Para los asientos creados directamente en Contabilidad dispone de un método que nos permite usar como plantilla cualquier asiento ya creado.

Transcripción

1 Contabilidad 1.1 Introducción La contabilidad de Géminis es una herramienta eficaz, facilitando y disminuyendo tiempo y costo en los procesos contables para la pequeña y mediana empresa, permitiendo esta crear la mayoría de los asientos contables de forma totalmente automática desde los procesos de gestión. Para los asientos creados directamente en Contabilidad dispone de un método que nos permite usar como plantilla cualquier asiento ya creado Conceptos generales Para activar la Gestión integrada de Contabilidad vaya a Utilidades Configuración General, compruebe que la longitud de las Cuentas Contables es la correcta. Marque en rojo Gestión Contable y si lo desea marque Gestión Autom. Asientos (opción recomendada). También deberá comprobar los campos de Cuentas Contables, y modificarlas sí no coincide con las suyas. Con la contabilidad de Géminis usted recibe el Plan General Contable, teniendo que crear solo las cuentas especificas de su empresa. Las cuentas que tendrá que crear en Gestión son: Cuentas de Bancos: Para ello en la barra de menú pulse módulos Bancos y Caja, y cree todas las cuentas a utilizar, es imprescindible rellenar los campos CTA. CONTABLE y CTA. NIV., esta última se rellena por defecto con los tres primeros dígitos de la cuenta contable. Cuentas de Proveedores/Acreedores: Entre en los módulos correspondientes y asegúrese que esta relleno el campo Cta. Contable, Cta. Pago y Contrapartida. La Cta. Nivel se rellenará por defecto con los tres primeros dígitos de la Cuenta Contable. Al generar una factura de compra si la contrapartida la deja en blanco tomará por defecto la 600. En el caso de que el valor de una factura sea inferior a cero tomara por defecto como contrapartida la 608 sí es el valor que se le ha dado a esta cuenta en configuración general. En el caso de los Acreedores es muy importante que rellene bien el campo contrapartida. Si el Acreedor le hace retenciones debe de rellenar el campo Retención con una S. Igual sucede con el Dto. Pronto Pago, pero en este caso tendrá que introducir el valor numérico correspondiente al dto. que nos hace el proveedor. Es aconsejable que el código de Proveedor/Acreedor de Gestión coincida con la Cta. Contable. Al crear uno nuevo ya las tomará por defecto. Cuentas de Clientes: Entre en los módulos correspondientes y asegúrese que esta relleno el campo Cta. Contable, y Cta. Cobro. El campo Cta. Nivel se rellenará por defecto con los tres primeros dígitos de la Cta. Contable. Al generar una factura de venta la contrapartida tomará por defecto la 700, y en el caso de que el valor de una factura sea inferior a cero tomara por defecto la 708, sí es el valor que se le ha dado a

2 esta cuenta en configuración general. Si a un cliente tenemos que facturarle sin IVA, rellenaremos el campo IVA S/N con una N. Es aconsejable que el código del Cliente de Gestión coincida con la Cta. Contable. Al crear uno nuevo ya las tomará por defecto. El programa también permite asignarle a varios Códigos de Cliente de gestión la misma Cta. Contable. Las demás cuentas propias de contabilidad se crearan directamente en el módulo contable, detallado más adelante en este capítulo Asientos generados automáticamente en contabilidad Los módulos que generan asientos son los siguientes: Facturas y Abonos de Proveedores/Acreedores. Pagos a Proveedores/Acreedores. Permitiendo contabilizar, con el asiento múltiple, Pagos de varias Facturas en un mismo asiento. Cierre de Cajas. Esto incluye Ventas de Contado por día, con sus bases y sus IVA correspondiente desglosados, y los ingresos de Caja a banco. El programa permite, por configuración, poder desglosar en contabilidad las facturas de contado. Facturas de Crédito realizadas a Clientes. Cobros de Facturas de Crédito de Clientes. Permitiendo contabilizar, con el asiento múltiple, Cobros de varias Facturas en un mismo asiento. También se podrá contabilizar en uno o varios asientos el cobro de una remesa bancaria Opciones del Menú de Contabilidad Pulsando ALT+N o bien seleccionando en la barra del menú la opción Contabilidad, podremos escoger una de las siguientes opciones: Generar Asientos. Se generarán los asientos contables en el borrador de todos los movimientos realizados en gestión, siempre que no se haya activado en configuración general la opción crear asientos automáticos. Gestión Contable. Entrara en el módulo de contabilidad. Actualizar Datos Cuentas. Permite actualizar los datos de las cuentas con los datos de las cuentas de Gestión. Comparar Saldo Gestión Contabilidad. Nos presenta en una pantalla las diferencias de los saldos entre Gestión y Contabilidad.

