Control Facturas de Proveedores Anexo manual Gran Hotel

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Gregorio Henríquez Sosa
hace 7 años
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1 Objetivo El objetivo de este nuevo módulo es controlar los gastos que genera el Hotel y ordenar sus pagos. No sólo los pagos que se realicen desde la caja del Hotel sino también los que se realizan desde Banco, mediante transferencias, cheques, pagares, letras, recibos domiciliados u otras formas de pago. Cada vez que un proveedor nos envía una factura, debemos teclearla en el programa y ordenar su forma de pago, de esta forma podremos no sólo prever nuestros pagos sino tener un control sobre el costo que cada departamento de nuestro establecimiento nos está generando. Instalación El módulo está disponible desde la versión 1.333M, si tiene una versión anterior puede actualizarse en la web. Para trabajar, necesita tener instalada la base de datos que debe solicitarla a Corfú (clientes con contrato de mantenimiento), mediante un correo electrónico a admin@ghcorfu.com INDICE A Introducción 2 B Crear Ficheros Facturas de proveedores 3 C Facturas de Proveedores 6 D Previsión de Pagos 10 1

2 Corfú A. Introducción Para acceder al módulo de lo haremos desde el menú en la opción [Comercial] [Facturas de Proveedores] o [Comercial] [Crear ficheros Facturas de Proveedores]. El módulo se compone de tres opciones: 1. Creación de ficheros. Se crearán los grupos de los proveedores, las fichas de los proveedores y las distintas formas de pago con las que vamos a trabajar. 2. Facturas. Se crean, modifican, cancelan y liquidan las facturas. 3. Previsiones de pago. Desde esta opción se controlan los pagos realizados y de los pagos pendientes. 2

3 Corfú B. Crear ficheros facturas proveedores. Para poder trabajar con el módulo de proveedores, deberá crear previamente los ficheros de grupos de proveedor, fichas de proveedor y formas de pago. Desde esta pantalla: 1. Crear/ modificar grupo. Si es un grupo nuevo simplemente deberá teclear el nombre en el cuadro y hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR]. Para modificar un grupo deberá seleccionarlo de la lista que aparecerá en el desplegable. El grupo seleccionado aparecerá en el cuadro de abajo, deberá realizar el cambio que quiera en dicho texto y hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR]. 2. Ficha de proveedor. Si es una ficha nueva deberá: Seleccionar el grupo en el desplegable (previamente creado)(obligatorio) Escribir el nombre del proveedor (obligatorio) 3

4 Nif Dirección Población Provincia Teléfono Fax Contacto Observaciones Deberá hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR]. Para modificar la ficha deberá seleccionarla de la lista que aparecerá haciendo <clic> en el desplegable [seleccionar proveedor ]. Los datos de dicho proveedor aparecerán en pantalla, se modifican y hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR]. Para abrir una nueva ficha deberá hacer <clic> en el botón [NUEVO]. Para eliminar una ficha de un proveedor deberá seleccionarla de la lista que aparecerá haciendo <clic> en el desplegable [seleccionar proveedor ] y deberá hacer <clic> en el botón [ELIMINAR]. Solo se pueden eliminar fichas de proveedores que no tengan o hayan tenido factura. Para ver las facturas de un proveedor seleccionar la ficha en de la lista que aparecerá haciendo <clic> en el desplegable [seleccionar proveedor ] y hacer <clic> en el botón [IR A FACTURAS] (más información en el apartado C facturas). 4

5 3. Formas de pago. Para crear una nueva forma de pago deberá hacer <clic> en el botón [NUEVO]. Deberá: Escribir el concepto deseado (banco de Valencia, Cheque, transferencia,.) Marcar si está conectada o no con la caja de hotel. En el caso de que si que esté conectada en el momento de liquidar un importe se hará de forma automática un movimiento en la caja del día del hotel. Deberá hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR]. Para modificar una forma de pago deberá seleccionarla de la lista que aparecerá en pantalla y hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR]. Para eliminar una de las formas de pago creadas deberá seleccionarla de la lista que aparecerá en pantalla haciendo <clic> sobre la que quiera eliminar y luego <clic> en el botón [ELIMINAR]. Solo se pueden eliminar formas de pago que no hayan sido utilizadas previamente para liquidar alguna factura. NOTA: El programa no permite crear tanto en los grupos, como en las fichas y formas de pago, dos iguales. 5

