MANUAL DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD SEGUIMIENTO DE TÍTULOS OFICIALES

Transcripción

1 MANUAL DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD SEGUIMIENTO DE TÍTULOS OFICIALES 24/07/2012 PERFIL CALIDAD

2 ÍNDICE 1. Introducción Visita por la aplicación (Calidad) Centros y Usuarios Grupos 2.3 Variables Documentos Evidencias Informes Inf. Pública 14 PERFIL CALIDAD 2

3 1. INTRODUCCIÓN La aplicación del Sistema de Garantía de Calidad consiste en un sistema de gestión documental, donde un grupo de usuarios puede diseñar formularios y llevar a cabo revisiones de los mismos. Este sistema permite al usuario crear su propio árbol de directorios, con un diseño similar al de Windows. Se crean carpetas y estas contienen documentos que crea el propio usuario a través de un diseñador intuitivo de elementos de formularios. Cada uno de estos documentos, puede generar o no evidencias. También se pueden adjuntar archivos de información para el usuario, por ejemplo, el manual para cubrir los procedimientos. De la misma forma que los formularios, estos archivos pueden tener revisiones. Es un hecho el que cada centro incluido en esta aplicación disponga de su propio árbol de directorios con sus propias revisiones y sus evidencias únicas, sin que ningún cambio en el árbol base (gestionado por el Área de Calidad) perjudique al resto de directorios. La aplicación consta de tres tipos de usuarios: Calidad: tiene todos los privilegios. Gestiona los centros y usuarios que pueden acceder a la aplicación, a las evidencias de cualquier centro Comisión: tiene acceso a los documentos de su centro y puede gestionar las evidencias de una o varias titulaciones, así como de centro, dependiendo del acceso que se le haya dado. Secretariado: solo pueden crear evidencias en documentos de su centro. Además, tiene acceso personalizado dependiendo de las titulaciones. La aplicación está disponible en gallego y castellano. PERFIL CALIDAD 3

4 2. VISITA POR LA APLICACIÓN Accedemos a la aplicación del Sistema de Garantía de Calidad a través de un explorador Web. Introducimos nuestro nombre de usuario y contraseña correctos. El programa nos da la bienvenida y nos informa de nuestro último acceso en caso de no ser la primera vez. Vemos el siguiente menú: En el apartado Centros y Usuarios, se gestionan las altas y bajas de centros, usuarios y titulaciones, así como también los volcados del árbol base de directorios a un determinado centro. En el apartado Grupos, se gestionan aquellas agrupaciones de titulaciones que nos permite filtrar la documentación pública según criterios. En el apartado Variables, se gestionan aquellas variables codificadas que se ponen en los editores HTML de los documentos, donde el código se sustituye por un texto por defecto. En el apartado Documentos, se gestiona el árbol de directorios base que luego puede volcarse a distintos centros para que desarrollen su gestión individualmente. En el apartado Evidencias, se pueden ver las evidencias generadas en los documentos de un centro. En el apartado Informes, se pueden ver todas las evidencias generadas de todos los documentos de cada centro. En el apartado Inf. Pública, tenemos la gestión íntegra del seguimiento de los títulos de todos los centros. El último menú cierra la sesión (menú Salir ). Arriba a la derecha, aparece nuestro usuario subrayado. Si pulsamos en él, nos permite cambiar nuestra contraseña. PERFIL CALIDAD 4

5 Menú Centros y Usuarios En este apartado del programa, podemos gestionar los centros y sus usuarios y titulaciones. Además podemos volcar el árbol base de directorios a un centro en concreto. Se nos presenta una sección similar a la anterior. En la parte superior del árbol están los usuarios de Calidad. El resto de usuarios están agrupados por su centro. Centros Para crear un nuevo centro, haga clic en el botón superior Nuevo Centro y cubra los datos siguientes. Luego pulse Aceptar : Para modificar los datos del centro, haga clic en la imagen ( Modificar ) en la línea del centro. Para eliminar un centro, pulse en la imagen ( Eliminar ) en la línea del centro. PERFIL CALIDAD 5

