Gestión de Cartera. Configuración

Transcripción

1 Gestión de Cartera Configuración El tratamiento y posterior gestión de Cartera en la Aplicación Tinfor Contabilidad, dispone de algunos parámetros que permitirán configurarla en función de su forma de operar con la misma. 1.- Ficha de Empresas.- Tab Datos Auxiliares. Marcar/Desmarcar: Activar Cartera por Defecto, esto permite que de forma automática todas las cuentas del grupo Cliente/Acreedores/Proveedores queden marcadas para posterior gestión en la ventana de Cartera. Esta acción de Marcar/Desmarcar puede realizarse en cualquier momento sin el menor riesgo dado que únicamente marca/desmarca dichas cuentas de forma automática. No obstante como luego se explica, posteriormente puede vd. marcar/desmarcar cuentas concretas según sus necesidades. Si va a gestionar cartera para una mayoría de cuentas o todas ellas, puede marcar esta casilla para mayor comodidad y luego desmarcar aquellas cuentas concretas que no desee dicha gestión. Activar Columna MultiFunción. Esto produce que en la ventana de entrada de Apuntes aparezca una columna al final (parte derecha) que marca con una letra (C) cuando un apunte reune las condiciones para abrir ventana de Cartera, con ello, en todo momento dando INTRO abre ventana o bien en cada momento Vd,. puede quitar la letra para evitar en casos concretos entrar en dicha ventana, es decir, permite de una forma manual, tomar en cada momento la decisión de entrar a realizar las anotaciones en Cartera o no. Si deja desactivada esta columna y la cuenta tiene marcada la Gestión de Cartera, automáticamente abre dicha ventana para realizar las anotaciones, no obstante dentro de esta ventana también se puede decidir no realizar la anotación. Abrir Cartera en Impuestos. Actua de forma similar(no igual) al caso anterior, es decir, si está activada, abre la ventana para gestionar cartera, de no estarlo NO gestiona la cartera aunque en la cuenta indique que sí. Cuenta de Cartera Proveedores/Clientes. Permite definir las cuentas que por defecto presentará la aplicación en las ventanas correspondientes de cartera para su validación si procede y en cada caso. 2.- Plan de Cuentas. Fichas de Cuenta. En la ventana de cada cuenta, Tab Datos Auxiliares, puede marcar/desmarcar la Gestionar Cartera según sus necesidades. Una cuenta que tenga esta casilla marcada (y que pertenezca al grupo 40,41,43,44,52) produce la apertura de la ventana de gestión de cartera de forma

2 automática (si en sociedad no tiene activada la multicolumna) o por defecto si no decide lo contrario en la columna multicolumna. Cuenta de Cartera. Aquí puede indicar la cuenta concreta de cartera que se aplicará en los apuntes relacionados con esta cuenta. En caso de dejar en blanco, utilizará la cuenta de Cartera Proveedores/Clientes indicada en la ficha de Empresa. Operatoria General El uso y funcionamiento de la Cartera se podrá llevar a cabo desde distintas opciones de la Aplicación. 1. En el momento de la Entrada de Apuntes si tiene activadas las opciones correspondientes tal y como se explicó anteriormente. 2. Realizando anotaciones en Cartera de una forma Directa. A través de la Opción: Entradas. Documentos a Cartera. En este caso, lo que registre en Cartera NO pasa al Diario o Apuntes contables. 3. Gestionando los registros en ella existentes por medio de la Opción: Consultas. Gestión Documentos en Cartera. Diferentes opciones que se explican y que permite realizar tratamientos diversos con los registros existentes en Cartera. Cartera desde Entrada Apuntes Una vez realiza la configuración para la gestión de cartera como anteriormente se señala aparecerán las ventanas de cartera correspondientes y en función del apunte concreto que en cada momento se esté introduciendo. Notas Previas: Con el fin de permitir al Usuario tener un completo control de cada una de las etapas y fases de cartera y que en todo momento pueda permanecer desvinculada de la entrada de Apuntes y mantener la misma según necesidades, es por lo que, cada moviento desde apuntes hacia cartera, se realiza de una forma independiente sin presuponer por nuestra parte una serie de apuntes automaticos. Caso práctico desde el inicio de una Factura: Vamos a introducir los diferentes Asientos de una Factura de Proveedor que queremos controlar a través de la Gestión de Cartera. Hemos creado una cuenta de Cartera para este Proveedor ya que deseamos llevar en Cuenta de Cartera Independiente.