6 Corfú C. Facturas de proveedores. Desde esta pantalla creamos y liquidamos las facturas de los proveedores. En la parte central hay un listado de las facturas que cumplen los requisitos de la selección que se ha realizado previamente en la parte inferior. Los criterios de selección pueden ser: Entre fechas Estado (todas, pendiente, pagada) De un grupo de proveedores De un proveedor Sin selección marcar la opción [VER TODAS]. Para ver en pantalla la selección deberá hacer <clic> en el botón [CALCULAR] 6

7 Los datos para cada factura del listado son: Fecha de creación Número Serie Proveedor Concepto Base Iva Total Estado. N si está pendiente de pago, S si esta pagada 1. Crear/ modificar facturas. Para crear una nueva factura deberá hacer <clic> en el botón [NUEVO]. Los datos que se deben indicar son: Fecha Número de la factura Serie de la factura Seleccionar el proveedor de la lista que aparecerá haciendo <clic> en el desplegable seleccionar proveedor Detallar el concepto Base Iva El total se calcula de forma automática. Deberá hacer <clic> en el botón ARCHIVAR. Para modificar la factura deberá seleccionarla de la lista que aparecerá en el centro de la pantalla. Los datos de dicha factura aparecerán en la parte derecha de la pantalla, se modifican y hacer <clic> en el botón ARCHIVAR. 7

8 Corfú 2. Crear/ modificar formas de pago. Para cada factura se pueden definir hasta 4 formas de pago distintas o/y 4 plazos de pago diferente. La suma total de los mismos puede ser superior al total de la factura, pero NUNCA superior. Tanto para crear como para modificar deberá estar seleccionada previamente una factura. Los datos que se deben especificar en la forma de pago son: La fecha en la que se va a realizar el pago La forma de pago El importe Observaciones Cuando se realiza un pago se marca la opción [HECHO]. Para guardar cualquier cambio que se hace en cualquiera de estos campos se deberá hacer <clic> en el botón [ARCHIVAR FORMAS DE PAGO]. 8

9 Si alguno de los pagos definidos ha sido realizado, el programa permite modificarlo solo si la forma de pago seleccionada no tiene conexión con el programa de hotel. En el caso de que la forma de pago selecciona tenga conexión con el hotel, se deberá recordar que en el momento de realizar el pago (marcar la opción [HECHO]), de forma automática se creará un apunte en la caja del día del hotel. 3. Cerrar una factura Significa que la factura queda como liquida. El programa cerrar una factura aunque el importe de los pagos no sume lo mismo que el importe total de la factura. Una vez cerrada la factura el usuario no podrá realizar ningún cambio en la misma. Para cerrar una factura, deberá hacer <clic> en el botón [CERRAR FACTURA], después de haberla seleccionado. Para ver las previsiones de pago, deberá hacer <clic> en el botón [PREVISIÓN DE PAGOS]. (Más información, ver el apartado previsión de pagos) 9

10 D. Previsión de pagos. Desde esta pantalla se realiza un listado selectivo que permite tener una previsión de los pagos que se deben realizar, así como un control de los pagos realizados. El listado se puede seleccionar por: Fechas Grupo de proveedor Un proveedor Para ver el resultado de la selección se deberá hacer <clic> en el botón [CALCULAR]. El listado que se presenta en pantalla desglosa para cada factura los diferentes pagos que tiene indicando: Fecha de la factura Número de la factura Serie de la factura Proveedor Importe total de la factura Fecha del pago Forma del pago Importe del pago Estado (pendiente o pagado) Observaciones Por cada factura seleccionada, aparecen tantas líneas como pagos tenga que cumplan los requisitos de fechas indicados en la selección. El periodo seleccionado NO hace referencia a la fecha de la factura, sino a la fecha de los pagos. 10

11 Corfú El listado se puede ordenar por: Número de factura Proveedor Fecha de pago Forma de pago Aparecerán en verde los pagos que ya se han realizado. Para ver en ese mismo listado, los pagos que aún quedan pendientes se deberá hacer <clic> en la opción [VER PENDIENTES]. Con la selección realizada en el resumen pendientes, aparecerá un listado con la suma de los totales desglosados por formas de pago y fechas. Para ir a la pantalla de facturas desde esta pantalla, deberá hacer <clic> en el botón [IR A FACTURAS]. 11

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