Liquidación BSP. MEJORAS DE LA VERSIÓN 8.1 DE RETAILER (Liquidaciones BSP) Beroni Informática Pág. 1

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1 MEJORAS DE LA VERSIÓN 8.1 DE RETAILER (Liquidaciones BSP) Beroni Informática Pág. 1

2 Introducción... 3 Maestros Códigos de oficinas... 3 Maestros Configuración fichero TASF (Travel Agency Service Fee) Costes del servicio y costes del cobro de tarjetas (Bsp)... 4 Maestros Proveedores/Comitentes... 5 Compras - Pendiente de cobro TASF (Bsp)... 6 Compras Liquidaciones Introducción de los datos de la factura TASF... 8 Factura TASF Introducción datos factura TASF IVA Liquidación periódica del IVA...17 Beroni Informática Pág. 2

3 Introducción En esta nueva versión de Retailer, se han solucionado algunos temas técnicos y algunos errores detectados. Pero los cambios más importantes, que pasamos a explicar en las próximas páginas son: La posibilidad de puntear automáticamente los fees cobrados a través de Bsp por la Agencia de Viajes. Posibilidad de listar el libro de IVA de facturas emitidas según el Real Decreto 1496/2003 Disposición Adicional 4ª. El día 29/11/03 se publicó en el BOE el Real Decreto 1496/2003 en el que se obliga a que todos aquellos servicios de transporte aéreo que se liquiden por BSP, se facturen con una Serie y un número de factura diferente al resto. Por ejemplo: Reserva de Avión + Hotel = 2 facturas. Además tienen que constar en el libro de IVA de facturas emitidas como dos registros diferentes. El mismo Front - Office detecta al facturar si hay servicios sujetos a liquidación BSP y automáticamente les asigna una serie y un nº distinto a efectos de desglose y dos anotaciones en el libro de IVA de facturas emitidas en Retailer. Maestros Códigos de oficinas De cara a la liquidación de BSP y sus TASF, es obligatorio indicar el Nº de IATA en cada una de las sucursales de las Agencia de Viajes, desde Maestros Códigos de Oficinas, en el campo Nº IATA SUC.: Beroni Informática Pág. 3

4 TECLEAR EL Nº DE IATA DE CADA SUCURSAL Maestros Configuración fichero TASF (Travel Agency Service Fee) Costes del servicio y costes del cobro de tarjetas (Bsp) De cara a la liquidación de BSP y sus TASF, es obligatorio indicar el Nº de IATA en cada una de las compañías aéreas que asumen el coste del proceso por transacción, desde Maestros Configuración fichero TASF (Travel Agency Service Fee) Costes del servicio y costes del cobro de tarjetas (Bsp), en el campo CÓD. IATA: Beroni Informática Pág. 4

5 TECLEAR EL Nº DE IATA DE CADA COMPANÍA Maestros Proveedores/Comitentes De cara a próximas versiones para la utilización del módulo de Generación de ficheros de tarjetas de crédito Visa, American, Diners y Air Plus. Desde esta opción se generarán los ficheros que deben enviarse a las diferentes tarjetas de crédito, y que posibilitan el dar una mayor información al cliente por parte de la tarjeta de crédito. Para que esta información se genere correctamente, deben estar debidamente cumplimentados una serie de campos del maestro de proveedores/comitentes: Beroni Informática Pág. 5

6 SELECCIONAR EL TIPO DE SERVICIOS DEL PROVEEDOR/COMITENTE TECLEAR LAS SIGLAS DE LA CÍA AÉREA TECLEAR EL CÓDIGO DE IATA DE LA CÍA AÉREA TIPO SERVICIO Indicar el tipo de servicios del proveedor/comitente que se está visualizando. Éste puede ser: Avión, Tren, Barco, Hotel, Coche u Otros. CÍA. AÉREA En el caso de que el comitente sea una cía. aérea, y el tipo de servicio sea Avión, deberemos teclear el código de la compañía aérea, por ejemplo para Iberia sería IB. IATA En el caso de que el comitente sea una cía. aérea, y el tipo de servicio sea Avión, deberemos teclear el nº de IATA de la compañía, por ejemplo para Iberia sería 075. Compras - Pendiente de cobro TASF (Bsp) Nueva pantalla de visualización y consulta de todos aquellos importes de Services Fee que hayamos cobrado a través de BSP. Beroni Informática Pág. 6

7 PULSAR AQUÍ PARA ENTRAR EN LA OPCIÓN DEL PENDIENTE DE COBRO TASF (BSP) Pulsar sobre la opción situada en COMPRAS de PENDIENTE DE COBRO TASF (BSP), y visualizaremos la siguiente pantalla: En la parte superior, visualizaremos línea a línea todos aquellos fees cobrados a través de Bsp. En la parte inferior de la pantalla (parte amarilla), vemos un total de los fees, importe total de éstos, restando los gastos de Bsp (Tasf) y los gastos de las tarjetas de crédito, que hemos creado previamente desde Maestros - Configuración fichero TASF (Travel Agency Service Fee) Costes del servicio y costes del cobro de tarjetas (Bsp), resultando de esta operación el Neto a ingresar. Visualizamos también el importe de cada uno de los fees con el IVA, los gastos de Bsp (Tasf), y los gastos de la tarjeta de crédito, con sus respectivas cuentas contables, así Beroni Informática Pág. 7

