Guía rápida de uso de portafirmas. Guía rápida de uso de Portafirmas Usuario con perfil firmante. Universidad de Sevilla.

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1 Guía rápida de uso de Portafirmas Usuario con perfil firmante Universidad de Sevilla Página 1 de 13

2 0. Uso de portafirmas en la Universidad de Sevilla Portafirmas es una herramienta desarrollada por la Junta de Andalucía, que la Universidad de Sevilla ha incorporado como sistema para facilitar a los responsables de los órganos y unidades administrativas el uso de la firma electrónica reconocida. Portafirmas puede recibir documentos de diferentes sistemas de información; actualmente permite la firma de documentos que provienen de ESTELA o de peticiones generadas desde el propio portafirmas por usuarios con perfil de redacción. En el caso de documentos provenientes de ESTELA la firma puede realizarse tanto a través del propio aplicativo ESTELA como a través de portafirmas. Por defecto ESTELA está configurada para que al activar el circuito de firma el documento pase a portafirmas, si bien el tramitador tiene la posibilidad de cambiar esta configuración por defecto. La firma a través de portafirmas ofrece las siguientes ventajas: - Posibilidad de firma masiva de documentos (hasta 50 documentos). - Posibilidad de firmar documentos desde cualquier ubicación. - Avisos de correo al firmante informándole si tiene algún documento pendiente de firma. - Mayor simplicidad tanto en el acceso como en el uso. - Posibilidad de acceso al histórico de documentos firmados. Los requisitos para poder utilizar portafirmas, además de los requisitos técnicos necesarios para acceder a ESTELA, son: - Disponer de un certificado digital de la FNMT o de un DNI electrónico. - Tener el perfil de firmante de algún documento. El usuario de portafirmas podrá configurar la herramienta para recibir un aviso en su bandeja de correo por cada nueva petición de firma que se incorpore. Página 2 de 13

3 1. Objetivo de la guía El presente documento tiene como objetivo mostrar al usuario de portafirmas con perfil de firmante el funcionamiento de la aplicación mediante una guía rápida de uso. 2. Acceso al Sistema Hay varias formas de acceder a portafirmas, bien mediante un acceso directo que hayamos colocado en nuestro escritorio o bien mediante un enlace que tengamos en los favoritos o marcadores de nuestro navegador. En cualquier caso se trata de entrar en la dirección También podemos acceder a portafirmas entrando en la página web de la Universidad de Sevilla y pulsamos en alguno de los iconos que se muestran en la Imagen 1 Accedemos al portal de la Universidad de Sevilla 1 Imagen 1: Acceso a enlace de portafirmas desde el portal de la US 2 Podemos llegar a port@firmas por varios caminos: 1) Pulsando en el icono Administración electrónica ; 2) Pulsando en el enlace Universidad Virtual y dentro en Administración Electrónica) Página 3 de 13

4 A continuación accedemos a una pantalla similar a la que muestra la Imagen 2, en la que encontraremos un acceso directo a portafirmas: Pulsamos aquí Imagen 2: Acceso directo a la herramienta portafirmas Y tras pulsar el enlace de Acceso a Portafirmas accederemos al sistema y comenzará la verificación de componentes. Si se accede por primera vez, se iniciará el proceso de instalación del cliente mostrando una ventana como la que se muestre en la Imagen 3, en la que tendremos que pulsar sobre el botón Aceptar para instalar el componente. Imagen 3: proceso de instalación del cliente Página 4 de 13

5 A continuación el sistema mostrará la siguiente pantalla: Imagen 4: pantalla de bienvenida a portafirmas En esta pantalla pulsamos en Acceder mediante certificado y el sistema muestra una ventana en la que deberemos seleccionar nuestro certificado digital y, tras seleccionarlo, se mostrará una pantalla como la siguiente: Vista ampliada Imagen 5: primera pantalla al acceder al aplicativo portafirmas con perfil de firmante Página 5 de 13