6 Volcar maestro En un determinado momento, puede interesar traspasar a los centros de la aplicación el árbol base de documentos definida por un usuario de Calidad. Si desea volcar el árbol base a un centro, pulse sobre la imagen ( Volcar maestro ) en la línea del centro. Se mostrará una ventana donde deberá indicar qué formularios o archivos desea volcar. Este paso puede tardar algunos minutos en función del contenido del árbol. IMPORTANTE: volcar el árbol base a un centro implica una nueva revisión del documento si existe o, de lo contrario, la creación del mismo. Entiéndase por existir, si fue volcado antes. Usuarios Si quiere añadir un usuario al centro, pulse en la imagen cubra los siguientes datos: ( Nuevo Usuario ) en la línea del centro y Un usuario Secretariado o Comisión puede tener acceso a documentos del centro o a documentos de titulación. Para esto, debemos marcar los accesos que tiene cada usuario en el recuadro rojo de arriba. Para modificar un usuario, haga clic en la imagen ( Modificar ) en la línea del usuario. Para eliminar un usuario, pulse en la imagen ( Eliminar usuario ) en la línea del usuario. Un usuario nuevo por defecto tiene deshabilitado el acceso a la aplicación (imagen deshabilitar un usuario, pulse en la imagen de la columna Acceso. ). Para habilitar o Titulaciones Si quiere añadir una titulación al centro, pulse en la imagen centro y cubra el nombre de la titulación y asóciela a un grupo. ( Nueva Titulación ) en la línea del Para modificar una titulación, haga clic en la imagen ( Modificar ) en la línea de la titulación. Para eliminar una titulación, pulse en la imagen ( Eliminar titulación ) en la línea de la titulación. PERFIL CALIDAD 6

7 Menú Variables A veces, al crear un documento surge la necesidad de poner ciertos códigos que representen un texto previamente definido por el usuario, por ejemplo, un texto firmante. Por este motivo, se creó este apartado que gestiona esos códigos que llamamos variables. Puede haber variables globales, que son aquellas que afectan a los documentos de todos los centros, o variables que se aplican exclusivamente a un centro. Aparece un árbol como la anterior, donde en la parte superior vemos las llamadas variables globales. Existen siempre siete que se substituyen por algo variable y no se pueden cambiar ni eliminar: ##centro## se sustituye por el nombre del centro. ##curso## se sustituye por el curso académico actual con formato YYYY YYYY. ##cargo## se sustituye por el texto Director en caso de ser una escuela y por Decano en caso de ser una facultad. ##e f## se sustituye por el texto Escuela en caso de ser una escuela y por Facultad en caso de ser una facultad. ##equipocargo## se sustituye por el texto Directivo en caso de ser escuela y por Decanal en caso de ser facultad. ##nombrecargo## se sustituye por el nombre completo del director o decano del centro. ##nombresecretario## se sustituye por el nombre completo del secretario del director o decano del centro. Para añadir una nueva variable, pulsar sobre la imagen y cubrir los siguientes datos: PERFIL CALIDAD 7

8 Menú Documentos Aquí se muestra el árbol de directorios del área de calidad. Ésta se divide en directorios (carpetas coma las de Windows), documentos adjuntos y formularios, que se corresponden con documentos creados dinámicamente por el usuario y del que pueden surgir o no evidencias. En la imagen de abajo, se indica cómo gestionar directorios, adjuntar un documento o añadir un nuevo formulario. Directorios Para crear un nuevo directorio, haga clic en el botón superior Nuevo Directorio y cubra los datos siguientes. Luego pulse Guardar : Para modificar un directorio, haga clic en la imagen Para eliminar un directorio, haga clic en la imagen ( modificar ) de la línea del directorio. ( eliminar directorio ) de la línea del directorio. IMPORTANTE: no se podrá eliminar un directorio que tenga documentos ni formularios. PERFIL CALIDAD 8

