MANUAL DE USO NUEVO PROGRAMA GESTION VISADOS PARA COLEGIADOS YOVISO

Transcripción

1 MANUAL DE USO NUEVO PROGRAMA GESTION VISADOS PARA COLEGIADOS YOVISO DIRECCION WEB DEL PROGRAMA: o a través de la web del Colegio una vez logueado Una vez que entramos aparece el siguiente acceso: Como se puede apreciar en el acceso hay que poner el nif del usuario y en la contraseña, la misma que para acceder a la web del colegio, pulsamos entrar. Una vez que iniciamos la sesión en el nuevo programa el primer panel que nos aparece es el siguiente:

2 En este panel podemos ver todos los trabajos que están pendientes de procesar por el Colegio. Vamos a detallar como se le da de alta a un trabajo en el nuevo programa. 1.- NUEVO DOCUMENTO Lo primero que hay que hacer es pulsar en el botón de NUEVO DOCUMENTO y nos aparece el siguiente menú que vamos a analizar detalladamente. una vez que pulsamos el trabajo desaparece de la pantalla inicial y pasar a ser gestionado por el usuario que lo ha seleccionado, desplegándose el siguiente menú donde veremos todos los pasos a seguir para la tramitación íntegra de un expediente antes de llegar a la secretaría técnica, departamento encargado del visado, sellado, 1.- DATOS GENERALES. 1.- MENU PRINCIPAL. Se compone de los siguientes apartados: - EXPEDIENTE. Agrupación de trabajos de la misma obra, para añadirlo pulsamos el botón SELECCIONAR EXPEDIENTE y se nos muestra la siguiente pantalla en la que vamos a crearlo.

3 En el caso de que no esté creado, en el apartado que pone NOMBRE NUEVO EXPEDIENTE, teclearemos el nombre que le hemos asignado al mismo, y pulsaremos aceptar, si por el contrario el trabajo que estamos dando de alta pertenece a un expediente ya creado, en este caso pulsaremos EXPEDIENTE EXISTENTE y seleccionaremos el que nos interese, pulsando seguidamente aceptar, en este menú tenemos una opción de BUSCAR, para facilitar la selección del expediente en el caso de que tengamos un historial muy extenso. DESCRIPCION DEL DOCUMENTO. Es la descripción del trabajo propiamente. PRESUPUESTO DE EJECUCION MATERIAL. Importe de la obra. 2.- DIRECCION.

4 Este apartado está formado por los siguientes campos: - PROVINCIA - LOCALIDAD - DIRECCIÓN - CODIGO POSTAL Todos estos datos se refieren a la dirección donde se va a realizar el trabajo. 3.- COLEGIADO/ TITULAR/ PETICIONARIO - COLEGIADO. En este apartado aparecerán el/los colegiados que redacten el trabajo, en el caso de que el trabajo sea realizado por 2 colegiados, para añadir al 2º colegiado, pulsaremos AÑADIR COLEGIADOS. Y nos aparece el siguiente menú, para buscar al colegiado en nuestra base de datos, podemos filtrar por cualquiera de los datos que están en la primera fila (nº colegiado, nombre), si nos situamos encima de cada uno de ellos tecleamos el dato por el que queramos buscar y acto seguido pulsamos MOSTRAR USUARIOS

5 Una vez pulsado el botón se despliega el siguiente cuadro, en este caso hemos filtrado por el nombre NURIA, en el cuadro de abajo vemos que nos han salido todos los colegiados de nuestra base de datos que se llaman Nuria, para seleccionar el indicado tenemos que activar el cuadradito, y después le damos a SELECCIONAR COLEGIADO Cuando pulsamos el botón SELECCIONAR COLEGIADO, volvemos al panel principal quedando de la siguiente manera, en el apartado PORCENTAJE, indicamos el porcentaje que proceda (por defecto siempre aparecerá 100%, que cambiaremos cuando el trabajo sea realizado por más de un colegiado, el botón de facturar siempre sale activado y el de domiciliar pago es para aplazar el pago de la cuota de visado - TITULAR: Es el dueño de la instalación y obra. bajo lo envíen ellos comprobaremos que coincide con el documento adjuntado, en el caso de que tengamos que registrar nosotros el trabajo, pulsaremos el botón AÑADIR TITULAR y se nos abrirá el siguiente cuadro. Si el colegiado quiere facturar al titular deberá marcarlo, esta opción no admite domiciliar pago, el titular tendrá que realizar una transferencia.

6 En este menú podemos hacer varias cosas: 1.- Poner un titular que ya existe, con lo cual lo buscaremos en la base de datos, filtrando por alguno de los botones de la primera fila (Razón social, CIF teléfono...), una vez que tecleemos un dato le damos a MOSTRAR EMPRESA Y seleccionamos la que nos interese (VER SEGUNDO CUADRO)

7 Una vez que seleccionamos la empresa activando el botón del formulario, pulsamos SELECCIONAR EMPRESA y ya tenemos escogida la empresa. Se nos puede dar el caso de que al registrar nosotros un trabajo la empresa no exista y la tengamos que dar de alta, para ello pulsamos NUEVA EMPRESA, abriéndose el siguiente menú, rellenamos todos y cada uno de los campos y pulsamos GUARDAR, ya la tenemos creada para seleccionarla tenemos que hacer exactamente lo mismo que en el paso anterior.