3 1.2 Módulo Contable Para acceder a la pantalla de gestión de asientos contables pulsaremos las teclas Ctrl+N, aunque puede utilizarse el mouse pinchando G.CONTA en la barra de botones superior o escoger Gestión Contable en el menú de contabilidad. Al entrar en este módulo se nos presenta la siguiente ventana. La primera pantalla que se muestra es la del diario contable, la cual está dividida en dos partes. En la parte superior podremos buscar, por cualquier columna un determinado asiento para Editarlo (F8), Copiarlo (F5) o Suprimirlo (Supr.). En la barra de información de funciones podremos consultar las diferentes opciones que podemos emplear dependiendo de si estamos en la parte superior o la inferior. Así si estamos en la zona de búsqueda veremos la siguiente imagen. Las funciones que aparecen son las siguientes: F1 BORRADOR, nos presenta una pantalla similar a la principal, pero con un listado del borrador contable. F2 CUENTAS, nos presenta un listado de cuentas, pudiendo buscar, modificar, crear o eliminar una cuenta, así como presentar los balances contables. F3 NUEVO ASI., nos permite generar un nuevo asiento. F4 DESCUADRE, comprueba si existe alguna diferencia en los asientos entre el importe del debe y del haber.

4 F5 COPIAR ASIENTO, nos presenta en la zona de edición una copia exacta del asiento que tenemos seleccionado en la lista de asientos, permitiéndonos generar uno nuevo cómodamente. F8 EDITAR ASI., nos presenta en la zona de edición el asiento que tenemos seleccionado en la lista de asientos, pudiendo modificarlo o eliminarlo. F7 RENUMERAR, nos permite renumerar los asientos según la fecha asignada a cada uno de ellos. Al pulsar F1 accederemos al borrador, mostrándonos la pantalla que a continuación se muestra. En esta pantalla en lugar de la función de renumeración tenemos la función F7 PASAR A DIARIO, que nos traspasa todos los asientos del borrador al diario contable, asignándoles los números de asientos que correspondan. Solo podrá aplicar esta función aquel usuario que lo tenga asignado en la Configuración de Usuarios. 1.3 Gestión de asientos Tras seleccionar un asiento, y pulsar F8 EDITAR ASI., nos aparece el asiento completo en la ventana de edición inferior. El color de esta ventana se nos muestra en rojo para avisarnos de que estamos editando un asiento que ya está creado.

5 En la cabecera se nos muestra el número del asiento, y en el detalle podemos ver las columnas que necesitamos para editar el asiento. Si modificamos cualquier línea de la columna de fecha, todas las demás líneas cambiarán la fecha a la que acabamos de introducir. Del mismo modo, si variamos una línea de SubCta o Contra, todas las líneas que tengan como cuenta la que acabamos de modificar cambiarán a esta nueva cuenta. Lo mismo ocurre con las columnas de Debe y Haber. Sin embargo, si variamos el Concepto o el Documento, solo variarán las líneas que se encuentren por debajo de la que estamos modificando. Al introducir un concepto, se nos despliega una lista que podremos utilizar para buscar descripciones que ya tengamos almacenadas en el diario. Pulsando la tecla ESC, salvaremos las modificaciones del asiento. En el caso de querer crear un nuevo asiento, podemos sencillamente buscar un asiento que ya tengamos creado y pulsar F5 COPIAR ASIENTO, lo cual es muy útil en el caso de asientos repetitivos, como nóminas, prestamos etc. En este caso solo tendremos que modificar los valores que deseemos para tener el asiento creado y pulsar la tecla ESC para salvar el nuevo asiento. También podemos CREAR UN ASIENTO nuevo de forma manual. Para ello iremos introduciendo los valores correspondientes. El campo fecha tomará por defecto la del día actual. En el campo Subcta y Contra introduciremos las cuentas correspondientes, ayudándonos de la lista desplegable o pulsando F2 CUENTAS. En este caso accederemos a la pantalla de subcuentas, nos situaremos en cualquiera de las columnas, buscaremos por ese concepto y pulsaremos INTRO para incluir la cuenta en el asiento que estamos editando. Al introducir el importe del Debe o del Haber nos refleja en la zona inferior el descuadre que momentáneamente tenemos en el asiento. Al llegar a la última columna y pulsar INTRO nos

6 crea automáticamente una nueva línea, cuadrándonos el asiento. Podremos rectificarlo en caso necesario y agregar nuevas líneas. 1.4 Gestión de cuentas Al pulsar F2 CUENTAS nos aparece una pantalla con el listado de búsqueda en la parte superior y la pantalla de edición en la parte inferior. En el caso de no saber exactamente la descripción de la cuenta a buscar, podemos utilizar la función F2 BUSCAR, que nos presentará una ventana donde podremos introducir alguna palabra de la descripción, presentándonos entonces una lista con las SubCuentas que contengan esa palabra. Al seleccionar una cuenta en la lista, nos muestra todos sus datos en la zona inferior. En caso de querer modificar estos, pulsaremos la función F8 EDITAR CTA., y el foco se situará en la zona de edición, pudiendo modificar todo menos la SubCuenta. Una vez realizados los cambios pulsaremos ESC para salvar las modificaciones.

