Conciliación contable de bancos. Conciliación contable de bancos. Beroni Informática Pág. 1

Transcripción

1 Conciliación contable de bancos Beroni Informática Pág. 1

2 Introducción... 3 Tipos de conciliaciones... 3 Conciliación contable de bancos... 4 Configuración de conceptos bancarios... 4 Configuración de los conceptos comunes... 4 Configuración de los conceptos propios de cada banco... 5 Conciliación contable de bancos... 6 Ejemplo de informe de los apuntes del banco conciliados con Beconta Ejemplo de informe de los apuntes del banco NO conciliados con Beconta Solución de posibles errores detectados en el punteo automático del banco Código de concepto no existe en el apunte contable en Beconta El código de concepto propio del banco no está creado en Retailer En fichero del banco los apuntes están desglosados, y en Beconta, están en un único asiento contable Las fechas no coinciden con el intervalo de fechas marcado antes de aceptar el punteo Visualizar histórico de conciliaciones bancarias procesadas Beroni Informática Pág. 2

3 Introducción Enorme ahorro de tiempo y dinero en el proceso de punteo de los apuntes contables, a través de las diferentes conciliaciones automáticas. Evidentemente cuantos más apuntes contables tenga la agencia, mayor será dicho ahorro. Por ejemplo, en una agencia con de apuntes contables podemos asegurar un ahorro del tiempo dedicado por 1 persona de 208 días (a 8 horas/día). Forma de obtener dicho cálculo: 208 días = apuntes punteados automáticamente * 30 seg (media por apunte) / 60 seg./60 min./8 horas/día. Todas las conciliaciones pueden imprimir un informe de lo conciliado (queda en un histórico que puede volverse a imprimir) y de lo que no ha sido conciliado, y por tanto, debe buscarse manualmente. Tipos de conciliaciones Vamos a ver las diferentes maneras de conciliar los bancos y la caja: Conciliación de las anotaciones pendientes de bancos Conciliación contable de Bancos Conciliación contable de Cajas Conciliación de las cuentas de crédito de clientes y recibos. TIPOS DE CONCILIACIONES Se puntea el fichero del banco* con el control de anotaciones pendientes de Retailer ( saco de bancos ). Se puntea el fichero del banco* con los apuntes contables de Beconta del mismo (572). Se puntean los movimientos efectuados en las cajas de Front-Office en la cuenta de caja (570), con los apuntes de Beconta de la cuenta de caja (570). Se puntea el pendiente de cobro de Retailer y de los recibos pendientes de Retailer, con los apuntes de Beconta. *Cuando nos referimos al fichero del banco corresponde al suministrado (lo normal es bajárselo de Internet) por el Banco (idéntico al extracto que actualmente nos llega en papel), norma 43 y tipo CSB. En este documento vamos a basarnos en la conciliación contable de bancos. Beroni Informática Pág. 3

4 Configuración de conceptos bancarios Configuración de los conceptos comunes Conciliación contable de bancos Estos conceptos serán siempre los mismos, por lo que sólo se deberán crear una vez. Tendremos que indicar el código de concepto y su descripción. Serán los mismos códigos de conceptos comunes para todos los bancos con los que trabaje la agencia: Estos códigos de pueden solicitar en cualquier entidad bancaria, o en su defecto, Beroni Informática puede facilitar esta información también. Beroni Informática Pág. 4

5 Configuración de los conceptos propios de cada banco Desde esta opción configuraremos los conceptos propios de cada uno de los bancos que tenga configurados la Agencia. Para ello, la Agencia se tendrá que poner en contacto con el Banco, para que éste envíe dichos conceptos. BANCO: Teclear el código de banco del que se realizará la conciliación. Previamente creados desde Maestros Bancos Cód. Bancos. El programa tendrá en cuenta la cuenta contable asignada al banco desde el maestro, para realizar el posterior punteo en Beconta. CPTO. COMÚN: Teclear el concepto común relacionado con el concepto propio del banco, que se está configurando. Puede ocurrir que el concepto propio, no esté relacionado con ningún concepto común, por lo que este campo se puede dejar en blanco. Beroni Informática Pág. 5

