Pasamos a la siguiente pantalla. 18 de 39

19 Pulse el icono Grabar para terminar el pedido de compras. A pie de pantalla verá que aparece un mensaje indicándole que el pedido se ha grabado y dándole el número de ese pedido. 3. Entrada de mercancías. La entrada de mercancías para el pedido de compras se realiza siempre mediante la clase de movimiento 101. Los tipos de stocks se distinguen mediante el indicador de stock que puede registrar en la imagen de posición del tratamiento de entrada de mercancías. En las entradas de mercancías valoradas, además del documento de material, también se crea un documento contable. Simultáneamente se actualiza también el historial de pedidos mediante la entrada de mercancías. Antes de realizar una entrada de máquinas recreativas debe haberse introducido en el sistema sus números de serie ya que al final de la entrada le solicitará dichos números. 19 de 39

20 Para crear la entrada de mercancía vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Entrada de mercancías Crear. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Gestión de stocks Movimiento de mercancías Movimiento de mercancías. También se puede hacer la entrada del material a través del código de transacción: MIGO Introducimos el nº de pedido al que vamos a dar entrada. Nos desplazamos a la derecha de la pantalla y comprobamos que en la parte superior derecha de la pantalla figura la clase de movimiento 101: Una vez comprobados los datos pinchamos el icono siguiente pantalla: y nos aparecerá la 20 de 39

21 En el caso de que estemos realizando un pedido de compras de máquinas, o de algunos materiales de hostelería y repuestos que tengan perfil de nº de serie, si abrimos la pestaña números de serie, el sistema nos va a solicitar que los actualicemos: Una vez rellenados los campos, marcamos el flag Posición OK: y pulsamos el icono A pie de pantalla nos aparecerá un mensaje confirmándonos que el documento es O.K: 21 de 39

22 Para terminar la entrada pulsamos el icono contabilizar. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que la entrega se ha contabilizado. 4. Verificación de facturas. Para verificar facturas de cualquier pedido de compra, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Verificar facturas Verificación factura/abono. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Verificación de facturas de logística Entrada de documentos Añadir factura recibida. También podemos acceder directamente a través del código de transacción: MIRO. Nos aparecerá la siguiente subpantalla: Introducimos el código de la sociedad y pulsamos enter para acceder a la pantalla de creación 22 de 39

23 1. Pantalla Añadir factura recibida Seleccionamos el tipo de factura dentro del campo actividad: A. Datos básicos Fecha documento: La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. Fecha contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. La fecha de contabilización puede diferir tanto de la fecha de entrada (fecha de entrada en el sistema) como de la fecha del documento (fecha de creación del documento original). Importe bruto factura: El importe bruto de la factura es la suma de los importes netos de las posiciones y las cuotas de IVA. Introduzca el importe de la factura. 23 de 39

24 Calcular IVA: Si selecciona este campo el sistema calculará automáticamente los impuestos al simular o contabilizar. Seleccione este campo en el caso de que el material que se compre esté sujeto al IVA. Introducimos el nº de pedido o pedidos dentro la pestaña "Referencia a pedido" Una vez rellenados los campos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: 24 de 39

25 En el caso de compras de activos fijos no se podrá verificar la factura hasta que el maestro del activo no esté completo, es decir, que desde el módulo de activos fijos se haya terminado el alta del maestro. B. Pago 25 de 39

26 (?)Vía de pago: La vía de pago determina con qué procedimiento, por ejemplo, cheque, transferencia o efecto, deben realizarse los pagos. pinchamos en el cuadro, y seleccionamos uno de la lista. Una vez rellenados los campos, regresamos a la pestaña "Referencia a pedido" y marcamos el flag Reserva o.k. Una vez marcado el flag pinchamos el icono para grabar la factura 5. Abono de un proveedor (Diferencia de precios) Para verificar facturas de cualquier pedido de compra, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Verificar facturas Verificación factura/abono. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Verificación de facturas de logística Entrada de documentos Añadir factura recibida. También podemos acceder directamente a través del código de transacción: MIRO. Nos aparecerá la siguiente subpantalla: Introducimos el código de la sociedad y pulsamos enter para acceder a la pantalla de creación 26 de 39

27 2. Pantalla Añadir factura recibida Seleccionamos el tipo de factura dentro del campo actividad: A. Datos básicos Fecha documento: La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. Fecha contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. La fecha de contabilización puede diferir tanto de la fecha de entrada (fecha de entrada en el sistema) como de la fecha del documento (fecha de creación del documento original). Importe bruto factura: El importe bruto de la factura es la suma de los importes netos de las posiciones y las cuotas de IVA. Introduzca el importe de la factura. 27 de 39

28 Calcular IVA: Si selecciona este campo el sistema calculará automáticamente los impuestos al simular o contabilizar. Seleccione este campo en el caso de que el material que se compre esté sujeto al IVA. Introducimos el nº de pedido o pedidos dentro la pestaña "Referencia a pedido" Una vez rellenados los campos pulsamos intro y nos aparecerá la siguiente pantalla: 28 de 39

29 En el caso de compra de activos seleccionaremos el icono de Imputación y le deberemos indicar a cada activo el importe correspondiente del cargo posterior. C. Pago 29 de 39

