Manual de la Interface de RENFE. Manual de uso de la Interface de RENFE con Front-Office. Beroni Informática Pág. 1

Transcripción

1 Manual de uso de la Interface de RENFE con Front-Office Beroni Informática Pág. 1

2 Introducción...3 Configuración...4 Cómo recuperar un billete de la Interface?...7 Opciones de la pantalla de la Interface...12 Desglose automático de tasas e IVA...16 Beroni Informática Pág. 2

3 Introducción Esta opción del Front-Office sólo está habilitada para aquellas agencias que disponen de Savia- Amadeus con impresora y que tienen dicho CRS instalado en la propia red de ordenadores de la oficina y compartido. La función del Interface es procesar automáticamente los RVR s enviados por RENFE a través del sistema SAVIA Profesional y transferirlos a una reserva para ser facturados con todos los datos salidos de la emisión. Un RVR es la información completa de un billete de tren emitido, que genera RENFE a través del sistema SAVIA Profesional y es enviado a los segundos de estar emitido, hacia los ordenadores centrales de la oficina que lo ha emitido, con lo que ésta, puede recuperarlo y transferirlo a su facturación. El RVR contiene los datos necesarios para la captura del servicio en el programa Front Office: importe total del billete, tipo de tren, estación de salida, número de secuencia, tasas sujetas al 16%, etc. Beroni Informática Pág. 3

4 Configuración Utilidades, Configuración Interface de RENFE: Seleccionar con la tecla F2 el código de comitente definido en Retailer para RENFE. Recuperar el código de producto y de destino que se grabarán automáticamente al recuperar el billete de tren en la interface. Seleccionar el código de liquidación definido en Retailer para RENFE y por último indicaremos la comisión cedida por RENFE en los billetes extranjeros y en las estaciones españolas. Beroni Informática Pág. 4

5 Maestros, Cód. Estaciones de Tren: En este maestro, el código de estación de tren no se tiene que introducir de forma manual por el usuario. Se crea de forma automática cuando se recupera un billete de tren a través de la interface y el programa detecta que no existe ya en este maestro. Beroni Informática Pág. 5

6 Se debe tener en cuenta, que el código de producto y el código de destino se grabarán de forma automática en función de los datos introducidos en la pantalla de CONFIGURACIÓN INTERFACE RENFE (menú Utilidades). Si la información no es correcta, el usuario deberá recuperar el código de estación ya creado, utilizando el F2, y modificar lo oportuno en cada caso. Por ejemplo: Beroni Informática Pág. 6

7 Cómo recuperar un billete de la Interface? Pulsar sobre el botón y visualizaremos una pantalla con los billetes emitidos que están pendientes de procesar (pendientes de asignarlos a una reserva): Visualizaremos la siguiente pantalla, con todos los billetes de tren emitidos hasta el momento: Marcaremos la opción, VISUALIZAR SOLO BILLETES DE TREN, para que sólo aparezcan los billetes de tren: Beroni Informática Pág. 7

8 El orden por el que aparecen los RVR s en el Front-Office, o sea en esta pantalla, es por la fecha de salida de los viajeros, independientemente de la fecha en que se haya hecho la reserva. Para recuperar los billetes de tren en una reserva existen dos opciones: 1) Si el usuario quiere asignar un nuevo número de reserva al billete, pulsará en el botón. Visualizaremos en la columna Nº RESER el nuevo número de reserva asignado. Beroni Informática Pág. 8

9 2) Si el usuario quiere asignar un número de reserva existente en Front Office, deberá teclear dicho número en la columna Nº RESER: Beroni Informática Pág. 9

10 Al salir de esta pantalla por el botón, se abrirá automáticamente la reserva seleccionada y también la pantalla de CLIENTES / VIAJEROS, para indicar el código de cliente al que se le va a facturar la reserva: Dentro del botón COMITENTE, visualizaremos el billete de tren introducido de forma automática: Beroni Informática Pág. 10

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12 Opciones de la pantalla de la Interface A En esta columna se visualiza un botón,. Si se pulsa este botón, se creará un número de reserva automáticamente, para asignar el billete que se está recuperando. Y visualizaremos este nº en la columna Nº RESER. Para poder crear un número de reserva automáticamente, la línea en la que se desee crearlo, debe estar en blanco. Si no es el caso, visualizaremos el mensaje: R En esta columna se visualizan botones con números,, o letras,. Se utilizarán para indicar si esa línea (ese billete) también pertenece al último nº de reserva procesado. Una vez hemos elegido el primer billete a facturar en una reserva pulsando el botón anterior, o bien, escribiendo el número de reserva que queremos en el campo Nº RESER., podemos elegir el resto de billetes que van a la misma reserva pulsando sobre el botón de la columna R, de cada uno de ellos. Al pulsar sobre estos botones, en la columna Nº RESER., aparecerá el último nº de reserva procesado. Beroni Informática Pág. 12

13 Si en la columna Nº RESER., ya existe un nº de reserva al pulsar sobre estos botones, este número desaparecerá, y por lo tanto dejará de estar asignado este billete a la reserva en cuestión, y podemos volver a incluirlo volviendo a pulsar el botón de la columna R, es decir, cada vez que pulsamos los botones de esta columna, se marca o desmarca un billete asignándolo o quitándolo de una reserva. NOMBRE VIAJEROS Se visualiza el número de secuencia puesto que el nombre del viajero no aparece en el fichero RVR. F. SALIDA Se visualiza la fecha de salida del billete. IMP. TOTAL Se visualiza el importe total del billete. LOCALIZADOR Se visualiza el número de secuencia. SERIE En el momento de asignar un número de reserva al billete, aparecerá de forma automática la serie, que será la que esté asignada en la pantalla principal de reservas de Front Office. Nº RESER. Teclear el número de reserva que se le asignará al servicio. Si se quiere asignar un nº de reserva automáticamente, pulsar sobre el botón, situado en la columna A. Si el número de reserva que tecleemos directamente ya existe en una factura anterior, el programa mostrará el mensaje: PAX Se visualizan siempre 1. DEST Teclear el código del destino del servicio, si no se ha cargado directamente. NETO En el supuesto de ser un billete a precio neto (sólo en este caso, o en el caso que se quiera poner un recargo sobre el precio del billete), pulsar sobre el botón, y se accederá a la siguiente pantalla: Beroni Informática Pág. 13