9 Documentos adjuntos Para adjuntar documentos a un directorio, pulsar en la imagen lo siguiente: del directorio en cuestión y aparecerá Primero seleccionamos los documentos que queremos subir, pulsando en Examinar, e irán apareciendo todos en la lista superior. Pulsar el botón Guardar y esperar a que terminen de subir todos los documentos. Este documento aparecerá luego en el árbol de directorios. Para subir una revisión de un documento o modificar un existente, pulsar en la imagen ( Revisión ) y decidir si se quiere revisar o modificar. En ambos dos casos, el proceso es igual al anterior. Formularios A continuación, mostramos cómo diseñar un formulario. Pulsar en la imagen directorio del árbol del que va colgar. ( Formulario ) del A continuación se muestra una sección similar a la de debajo: Arriba a la izquierda vemos el título y la descripción que llevará el formulario. A la derecha vemos los posibles elementos que puede tener un formulario. PERFIL CALIDAD 9

10 Para modificar el título o descripción del formulario, hacemos clic encima de ellos o pulsamos sobre Propiedades del Formulario a la derecha de la página. Aparece a la derecha el cuadro de propiedades del formulario donde podemos modificar estos campos: Ahora que tenemos configurado nuestro formulario, vamos a diseñarlo. Pulsamos en Añadir un campo y seleccionamos un elemento de los siguientes: Campos de formulario: aquellos que cubre el usuario para generar evidencia. Son: texto simple, párrafo, opción múltiple, precio, número, checkboxes, desplegable, fecha, página web, archivo o cabecera (permite crear tablas dinámicas especificando las columnas). Ejemplo: checkboxes. Para modificar, hacer clic encima del campo y cambiar las opciones en el cuadro de la derecha ( Propiedades del campo ) Otros: Sección: permite dividir elementos del formulario en grupos. Hace de separador o subtítulo de un documento. Editor HTML: permite escribir texto y dar formato como negrita, cursiva, sangría e incluso tablas. Por ejemplo, podemos utilizarlo para las firmas de los documentos. PERFIL CALIDAD 10

11 En este elemento, se pondrán las variables codificadas cuando hagan falta. Otro uso común es adjuntar una imagen al formulario. Escribimos un texto y en la palabra que deseemos poner la imagen, pulsar el botón y luego en el botón Ver Servidor. Aquí subimos la imagen y al pulsarla quedará enlazada a la palabra indicada. Cabecera: permite crear una tabla con columnas dinámicas y filas infinitas. Podemos establecer texto por defecto en la primera de las columnas, introduciendo dicho texto en la casilla Valor por defecto con saltos de línea como separador de filas. Cuando terminemos de crear el formulario, pulsamos el botón Guardar formulario y volveremos a la página general de documentos con un nuevo formulario en el árbol. Para modificar el formulario, pulsamos en la imagen ( Modificar ) Para crear una revisión de un formulario, pulsamos en la imagen datos. Al guardar, volveremos al árbol y comprobaremos que aparece la imagen revisiones posteriores. ( Revisión ) y modificamos los que indica que hay IMPORTANTE: No podemos eliminar un formulario si tiene revisiones. Debemos eliminar primero sus revisiones. PERFIL CALIDAD 11

12 Menú Evidencias En este menú podemos ver las distintas evidencias generadas por los usuarios del centro. Podemos imprimir todas las evidencias de uno o más formularios en un único PDF. Simplemente debemos checkear a la izquierda de cada formulario los que queramos imprimir y pulsar en el botón Imprimir Evidencias, tal y como muestra la siguiente imagen: En este menú, decidimos qué tipo de acceso tiene un formulario. Es decir, si las evidencias que generan son de centro, titulación o de ambos. Si queremos acceder a un formulario en concreto para ver o modificar sus evidencias, seleccionamos un centro de la lista desplegable, pulsamos en la imagen del formulario deseado y se mostrará una tabla con todas sus evidencias generadas. Podemos ordenar por cualquiera de las columnas que aparecen e también filtrar por usuario, titulación o fecha. Además podemos ver la vista de impresión de la evidencia seleccionada, bloquearla para que no la puedan modificar los usuarios Secretariado, modificarla o eliminarla. Para volver, pulsar sobre el nombre del formulario (arriba a la izquierda) PERFIL CALIDAD 12

