DATOS MAESTROS DE DEUDORES

Transcripción

1 DATOS MAESTROS DE DEUDORES 1 de 21

2 DATOS MAESTROS 1. Creación de un Deudor A la hora de dar de alta un Deudor, debemos seguir el siguiente camino dentro del menú de usuario: Finanzas / Datos maestros /Deudores/ Crear Como podemos observar en la pantalla a la que accedemos, existen dos alternativas para crear un Deudor: a) Crear el Deudor directamente b) Crear el Deudor como copia de un Deudor modelo a) Creación directa del Deudor En la pantalla anterior debemos indicar la sociedad en la que queremos crear el Deudor y el grupo de cuentas del que formará parte. Respecto a este último campo, si desplegamos el match-code, podemos visualizar los grupos de cuentas definidos en Codere: 2 de 21

3 - Empresas Asociadas - Empresas del Grupo - Deudores Mexicanos: Serán los deudores nacionales de México. - Deudores Españoles: Deudores nacionales de España - Deudores Extranjeros : Deudores pertenecientes a paises distintos de España o México. - Deudores Pro Diversos : Serán aquellos Deudores eventuales - Deudores Personal - En nuestro ejemplo, daremos de alta en CTHU un cliente habitual,de nacionalidad mexicana por lo que seleccionamos el grupo de cuentas Deudores Mexicanos -. El campo Deudor, se puede alimentar manual o automaticamente, dependiendo si el grupo de cuentas tiene asignado un rango de números interno o externo. Los grupos de cuentas con rango de nº externo son Empresas del grupo, Empresas asociadas y deudores de personal. A continuación pulsamos intro, accediendo a la siguiente pantalla: 3 de 21

4 En esta pantalla, debemos completar los campos obligatorios (aparecen con el signo? ) y otros opcionales: - Nombre. - Concepto de búsqueda (a la hora de seleccionar un Deudor permite una identificación más rápida). - Dirección calle. - Comunicación Una vez completados estos datos, podemos acceder a la siguiente pantalla del maestro de Deudores pulsando intro o a través del icono Datos de control o pulsando En esta pantalla, los únicos campos que se deben completar obligatoriamente son el Nº de identificación fiscal En el caso en el que este Deudor sea a su vez acreedor de la sociedad, debemos completar el campo Acreedor con el nº que tenga asignado. 4 de 21

5 A través del icono o de accedemos a la siguiente pantalla del maestro: Esta pantalla corresponde a los datos de Banco del cliente. Completaremos los distintos campos ayudándonos cuando sea necesario de los match-codes. La dirección del banco se introduce mediante el botón Datos Bancarios. A continuación pulsamos 5 de 21

6 Esta pantalla corresponde a los datos del lugar de descarga de la mercancia que se venda al cliente. Además podemos incluir otros datos como la hora de recepción de la misma, siempre que esté restringida. Pulsamos intro y accedemos a la siguiene pantalla del maestro: Esta pantalla se corresponde con los datos referentes a las personas de contacto dentro de la empresa cliente. Una vez indicado el nombre o nombres de las mismas, indicaremos el código de la función desempeñada por el mismo en la empresa, ayudados por el match-code. Pulsamos y pasamos a: 6 de 21

7 En esta pantalla indicaremos en el campo Cuenta asociada aquella cuenta de Mayor que se alimentará con los movimientos de dicho Deudor. (En nuestro ejemplo Clientes). Para cada grupo de cuentas de deudores, las cuentas asociadas que podemos utilizar son las siguientes: Para el grupo de cuentas DMEX: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta CLIENTES DEUDORES Para el grupo de cuentas DEXT y DNAC Cuenta de mayor Denominación de la cuenta CLIENTES (MONEDA EXTRANJERA) DEUDORES (MONEDA EXTRANJERA) Para el grupo de cuentas DGRU: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta CLIENTES EMPRESAS DEL GRUPO CLIENTES EMPRESAS DEL GRUPO (MONEDA EXTRANJERA) DEUDORES EMPRESAS DEL GRUPO Para el grupo de cuentas DASO: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta CLIENTES EMPRESAS ASOCIADAS DEUDORES EMPRESAS ASOCIADAS Para el grupo de cuentas DPER: Cuenta de mayor Denominación de la cuenta CLIENTES PERSONAL También son entradas obligatorias la clave de clasificación y el Grupo de Tesorería. Ayudados por los match-code seleccionamos las entradas correspondientes, teniendo muy presente que en el campo Clave de clasificación se tiene que completar siempre con la entrada 009 Nº de documento externo. El campo Nº de Gesmac se puede utilizar para indicar en el maestro de cada deudor, el numero que le correspondia en la aplicación contable de la que disponiamos anteriormente. 7 de 21