8 - PETICIONARIO: Persona que encarga el trabajo al colegiado puede coincidir o no con el Titular y además puede ser la propia empresa para la el colegiado trabaja (es asalariado) este apartado se gestiona exactamente igual que el anterior. Vemos el cuadro. Con la única salvedad que si es el mismo que el TITULAR pulsamos directamente el botón MISMO QUE TITULAR (VER SIGUIENTE CUADRO). - OTROS (PENDIENTE VER NOMBRE): Este campo está pendiente de incluir en el programa, pero a diferencia de los otros dos, este será única y exclusivamente para poner los datos de la empresa en la que el colegiado trabaja, esta opción si permite domiciliar el pago, en la cuenta bancaria que tenga la empresa en su ficha. - FACTURACION: El único campo que podemos activar en esta pantalla es el de SOLICITA FACTURACION DE HONORARIOS. Cuando lo activamos se nos despliega el siguiente menú:

9 En este panel indicaremos el IMPORTE DE HONORARIOS (el importe que se indica aquí siempre es sin IVA), si queremos IRPF en la factura indicaremos el porcentaje que actualmente marca la ley (21%). - - OBSERVACIONES: En este apartado, indicaremos todo aquello que sea relevante e importa indicar sobre el trabajo.

10 - SUBIR ARCHIVO: Para subir el trabajo, pulsaremos en SUBIR DOCUMENTO PDF, en este archivo incluiremos todos los documentos que van a ir visados por el Colegio, el botón SUBIR DOCUMENTACION COMPLEMENTARIA EN PDF, es toda la documentación que se necesita aportar para visar el trabajo pero que no va visada por el Colegio; por ejemplo plan se seguridad de un acta, presupuesto visado por otro colegio, renuncias de los técnicos... en resumen coincide con el archivo que nombrábamos como OTROS en el antiguo programa, por último para registrar el trabajo pulsamos el botón GUARDAR. Una vez que hayamos introducido todos los datos ya tenemos el trabajo dado de alta y pendiente de visar por el Colegio, si nos vamos al menú principal vemos el siguiente panel en el que vemos la fecha de los trabajos que hemos dado de alta y el estado en el que se encuentran cada uno, la PESTAÑA DE ULTIMO MENSAJES, son las notas que el Colegio nos ha comunicado bien para que rectifiquemos algo o simplemente para informarnos.

11 Tendremos que estar pendiente de estas notas para continuar con el procedimiento de visado de los trabajos. El apartado de los mensajes solo estará disponible cuando la secretaría nos haga un requerimiento para dicho trabajo, es decir cuando el trabajo esté registrado con incidencias o incorrecto y tenga un mensaje de la secretaría podemos responder mientras no. Una vez que el trabajo esté visado, tendremos que descargar el trabajo. 1.- Seleccionamos el trabajo VISADO, y nos aparece el siguiente menú:

12 En la parte superior derecha DOCUMENTOS, tenemos que pulsar el botón DECARGAR DOCUMENTO, nos aparece la siguiente pantalla, para poder descargarlo tenemos que tener en un lugar accesible de nuestro ordenador el archivo pfx, con nuestra firma digital ya que será imprescindible para descargar el trabajo, en el cuadro de más abajo tenemos que poner la CONTRASEÑA PARA FIRMAR, que es la clave que indicamos cuando exportamos la firma digital al archivo. Una vez hecho esto, pulsamos el botón DESCARGAR DOCUMENTO y accedemos al trabajo ya visado.

13 En esta parte del programa vamos a explicar también un apartado importante, vemos las pantallas. En la parte izquierda de la pantalla tenemos nuestros datos personales, más abajo hay un botón CAMBIAR NOMBRE DE EXPEDIENTE, aquí podemos cambiar el nombre de un expediente cada vez que queramos, pulsamos nos aparece el siguiente menú, ponemos en el recuadro azul, el nuevo nombre para nuestro expediente y pulsamos renombrar expediente. En la parte derecha DOCUMENTOS, tenemos el árbol de trabajos de un mismo expediente (agrupación de trabajos de la misma obra). El botón VER/ MODIFICAR. Sirve para acceder al documento. El botón DUPLICAR, sirve para duplicar un mismo trabajo, con la finalidad de crear otro similar con distintos datos (por ejemplo en el caso de direcciones de obras, anexos...) dejaremos los datos comunes y cambiaremos lo que se precisen. anteriormente. Estos botones son los símbolos de los explicados El 1º- VER/MODIFICAR EL 2º DUPLICAR EL 3º DESCARGAR TRABAJO EL 4º. Sirve para descargar la factura del trabajo visado.

14 2. BUSCADOR DE DOCUMENTOS. Este apartado del programa nos permite buscar un documento, por cualquiera de los campos que tenemos disponible: - NUM. VISADO - FECHA (INTERVALO DE TIEMPO) - TITULAR (SELECCIONAMOS EL QUE QUERAMOS) - PETICIONARIO (SELECCIONAMOS EL QUE QUERAMOS) - ESTADO (DESPLEGAMOS EL MENU Y SELECCIONAMOS EL QUE NOS INTERESE) - DESCRIPCION (NOMBRE QUE LE PUSIMOS AL TRABAJO) - LUGAR - OBSERVACIONES Una vez que filtremos por el campo deseado, pulsamos el botón BUSCAR DOCUMENTOS y accederemos al trabajo. 3.- DATOS PERSONALES.

15 En este parte del programa podemos acceder a nuestros datos personales y cambiarlos cuando deseemos, tenemos que tener claro que los cambios serán auditados y quedarán registrados en el programa en fecha y forma e incluso quedará registrado el usuario que editó los cambios siendo este el único responsable de los mismos. En este apartado además podemos cambiar la contraseña que tenemos para acceder al programa, poniendo la que nosotros queramos, en el caso de que olvidemos la contraseña, tendremos una opción para restaurarla, la cual estará vinculada al correo electrónico de colegiado. En el resto de pestañas DOMICILIO, REGISTRO DEL TITULO Y OTROS DATOS DE INTERÉS, también podemos actualizar los datos conforme sean necesarios.