14 En esta pantalla se visualiza la relación de billetes de la reserva, y se podrá modificar el importe neto del servicio, el precio de venta al público, así como introducir un importe de recargo. Pulsar sobre el botón, para salir de esta pantalla, y acceder a la principal de reservas pendientes de procesar. Si hemos modificado algún importe, quedarán reflejados los cambios en la pantalla principal. En la parte inferior de la pantalla, se encuentran estos botones, para visualizar la primera pantalla de servicios, la siguiente, la última, o la anterior. BORRAR Para borrar una reserva pendiente de procesar, pulsar sobre el botón visualizaremos el mensaje:, y Beroni Informática Pág. 14

15 Si la respuesta es afirmativa, la línea del billete que se ha borrado, desaparecerá de la lista de reservas pendientes de procesar. Esto debe hacerse periódicamente para borrar de la pantalla aquellos billetes emitidos y que por alguna razón no deben ser facturados en nuestra oficina (billetes hechos para otras oficinas) o bien porque se han facturado entrándolos manualmente. Al citar las palabras facturar y facturación nos estamos refiriendo a introducir los datos en la reserva para ser facturados posteriormente, no a la operación de convertir la reserva en factura. O sea que una vez emitidos los billetes, podemos ya pasar los datos a la reserva (facturar), a fin de que entonces podamos introducir otros servicios, gastos de gestión sobre estos billetes, etc., para posteriormente (el día que sea) convertir la reserva en factura. En la parte superior de la pantalla se visualiza la barra de opciones de Reservas pendientes de procesar del CRS: BILLETES Se visualizan las siguientes opciones: OPCIONES Se visualizan las siguientes opciones: Para salir de la pantalla de RESERVAS PENDIENTES DE PROCESAR DEL CRS, pulsar sobre el botón, y si hemos asignado algún número de reserva, que ya existía, accederemos automáticamente a la pantalla de reservas de Front-Office. Beroni Informática Pág. 15

16 Desglose automático de tasas e IVA La información facilitada en el RVR (fichero generado por Amadeus), recupera el billete por el importe total, es decir, los datos que se generan de forma automática no separan las tasas de seguridad de los billetes, ni desglosan el IVA, ni el importe comisionable del billete. Ante los problemas que este funcionamiento supondría en el proceso de facturación, el departamento de programación de Beroni Informática, ha desarrollado un programa que calcula el importe del billete desglosando las tasas en función del tipo de tren y el IVA en la factura final del cliente, todo ello de forma automática, sin necesidad de teclear ningún dato de forma manual, y de esta manera agilizar el trabajo del personal de ventas y conseguir que la liquidación en administración sea idéntica a la que suministra RENFE. A continuación visualizaremos un ejemplo de dicho cálculo automático: rvr (estructura): RVR002;QLQ765;QLQIC2765;SQBA5588 VRR-002 PUR-SQBA5588 ODR-50 OPR-V TKR SER-4261 FER :59 FSR :30 FFR :47 ESR-BARN.SANTS ESC EFR-LLEIDA EFC TRR TTR-. TCR-0008 PZR-03A PGR-000 SMR-N LCR-TURISTA CCR-S2C IMR IFR-018 INR-FORMALIZACION I/V ICR-000 PCR-0 PFR-METALICO CFR-0000 CAR ATR-0000 ARR-000 Beroni Informática Pág. 16

17 AMR M1R RPS-QLQ765 1AS-QLQIC2765 IAS ENDX Los campos marcados en rojo corresponden a: ODR-50: Tipo de tren (Grandes Líneas, Regionales, etc.) Dependiendo del código indicado, el programa asignará de forma automática las tasas oportunas. Por ejemplo: Grandes Líneas = 0,15. ESC-71801: Estación de Salida. Correspondiente al código de destino que se grabará en el servicio de comitente. Será el código de destino relacionado al código de estación de tren, dentro del maestro de Front Office de códigos de estación de tren. IMR : Importe total del billete. Se grabará en el importe total del billete y se utilizará para el cálculo de las tasas y el desglose del IVA automático. M1R-00017: Importe de las tasas sujetas al 16% de IVA. Se grabará en el apartado NO COMISIONABLE del servicio de comitente, junto con el IVA del billete. FÓRMULA DEL CÁLCULO AUTOMÁTICO: IMPORTE TOTAL DEL BILLETE = COMISIONABLE + NO COMISIONABLE ( IMR ) = ( A ) + ( B ) A (IMR) (M1R) = IMPORTE TOTAL BILLETE TASAS IVA DEL BILLETE A1 X X = A1 - ( A1 : 1,07 ) B (IMR) (A) = IMPORTE TOTAL BILLETE COMISIONABLE Beroni Informática Pág. 17

18 Cálculo automático sobre el rvr: IMR = A + B 11,70 = 10,78 + 0,92 A = 11,70-0,17-0,75 A1 X X = 11,53 - ( 11,53 : 1,07 ) = 0,75 B = 11,70-10,78 = 0,92 En Front Office, se grabará de la siguiente manera en el servicio de comitente: Beroni Informática Pág. 18

19 Y se generará el desglose automático del IVA de la siguiente manera: Beroni Informática Pág. 19