8 También hay que tener en cuenta que aquellos Pulsamos acceder a la siguiente pantalla del maestro: para En el caso de que el cobro a nuestro Deudor esté sujeto a determinadas condiciones y días, completaremos los campos incluidos en Datos de pago, desplegando en cada uno el match-code y seleccionando la entrada oportuna. El flag Historial de pago siempre debemos marcarlo. Por otro lado, si el cobro al Deudor se realiza siempre a través de las mismas vías de pago y mediante programa automático de pagos, estas debemos indicarlas en el campo Vías de pago. Desplegando el match-code de este campo podemos seleccionar entre las distintas vías existentes: Desde esta pantalla del maestro del deudor también podemos bloquear el cobro mediante programa automático, indicando en el campo correspondiente el tipo de bloqueo. Si desplegamos el match-code de este campo vemos las posibles entradas: El campo Banco propio se completará con el identificador del banco por donde cobraremos a este deudor mediante programa automático. En el caso de clientes que tengan domiciliados los pagos, este campo se debe completar obligatoriamente. 8 de 21

9 Pulsamos para acceder a la siguiente pantalla del maestro: En esta pantalla de datos de correspondencia también son opcionales todas las entradas (dependiendo del grupo de cuentas). La pantalla que nos muestra el sistema a continuación, es la de los datos de retención, en el caso de un deudor sujeto, deberemos completarla con los datos correspondientes. Pulsamos y debemos volver a: Tras grabar, el sistema nos facilita un mensaje con el Nº de cuenta asignado al Deudor: 9 de 21

10 b) Creación de deudores prodiversos Finanzas/ Datos Maestros/ Deudores /Crear (Transacción: FD01) Crearemos deudores prodiversos para contabilizar sobre ellos todas aquellas facturas de deudores eventuales ó esporádicos. Un deudor prodiverso se crea una sola vez y se contabiliza sobre el mismo todas las facturas de los diferentes deudores prodiversos, siendo en cada una de ellas donde el sistema nos pide diferentes datos necesarios como nombre, dirección, NIF, etc... Accedemos a la misma pantalla de creación de un deudor cualquiera pero en el campo de Grupo de cuentas debemos indicar DPDV Deudores Prodiversos. Luego presionamos y pasamos a la siguiente pantalla. Según vamos avanzando por las pantallas vemos que hay menos campos obligatorios que en la creación de un deudor normal. 10 de 21

11 Iremos completando los datos según nuestras necesidades, y al igual que para el resto de grupos de deudores, seleccionando la pestaña correspondiente accedemos a nuevas pantallas del maestro. En la pantalla que vemos a continuación, en el único campo que hay para completar (Ref. Grupo Cuentas), debemos hacerlo con el código DPD2. De esta forma a la hora de contabilizar una factura en este deudor nos pedirá como obligatorio, entre otros datos, el NIF del deudor: En la creación de este tipo de Deudores vamos a completar todos aquellos datos que consideremos oportunos, además de los que son obligatorios. En la siguiente pantalla vamos a tener dos campos que habrá que completar obligatoriamente, Clave de clasificación y Cuenta asociada. En el primero de ellos, como ya fue expuesto en el punto anterior, vamos a completarlo en cualquier caso con la clave de 21

12 c) Creación de un Deudor con modelo Finanzas/ Deudores/ Datos Maestros/ Crear (Transacción: FD01) Se utiliza para copiar un deudor de una sociedad a otra. En esta pantalla debemos indicar el nº de cuenta del Deudor modelo y la sociedad a la que está asignado. Por otro lado debemos indicar la sociedad en la que queremos crear el Deudor y asignarle un nº de cuenta, pues de no hacerlo, el sistema no copiará ninguno de los datos del Deudor modelo (es aconsejable darle el mismo nº de cuenta que tiene el Deudor modelo) A continuación pulsamos intro, apareciendo los datos de sociedad del maestro del Deudor pero con los campos completos al igual que el Deudor modelo, con el fin de modificar los datos propios correspondientes a la nueva sociedad, si procede, y aprovechando el resto de información. Los datos generales del maestro del deudor modelo, son copiados automaticamente aunque en este momento no se hayan visualizado. 12 de 21