6 CPTO. PROPIO: Teclear el concepto propio del banco que se está creando. DESCRIPCIÓN: Teclear la descripción de concepto propio del banco que se está creando. CÓD. DE CONCEPTO CONTABLE BECONTA: Indicar los conceptos contables de Beconta con los que se relacionará el concepto propio. Se puede relacionar hasta con nueve conceptos diferentes de Beconta. Por ejemplo, en el caso de un cargo vario, podríamos relacionarlo con los conceptos de Beconta, 27 (nuestro pago), 03 (s. factura), 21 (pago de recibos) ENTRADA/SALIDA (E/S): Indicar si el movimiento correspondiente a este concepto propio, se trata de una entrada o salida de caja. TARJETA DE CRÉDITO (S/N): Indicar si el concepto propio corresponde a una tarjeta de crédito. COMISIÓN (S/N): Indicar si el concepto propio está sujeto a comisión (tipo tarjeta de crédito). Sólo crearemos los conceptos contables utilizados de cada banco, es decir, si con un banco sólo trabajamos con cheques, sólo se tendrán que crear los conceptos que estén relacionados con pagos por talón. Conciliación contable de bancos Permite puntear automáticamente los apuntes de Beconta de la cuentas de bancos (5720), partiendo del fichero suministrado por el Banco. Recordemos que el fichero podemos descargarlo directamente de la página web del banco, que es idéntico al extracto que actualmente nos llega en papel, y que debe ser norma 43 y tipo CSB. Beroni Informática Pág. 6

7 FICHERO DEL BANCO: Pulsar sobre el botón, para seleccionar el fichero descargado desde el banco desde dónde lo hayamos guardado. Una vez seleccionado el fichero, se activa el botón automático: para iniciar el punteo Beroni Informática Pág. 7

8 En el caso que no esté bien configurada el nº de cuenta en Maestros Bancos Cód. bancos, aparecerá el siguiente mensaje: Debiendo revisar en Maestros Bancos Cód. bancos, la cuenta corriente del banco del que se está realizando el punteo, e introducir la correcta. Si la cuenta corriente creada en el maestro de Retailer es correcta, visualizaremos la siguiente pantalla: ENTIDAD BANCARIA: Visualizaremos la entidad bancaria del fichero a procesar. Nº CUENTA: Visualizaremos el nº de cuenta corriente del fichero a procesar. FECHA: DESDE/HASTA: Visualizaremos la fecha Desde/Hasta del fichero a procesar. Normalmente corresponderá a un mes en concreto. APUNTES DEBE: Visualizaremos el nº de apuntes que existen en el debe del fichero, y el importe total de los mismos. APUNTES HABER: Visualizaremos el nº de apuntes que existen en el haber del fichero, y el importe total de los mismos. A parte de los datos del fichero seleccionado, deberemos tener en cuenta que: Beroni Informática Pág. 8

9 FEC. APUNTE A LOCALIZAR EL BECONTA: DESDE/HASTA: Las fechas en las que se encuentren los apuntes en Beconta, pueden no ser las mismas que las que vienen en el fichero del banco, por lo que podemos configurar cuántos días antes/después de la operación del banco, debemos comprobar. Por defecto el Retailer comprueba en 27 días antes de la operación del banco, y en 6 días después. El usuario puede modificar estas cantidades, antes de realizar el punteo automático. SÓLO LO NO PUNTEADO: Esta opción estará marcada por defecto, para que al realizar el punteo automático, se puntee solamente todo lo que todavía no esté punteado en Beconta, ya que el usuario ha podido puntear manualmente alguna partida. Si desmarcamos esta opción, se puntearán todos los apuntes que coincidan con los del fichero del banco, estén o no punteados previamente en Beconta. CÓDIGO DE PUNTEO: Por defecto el código de punteo que quedará marcado en Beconta será JB, pudiendo ser cambiado por el usuario antes de realizar el punteo automático. Pulsar sobre el botón para ejecutar el proceso de conciliación del banco en Beconta, y veremos el mensaje: Si la respuesta es afirmativa, visualizaremos el mensaje: Y veremos en pantalla el total de apuntes existentes, el total de apuntes punteados, y un % de conciliación. También podremos imprimir un informe de los apuntes del banco NO conciliados en Beconta, y de los conciliados, pudiendo seleccionar en este caso si queremos imprimir sólo los conciliados fuera de fecha: Beroni Informática Pág. 9

10 Cantidad de apuntes punteados Imprimir los apuntes del banco NO conciliados con Beconta Imprimir los apuntes del banco conciliados con Beconta Se puede realizar el proceso de punteo automático tantas veces cómo se requiera. Una vez detectados y arreglados los posibles errores del punteo, se puede proceder a volver a puntear todo, para ir aumentando el % de conciliación. Ejemplo de informe de los apuntes del banco conciliados con Beconta Beroni Informática Pág. 10