13 Menú Informes. Este menú es muy parecido al anterior, con la diferencia de ver un listado de todas las evidencias del centro, sin tener que seleccionar un formulario previamente. Además, podemos filtrar las evidencias de una sola titulación o ver todas agrupadas en criterios de seguimiento de título. En la parte superior derecha de la pantalla, tenemos un icono en PDF que nos permite extraer un listado de las evidencias del centro y/o titulación. Podemos imprimir, bloquear su modificación, modificar o eliminar cada una de las evidencias. PERFIL CALIDAD 13

14 Menú Inf. Pública En este apartado, accedemos al seguimiento del título del centro, donde aparecerán una serie de criterios establecidos por la Universidad que se tienen que justificar. Existen tres formas de justificar cada uno de los criterios: Mediante una página web, donde tengamos la información necesaria que nos piden en cada criterio A través de documentos incorporados en nuestra aplicación (vistos en el árbol de documentación anterior), así como el manual o los procedimientos A través de las evidencias generadas en los procedimientos a los que hace referencia el criterio Para poder gestionar el seguimiento de una titulación, debemos pulsar sobre el botón modificar de cada uno de los criterios existentes. Aparecerá una pantalla como la siguiente: En la parte superior, podemos indicar las páginas web que puedan justificar dicho criterio. En la parte inferior, en forma de árbol, aparecerán los documentos y anexos del centro que podemos seleccionar para incluir en el criterio actual. Una vez hecho esto, pulsamos en el botón guardar. Para ver el resultado de seguimiento de cada centro, accederemos a la página CENTRO o, si preferimos una titulación, a TITULACION. PERFIL CALIDAD 14

15 MANUAL DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD SEGUIMIENTO DE TÍTULOS OFICIALES 24/07/2012 PERFIL COMISIÓN

16 ÍNDICE 1. Introducción Visita por la aplicación (Comisión) Documentos Evidencias Informes Inf. Pública 11 PERFIL COMISIÓN 2

17 1. INTRODUCCIÓN La aplicación del Sistema de Garantía de Calidad consiste en un sistema de gestión documental, donde un grupo de usuarios puede diseñar formularios y llevar a cabo revisiones de los mismos. Este sistema permite al usuario crear su propio árbol de directorios, con un diseño similar al de Windows. Se crean carpetas y estas contienen documentos que crea el propio usuario a través de un diseñador intuitivo de elementos de formularios. Cada uno de estos documentos, puede generar o no evidencias. También se pueden adjuntar archivos de información para el usuario, por ejemplo, el manual para cubrir los procedimientos. De la misma forma que los formularios, estos archivos pueden tener revisiones. Es un hecho el que cada centro incluido en esta aplicación disponga de su propio árbol de directorios con sus propias revisiones y sus evidencias únicas, sin que ningún cambio en el árbol base (gestionado por el Área de Calidad) perjudique al resto de directorios. La aplicación consta de tres tipos de usuarios: Calidad: tiene todos los privilegios. Gestiona los centros y usuarios que pueden acceder a la aplicación, a las evidencias de cualquier centro Comisión: tiene acceso a los documentos de su centro y puede gestionar las evidencias de una o varias titulaciones, así como de centro, dependiendo del acceso que se le haya dado. Secretariado: solo pueden crear evidencias en documentos de su centro. Además, tiene acceso personalizado dependiendo de las titulaciones. La aplicación está disponible en gallego y castellano. PERFIL COMISIÓN 3

