Unidad 2. Crear una Presentación (I)

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1 Unidad 2. Crear una Presentación (I) A continuación veremos cómo crear una Presentación. PowerPoint nos permite crear una presentación de formas distintas, bien a través del asistente que es muy útil cuando nuestros conocimientos sobre PowerPoint son escasos porque nos guiará en todo el proceso de creación de la presentación, también podemos crearlas a través de algunas de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint o plantillas nuestras. También se puede crear la presentación desde cero, es decir, crearla a partir de una presentación en blanco. Crear una Presentación con el Asistente Para crear una presentación con un asistente sigue estos pasos: En el panel de Tareas encontrarás una sección llamada Nuevo, selecciona la opción Del Asistente para autocontenido.

2 Si no tienes abierto el panel de tareas también puedes ir al menú Archivo y seleccionar la opción Nuevo. Una vez elegida la opción Del asistente para contenido aparecerá una ventana como la que mostramos a continuación. En la parte izquierda de la ventana tenemos un esquema de los pasos a realizar con el asistente, en este caso nos encontramos en el primer paso (Iniciar). Si nos arrepentimos y no queremos crear la presentación, pulsar el botón Cancelar para salir del asistente. Pulsando el botón Siguiente > seguimos con el asistente...

3 Unidad 2. Crear una Presentación (II) La segunda pantalla del asistente nos pide el tipo de presentación: PowerPoint tiene muchas presentaciones estándares que se pueden utilizar para ahorrar tiempo. Estas presentaciones estándares están agrupadas en varios temas. Con los botones que aparecen en la parte central de la ventana seleccionamos el tema, a continuación aparecen en la parte derecha de la ventana las presentaciones asociadas al tema seleccionado. Por ejemplo hemos seleccionado el tema Organización y la presentación Reunión de la organización. Con esto PowerPoint me va a crear una presentación para una reunión con un esquema y unas diapositivas predefinidas, nosotros sólo tendremos que retocar la presentación para adaptarla a nuestras necesidades. Después de seleccionar la presentación se pulsa Siguiente.

4 Ahora nos encontramos en la fase de Estilo de presentación. El estilo de presentación consiste en cómo se impartirá luego la presentación: Nos ofrece varias opciones, podemos hacer presentaciones que se visualicen utilizando un ordenador (en pantalla), presentaciones que se vean en una página Web, una presentación para pasar a transparencias en blanco y negro o en color, o para diapositivas. Nosotros marcamos la opción que queramos y pulsamos Siguiente. En el último paso (Opciones de presentación) nos pide que indiquemos el título de nuestra presentación y también podemos indicar el texto que queremos que aparezca en cada diapositiva de nuestra presentación, incluso podemos activar la casilla de número de diapositiva para que en el pie de cada diapositiva aparezca su número.

5 Una vez introducida toda la información necesaria pulsamos Siguiente o directamente pulsamos Finalizar para que el Asistente genere la presentación. Así es como queda la presentación que hemos creado, lo único que tendremos que hacer después es introducir el texto y las imágenes que queramos.

6 Unidad 2. Crear una Presentación (III) A continuación veremos cómo crear una Presentación con una de las plantillas que incorpora el propio PowerPoint. Las plantillas son muy útiles porque generan y permiten organizar las diapositivas que puede necesitar nuestra presentación, nosotros únicamente tendremos que introducir el contenido de las diapositivas y de ese modo ganar tiempo. Crear una Presentación con una Plantilla Para crear una presentación con una plantilla sigue estos pasos: En el Panel de Tareas de la sección Nuevo a partir de una plantilla selecciona la opción Plantillas generales... como te mostramos a la derecha. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas. Una vez seleccionada la opción Plantillas generales te aparecerá un cuadro de diálogo similar al que te mostramos a continuación.

7 Selecciona la plantilla de diseño que más te gusta, en la parte de la derecha te aparecerá una vista previa de la plantilla que has seleccionado para que puedas elegir mejor. Una vez hayas encontrado la plantilla que más se adapte a tus gustos pulsa el botón Aceptar. En nuestro caso hemos elegido la plantilla Mezclas y así es lo que nos ha generado:

8 Unidad 2. Crear una Presentación (IV) A continuación veremos cómo crear una Presentación en blanco, esta opción se suele utilizar cuando la persona que genera la presentación sabe manejar bien el programa y también cuando ninguna de las plantillas que incorpora PowerPoint se adapta a nuestras necesidades. Crear una Presentación en Blanco Para crear una presentación en blanco sigue estos pasos: En el Panel de Tareas de la sección Nuevo selecciona la opción Presentación en Blanco. Si el panel de Tareas no está visible despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de Tareas. Así es como te puede quedar una presentación en blanco. Tienes una diapositiva y dos cuadros de texto para añadir un título y añadir un subtítulo.

