1. Envío masivo de documentos al registro de salida (#37175)

Transcripción

1 En esta actualización se han realizado los siguientes cambios en la aplicación: 1. Envío masivo de documentos al registro de salida (#37175) Envío masivo de documento al registro desde el mantenimiento de expediente Envío masivo de documento al registro desde la gestión múltiple de expedientes 8 2. Envío masivo de documentos a notificar (#37175) 10 A continuación se explican cada una de estas novedades de una forma más detallada: 1. Envío masivo de documentos al registro de salida (#37175) Se incorpora una nueva funcionalidad, que permite enviar de forma masiva a registro de salida varios documentos de una vez. Esta funcionalidad se puede utilizar bien desde la ventana de Mantenimiento de expedientes (todos los documentos que voy a enviar al registro de salida pertenecen al mismo expediente) o desde la ventana de Gestión múltiple de expedientes (cuando los documentos que voy a enviar al registro pertenecen a expedientes diferentes). 1.1 Envío masivo de documento al registro desde el mantenimiento de expediente Si todos los documentos que vamos a mandar a salida están en el mismo expedientes: Desde la pantalla de Mantenimiento de expedientes -pestaña Documentos, seleccionamos aquellos documentos que queremos enviar al registro de salida (estos documentos serán registros de salida independientes, no debemos confundirlo con un registro de salida con varios documentos anexos): Página 1 de 15

2 Una vez seleccionados los documentos, pulsamos con el menú contextual sobre algunos de los documentos marcados y seleccionamos la opción Acciones sobre grupos de documentos - Enviar a registro de salida : Se nos abre la ventana del envío de documentos masivo de documentos a registro de salida. Esta pantalla sigue la misma filosofía que la pantalla de envío masivo de documentos a firma: En la parte superior de la lista de documentos podemos seleccionar si queremos ver todos los documentos seleccionados (para ello marcamos la opción Todos ), solo aquellos que les falta algún dato para poder realizar el envío a registro de salida (seleccionamos la opción Les faltan datos para realizar la acción ) o aquellos que ya está enviados al registro de salida (en este último caso seleccionamos Procesados ). También se nos muestra el número de documentos que hemos seleccionado. A continuación vemos la lista de documentos que hemos seleccionado para su envío a firma. Justo delante de cada uno de ellos puede aparecer alguno de los siguiente iconos: Advertencia ( ): el documento no se va a poder enviar a registro de salida porque le faltan datos para completar la acción. Podremos ver el error que presenta el documento pulsando sobre el icono de aviso. En el caso de envío a registro el error más común es que el documento no tenga uso asignado (falta indicar el departamento y/o asunto con el que se registrará de salida el documentos) Página 2 de 15

3 Sello de registro ( ): el documento ya se encuentra enviado a registro de salida por lo que no podrá ser mandado de nuevo. Si queremos eliminar de las selección previa estos documentos, podremos hacerlo utilizando el botón Eliminar de la selección los documentos ya procesados ( ) que se encuentra en la parte superior izquierda del formulario. El documento no tienen ningún icono: el documento está listo para mandarse registro de salida. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de cada uno de estos casos: En cualquier momento podemos modificar la lista de documento seleccionados, por ejemplo, si se nos ha olvidado añadir un documento, podremos usar el botón Modificar la selección... de forma que volveremos a la pestaña Documentos del expediente para añadir o quitar documentos de los previamente seleccionados: Una vez hayamos modificado la selección volveremos a pulsar con el botón secundario del ratón en la opción Acciones sobre grupos de documentos - Envío a registro de salida para volver al formulario Continuando con el formulario Envío masivo de documentos a registro de salida, debajo de la lista de documentos, se nos muestra la pestaña Registro, en ella vemos la información del envío a firma del documento seleccionado. Atención Aunque estemos mandando a registro de salida muchos documentos, cada uno de ellos puede tener un uso diferente (departamento y asunto con el que se van a registrar de salida), para lo cual éste de estar asignado previamente al documento o tipo de documentos o se lo indicaremos manualmente en esta pestaña. Página 3 de 15

4 Al igual que en el envío individual de documentos al registro de salida, se nos mostrará los siguientes datos: Uso del registro : si el documento tiene un uso asignado, éste aparecerá. En caso contrario tendremos que indicar el uso que queremos utilizar para enviar el documento a registro de salida (para ello podemos utilizar el botón Lupa ). Recuerda El uso de registro es la combinación de unidad registral, departamento y asunto que se utilizará para enviar al registro de salida. El decir, la unidad registral, el departamento y el asunto con el que el documento quedará registrado de salida. Asunto (registro) : asunto con el que quedará registrado el documento en el registro de salida. Seleccionamos el asunto correspondiente de entre los definidos para el uso seleccionado. Podemos utilizar la lista de valores ( o [F9] ) para seleccionarlo. Si el uso solamente tiene un asunto definido no será necesario seleccionarlo. Dpto. (registro) : departamento con el que quedará registrado el documento en el registro de salida. Seleccionamos el departamento correspondiente de entre los definidos para el uso seleccionado. Podemos utilizar la lista de valores ( o [F9] ) para seleccionarlo. Si el uso solamente tiene un departamento definido no será necesario seleccionarlo. Desc. Asunto : descripción del asunto, se rellenará con el asunto que hayamos seleccionado en el campo Asunto, pero podremos completar dicho asunto escribiendo lo que consideremos oportuno. Éste será el asunto con el que quedará registrado de salida el documento Interesado : interesado al que va dirigido el documento. De forma predeterminada aparecerá relleno con el interesado principal del expediente, pero si el documento va dirigido a otro interesado del expediente, podremos seleccionarlo utilizando la lista de valores ( o [F9] ) Anexos que se acompañan : documentos que se enviarán como anexos al documento que se va a enviar al registro de salida, si queremos añadir cualquier documento del expediente como documento anexo bastará con colocarnos en cualquier fila de este bloque y utilizando el botón lista de valores ( o [F9] ), Página 4 de 15