8 como el código de la tarjeta, el nº de la misma, el código de autorización, a qué factura pertenece este fee... Ningún dato de esta pantalla se puede modificar, a parte de la fecha de emisión. Si el billete tiene la fecha de emisión incorrecta, el fee también la tendrá, por lo que tendremos que entrar en producción, a modificar la fecha de emisión del billete, y desde esta pantalla, la fecha de emisión del fee, para poder liquidarlos en la liquidación del mes a que correspondan. Si son los importes los que están incorrectos, no los podremos modificar, ya que se regularizarán en el momento que ejecutemos el proceso de la liquidación de BSP, y la aceptemos. Existe la posibilidad de borrar registros de fee que sean incorrectos, aunque deberemos tener en cuenta que no se generará ningún asiento contable al borrarlo, por lo que lo tendremos que modificar manualmente desde contabilidad. Al pulsar sobre el botón, visualizaremos el siguiente mensaje: Si respondemos afirmativamente, veremos el mensaje: Compras Liquidaciones Introducción de los datos de la factura TASF Se ha modificado la pantalla de liquidaciones, para poder puntear los fees cobrados a través de BSP e introducir la información de la factura TASF de bsp. Vamos a ver por pasos, como realizar la liquidación de BSP con TASF: Beroni Informática Pág. 8

9 Seleccionar el código de liquidación, la oficina liquidadora y las fechas de la liquidación, y pulsar sobre el botón PROCESAR LA LIQUIDACIÓN SELECCIONADA, y accederemos a la siguiente pantalla: Introducir los importes de la LIQUIDACIÓN, COMISIÓN ACREDITADA e IVA DE LA COMISIÓN ACREDITADA que nos envía BSP, como en cualquier liquidación. En este ejemplo, el importe de la liquidación es de 69949,71, el importe de la comisión acreditada es de 5920,35, y el importe del IVA de la comisión es de 228,40 : Beroni Informática Pág. 9

10 IMPORTE DE LA LIQUIDACIÓN IMPORTE DE LA COMISIÓN ACREDITADA IMPORTE DEL IVA DE LA COMISIÓN ACREDITADA Acceder a la nueva opción nº 4 de DATOS FACTURA IATA Y PUNTEO TASF... y visualizaremos las siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 10

11 IMP. TOTAL NETO A INGRESAR TASF Introducir el importe total contado de la columna de comisión del apartado de TASF del listado PDF que la Agencia se descarga de la página de BSP: IMPORTE A INTRODUCIR EN EL CAMPO DE IMP. TOTAL NETO A INGRESAR TASF. Beroni Informática Pág. 11

12 Desde esta parte de la pantalla, introduciremos los datos de IATA ESPAÑA, y los datos de la factura que nos remite de TASF. Hay que tener en cuenta que en el caso de que la agencia tenga más de una sucursal, BSP envía esta factura con los importes totalizados de cada una de las series de la agencia, y que tendremos que introducir esta factura únicamente una vez, normalmente en la liquidación de la oficina central de la Agencia. F. RECEPCIÓN Teclear la fecha de recepción de la Factura TASF del mes correspondiente a la liquidación que se está procesando. ORDEN:SERIE/Nº ORDEN Teclear la serie, y el número de orden, de la factura que estamos introduciendo a efecto de los libros de IVA. Aquí deberemos introducir el nº de orden que habremos puesto en la factura al recibirla, según establece la ley y el Reglamento del IVA, y que es obligatorio, y debe ser correlativo a todas las facturas recibidas, y que estén sujetas a incluirse en el libro de IVA de facturas recibidas. En función de cómo tengamos configurada la asignación del nº de orden, no habrá necesidad de teclearlo, sino, que se grabará automáticamente. NÚM. FACTURA Teclear el nº de la factura de TASF que nos remite IATA. FECHA FACTURA Teclear la fecha de la factura de TASF que nos remite IATA. BASE IMPONIBLE Teclear la base imponible de la factura de TASF. IVA Teclear el importe de IVA de la factura de TASF. TOTAL FACTURA Teclear el importe total de la factura TASF. (el programa sumará la base imponible y el IVA anteriormente tecleados). Vamos a ver un ejemplo de factura de TASF y como introducir la información de ésta en esta pantalla: Beroni Informática Pág. 12