6 3. Bandeja de peticiones de portafirmas La Imagen 5 recoge la primera pantalla que aparece cuando accedemos a la aplicación de portafirmas para un usuario con perfil de firmante. Hay que tener en cuenta que el sistema contempla varios perfiles, con los que se controlan las acciones que puede ejecutar un usuario dentro del sistema. A continuación se muestran los perfiles existentes así como los permisos de cada uno de ellos. ACCESO FIRMA REDACCIÓN ADMIN Permite el acceso a la aplicación, mostrando únicamente las bandejas de peticiones terminadas y enviadas además del acceso a la configuración de usuario. Muestra las bandejas de peticiones pendientes y en espera, permitiendo firmarlas. Muestra un acceso a la pantalla de redacción de peticiones, permitiendo enviar peticiones a otros usuarios del sistema. Permite el acceso a las pantallas de administración de la aplicación. Los perfiles de usuario solo los puede otorgar o quitar un usuario que tenga el perfil ADMIN desde las pantallas de administración. En la Imagen 5 podemos observar que unos centímetros por debajo del anagrama de la Universidad de Sevilla aparece un menú que bajo el epígrafe de Peticiones muestra cuatro opciones: Pendientes, En Espera, Terminadas, Enviadas. Imagen 5: primera pantalla al acceder al aplicativo portafirmas con perfil de firmante Las opciones Pendientes, En Espera, Terminadas, Enviadas muestran las peticiones de firma en función del estado en que se encuentran. En la opción Pendientes encontramos todas las peticiones que nos han enviado y están pendientes de firma. Página 6 de 13

7 En la opción En Espera se encuentran aquellas peticiones en las que nosotros estamos definidos como firmantes en 2º orden de firma o posterior. Estas peticiones de firma pasarán de la pestaña En Espera a la pestaña Pendiente de modo automático en el momento en que los firmantes del orden anterior al nuestro hayan realizado su firma. En la opción Terminadas podemos encontrar todas las peticiones que ya hemos firmado o devuelto a su remitente sin firmar. En la opción Enviadas encontraremos las peticiones que hayamos enviado (en el caso de que en nosotros, en algún momento, hubiésemos tenido perfil de Redactar y hubiésemos enviado alguna petición). 4. Firma de un documento. En la pantalla de las peticiones pendientes de firma (la primera que encontramos al acceder a portafirmas Imagen 5 y que reproducimos a continuación con una captura que amplia la zona donde aparecen las peticiones pendientes), podemos observar una primera fila con el nombre de las columnas de cada petición pendiente: Remitente/s, Asunto, Referencia y Actualizada: Imagen 6: peticiones pendientes En primer lugar hemos de seleccionar una petición pendiente para lo que pulsamos sobre una de las filas que se muestran en la imagen anterior. Obtenemos una pantalla como la que se muestra en la imagen siguiente: Imagen 7: datos detallados de una petición pendiente de firma Observamos que aparecen detallados los datos de la petición (asunto, remitente, referencia, fecha de entrada en portafirmas) y en la parte inferior izquierda de la pantalla el nombre del documento pendiente de firma (Documento1.pdf), sobre el que nos podemos posicionar y pulsar para visualizar su contenido. En la parte superior de la imagen observamos un botón en color verde con la leyenda Firmar/VºBº y un botón rojo con la leyenda Rechazar que nos permitirán o bien firmar el documento o bien Página 7 de 13

8 rechazarlo sin firmar incluyendo en este segundo caso los motivos de la devolución del mismo en una caja de texto que se abrirá con ese objeto. Al pulsar el botón verde de Firmar/VºB se iniciará el proceso de firma y el sistema nos pedirá que marquemos el certificado digital con el que vamos a firmar. Tras firmar o rechazar la petición, el sistema muestra una pantalla que corresponde a las peticiones terminadas. En el caso de peticiones firmadas junto al asunto aparece la etiqueta Firmado y en el caso de peticiones rechazadas la etiqueta que aparece es Devuelto : Imagen 8: peticiones terminadas (documentos firmados o devueltos) Si pulsamos sobre la primera fila accederemos a la petición que acabamos de firmar como muestra la siguiente imagen Imagen 9: acceso a una petición firmada Desde aquí podemos acceder al documento, a la firma y al informe de firma, pulsando en los correspondientes iconos: Imagen 10: iconos correspondientes al acceso al documento, a la firma y al informe de firma. Página 8 de 13