18 2. VISITA POR LA APLICACIÓN Accedemos a la aplicación del Sistema de Garantía de Calidad a través de un explorador Web. Introducimos nuestro nombre de usuario y contraseña correctos. El programa nos da la bienvenida y nos informa de nuestro último acceso en caso de no ser la primera vez. Vemos el siguiente menú: En el apartado Documentos, se gestionan los documentos del centro al que pertenece la comisión. En el apartado Evidencias, se pueden ver las evidencias generadas en los documentos del centro. En el apartado Informes, se pueden ver todas las evidencias generadas de todos los documentos del centro. En el apartado Inf. Pública, tenemos la gestión íntegra del seguimiento de los títulos del centro. El último menú cierra la sesión (menú Salir ). Arriba a la derecha, aparece nuestro usuario subrayado. Si pulsamos en él, nos permite cambiar nuestra contraseña. PERFIL COMISIÓN 4

19 Menú Documentos Aquí se muestra el árbol de directorios de la comisión. Ésta se divide en directorios (carpetas coma las de Windows), documentos adjuntos y formularios, que se corresponden con documentos creados dinámicamente por el usuario y del que pueden surgir o no evidencias. En la imagen de abajo, se indica cómo gestionar directorios, adjuntar un documento o añadir un nuevo formulario. Directorios Para crear un nuevo directorio, haga clic en el botón superior Nuevo Directorio y cubra los datos siguientes. Luego pulse Guardar : Para modificar un directorio, haga clic en la imagen Para eliminar un directorio, haga clic en la imagen ( modificar ) de la línea del directorio. ( eliminar directorio ) de la línea del directorio. IMPORTANTE: no se podrá eliminar un directorio que tenga documentos ni formularios. PERFIL COMISIÓN 5

20 Documentos adjuntos Para adjuntar documentos a un directorio, pulsar en la imagen lo siguiente: del directorio en cuestión y aparecerá Primero seleccionamos los documentos que queremos subir, pulsando en Examinar, e irán apareciendo todos en la lista superior. Pulsar el botón Guardar y esperar a que terminen de subir todos los documentos. Este documento aparecerá luego en el árbol de directorios. Para subir una revisión de un documento o modificar un existente, pulsar en la imagen ( Revisión ) y decidir si se quiere revisar o modificar. En ambos dos casos, el proceso es igual al anterior. Formularios A continuación, mostramos cómo diseñar un formulario. Pulsar en la imagen directorio del árbol del que va colgar. ( Formulario ) del A continuación se muestra una sección similar a la de debajo: Arriba a la izquierda vemos el título y la descripción que llevará el formulario. A la derecha vemos los posibles elementos que puede tener un formulario. PERFIL COMISIÓN 6

21 Para modificar el título o descripción del formulario, hacemos clic encima de ellos o pulsamos sobre Propiedades del Formulario a la derecha de la página. Aparece a la derecha el cuadro de propiedades del formulario donde podemos modificar estos campos: Ahora que tenemos configurado nuestro formulario, vamos a diseñarlo. Pulsamos en Añadir un campo y seleccionamos un elemento de los siguientes: Campos de formulario: aquellos que cubre el usuario para generar evidencia. Son: texto simple, párrafo, opción múltiple, precio, número, checkboxes, desplegable, fecha, página web, archivo o cabecera (permite crear tablas dinámicas especificando las columnas). Ejemplo: checkboxes. Para modificar, hacer clic encima del campo y cambiar las opciones en el cuadro de la derecha ( Propiedades del campo ) Otros: Sección: permite dividir elementos del formulario en grupos. Hace de separador o subtítulo de un documento. Editor HTML: permite escribir texto y dar formato como negrita, cursiva, sangría e incluso tablas. Por ejemplo, podemos utilizarlo para las firmas de los documentos. PERFIL COMISIÓN 7