30 (?)Vía de pago: La vía de pago determina con qué procedimiento, por ejemplo, cheque, transferencia o efecto, deben realizarse los pagos. pinchamos en el cuadro, y seleccionamos uno de la lista. Una vez rellenados los campos, regresamos a la pestaña "Referencia a pedido" y marcamos el flag Reserva o.k. Una vez marcado el flag, pinchamos el icono para grabar la factura 6. Verificación factura de compras con posición no incluida en pedido. Existen casos en los que las facturas incluyen importes que no se determinaban en el pedido, como por ejemplo el cargo de los portes. Por esta razón cuando vamos a cuadrar la factura con el albarán existirá un desfase por dicho importe. Para cuadrarla seguimos el siguiente procedimiento. Para verificar facturas de cualquier pedido de compra, seguimos el menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Verificar facturas Verificación factura/abono. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Verificación de facturas de logística Entrada de documentos Añadir factura recibida. También podemos acceder directamente a través del código de transacción: MIRO. Nos aparecerá la siguiente subpantalla: Introducimos el código de la sociedad y pulsamos enter para acceder a la pantalla de creación 30 de 39

31 3. Pantalla Añadir factura recibida Seleccionamos el tipo de factura dentro del campo actividad: A. Datos básicos Fecha documento: La fecha de documento es la fecha de creación del documento original. Fecha contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. La fecha de contabilización puede diferir tanto de la fecha de entrada (fecha de entrada en el sistema) como de la fecha del documento (fecha de creación del documento original). Importe bruto factura: El importe bruto de la factura es la suma de los importes netos de las posiciones y las cuotas de IVA. 31 de 39

32 Introduzca el importe de la factura. Calcular IVA: Si selecciona este campo el sistema calculará automáticamente los impuestos al simular o contabilizar. Seleccione este campo en el caso de que el material que se compre esté sujeto al IVA. Introducimos el nº de pedido o pedidos dentro la pestaña "Referencia a pedido" En la pantalla aparece a modo de ejemplo el descuadre debido al descuento financiero que debemos contabilizar en una cuenta de descuento especifica. Pinchamos en la pestaña cuenta de mayor: Introducimos la cuenta de mayor. ESTA CUENTA DEBE SER INDICADA POR EL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN. 32 de 39

33 Una vez indicada la cuenta de mayor, indicamos que se trata de una cuenta en el Haber (en el caso de descuentos, para más gasto se trataría de cuenta del Debe) e introducimos el indicador de impuestos correspondiente, el importe de la factura (sin el IVA) y el centro de coste correspondiente al que se imputará el gasto B. Pago (?)Vía de pago: La vía de pago determina con qué procedimiento, por ejemplo, cheque, transferencia o efecto, deben realizarse los pagos. pinchamos en el cuadro, y seleccionamos uno de la lista. Una vez rellenados los campos, regresamos a la pestaña "Referencia a pedido" y marcamos el flag Reserva o.k. Pulse el icono para simular el documento: 33 de 39

34 En la pantalla aparece a modo de ejemplo el desglose de la factura. Si estamos conforme con los datos pinchamos en el icono 7. Borrado de un pedido de compras. Para realizar el borrado de un pedido de compras, vamos al menú: de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Pedido Modificar. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión de materiales Compras Pedido Modificar. También podemos acceder a esta pantalla a través del código de transacción: ME22N 34 de 39

35 El sistema nos mostrará el último pedido que hayamos realizado. Si queremos modificar otro pedido que no sea el que nos aparece en pantalla, pinchamos el icono y nos aparecerá la siguiente subpantalla donde introduciremos el nº del documento de compras que vayamos a modificar: Indicamos el número del pedido que queremos borrar. Una vez introducido el número pulsamos enter. Pinchamos el cuadro en gris que está a la izquierda de la posición para marcarla. 35 de 39

36 Una vez seleccionada la posición pinchamos el icono para borrar la posición: En la pantalla aparece el siguiente mensaje. Pinchamos el icono SI Al salir de la modificación del pedido el sistema nos pide si debe grabarse la modificación. hacemos clic en el icono SI. A pie de pantalla aparece un mensaje indicando que el pedido se ha modificado. 36 de 39

37 8. Anulación de una entrada de mercancías Para anular una entrada de mercancías vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Entrada de mercancías Anular. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: : Logística Gestión de materiales Gestión de stocks Documento de material Anular. También se puede hacer la entrada del material a través del código de transacción: MBST Indicamos en el campo Doc material el número de la entrega que queremos borrar. Introducimos el motivo de la anulación. Una vez introducidos estos datos pinchamos el icono grabar. 37 de 39

38 9. Anular una verificación de facturas Para anular una verificación de facturas vamos al menú de usuario: Logística Circuito general Circuito de Compras Verificar facturas Anular. También podemos llegar a esta pantalla a través del menú de SAP: Logística Gestión materiales Verificación de facturas de logística Continuar proceso Anular documento de factura.también podemos acceder aquí a través del código de transacción: MR8M Introducimos el número de la factura Introducimos el motivo de la anulación, para ello desplegamos el match-code. 38 de 39

39 Si la fecha de contabilización está en el periodo contable actual utilizaremos el motivo 01 Anulación en periodo actual. Si este periodo contable ya está cerrado en logística, deberemos utilizar el motivo 02 Anulación en periodo cerrado, e indicar la fecha de contabilización. Una vez indicados estos datos pinchamos el icono grabar. Es necesario compensar manualmente en Finanzas las partidas abiertas del proveedor. Gráfico Resumen 39 de 39