13 Factura TASF Beroni Informática Pág. 13

14 Introducción datos factura TASF Para liquidar automáticamente los TASF, necesitamos que BSP nos haya enviado el fichero llamado REC FILE.TXT. Grabamos este fichero dentro de cualquier directorio de nuestro ordenador para poder recuperarlo más tarde para el punteo. Pulsar sobre el botón, para buscar el fichero REC FILE.TXT enviado por BSP, y recuperarlo desde el directorio donde lo hayamos grabado. Una vez recuperado el fichero, pulsar sobre el botón, para puntear automáticamente los TASF de BSP con los existentes en Retailer, y visualizaremos el siguiente mensaje. Beroni Informática Pág. 14

15 Puede ser que antes de que aparezca el mensaje anterior, veamos este otro: Esto quiere decir que los importes existentes en el fichero TASF (enviado por el Bsp) y el importe neto a ingresar por los services fee (impresos en la liquidación del Bsp) no cuadran, es decir, no suman lo mismo. Ello se debe a que el cálculo que se realiza para la obtención del fichero TASF y el cálculo utilizado para obtener el neto a ingresar por cada billete es diferente, y por tanto, es posible que en algunos casos exista un descuadre debido a los redondeos. Por ejemplo: Un billete con un service fee de 30.00, pagado a través de Diners (2.75% de comisión de tarjeta): CÁLCULO REALIZADO EN FICHERO TASF Importe Fee % comis. tarjeta Imp. comis. tarjeta Neto a Ingresar Cálculo realizado con su redondeo ((30 * 2.75) / 100) = = CÁLCULO REALIZADO EN LA IMPRESIÓN DE LA LIQUIDACIÓN (PDF) Importe Fee % comisión Comisión/Neto a Ingresar Cálculo realizado con su redondeo ((30 * 97.25) / 100) = Es decir, según el papel impreso, el Bsp nos ingresa y en cambio según el fichero TASF nos ingresa 29.17, pues bien, este céntimo de diferencia hace que los asientos contables generados en el cierre de la liquidación no cuadren. Beroni Informática Pág. 15

16 Para resolver este problema del Bsp, lo que hará el Retailer automáticamente es generar un nuevo asiento contable de abono a la cuenta (diferencia aplicación de tarifas) con dichas diferencias, hasta que BSP arregle este anomalía. Después de pulsar sobre el botón, se activa el botón, para poder imprimir sólo los TASF que no coinciden entre Bsp y Retailer, o imprimir todos los TASF. Los que no se encuentren en Bsp pero sí en Retailer, se generarán las diferencias oportunas el aceptar la liquidación. Los que no se encuentren en Retailer, pero sí en Bsp, puede ser que la fecha de emisión sea incorrecta (por lo que se cambiará ésta desde COMPRAS PENDIENTE DE COBRO TASF (BSP)), y los que no estén en el pendiente de cobro Tasf, pero sí en Bsp, o todavía no han facturado este billete desde Front-Office, o si está facturado, no se creó correctamente el fee, por lo que el Retailer también generará las diferencias oportunas al aceptar la liquidación de Bsp. De esta manera comprobaremos que esté todo correcto, antes de aceptar el punteo. Para aceptar el punteo automático de los Tasf de Bsp, pulsar sobre el botón liquidación de Bsp:, y el programa cambiará a la pantalla principal de la TOTAL DE LA FACTURA DEL TASF TOTAL DEL IMPORTE DE COMISIÓN DE TASF Beroni Informática Pág. 16

17 Los importes tecleados al principio de la liquidación y de la comisión, correspondientes al listado de Bsp, se han modificado debido al punteo automático del Tasf: Importes antes del punteo de los Tasf de Bsp Importes después del punteo de los Tasf de Bsp Se han añadido dos campos nuevos, TOT. FRA. TASF (total de la factura del Tasf) y IMP.COMIS.TASF (importe de la comisión del Tasf), tecleados dentro de la pantalla de Datos factura IATA y punteo Tasf. El programa resta del importe tecleado en el campo de la liquidación, el importe de la factura de IATA ( = ). Y resta del importe de la comisión el de la comisión del Tasf ( = ). A partir de este punto, se continuarán ejecutando las opciones de la liquidación de Bsp normalmente, es decir el punteo manual o automático (en el caso de que lo tengan contratado), generación de las facturas de comisión, introducción de los datos de pago de la liquidación y finalmente la aceptación de la misma. IVA Liquidación periódica del IVA Posibilidad de listar el libro de IVA de facturas emitidas según el Real Decreto 1496/2003 Disposición Adicional 4ª, ya que se obliga a que todos aquellos servicios de transporte aéreo que se liquiden por BSP, se facturen con una Serie y un número de factura diferente al resto. Como desde Front-Office ya se ha ido generando esta información, se ha modificado el programa Retailer para poder listar la liquidación de IVA de facturas emitidas correctamente, es decir desglosando los servicios sujetos a Bsp billete a billete. Vamos a ver un ejemplo de listado de facturas emitidas: Beroni Informática Pág. 17

18 DESGLOSE POR BILLETE SEGÚN REAL DECRETO 1496/2003 DISPOSICIÓN ADICIONAL 4ª Beroni Informática Pág. 18