5 podremos seleccionar aquellos documento del expediente que serán anexos al envío a registro: Atención Estos anexos serán solamente para el documento seleccionado en este momento, no para todos los documentos que se va a enviar a registro de salida. Una vez hayamos completado todos los campos necesarios para el envío del documento a registro de salida, tendremos que guardar éstos, para ello pulsamos sobre el botón Guardar ( ) o [F10]. De esta forma iremos completando los datos de aquellos documentos incompletos (recuerda que aparecen marcados con el símbolo de advertencia ). Si existen en nuestra selección muchos documentos que no tienen uso asignado y todos van a utilizar el mismo, podremos asignarlo de forma masiva a todos los documentos, sin necesidad de ir uno por uno, para ello utilizamos el botón Completar datos de los documentos para hacer acciones ( ) localizado en la parte superior izquierda de la ventana. Se nos abrirá la siguiente ventana: En primer lugar tendremos que indicar a qué documentos queremos aplicar el circuito de firma seleccionado: Aplicar sólo a los documentos con datos incompletos : los datos que seleccionemos (uso, asunto y departamento) solamente se asignará a aquellos documentos que hemos seleccionado para enviar a registro que les falta alguno de dichos datos (nos aparecen marcados con el signo en el listado de documentos Página 5 de 15

6 seleccionados). En este caso se respetará los datos indicados para los documentos listos para el envío a registro. Aplicar todos los documentos : en este caso todos los documentos de selección se les asignará los datos (uso, asunto y departamento), sin importar que el documento ya tenga otros datos indicados. Una vez hemos indicado los documentos a los que queremos asignarle los datos para el registro, tendremos que indicarle estos datos. Los datos son los siguientes: Uso del registro : tendremos que indicar el uso que queremos utilizar para enviar el documento a registro de salida. Podemos utilizar la lista de valores ( o [F9] ) para seleccionarlo. Asunto (registro) : asunto con el que quedará registrado el documento en el registro de salida. Seleccionamos el asunto correspondiente de entre los definidos para el uso seleccionado. Podemos utilizar la lista de valores ( o [F9] ) para seleccionarlo. Dpto. (registro) : departamento con el que quedará registrado el documento en el registro de salida. Seleccionamos el departamento correspondiente de entre los definidos para el uso seleccionado. Podemos utilizar la lista de valores ( para seleccionarlo. o [F9] ) Un vez hayamos indicado todos los datos para el registro de salida, pulsaremos el botón Aplicar : Una vez todos los documentos tengan los datos para el registro completos y los documentos anexos asignados podremos mandarlos al registro de salida, para ello pulsaremos el botón Ejecutar : Página 6 de 15

7 A continuación nos pedirá confirmación del envío a registro, en caso afirmativo pulsaremos Sí : Por último nos aparecerá una ventana informando el número de documentos que se ha enviado a registro de salida, recuerda que los documentos seleccionados aquellos que ya están enviados a registro o aquellos que falten datos para ello no se mandarán: En este caso se han mandado a registro 3 documentos. En la pestaña de Documentos del expediente nos aparecerán enviados a firma cada uno de los documentos: Página 7 de 15

8 1.2 Envío masivo de documento al registro desde la gestión múltiple de expedientes Si los documentos que queremos enviar masivamente a registro pertenecen a distintos expedientes: En este caso tendremos que hacerlo desde la opción Gestión - Gestión múltiple de expedientes : Desde la ventana, haremos la consulta de documentos que queremos mandar a registro (podremos consultar por cualquiera de los campos que se muestra), una vez hayamos metido los criterios de búsqueda pulsamos en Ejecutar consulta : Página 8 de 15

9 En la pestaña Resultado: Documentos nos aparecerán todos aquellos documentos que cumplen los criterios indicados. De entre todos esos documentos seleccionamos aquellos que queremos mandar a registro de salida, utilizando la casilla que hay delante de la fecha de importación del documento: Página 9 de 15