9 A partir de ahí tendremos que dar contenido a las diapositivas, añadir las diapositivas que hagan falta y todo lo demás. Puede que tengas configurado PowerPoint para que automáticamente se abra la sección Aplicar diseño de diapositiva para que puedas asignar a la nueva diapositiva uno de los diseños predefinidos.

10 Unidad 3. Guardar una presentación A continuación veremos cómo guardar una presentación. Es importante que cada cierto tiempo guardemos los cambios realizados en nuestra presentación para que en el caso de que el sistema falle perdamos los menos cambios posibles. Guardar una Presentación Para guardar una presentación podemos ir al menú Archivo y seleccionar la opción Guardar o también se puede hacer con el botón. Si es la primera vez que guardamos la presentación nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a continuación. De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacón, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar. También podemos crear una nueva carpeta con este icono creará dentro de la carpeta que figure en el campo Guardar en., la carpeta se

11 Si por algún motivo queremos guardar la presentación con otro formato para que pueda ser abierta por otra aplicación, como por ejemplo PowerPoint 95, desplegaremos la lista de Guardar como tipo y seleccionaremos el formato adecuado de la lista desplegable. Si el tipo de formato que seleccionamos es Presentación se guardará la presentación con la extensión ppt. Si no es la primera vez que guardamos la presentación y pulsamos en el botón de guardar de la barra de herramientas o seleccionamos la opción Guardar del menú Archivo no nos aparecerá la ventana que hemos mostrado anteriormente, guardará los cambios sin preguntar. Si queremos guardar una presentación con otro nombre (por ejemplo queremos crear una nueva presentación utilizando una presentación que ya tenemos) desplegaremos el menú Archivo y seleccionamos la opción Guardar como, entonces aparecerá la misma ventana que cuando pulsamos por primera vez en el botón Guardar. Cuando utilizamos esta opción tenemos al final dos presentaciones, la inicial (la que estaba abierta cuando dijimos Guardar como) y otra con el nuevo nombre. Guardar una Presentación como Página Web Para guardar una presentación como página Web y así poder verla con un navegador, despliega del menú Archivo la opción Guardar como página Web. Al seleccionar esta opción nos aparecerá una ventana similar a la que mostramos a continuación.

12 De la lista desplegable de Guardar en seleccionaremos la carpeta en la cual queremos guardar la presentacón, después en la casilla de Nombre de archivo introduciremos el nombre con el cual queremos guardarla y por último pulsaremos en el botón Guardar. El guardar una presentación como página Web es igual que guardarla con la opción Guardar, únicamente cambia el formato con el cual se guarda la presentación. Guardado automático Ahora veremos cómo podemos configurar PowerPoint para que cada cierto tiempo guarde automáticamente los cambios. Esta opción es muy útil ya que a través del guardado automático podemos recuperar los últimos cambios que hemos realizado en un documento que por cualquier motivo no hemos podido guardar. Pasos a seguir: Despliega el menú Herramientas y selecciona la opción Opciones. Haz clic sobre la pestaña Guardar de la ventana Opciones. Activa la casilla Guardar información de Autorrecuperar cada... y después indica cada cuántos minutos quieres que guarde el archivo. Por último pulsa Aceptar. En esta pestaña también muy útil es la Ubicación predeterminada de los archivos. Ahí ponemos el nombre de la carpeta donde guarda por defecto los archivos, es la carpeta que aparece en el cuadro Guardar en de la ventana Guardar como.

13 Unidad 3. Avanzado. Personalizar la publicación de una presentación Ahora veremos cómo podemos controlar y personalizar algunos parámetros de la publicación de una presentación. Para poder personalizar la publicación de la presentación despliega el menú Archivo y pulsa Guardar como Pagina Web. En la ventana que aparece pulsa en el botón Publicar... Aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana podemos elegir qué partes de la presentación queremos publicar (la presentación completa o bien un rango de diapositivas, por ejemplo de la 5 a la 10). Si no queremos que aparezcan en la página las notas del orador debemos desmarcar la casilla Mostrar notas del orador. También podemos indicar qué exploradores admitimos para ver la presentación. Por último podemos indicar el nombre y ruta de la página web que contendrá la presentación. Si queremos utilizar otro nombre para la página diferente del de la presentación en PowerPoint pulsaremos en el botón

14 Cambiar... y escribiremos el nuevo nombre. Si queremos cambiarla de lugar pulsaremos en Examinar... e indicaremos la nueva ruta. Una vez indicados todos los parámetros pulsaremos en el botón Publicar. Podemos también refinar la publicación haciendo clic en el botón Opciones Web..., se abrirá la ventana que te mostramos a continuación:

15 Unidad 4. Abrir una Presentación (I) A continuación veremos cómo podemos abrir una presentación ya creada para verla o para modificarla. Abrir una Presentación Para abrir una presentación podemos elegir entre: ir al menú Archivo y seleccionar la opción Abrir, haz clicr en el botón Abrir herramientas, de la barra de desde el Panel de Tareas en la sección Abrir seleccionar la opción Más... En esa misma sección aparecen los nombres de las últimas presentaciones abiertas. Si la presentación que queremos abrir se encuentra entre esas hacemos clic en su nombre y se abre automáticamente, en caso contrario hacer clic en Más... Si el Panel de Tareas no aparece despliega el menú Ver y selecciona la opción Panel de tareas. Tanto si hemos utilizado la barra de menús, el botón Abrir o Más presentaciones..., se abrirá la siguiente ventana:

16 En la lista desplegable del cuadro Buscar en seleccionamos la unidad en la cual se encuentra la presentación que queremos abrir, a continuación seleccionamos la carpeta que contiene la presentación. Una vez hayamos seleccionado la presentación pulsamos en el botón Abrir. Cuando seleccionamos una presentación aparece una pequeña representación de ella en la zona de la derecha. Si tienes varias presentaciones abiertas puedes pasar de una otra seleccionándola desde el menú Ventana de la barra de menús.

17 Unidad 5. Tipos de Vistas (I) Antes de empezar a explicar cómo personalizar una presentación es importante saber cómo manejarnos en los distintos tipos de vistas que nos ofrece PowerPoint. El saber manejar los tipos de vistas es muy importante ya que nos va a permitir tener tanto una visión particular de cada diapositiva como una visión global de todas las diapositivas, incluso nos permitirá reproducir la presentación para ver cómo queda al final. Vista Normal La vista normal es la que se utiliza para trabajar habitualmente, con ella podemos ver, diseñar y modificar la diapositiva que seleccionamos. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción normal. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda.

18 En la parte izquierda de la pantalla aparece el área de esquema en el cual podemos seleccionar la diapositiva que queremos visualizar y en la parte derecha aparece la diapositiva en grande para poder modificarla. En la parte inferior se encuentra el área de notas en el cual se introducen aclaraciones para el orador sobre la diapositiva. Esta es la vista que más utilizarás ya que en ella podemos insertar el texto de las diapositivas, cambiarles el color y diseño y es además la que más se aproxima al tamaño real de la diapositiva. Vista Clasificador de diapositivas Para ver las diapositivas en vista clasificador tienes que desplegar el menú Ver de la barra de menus y seleccionar la opción Vista Clasificador de diapositivas. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema en la parte izquierda. Este tipo de vista muestra las diapositivas en miniatura y ordenadas por el orden de aparición, orden que como podrás ver aparece junto con cada diapositiva. Con este tipo de vista tenemos una visión más global de la presentación, nos permite localizar una diapositiva más rápidamente y es muy útil para mover, copiar o eliminar las diapositivas, para organizar las diapositivas.

19 Unidad 5. Tipos de Vistas (II) Vista Presentación con diapositivas La vista Presentación con diapositivas reproduce la presentación a partir de la diapositiva seleccionada, con este tipo de vista podemos apreciar los efectos animados que hayamos podido insertar en las distintas diapositivas que forman la presentación. Para ver la diapositiva en esta vista despliega el menú Ver y selecciona la opción Presentación con diapositivas. También puedes pulsar en el botón que aparece debajo del área de esquema o pulsar la tecla F5. Para salir de la vista presentación pulsa la tecla ESC. Zoom El zoom permite acercar o alejar las diapositivas en la vista en la que nos encontremos. Para aplicar el zoom a las diapositivas sitúate primero en el panel sobre el cual quieres que se aplique el zoom y después despliega el menú Ver y selecciona la opción Zoom... Una vez seleccionada esta opción se desplegará una ventana como la que te mostramos a continuación. En esta ventana seleccionamos el porcentaje de zoom que queremos aplicar a las vistas. Puedes seleccionar uno de los zooms que aparecen en la lista (33,50,66,100,...) o bien se puede aplicar un porcentaje que nosotros especifiquemos en el cuadro Porcentaje. También se puede aplicar el zoom a través de la barra estándar de herramientas con el

20 cuadro, si pulsamos sobre la flecha desplegaremos la lista de porcentajes que podemos aplicar. Aquí te mostramos un ejemplo de cómo puedes aplicar el zoom a las diapositivas del área de trabajo, lo único que hay que hacer es situarse antes en el área al cual queramos aplicar el zoom. Lo mismo podemos hacer con las demás áreas de esquema.

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