3 1ª Etapa.- Entradas. Asientos Contables (si desea además gestionar el Iva/Igic en libros de impuestos, realizará la entrada en este caso por el Tab Impuestos, si bien la ventana que se abrirá de cartera será la misma). Nuevo. Indicar Fecha Apunte, cuenta, concepto, importe y se abre la ventana de cartera: Cuenta Origen.- Automaticamente presenta la del Proveedor del apunte que estamos realizando. Tipo de Documento.- Por defecto se entiende que es una Factura. Puede cambiar en este momento. Documento / Factura.- Presenta el Nº de la Factura o el Nº del Asiento dependiendo del lugar desde donde está introduciendo el mismo. Situación.- Por defecto y lo habitual será el de Pendiente de Pagar/Cobrar. Nº de Vencimento/Fecha 1º Vto.- Si bien lo habitual será, no conocer en este momento todavía el nº de vencimientos previsto, no obstante si lo desea ahora ya puede ponerlos. INTRO.

4 Automáticamente genera el apunte en cartera correspondiente o tantos registros en la misma como numero de vencientos indiquemos. Presionar F12 para cerrar esta ventana. Vuelve a la entrada de apuntes y finalizamos con la contrapartida correspondiente. INTRO hasta el final de la linea acaba el Asiento. Con esta Fase, evidentemente se ha finalizado el Asiento de Entrada de Factura de un Proveedor/Cliente y al mismo tiempo ya se registra la misma en Cartera. Si en cualquier momento vamos a Entradas. Documentos a Cartera. CONSULTAR y F12 mostrará TODOS los registros pendientes en Cartera, pero si se desea acotar más se indicará Fecha (esta fecha se entiende en Consultas por Fecha DESDE) y/o Cuenta Origen del Documento (de no indicar cuenta alguna se presentan todas a partir de la fecha indicada), es decir (en este Caso Cuenta del Proveedor) y F12 con ello muestra UNICAMENTE los registros, es decir, las Facturas Pendientes de este Proveedor.

5 Si también deseamos ir al área de Consultas. Gestión de Documentos en Cartera, igualmente podemos ver con mayor detalle dichos registros.

6 2ª Etapa.- En ésta Etapa, se va a realizar el Asiento de Cancelación de la Factura mediante la emisión de Pagarés con vtos y envio de los mismos a la Cuenta de Cartera para su control y gestión. Entrada. Asientos Contables. El primer Apunte que realizamos será el de la cuenta del Proveedor (Debe)/ Cliente (Haber) con lo cual se abre la ventana de Cartera-Cancelación con la relación de TODAS las facturas pendientes de Cancelar de esta Cuenta. Indicar la Cuenta de Cancelación que en este Ejemplo será la cuenta de Cartera. Marcar las Facturas a Cancelar. con el importe que hemos indicado en el Apunte. En caso de Marcar importes Superiores al importe indicado en el Apunte, se cancelará en cartera Unicamente la parte correspondiente a dicha factura. F12 para Finalizar y volver a la ventana de Asientos para continuar. Hasta este preciso momento y si fueramos a cartera el Registro de la Factura ha sido cancelado y queda registrado en el mismo la cuenta de Cartera que lo canceló. A continuación y para finalizar el Asiento, se indica la cuenta de Cartera- Cancelación (cuenta que ya indicamos en la ventana anterior). También permite indicar la cuenta de Banco a través de la cual preveemos abonar estos pagarés,

7 indicando la misma, permitirá obtener listados de previsión de vencimientos por Banco. INTRO hasta finalizar la Linea de Apunte con lo cual nuevamente se abre la ventana de Cartera pero en este caso para permitir indicar la forma que se piensa cancelar la Factura. Se indica el tipo de Documento, Nº de Vencimiento, Fecha 1º Vcto. etc En este caso hemos indicado 3 vencimiento. INTRO y F12 para Finalizar. Volvemos a la ventana Apuntes con lo que el Asiento ha finalizado. Con esta nueva Fase, se ha realizado el Asiento correspondiente de Cancelación de la Factura del Proveedor a través de la cuenta de Cartera, hemos indicado el Banco en previsión de Pagos y al mismo tiempo en Cartera quedan Compensados los Registros de las Facturas correspondientes y generado los registros con los Vencimientos pendientes. Si ahora realizamos consultas en la Opciones de Entrada Cartera o bién por Gestión de Cartera tenemos los Documentos Pendientes de Vencimiento.

