MANUAL DE USO DEL APLICATIVO PARA GESTIÓN DE LAS FICHAS TESEO

Transcripción

1 MANUAL DE USO DEL APLICATIVO PARA GESTIÓN DE LAS FICHAS TESEO El aplicativo informático, diseñado por el MICINN, para la gestión de las fichas TESEO se encuentra en la siguiente dirección: ACCESO A LA BASE DE DATOS Se accede a la base de datos mediante el usuario y la contraseña que os han sido asignados y comunicados. (FIGURA 1: pantalla inicial) - 1 -

2 2.- GESTIONAR: MENÚ DE GESTIÓN DE FICHAS Y DE FICHEROS DE TESIS DOCTORALES Cuando se accede al aplicativo aparece una pantalla (Figura 2) desde donde se podrán gestionar fichas desde la pestaña de Fichas - y gestionar los ficheros de las tesis que se han de incorporar al sistema desde la pestaña de Ficheros -. El resto de opciones del menú son de uso restringido y sólo tiene acceso la Unidad de Gestión Académica de la UB. (FIGURA 2: Gestionar) - 2 -

3 3.- GESTIONAR FICHAS Desde esta pantalla se tiene acceso a diferentes menús: Alta: para dar de alta nuevas fichas TESEO hasta la validación e incorporación en la base de datos. Pendientes: desde esta opción del menú se pueden consultar las fichas en estado pendiente, seleccionarlas e introducir todos los datos hasta la validación e incorporación en la base de datos. Calificar: desde esta opción se puede introducir la calificación de la tesis y la fecha de lectura. Validar: incorporar una ficha a la que se han introducido todos los datos para en la base de datos TESEO. Imprimir: genera un documento en formato pdf donde se incluyen todos los datos que se han introducido en la ficha. Es un documento que sirve de control y verificación de datos previamente a la incorporación en el sistema. Histórico: Opción mediante la cual se puede consultar el estado en que se encuentran las fichas. (FIGURA 3: Gestionar Fichas) Los centros iniciarán las fichas desde la opción de Alta, completarán todos los datos necesarios y la validarán. Por tanto, el resto de opciones que nos ofrece el menú deben ser utilizadas cuando la introducción de datos de una misma ficha se haga en distintas sesiones

4 4.- INTRODUCCIÓN DE DATOS EN LAS FICHAS Gestión Académica ha elaborado dos documentos para facilitar la introducción de datos en el aplicativo: Un documento de instrucciones, de acuerdo con los criterios que se ha acordado aplicar en la Universidad de Barcelona. Este documento de apoyo de denomina Procedimiento para la introducción y gestión de datos en el aplicativo Teseo. Un formulario que sigue el mismo orden que el aplicativo, para facilitar la recopilación e introducción de datos. Este documento se denomina Formulario Teseo. La introducción de datos de las fichas se realiza a través de las siguientes carpetas: Datos autor (doctorando) (FIGURA 4: carpeta Datos autor) - 4 -

5 4.2.- Datos tesis (FIGURA 5: carpeta Datos tesis) - 5 -

6 4.3.- Dirección tesis (FIGURA 6: carpeta Dirección tesis) - 6 -

7 4.4.- Tribunal (FIGURA 7: carpeta Tribunal) - 7 -

8 4.5.- Información acceso: debe seleccionarse, previamente, la regulación aplicable a los estudios de doctorado cursados (FIGURA 8: carpeta Información acceso) - 8 -

9 Doctorados LRU (doctorados del RD 185/1985 y del RD 778/1998) (FIGURA 9: carpeta Doctorados LRU) - 9 -

10 Doctorados LOU (doctorados EEES) (FIGURA 10: carpeta Doctorados LOU)

11 4.6.- Información tesis En esta pestaña introduciremos todos los datos de información de la tesis. IMPORTANTE: Comprobar que hemos introducido todos los datos correctamente, antes de validar la ficha. Una vez la hayamos validado, la ficha quedará incorporada en el sistema para que el Consejo de Coordinación Universitaria pase a publicarla. En el caso que se detecte un error una vez publicada la ficha consultar el apartado 7.- Modificación de datos en una ficha ya publicada. (FIGURA 11: carpeta Información tesis)

12 5.- IMPRESIÓN DE LA FICHA TESEO La impresión de la ficha es necesaria para guardar una copia de los datos introducidos en el expediente del doctorando y para darle a éste otra copia. (Ver circuito). El aplicativo permite la impresión de la ficha desde dos vías diferentes: Gestionar: Fichas: Histórico Una vez hayamos validado correctamente la ficha, el aplicativo nos muestra esta pantalla: (FIGURA 12: Gestionar: Fichas) Después de seleccionar la pestaña Histórico, nos aparecerá la siguiente pantalla: (FIGURA 13: Gestionar: Fichas: Histórico)