22 En este elemento, se pondrán las variables codificadas cuando hagan falta. Otro uso común es adjuntar una imagen al formulario. Escribimos un texto y en la palabra que deseemos poner la imagen, pulsar el botón y luego en el botón Ver Servidor. Aquí subimos la imagen y al pulsarla quedará enlazada a la palabra indicada. Cabecera: permite crear una tabla con columnas dinámicas y filas infinitas. Podemos establecer texto por defecto en la primera de las columnas, introduciendo dicho texto en la casilla Valor por defecto con saltos de línea como separador de filas. Cuando terminemos de crear el formulario, pulsamos el botón Guardar formulario y volveremos a la página general de documentos con un nuevo formulario en el árbol. Para modificar el formulario, pulsamos en la imagen ( Modificar ) Para crear una revisión de un formulario, pulsamos en la imagen datos. Al guardar, volveremos al árbol y comprobaremos que aparece la imagen revisiones posteriores. ( Revisión ) y modificamos los que indica que hay IMPORTANTE: No podemos eliminar un formulario si tiene revisiones. Debemos eliminar primero sus revisiones. PERFIL COMISIÓN 8

23 Menú Evidencias En este menú podemos ver las distintas evidencias generadas por los usuarios del centro. Podemos imprimir todas las evidencias de uno o más formularios en un único PDF. Simplemente debemos checkear a la izquierda de cada formulario los que queramos imprimir y pulsar en el botón Imprimir Evidencias, tal y como muestra la siguiente imagen: Si queremos acceder a un formulario en concreto para ver o modificar (a las que tenga acceso) sus evidencias, pulsamos en la imagen del formulario deseado y se mostrará una tabla con todas sus evidencias generadas. Podemos ordenar por cualquiera de las columnas que aparecen e también filtrar por usuario, titulación o fecha. Además podemos ver la vista de impresión de la evidencia seleccionada, bloquearla para que no la puedan modificar los usuarios Secretariado, modificarla o eliminarla. Para volver, pulsar sobre el nombre del formulario (arriba a la izquierda) PERFIL COMISIÓN 9

24 Menú Informes. Este menú es muy parecido al anterior, con la diferencia de ver un listado de todas las evidencias del centro, sin tener que seleccionar un formulario previamente. Además, podemos filtrar las evidencias de una sola titulación o ver todas agrupadas en criterios de seguimiento de título. En la parte superior derecha de la pantalla, tenemos un icono en PDF que nos permite extraer un listado de las evidencias del centro y/o titulación. Podemos imprimir, bloquear su modificación o eliminar (a las que tenga acceso) cada una de las evidencias. PERFIL COMISIÓN 10

25 Menú Inf. Pública En este apartado, accedemos al seguimiento del título del centro, donde aparecerán una serie de criterios establecidos por la Universidad que se tienen que justificar. Existen tres formas de justificar cada uno de los criterios: Mediante una página web, donde tengamos la información necesaria que nos piden en cada criterio A través de documentos incorporados en nuestra aplicación (vistos en el árbol de documentación anterior), así como el manual o los procedimientos A través de las evidencias generadas en los procedimientos a los que hace referencia el criterio Para poder gestionar el seguimiento de una titulación, debemos pulsar sobre el botón modificar de cada uno de los criterios existentes. Aparecerá una pantalla como la siguiente: En la parte superior, podemos indicar las páginas web que puedan justificar dicho criterio. En la parte inferior, en forma de árbol, aparecerán los documentos y anexos del centro que podemos seleccionar para incluir en el criterio actual. Una vez hecho esto, pulsamos en el botón guardar. Para ver el resultado de seguimiento de cada centro, accederemos a la página CENTRO (enlace disponible en la parte superior derecha de este menú ( Ver Inf. Pública ) o, si preferimos una titulación, a TITULACION. PERFIL COMISIÓN 11

26 MANUAL DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD SEGUIMIENTO DE TÍTULOS OFICIALES 24/07/2012 PERFIL SECRETARIADO

27 ÍNDICE 1. Introducción Visita por la aplicación (Secretariado) Evidencias Inf. Pública 06 PERFIL SECRETARIADO 2