8 El Documento Inicial del Proveedor en Situación de PAGADO y los Documentos que generaron este pago y actualmente PENDIENTES en Cuenta de Cartera. Entrando por Gestión de Cartera vemos con mayor detalle los registros pendientes:

9 Aparecen los Documentos ya en Cartera y pendientes de Pago con la Previsión de la Cuenta de Bancos a través de la cual pensamos cancelar. 3ª Etapa.- Cancelación de documentos de Pago y existentes en Cartera. Entradas. Asientos Contables. Nuevo. Y se realiza el Apunte para la Cuenta de Cartera que a través de la cual vamos a cancelar. Se abre ventana de Cartera y permitirá indicar la Cuenta de Banco que hará efectivo el importe. Marcar los registros. Finalizar el Asiento con la Cuenta correspondiente de Banco. F12 Para finalizar, y en la ventana apuntes finalizamos el Asiento con lo cual el ciclo se ha completado. Analizando ahora los registros de Cartera vemos todos los procesos en los historicos.

10 1º registro vemos la cuenta Origen del Proveedor, es decir, el registro de la Factura Inicial, evidentemente ya cancelada. 2º registro cuenta de cartera de un vencimiento pendiente de pagar al º registro igual anterior pero de un vencimiento pagado. 4º igual al 2º. En Opción Gestión de Cartera: (PENDIENTES)

11 Aparecen los dos Pagarés en cuenta de cartera pendientes de ser Cancelados previsiblemente a través de la cuenta de Banco indicada. (CANCELADOS):

12 1º Registro vemos cuenta Proveedor que fue la factura inicial y cancelada con la cuenta de cartera º Registro vemos es un tipo de documento Pagaré, cancelado mediante la cuenta de banco 57 Opción Directa: Entradas/Modificaciones/Bajas en Cartera Desde esta Opción se puede llevar a cabo todas las gestiones con los registros de Cartera, tales como Añadir un Nuevo registro, Modificar o Borrar. Hay que tener en cuenta que cualquier añadido o cambio realizado en esta pantalla NO incluye ni modifica en modo alguno los datos del Area de Contabilidad. Igualmente desde aquí se puede obtener las diferentes combinaciones de Listados de éste Area. Operatoria: Nuevo Registro: Presionar Nuevo. Indicar:

13 Fecha del Registro. Cuenta.- Puede dejar en Blanco si va a introducir diferentes cuentas. O si estamos introduciendo la Factura deberá ser la cuenta de Cliente/Prove/Acreedor. Si estamos introduciendo un documento de Pago/Abono (Pagaré, efecto..) será la cuenta de Cartera. Importe.- Puede dejar en Blanco si va a introducir multiples apuntes. En este caso tambien el Nº de vencimientos será CERO. O puede indicar Importe y Nº de Vencimientos con lo cual el programa irá realizando el reparto de importes. INTRO desde Vencimiento pasa a Cuenta. Cuenta: Presentará la de cabecera. Puede cambiar. Documento: El Nº Identificativo (Nº Factura, de Recibo.). Tipo: EL tipo de Documento. Situación, Fechas, importes: Lo que proceda. F12 aceptar y pasa a registro siguiente donde podrá especificar igual o distinta cuenta, entrando tantos registros como desee. Modificar, Borrar: 1º Localizar el Registro. Presionar Modificar. Realizar cambios y Aceptar. Recuerde una vez más, que cualquier cambio que se efectue en estas ventanas NO modifica en modo alguno las entradas realizadas por Contabilidad. (Apuntes). Opción: Gestión de Documentos de Cartera Desde el Menú Consultas. Gestión de Documentos en Cartera se accede a esta pantalla. Esta Opción amplia las funciones de la pantalla anterior dando más flexibilidad y rapidez especialmente cuando existe un numero alto de registros. Su operatoria difiere de algún modo al esquema habitual en toda la Aplicación, dadas sus especiales funcionalidades.

14 A través de esta Opción, se podrán llevar a cabo las operaciones de modificar, cambiar estados, fecha de vencimiento, cuentas de banco.. de todos los registros existentes en el Area de Cartera. Columnas Origen.- Cuenta del Documento que estamos registrando. (Proveedor/Cliente/Acreedor si el registro es el de la factura. Cuenta cartera si lo es del documento de pago, talon, Efecto ). Denominación.- Título de la cuenta Origen. Factura.- Identificativo del Documento, campo opcional(nº de Factura, Nº de Pagaré..) o en todo caso al Nº de Asiento si procede de contabilidad. Cta. Cancelación.- Cuenta que Cancela el Documento cuando su situación es distinta de Pendiente.. Cta. Banco.- Cuenta de Banco, valida para previsión de Pagos/Ingresos a través de dichas cuentas de banco. Td.- Tipo de Documento. Indica el tipo en base a los identificativos que se indican en la cabecera ventana pantalla. Situación.- O estado en el que se encuentra el Documento en cada momento para un adecuado y total seguimiento.

15 Fecha Factura, Fecha Vto, Importe, Pendiente.- Las que procedan en base al documento. vb.- Columna que servirá para marcar un conjunto de registros y realizar de una sola vez una operación concreta. Consultas Vencimiento Desde y Hasta.- Indicar límites a localizar. Al entrar en esta Opción presentará todos los registros existentes en el área de Cartera. Cobros / Pagos.- Haciendo Clic o con las teclas alternativas ALT + B presentará únicamente aquellos registros de la Cartera de Cobros ó Pagos y que estén comprendidos entre las Fechas de Vencimiento indicadas. Una vez acotado el número de registros a localizar, puede Ordenar y/o Filtrar de una forma directa: Entrar en la columna correspondiente, escribir el dato o parte del mismo y presionar INTRO. Realizada esta acción, presentará los registros a partir de los datos indicados. Filtrar Opción que nos permite realizar filtrados de registros con todo detalle. Presionar el Icono FILTRAR o ALT + F. Asientos

16 Presionando sobre el botón al Pie, Asiento presenta ventana con los Apuntes realizados en el Area de Contabilidad en aquellos casos que este registro de Cartera proceda de la misma. Operatoria para el Cambio de un Registro o Cambios múltiples 1º.- Marcar el/los regitros en la columna derecha (vb) 2º.- Presionar MODIFICAR. 3º.- En la zona del Pie zona: Cambiar en Seleccionados será el lugar donde puede indicar el/los cambios a realizar. 4º.- Presionar F12 o ACEPTAR para que el cambio en TODOS los registros marcados se produzca. Cambio de Situación Si desea pasar uno documento de una Situación o Estado a otra haga Clic sobre el Campo Situación del registro a modificar, seleccionar el nuevo Estado y confirmar la Operación. Recuerde que cada cambio de situación queda registrado en un Histórico al cual podrá acceder con la tecla F6. Si el número de documentos a modificar es mayor, marcar todos los documentos a cambiar y que pasarán a una Situación concreta, a continuación y sobre uno de ellos seleccione la nueva Situación y confirmar la operación. Debe tener en cuenta

17 que independientemente de la situación anterior de cada uno de los seleccionados, todos ellos pasarán al nuevo Estado indicado. Cambio de Cuenta de Efectos Utilizar la misma operatoria que en el caso anterior. Eliminar Apuntes de Cartera Seleccionar el o los registros a borrar y presionar la tecla Alt + SUPR, confirmar operación. Contabilizar Mediante este proceso se llevará a cabo la generación de Apuntes en el Diario General teniendo en cuenta la siguiente operatoria y consideraciones: 1.- Seleccionar los Fecha a Contabilizar.- Fecha que presentará el Apunte. Documento/Ref.- Campo opcional donde se podrá indicar el núm. de Documento de Pago/Cobro u otra referencia. Concepto.- Código y Descripción del Concepto. Cuenta de Cargo.- Si estamos tratando de realizar una Contabilización de Cobros, normalmente será la Cuenta de Banco o Caja donde se efectua la entrada del importe, o Cuenta de Remesa. En caso de ser una Contabilización de Pagos