13 Podemos visualizar el resto de pantallas moviéndonos con los iconos Todas las entradas son modificables, es decir, si algún dato varía de una sociedad a otra, se puede modificar. A continuación sólo quedaría grabar. 13 de 21

14 2. Modificación de un Deudor Dentro del menú de Deudores debemos seguir el siguiente camino: Datos Maestros/ Modificar (Transacción: FD02) En esta pantalla, debemos indicar el Nº de cuenta del Deudor al queremos modificar los datos maestros y la sociedad en la que deseamos hacerlo. 14 de 21

15 Una vez realizada la modificación oportuna, grabamos, facilitándonos el sistema un mensaje confirmando que se han efectuado las modificaciones. 15 de 21

16 Visualización de un Deudor Dentro del menú de Deudor, debemos seguir el siguiente camino: Datos maestros/ Visualizar ( Transacción: FD03) En esta pantalla debemos operar de la misma manera que en el caso de modificación de los datos del deudor, es decir, indicaremos Nº de cuenta del Deudor y la Sociedad. A continuación pulsando intro accedemos a visualizar los datos maestros seleccionados del Deudor. 16 de 21

17 Bloquear / Desbloquear Mediante esta función se pueden bloquear los deudores sobre los que se estime que no deben hacerse movimientos. Dentro del menú de Deudores debemos seguir el siguiente camino: Datos maestros/ Bloquear Desbloquear (Transacción: FD05) En esta pantalla, indicaremos el Nº de cuenta del Deudor y la sociedad en la que no queremos que se registren movimientos. A continuación pulsamos intro accediendo a la siguiente pantalla, en la que debemos indicar el nivel de bloqueo, es decir, si es válido para todas las sociedades o solo para la sociedad seleccionada: A continuación solo quedaría grabar. Para Desbloquear la cuenta de Deudor, seguiríamos el mismo camino en el menú de Deudores e indicaríamos el Nº de cuenta del Deudor a desbloquear y la sociedad: A continuación pulsamos intro y accedemos a la pantalla con los datos de bloqueo: 17 de 21

18 Desmarcamos el flag de bloqueo y grabamos. 3. Fijar petición de borrado A través de esta función, tenemos la posibilidad de marcar para borrado cualquier cuenta de Deudor, si bien el borrado en sí, debe realizarse a través de un programa de borrado que posee el sistema. También tenemos la posibilidad de bloquear la cuenta del Deudor para que no sea incluida a la hora de lanzar el programa de borrado. Debemos seguir el siguiente camino en el menú de Deudores: Datos maestros/ Fijar petición de borrado (Transacción: FD06) Al igual que en funciones anteriores, aquí también debemos indicar el Nº de cuenta del Deudor y la sociedad. Pulsamos intro y accedemos a la pantalla con los datos de petición y bloqueo de borrado. A través de los flags de Peticiones de borrado y Bloqueo de borrado indicamos al sistema el nivel al que queremos realizar dichas acciones: 18 de 21

19 Una vez marcados los flags correspondientes, grabamos. 4. Visualización de modificaciones Para visualizar las modificaciones realizadas en los datos maestros de un deudor, debemos seguir el siguiente camino en el menú de deudores: Datos maestros/ Visualizar modificaciones (Transacción: FD04) 19 de 21

20 En esta pantalla, debemos indicar el Nº de cuenta del deudor y la sociedad en la que queremos visualizar las modificaciones realizadas. Existe la posibilidad de acotar más la información por fecha de modificación, hora o usuario que la ha realizado. Para ello completaremos los campos incluidos dentro de Periódo de la modificación. A continuación pulsamos intro y accedemos a la siguiente pantalla que contiene los datos de las distintos campos modificados: Podemos acceder la información sobre las modificaciones realizadas en cada campo pinchando dos veces sobre el campo deseado o seleccionándolo y pulsando el icono : Pinchando dos veces sobre cualquiera de las modificaciones realizadas, o seleccionando y pinchando el icono accedemos a más información sobre las mismas (quien la realizó, cuando,...): 5. Bancos 20 de 21

21 A través de esta función podemos alimentar la tabla de Bancos (propios, de deudores,...). Es a la hora de completar los datos bancarios en el maestro cuando podemos seleccionar entradas de esta tabla. Accedemos a esta opción a través del menu SAP, por el camino indicado a continuación: (Transacción FD01) 21 de 21