13 Debemos seleccionar la ficha que nos interesa a través de los diferentes buscadores que existen (Título, autor, NIF autor, etc.). Es imprescindible marcar en el estado que esta la ficha (completa, validada, etc.) o en caso que no lo conozcamos seleccionar la opción Estados-- en el desplegable. (FIGURA 14: Gestionar: Fichas: Histórico) Deberemos escoger la ficha de la tesis que nos interesa seleccionando en el título que corresponda. (FIGURA 15: Gestionar: Fichas: Histórico)

14 Desde esta opción obtendremos una previsualización de la ficha. En esta previsualización es donde podremos cambiar el estado de la solicitud de Mención de Doctor Europeo, en caso que sea necesario. Para realizar estos cambios, deberemos elegir la opción adecuada en el desplegable y darle al botón de comando Cambiar Mención. (FIGURA 16: previsualización 1)

15 Aunque existe un icono de impresión en pdf, esta opción no funciona, al seleccionarlo accedemos a otra previsualización: (FIGURA 17: previsualización 2) Para poder realizar la impresión de la ficha debemos hacerlo desde la barra del navegador

16 5.2.- Gestionar: Fichas: Imprimir En estos momentos esta opción no funciona correctamente, porque el modelo de ficha que imprime está basado en la antigua ficha Teseo. En el momento que esta opción esté actualizada se os informará. 6.- GESTIÓN DE FICHEROS Para poder incorporar las tesis al sistema es necesario que la copia de la tesis que debe presentar el doctorando en formato electrónico esté disponible en el disco de uno de los ordenadores de la SED. Gestión Académica ha elaborado un documento de instrucciones para facilitar la introducción de datos en el aplicativo, de acuerdo con los criterios que se ha acordado aplicar en la Universidad de Barcelona. Este documento de apoyo de denomina Procedimiento par la introducción y gestión de datos en el aplicativo Teseo. La incorporación de las tesis al sistema se realiza desde la carpeta de Ficheros de la opción Gestionar. (FIGURA 18: Gestionar)

17 Mediante el menú de la carpeta de Incorporar localizamos las fichas de los doctorandos que tienen pendiente la incorporación del fichero de la tesis al sistema. (FIGURA 19: Incorporar ficheros) Una vez localizado el doctorando, desde la opción de Fichero seleccionaremos el archivo con el contenido de la tesis que previamente ha sido guardado en nuestro PC. Apretando el icono de Navega podemos iniciar la búsqueda de éste archivo. Una vez seleccionado, desde el icono Adjuntar se incorpora el fichero de la tesis al sistema. (FIGURA 20: Insertar fichero de tesis en el sistema)

18 7.- MODIFICACIÓN DE DATOS EN UNA FICHA YA PUBLICADA En el caso de detectar algún error, una vez la ficha ha sido publicada por el CCU, se pueden hacer modificaciones. Los pasos a seguir depende del tipo de datos que tengamos que modificar: 7.1. Modificación de datos del doctorando/director/tutor/tribunal: A través de esta opción solo podremos modificar el NIF/NIE/Pasaporte, nombre, apellidos y país. Desde la pestaña Gestionar: accederemos a Usuarios En el desplegable de perfil de usuario dejaremos --Perfiles--. Debemos seleccionar el doctorando/director/tutor o miembro del tribunal que nos interesa a través de los diferentes buscadores que existen (NIF/NIE/Pasaporte o Nombre):

19 Para modificar los datos clicaremos el icono y accederemos a la siguiente pantalla: Realizaremos los cambios necesarios y clicaremos en Modificar para guardar los cambios

20 7.2. Modificación de datos de la ficha Si debemos modificar cualquier otro dato de la ficha, debe realizarse desde Gestionar: Fichas: Histórico:. Tendremos que buscar la ficha que nos interesa introduciendo los datos en los diferentes buscadores que encontramos (título, autor, NIF autor). Recordemos que en caso de no conocer el estado de la ficha seleccionaremos en el desplegable de Estado la opción -- Estados--. Clicaremos en el icono para modificar la ficha y accederemos a la siguiente pantalla:

21 En esta pantalla buscaremos los datos a modificar en los diferentes apartados: - Datos autor : podemos modificar los campos: año de nacimiento, sexo o país, eliminar el autor y dar de alta uno nuevo. - Datos tesis : podemos modificar todos los campos. - Dirección tesis : podemos eliminar y/o añadir un director/codirector/tutor o bien modificar los campos Universidad/Centro, País o Cargo. - Tribunal : podemos eliminar y añadir miembros del tribunal o bien modificar los campos Universidad/Centro, País o Cargo de cada uno de los miembros. - Información acceso : se pueden modificar todos los datos. - Información tesis : se pueden modificar todos los datos. Para guardar los cambios, clicaremos Siguiente o Aceptar, dependiendo de la opción que nos ofrezca la pantalla en la que nos encontremos. IMPORTANTE: Una vez modificada, imprimiremos la nueva ficha para guardar copia en el expediente del alumno