Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 1

Transcripción

1 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 1 CONTEXTO Isabel va a desarrollar su actividad en el departamento de administración de la empresa LOLAY, S.A., habiéndosele encomendado la gestión contable y fiscal de la empresa utilizando el programa CONTAPLUS. Isabel hace tiempo que terminó el ciclo formativo de grado superior de Administración y Finanzas, por lo que trata de ponerse al día en las aplicaciones informáticas utilizadas actualmente en Contabilidad. Como tiene algunos conocimientos informáticos y conoce bastante bien la contabilidad, con unos sencillos ejercicios prácticos va a familiarizarse con las herramientas que Contaplus le facilita. En esta unidad vamos a estudiar la forma de utilizar el programa CONTAPLUS, que es una herramienta informática que agiliza todo el procedimiento contable OBJETIVOS Cuando haya terminado este módulo, el alumnado será capaz de: o o o o Comprender la importancia del sistema de información contable y la utilidad de una aplicación informática que permita agilizar el proceso contable. Instalar la aplicación informática contable según las especificaciones establecidas. Analizar las funciones y procedimientos de la aplicación informática utilizada. En un supuesto práctico convenientemente adaptado o Realizar el proceso contable correspondiente a un ciclo económico. o Obtener la declaración trimestral y anual del IVA. o Obtener las cuentas anuales para posteriormente realizar el análisis económico-financiero. o Traspasar los datos creando una copia de seguridad. SITUACION Para cumplir sus objetivos y dominar todos los procedimientos informáticos del CONTAPLUS que va a manejar en su trabajo, Isabel debe seguir los siguientes pasos: Tema 1: Acceso al programa y creación de la empresa. Tema 2: Estructuración del PGC de la empresa creada. Tema 3: División por Departamentos. Tema 4: Apertura de la Contabilidad: Paso 4.1: Barra de gestión de asientos. Paso 4.2: Barra de mantenimiento. Paso 4.3: Introducción de subcuentas desde gestión de asientos. Paso 4.4: Introducción del asiento de apertura. Tema 5: Proceso contable de la empresa: Paso 5.1: Creación de vencimientos. Paso 5.2: Cuadre del IVA Paso 5.3: Añadir comentario de asientos. Paso 5.4: Factura rectificativa. Paso 5.5: Liquidación trimestral del IVA. Paso 5.6: Asientos predefinidos ya creados. Paso 5.7: Creación de un asiento predefinido. Tema 6: Asientos previos a la regularización. Tema 7: Proceso de regularización y cierre. Generación de Cuentas Anuales. Tema 8: Traspaso de datos. Tema 1. Acceso al programa y creación de la empresa

2 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 2 Isabel va a realizar un caso práctico de un ejercicio contable en el que practicará desde la apertura de la empresa hasta su cierre y regularización mediante la aplicación ContaPlus. Para empezar la contabilidad, lo primero que tenemos que hacer es crear la Empresa. LOLAY, S.A., dedicada a la venta de máquinas de riego. Accedemos a ContaPlus desde el Panel de Gestión (Inicio/Programas/Grupo SP/SP Panel de Gestión) o bien desde el icono de acceso directo del escritorio. A partir de este momento y a lo largo de toda la unidad, te vamos a ir mostrando sucesivas imágenes de las pantallas de la aplicación, para que veas su funcionamiento. Para verlas con claridad a mayor tamaño, debes hacer clic sobre ellas. Seleccionamos la pestaña ContaPlus Hacemos clic sobre el icono SP ContaPlus Élite. La ventana que visualizamos es la de validación de usuarios.

3 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 3 Al pulsar sobre Aceptar, entramos en la ventana de trabajo de ContaPlus. Accederemos al menú de GLOBAL / SELECCIÓN DE EMPRESAS / AÑADIR. Pulsando el botón de añadir, introduciremos los siguientes datos :

4 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 4 En la carpeta de opciones de empresa, marcaremos las utilidades que vamos a necesitar, como por ejemplo: Acceso a campos analíticos, Acceso a documentos, Número máximo de asientos en la sesión para paso al maestro:1 El nº máximo de asientos en la sesión para paso al maestro determina el nº máximo de asientos que quedan en memoria antes de su paso definitivo al fichero diario. A estos asientos en memoria se les denomina asientos de la sesión. Es decir si la práctica nos indica que marquemos 1, cada vez que generemos un asiento se pasará definitivamente dicho asiento al fichero maestro del diario.

5 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 5 Introducidos todos los datos, pulsamos sobre Aceptar para proceder a la creación de la empresa LOLAY S.A. Comprobamos el alta de la empresa y la seleccionamos para comenzar a trabajar con ella. Posicionados sobre LOLAY hacemos doble clic o bien hacemos clic sobre el icono Seleccionar.

6 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 6 Tema 2. Estructuración del PGC de la empresa creada. Una vez creada la empresa, Isabel va a estructurar el Plan General Contable adaptado a la empresa creada. Desde el menú de FINANCIERA / PLAN GENERAL CONTABLE, encontramos dos opciones, la primera es para estructurar el PLAN GENERAL DE CONTABILIDAD, y la segunda será desde la que vamos a crear todas las SUBCUENTAS con las que trabajaremos en el Diario. Las cuentas con las que vamos a trabajar ya están preconfiguradas en la estructura del PGC seleccionada. Si necesitamos inventar alguna no contemplada podremos hacerlo ContaPlus trabaja en el Diario con Subcuentas, que deberemos dar de alta desde el Menú Financiera / Plan General Contable / Subcuentas o incluso, y más cómodo, desde la propia gestión de asientos.

7 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 7 Tema 3. División por departamentos Isabel para llevar una mejor gestión y control de la empresa, va a abrir dos departamentos utilizando el menú de contabilidad analítica del que dispone la aplicación ContaPlus, con la finalidad de imputar a cada una de las sucursales o departamentos creados, los gastos e ingresos que generan. Una vez realizada esa imputación a lo largo del año, la dirección podrá saber la rentabilidad de esas sucursales al comparar por separado los ingresos y gastos generados por las sucursales y con dicha información tomar las decisiones oportunas para corregir las desviaciones que se hubieran producido. