Cartas comerciales Anexo manual Gran Hotel

Transcripción

1 Los datos a los que hace referencia este documento tendrán efecto a partir de la versión Objetivo de las Cartas Comerciales: Ya existe una opción en el programa (Editor de facturas), para poder generar cartas de presentación. Sin embargo con está nueva opción pretendemos que el usuario pueda personalizar el formato de presentación de la misma y los datos que se incluyen en ella, así como imprimir un resumen de un grupo de facturas previamente seleccionadas Localización: Desde el menú principal, [Pendientes], seleccionaremos la opción [Cartas comerciales]. 1

2 Descripción de la pantalla: La parte izquierda de la pantalla es un editor. Se trata de un editor de cartas de presentación de una factura, o cualquier otra carta simple. Se pueden tener tantas cartas de presentación como se desee. Cada plantilla se guardará con el nombre que se quiera en la carpeta Cartas (del directorio GHW) y bastará con abrir cualquiera de ellas para que se imprima junto con los datos de la factura seleccionada. En la parte derecha de la pantalla tenemos: Un listado para seleccionar las facturas que el usuario quiere que aparezcan en el resumen de la carta. Una opción para parametrizar el formato de impresión de la carta. La opción de imprimir la carta. Forma de trabajar: o Editor de cartas Se pueden tener tantas Cartas tipo guardadas como se deseen. En la parte superior izquierda de la pantalla se da la posibilidad de: Buscar una Carta ya archivada. Al pulsar sobre el botón de buscar aparece el listado de ellas Editar una nueva carta, para lo cual se utilizará el espacio en blanco dedicado a la Edición El recuadro grande se utiliza para escribir el texto de las cartas de presentación que queramos. 2

3 Con respecto a la edición hay observaciones importantes a tener en cuenta: Hay que guardar la carta editada con un nombre, con el que se quiera, para poder localizarla posteriormente En el momento de la edición, en la línea en donde se ponga el símbolo # aparecerán los datos referentes a la factura o facturas seleccionadas previamente Los datos que aparecen serán los seleccionado en la parte inferior izquierda: o Selección de facturas Importe factura Fechas del servicio Voucher Bono En el caso de que en alguna de las facturas seleccionadas tuvieran apuntes facturados de distintas reservas, en el caso de los 3 últimos apartados, aparecerá el dato del primer apunte. La selección de facturas puede ser por: Fechas Agencia Fechas y agencia Una vez realizada la selección, haremos clic en el botón buscar ya aparecerá el listado de las facturas listas para seleccionar. Para seleccionar una factura, simplemente haremos un clic en cualquier campo de la línea, y sabremos que está marcada porque aparecerá una X en el primer campo, para eliminar de la selección haremos lo mismo, y sabremos que está desmarcada porque ese mismo campo aparecerá en 3

4 blanco. Podremos marcar cuantas facturas queramos, siempre y cuando hayan facturadas al mismo cliente, agencia o empresa. Todas las facturas que aparezcan en el cuadro con una X aparecerán en el resumen posterior de la carta que posteriormente vayamos a imprimir. o Parametrización de impresión e impresión de la carta Se pueden modificar datos de la carta impresa. Para ello deberemos hacer clic en el botón de parametrizar. Aparecerán en pantalla los que tiene en ese momento por defecto. 4

5 Aparece S/N la cabecera con los datos de nuestro establecimiento. Margen izquierdo de los datos fiscales del cliente, agencia o empresa Margen izquierdo de la carta Tamaño y tipo de letra. Para poder cambiar en este último caso, los parámetros existentes, deberemos hacer clic sobre el texto tamaño de la letra. En ese momento, se abrirá el cuadro que nos permitirá seleccionar otro tipo y otro tamaño de letra. Para confirmar los cambios realizados deberemos archivar. Para confirmar la impresión, simplemente deberemos hacer clic en le botón de la parte derecha inferior imprimir. Procedimiento: Si no tenemos la carta preparada, si la tenemos preparada ir al punto Escribimos el texto de la carta que queremos enviar al cliente, colocando el signo # donde queremos que aparezca la relación de las facturas a las que hace referencia la carta. 2. Archivamos, haciendo <clic> en el icono [archivar] que aparece a la izquierda de [editar]. Utilizamos para archivarla un nombre que describa el tipo de carta del que se trata y que nos ayude posteriormente a localizarla. 3. Haciendo clic en [Buscar] localizar la carta que queremos utilizar y hacer <clic > sobre ella. 4. Marcar las columnas que deseamos que aparezcan en nuestro recuadro. Si no marcamos ninguna sólo aparecerán: Número y Fecha de Emisión. 5

6 5. Marcar si queremos que aparezca cabecera en la carta. Si no lo tenemos de esta forma definido para la factura, no aparecerá cabecera. 6. Seleccionamos la agencia a la que le queremos escribir o ninguna si se trata de un privado 7. Seleccionamos el periodo en el que se encuentran todas las facturas que queremos incluir en nuestra carta. 8. Marcamos con una X (haciendo <clic> en la fila correspondiente de la rejilla) todas las facturas que vamos a incluir. 9. Hacemos <clic> en Imprimir. Si queremos copia volver a hacer <clic> Adjuntamos algunos ejemplos de cartas comerciales impresas. 6

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