28 1. INTRODUCCIÓN La aplicación del Sistema de Garantía de Calidad consiste en un sistema de gestión documental, donde un grupo de usuarios puede diseñar formularios y llevar a cabo revisiones de los mismos. Este sistema permite al usuario crear su propio árbol de directorios, con un diseño similar al de Windows. Se crean carpetas y estas contienen documentos que crea el propio usuario a través de un diseñador intuitivo de elementos de formularios. Cada uno de estos documentos, puede generar o no evidencias. También se pueden adjuntar archivos de información para el usuario, por ejemplo, el manual para cubrir los procedimientos. De la misma forma que los formularios, estos archivos pueden tener revisiones. Es un hecho el que cada centro incluido en esta aplicación disponga de su propio árbol de directorios con sus propias revisiones y sus evidencias únicas, sin que ningún cambio en el árbol base (gestionado por el Área de Calidad) perjudique al resto de directorios. La aplicación consta de tres tipos de usuarios: Calidad: tiene todos los privilegios. Gestiona los centros y usuarios que pueden acceder a la aplicación, a las evidencias de cualquier centro Comisión: tiene acceso a los documentos de su centro y puede gestionar las evidencias de una o varias titulaciones, así como de centro, dependiendo del acceso que se le haya dado. Secretariado: solo pueden crear evidencias en documentos de su centro. Además, tiene acceso personalizado dependiendo de las titulaciones. La aplicación está disponible en gallego y castellano. PERFIL SECRETARIADO 3

29 2. VISITA POR LA APLICACIÓN Accedemos a la aplicación del Sistema de Garantía de Calidad a través de un explorador Web. Introducimos nuestro nombre de usuario y contraseña correctos. El programa nos da la bienvenida y nos informa de nuestro último acceso en caso de no ser la primera vez. Vemos el siguiente menú: En el apartado Evidencias, se presenta el árbol de directorios del centro, donde podemos crear evidencias de documentos o solamente verlos. En el apartado Inf. Pública, tenemos la gestión íntegra del seguimiento de los títulos del centro a los que tenemos acceso. El último menú cierra la sesión (menú Salir ). Arriba a la derecha, aparece nuestro usuario subrayado. Si pulsamos en él, nos permite cambiar nuestra contraseña. PERFIL SECRETARIADO 4

30 Menú Evidencias Aquí se muestra el árbol de directorios de la comisión. Éste se divide en directorios (carpetas como las de Windows), documentos adjuntos y formularios, que se corresponden con documentos creados dinámicamente por el usuario y del que pueden surgir o no evidencias. Podemos imprimir todas las evidencias de uno o más formularios en un único PDF. Simplemente debemos checkear a la izquierda de cada formulario los que queramos imprimir y pulsar en el botón Imprimir Evidencias, tal y como muestra la siguiente imagen: Para crear una nueva evidencia, pulsar en el dibujo del lápiz. Aparecerá el formulario donde cubrir los datos. Al hacerlo, se guardará la fecha actual, la IP del ordenador desde el que se creó la evidencia y el usuario que la crea. Para ver las evidencias generadas, pulsar en el dibujo de la lupa. Desde aquí, podemos imprimir las evidencias en PDF o podemos copiar aquellas evidencias que consideremos similares a otras y luego modificarlas en lo que se distingan. Una evidencia siempre puede ser modificada mientras un usuario de la comisión no la valide como tal, quedando bloqueada dicha evidencia. PERFIL SECRETARIADO 5

31 Menú Inf. Pública En este apartado, accedemos al seguimiento del título del centro, donde aparecerán una serie de criterios establecidos por la Universidad que se tienen que justificar. Existen tres formas de justificar cada uno de los criterios: Mediante una página web, donde tengamos la información necesaria que nos piden en cada criterio A través de documentos incorporados en nuestra aplicación (vistos en el árbol de documentación anterior), así como el manual o los procedimientos A través de las evidencias generadas en los procedimientos a los que hace referencia el criterio Para poder gestionar el seguimiento de una titulación, debemos pulsar sobre el botón modificar de cada uno de los criterios existentes. Aparecerá una pantalla como la siguiente: En la parte superior, podemos indicar las páginas web que puedan justificar dicho criterio. En la parte inferior, en forma de árbol, aparecerán los documentos y anexos del centro que podemos seleccionar para incluir en el criterio actual. Una vez hecho esto, pulsamos en el botón guardar. Para ver el resultado de seguimiento de cada centro, accederemos a la página CENTRO (enlace disponible en la parte superior derecha de este menú ( Ver Inf. Pública ) o, si preferimos una titulación, a TITULACION. PERFIL SECRETARIADO 6