9 En el caso de documentos provenientes de ESTELA, después de ser firmados, estos vuelven a ESTELA para que el tramitador continúe con el flujo de trabajo según el modelado del procedimiento. Para el caso de documentos que provengan de peticiones generadas desde portafirmas por un usuario con perfil de redactor, después de ser firmadas, están disponibles para el usuario que generó la petición que podrá continuar el trámite que corresponda. 5. Firma masiva de un conjunto de documentos Una de las funcionalidades de portafirmas que la hacen recomendable como alternativa a la firma a través de ESTELA es la posibilidad de realizar la firma masiva de varios documentos. En estos momentos portafirmas admite la firma masiva de hasta 50 documentos a la vez. Vamos a visualizar en las siguientes capturas de pantalla como se realiza el proceso de firma masiva. En la pantalla siguiente vemos que el firmante tiene pendiente de firma tres documentos. Imagen 11: documentos pendientes de firma En el caso de que el número de documentos pendientes fuese muy elevado podríamos hacer búsquedas escribiendo en la ventanilla que aparece junto a los botones Buscar Limpiar el texto conveniente y pulsando en el botón Buscar. Por ejemplo, escribiendo los apellidos del remitente nos filtrarían todos los documentos pendientes de firma remitidos por dicho remitente; escribiendo el nombre del procedimiento todos los documentos pendientes de firma correspondientes a ese procedimiento. Si escribimos el número de expediente concreto 8096 se mostraría al realizar la búsqueda dicho expediente, como podemos ver en la siguiente imagen. Imagen 12: filtro de un documento de entre los que están pendientes de firma Página 9 de 13

10 Al pulsar en la casilla de verificación que aparece a la izquierda de la columna Remitente/s se seleccionan todos los documentos pendientes de firma como podemos observar en la siguiente captura de pantalla. Imagen 13: selección a través de casilla de verificación izquierda de varios documentos Hecha la selección de todos los documentos a firmar, pulsamos en el icono Firmar/VºBº y se obtiene como resultado la pantalla siguiente Imagen 14: proceso de firma masiva de documentos La imagen nos nuestra todos los documentos seleccionados para ser firmados. Si pulsamos en iniciar firma podremos seleccionar el certificado con el que firmar, tras lo cual el sistema salta a la pantalla correspondiente a peticiones terminadas donde se muestras incluidas las tres que acabamos de firmar: Página 10 de 13

11 Imagen 15: peticiones terminadas incluidas las tres que acabamos de firmar en bloque Podemos acceder a cada una de las peticiones que hemos firmado como vimos en las imágenes 8 y Configuración del usuario El usuario con perfil firmante puede configurar ciertos aspectos de la aplicación como el estilo, etiquetas personalizadas y la edición de datos de contacto. Para acceder al menú de configuración basta con pulsar sobre el enlace situado a la derecha de la barra superior de la aplicación. Imagen 16: acceso al menú de configuración de opciones del usuario Página 11 de 13

12 Al pulsar en configuración en la Imagen 16 se accede a editar los datos personales tales como nombre y apellidos así como consultar los perfiles que tenemos asignados y el los puesto de trabajo que actualmente ocupamos. La pantalla a la que se accede es la siguiente Imagen 17: pantalla de configuración de datos personales Si en la pantalla anterior pulsamos en la pestaña Datos de Contacto se obtiene esta pantalla: Imagen 18: pantalla de configuración de datos de contacto Desde aquí se pueden configurar cuentas de correo electrónico para recibir notificaciones por parte de la aplicación. En esta pantalla se muestran en forma de tabla las diferentes cuentas de correo que posee el usuario para recibir notificaciones y ofrece la posibilidad de editar las existentes, eliminarlas o añadir nuevas cuentas. Para añadir una nueva dirección basta con pulsar sobre el botón Nuevo y aparecerá una nueva fila en la tabla en la que se podrá añadir la nueva dirección. Para editar alguna existente basta con sobrescribir sobre el campo Correo electrónico y para eliminarla basta con pulsar sobre el botón eliminar. Podemos tener cuentas de correo configuradas aunque no queramos recibir notificaciones en ellas. La notificación se controla mediante el campo Notificar situado a la derecha. Para que los cambios realizados queden almacenados, es necesario pulsar el botón Guardar, de lo contrario, para deshacer los cambios realizados basta con pulsar sobre el botón deshacer. Página 12 de 13

13 Si el usuario ha activado la casilla Notificar en la pantalla que recoge la imagen 18 recibirá un correo electrónico por cada petición de firma que le llegue a su portafirmas con un contenido similar al que se muestra a continuación: Imagen 19: mensaje de aviso de portafirmas indicando a firmante que ha recibido una petición 7. Manual de usuario ampliado En la url puede encontrarse una información más detallada de todas las opciones disponibles en el uso de portafirmas. También puede llegarse a esa misma información entrando en portafirmas en el enlace ayuda, como se señala en la Imagen 16 Imagen 18: acceso a manual de usuario ampliado Página 13 de 13