7 Si pulsamos F3 NUEVA CUENTA tendremos la posibilidad de crear una cuenta nueva, para lo cual introduciremos el número de subcuenta deseado. En el caso de que no estemos seguros de que subcuenta asignarle podremos acceder con la tecla de flecha arriba al listado de la parte superior y realizar la consulta. Pulsando el tabulador continuaremos editando la subcuenta. El campo CUENTA se creará de forma automática. A continuación introduzca los demás valores y pulse ESC para salvarla. 1.5 Balances Pulsando la función F4 CUENTA PERD/GAN, nos aparece una ventana con el último cálculo de esta cuenta. En el caso de querer recalcular el resultado de esta cuenta pulsaremos nuevamente la función F4, y tras seleccionar las fechas entre las que se realizará el cálculo, se calcularán los nuevos valores. Si deseamos imprimir este resultado pulsaremos la tecla P: IMPRIMIR CUENTA. Pulsando la función F5 BALANCE SITUACIÓN, nos aparece una ventana con el último cálculo del balance. Si deseamos recalcular este balance, volveremos a pulsar la función F5, y tras seleccionar el rango de fechas del balance, se recalculará este y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.

8 Si deseamos imprimir este resultado pulsaremos la tecla P: IMPRIMIR BALANCE. 1.6 Columna de Balance de Años anteriores Se ha agregado una nueva columna en el Balance de Sumas y Saldos y en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, que nos indica los resultados del año anterior. Esto no se aplica en el año 2008 puesto que el Plan General Contable es diferente, y solo se mostrará el resto de los años cuando tengamos el asiento de cierre hecho. Esta columna viene reflejada en la base de datos como SALDOH, con lo que puede seleccionarse en el Generador de Listados para su impresión.

9 1.7 Balance de Sumas y Saldos a Nivel 1 y 2 Para la gestión de Balances de Sumas y Saldos a Nivel 1 y 2 existe una tabla denominada XCUENTAS que contiene las cuentas y definiciones de todas la cuentas de nivel 1 y 2. Con el Generador de Listados podemos crear, mediante la asociación de esta tabla y la de XDIARIO un listado que nos presente dichos datos. Un ejemplo podría ser el siguiente (en el se indica en rojo las principales opciones a tener en cuenta): 1.8 Comparación de Saldos Seleccionando en el menú Contabilidad la opción Comparar Saldo Gestión-Contabilidad, nos aparecerá una ventana en la que se mostrarán las cuentas que difieren en su saldo de gestión y contable.

10 Estas diferencias podremos imprimirlas pulsando la tecla P, con lo que nos aparecerá una ventana de presentación preliminar de impresión. 1.9 Enlace Contaplus Para realizar el enlace contable con el programa Contaplus, deberemos primeramente tener activada la opción ENLACE CON CONTAPLUS en la pantalla de Configuración General. En ese caso aparecerá dentro del menú Contabilidad la opción ENLACE CONTAPLUS. Al pulsar esta opción aparecerá la siguiente ventana de mensaje. Al pulsar Aceptar, si es la primera vez que accedemos a esta función, nos aparecerá otro mensaje informándonos que no se ha encontrado la ruta de acceso a Contaplus.

11 Pulsando Aceptar nos aparecerá una caja de diálogo donde deberemos seleccionar la ruta en la que se encuentre el programa Contaplus. Una vez entrada la ruta correcta, se generarán los ficheros de traspaso, los cuales podremos recuperarlos desde la pantalla de Importación de Asientos de Contaplus. Los ficheros generados son del tipo XBase, y se llamarán XDiario.dbf y XSubCta.dbf. En el caso de que hayamos generado asientos y no los hayamos recuperado con el programa Contaplus, podemos volver a exportar los asientos mediante la función F5 EXPORTAR ASIENTOS, desde la pantalla del diario contable en el módulo de Contabilidad de Géminis. En este caso hay que tener en cuenta que Contaplus no distingue si los asientos ya fueron importados o no, por lo que habrá que tener la precaución de no exportar desde Géminis más de una vez un mismo asiento.