10 A continuación en la lista de valores de la parte superior de la ventana, seleccionamos la acción Enviar a registro de Salida y el botón Ejecutar : La siguiente pantalla que se muestra es la del envío masivo de documentos a registro, con los documentos que se han seleccionado. El funcionamiento de esta ventana se ha explicado en el apartado anterior. 2. Envío masivo de documentos a notificar (#37175) Otra de las operaciones masivas que se han implementado es el envío de documentos a notificaciones. Página 10 de 15

11 Recuerda El envío a notificaciones masivo, al igual que el envío a notificaciones individual, incluye el envío a registro de salida. Primero los documentos se registrarán de salida para después incorporarlos a una remesa de notificaciones. Al igual que el envío a registro de salida, el envío masivo de documentos a notificaciones se puede hacer desde la pantalla de Mantenimiento de expedientes o desde la Gestión múltiple de expedientes, el procedimiento en los dos casos es el mismo, solamente que en vez de seleccionar la opción Enviar a registro de salida, seleccionaremos Notificar con acuse de recibo : Desde la ventana de Mantenimiento de expedientes (cuando todos los documentos que vamos a enviar pertenecen al mismo expediente). Para ello seleccionamos los documentos que vamos a enviar a notificar (recuerda que previamente se van a enviar al registro de salida) y con el menú contextual sobre cualquiera de los documentos seleccionamos las opción Acciones masivas sobre grupos de documentos - Notificar con acuse de recibo : Página 11 de 15

12 Desde la Gestión múltiple de expedientes (cuando los documentos que vamos a enviar pertenecen distintos expedientes). En esta ventana, haremos la consulta de documentos que queremos mandar a notificar (podremos consultar por cualquiera de los campos que se muestra), en la pestaña documentos seleccionamos los documentos que vamos a mandar a notificar y en la lista de acciones seleccionamos Notificar con acuse de recibo. En ambos casos la ventana que nos aparecerá será la de envío a notificaciones, esta ventana coincide con la ventana de envío a registro (cuyos datos tendremos que rellenar como ya se explicó en los apartados anteriores), pero además se incluye una pestaña para indicar los datos de la Notificación : Página 12 de 15

13 Además de rellenar los datos de la pantalla de envío registro de salida como ya se ha explicado en el apartado anterior, tendremos que indicar los datos para la notificación, para ello rellenamos los datos de la pestaña Notificación : Los campos que hay que completar son los mismos que cuando se envía notificar de forma individual y son los siguientes: Tipo de notificación : seleccionamos el tipo de notificación que vamos a utilizar(hay lista de valores ( o [F9] ). Página 13 de 15

14 Referencia : referencia de la notificación: aparecerá rellenado con el campo Su Nº de Exp. pero podemos modificar este dato. Expediente : Número de expediente. Acto : acto a notificar. Acuse de recibo : dato que aparecerá en el acuse de recibo de los documentos. Una vez tengamos todos estos datos rellenos para todos los documentos, pulsaremos Ejecutar para proceder al envío a notificaciones. En el caso todos los documentos seleccionados se vayan a mandar todos con los mismos datos (asunto, departamento, tipo de notificación etc.) podremos utilizar el botón Completar datos de los documentos para hacer acciones ( ) localizado en la parte superior izquierda de la ventana. Se nos abrirá la siguiente ventana: En primer lugar tendremos que indicar a qué documentos queremos aplicar el circuito de firma seleccionado: Aplicar sólo a los documentos con datos incompletos : los datos que seleccionemos (uso, asunto y departamento) solamente se asignará a aquellos documentos que hemos seleccionado para enviar a registro que les falta alguno de dichos datos (nos aparecen marcados con el signo en el listado de documentos seleccionados). En este caso se respetará los datos indicados para los documentos listos para el envío a registro y notificación. Aplicar todos los documentos : en este caso todos los documentos de selección se les asignará los datos (uso, asunto y departamento), sin importar que el documento ya tenga otros datos indicados. Una vez hemos indicado los documentos a los que queremos asignarle los datos para el registro, tendremos que indicarle estos datos. Los datos son los siguientes: Página 14 de 15

15 Uso del registro : tendremos que indicar el uso que queremos utilizar para enviar el documento a registro de salida. Podemos utilizar la lista de valores ( o [F9] ) para seleccionarlo. Asunto (registro) : asunto con el que quedará registrado el documento en el registro de salida. Seleccionamos el asunto correspondiente de entre los definidos para el uso seleccionado. Podemos utilizar la lista de valores ( o [F9] ) para seleccionarlo. Dpto. (registro) : departamento con el que quedará registrado el documento en el registro de salida. Seleccionamos el departamento correspondiente de entre los definidos para el uso seleccionado. Podemos utilizar la lista de valores ( para seleccionarlo. Tipo de notificación : tipo de notificación que vamos a utilizar. o [F9] ) Un vez hayamos indicado todos los datos para el registro de salida, pulsaremos el botón Aplicar. De esta forma completamos todos los datos de envío de los documentos y podremos ejecutar la acción de enviar a notificaciones. Si desea acceder a documentación sobre Novedades de versiones anteriores puede hacerlo también a través del Campus Virtual en por otro lado para cualquier consulta, le recordamos que puede hacerlo a través del servicio de Eprinsa Responde en Página 15 de 15