32 MANUAL DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GARANTÍA DE CALIDAD SEGUIMIENTO DE TÍTULOS OFICIALES 24/07/2012 PERFIL EVALUACIÓN

33 ÍNDICE 1. Introducción Visita por la aplicación (Evaluación) Evidencias Informes 06 PERFIL EVALUACIÓN 2

34 1. INTRODUCCIÓN La aplicación del Sistema de Garantía de Calidad consiste en un sistema de gestión documental, donde un grupo de usuarios puede diseñar formularios y llevar a cabo revisiones de los mismos. Este sistema permite al usuario crear su propio árbol de directorios, con un diseño similar al de Windows. Se crean carpetas y estas contienen documentos que crea el propio usuario a través de un diseñador intuitivo de elementos de formularios. Cada uno de estos documentos, puede generar o no evidencias. También se pueden adjuntar archivos de información para el usuario, por ejemplo, el manual para cubrir los procedimientos. De la misma forma que los formularios, estos archivos pueden tener revisiones. Es un hecho el que cada centro incluido en esta aplicación disponga de su propio árbol de directorios con sus propias revisiones y sus evidencias únicas, sin que ningún cambio en el árbol base (gestionado por el Área de Calidad) perjudique al resto de directorios. La aplicación consta de tres tipos de usuarios: Calidad: tiene todos los privilegios. Gestiona los centros y usuarios que pueden acceder a la aplicación, a las evidencias de cualquier centro Comisión: tiene acceso a los documentos de su centro y puede gestionar las evidencias de una o varias titulaciones, así como de centro, dependiendo del acceso que se le haya dado. Secretariado: solo pueden crear evidencias en documentos de su centro. Además, tiene acceso personalizado dependiendo de las titulaciones. La aplicación está disponible en gallego y castellano. PERFIL EVALUACIÓN 3

35 2. VISITA POR LA APLICACIÓN Accedemos a la aplicación del Sistema de Garantía de Calidad a través de un explorador Web. Introducimos nuestro nombre de usuario y contraseña correctos. El programa nos da la bienvenida y nos informa de nuestro último acceso en caso de no ser la primera vez. Vemos el siguiente menú: En el apartado Evidencias, se presenta el árbol de directorios del centro, donde podemos ver las evidencias por documentos y además, la documentación del centro. En el apartado Informes, se pueden ver todas las evidencias generadas de todos los documentos del centro. El último menú cierra la sesión (menú Salir ). Arriba a la derecha, aparece nuestro usuario subrayado. Si pulsamos en él, nos permite cambiar nuestra contraseña. PERFIL EVALUACIÓN 4

36 Menú Evidencias Aquí se muestra el árbol de directorios de la comisión. Éste se divide en directorios (carpetas como las de Windows), documentos adjuntos y formularios, que se corresponden con documentos creados dinámicamente por el usuario y del que pueden surgir o no evidencias. Podemos imprimir todas las evidencias de uno o más formularios en un único PDF. Simplemente debemos checkear a la izquierda de cada formulario los que queramos imprimir y pulsar en el botón Imprimir Evidencias, tal y como muestra la siguiente imagen: Para ver las evidencias generadas, pulsar en el dibujo de la lupa, dentro de cada formulario o formato. Desde aquí, podemos imprimir las evidencias en PDF. PERFIL EVALUACIÓN 5

37 Menú Informes Este menú es muy parecido al anterior, con la diferencia de ver en un listado todas las evidencias del centro, sin tener que seleccionar un formulario previamente. Además, podemos filtrar las evidencias de una sola titulación o ver todas agrupadas en criterios de seguimiento de título. En la parte superior derecha de la pantalla, tenemos un icono en PDF que nos permite extraer un listado de las evidencias de un centro y/o titulación. PERFIL EVALUACIÓN 6