11 Ejemplo de informe de los apuntes del banco NO conciliados con Beconta Solución de posibles errores detectados en el punteo automático del banco Los factores más comunes por los que Retailer no puntea algunos conceptos del fichero con el Beconta, puede ser: Las fechas no coinciden con el intervalo de fechas marcado antes de aceptar el punteo. El código de concepto de Beconta no está asignado correctamente al apunte contable. El código de concepto de Beconta no existe en el apunte contable de Beconta. El código de concepto propio del banco no está creado en Retailer. En el fichero del banco los apuntes están desglosados, y en el Beconta, están en un único asiento contable (por ejemplo totalización de las visas al final del día). Es posible que en Beconta exista un único movimiento contable por la totalidad, si el usuario así lo ha introducido desde Front-office, y que en el fichero del banco, venga cada movimiento desglosado. Código de concepto no existe en el apunte contable en Beconta Ante todo, cuando un apunte no ha sido conciliado de manera automática, debemos buscar este apunte en Beconta, para detectar el posible error, para arreglarlo y poder volver a realizar el punteo, siendo la manera más cómoda por fecha y por importe. En este ejemplo de descuadre, buscaremos en Beconta Consultas Selección de importe, en la cuenta contable del Banco, en la fecha , un importe igual a 23,01: Beroni Informática Pág. 11

12 Comprobamos que es el asiento que estamos intentando localizar. Y si es correcto, iremos a visualizar desde Beconta Apuntes, dicho asiento: Beroni Informática Pág. 12

13 Podemos comprobar que falta indicar el concepto contable en los dos apuntes que componen el asiento. Lo acabaremos de completar, y volveremos a realizar el punteo automático. Ahora este apunte lo punteará de manera correcta: El código de concepto propio del banco no está creado en Retailer Ante todo, cuando un apunte no ha sido conciliado de manera automática, debemos buscar este apunte en Beconta, para detectar el posible error, para arreglarlo y poder volver a realizar el punteo, siendo la manera más cómoda por fecha y por importe. Beroni Informática Pág. 13

14 En este ejemplo de descuadre, buscaremos en Beconta Consultas Selección de importe, en la cuenta contable del Banco, en la fecha , un importe igual a 27,75: Comprobamos que es el asiento que estamos intentando localizar. Y si es correcto, iremos a visualizar desde Beconta Apuntes, dicho asiento: Beroni Informática Pág. 14

15 En este caso no está creado el concepto propio 140 en Retailer. Debemos crearlo, y volveremos a realizar el punteo automático. Ahora este apunte lo punteará de manera correcta: En fichero del banco los apuntes están desglosados, y en Beconta, están en un único asiento contable Por ejemplo totalización de las visas al final del día. Es posible que en Beconta exista un único movimiento contable por la totalidad, si el usuario así lo ha introducido desde Front-office, y que en el fichero del banco, venga cada movimiento desglosado. En este caso el punteo automático de estos movimientos, no se realizará, debiendo puntearse manualmente en el Beconta. Por ejemplo: Beroni Informática Pág. 15

16 Estos apuntes que aparecen en el fichero del banco desglosados en 6 movimientos, en Beconta están en un único asiento contable, ya que desde Front-Office se ha realizado sólo un movimiento financiero por el total de los seis movimientos: Para poder puntear este tipo de apuntes en posteriores casos de manera automática, se deberán realizar movimientos financieros en Front-Office desglosados por cada ingreso o pago en el banco, y no de manera totalizada. Las fechas no coinciden con el intervalo de fechas marcado antes de aceptar el punteo En este caso, debemos comprobar en Beconta las fechas de los apuntes, e incrementar el periodo de fechas en DESDE o HASTA desde Retailer, antes de volver a realizar el punteo: En este caso, debemos tener especial cuidado, ya que si incrementamos estos días pueden puntearse asientos de meses que no correspondan al fichero del banco, por ser apuntes repetitivos, y por el mismo importe en todos los meses del año. Beroni Informática Pág. 16

17 Visualizar histórico de conciliaciones bancarias procesadas BANCO: Teclear/Buscar el banco del que se desea visualizar el histórico. F. DESDE/HASTA: Teclear las fechas desde/hasta para visualizar las conciliaciones ya procesadas. Pulsar sobre el botón banco y fechas indicadas:, para visualizar el histórico de conciliaciones procesadas del La impresora sólo se activará en el caso que nos situemos encima de una de las conciliaciones que tenga datos conciliados, para poder imprimir los mismos. SÓLO CONCILIADOS FUERA DE FECHAS: Marcar esta opción, si se desea imprimir sólo aquellos apuntes encontrados en Beconta fuera del periodo de fechas del banco. Beroni Informática Pág. 17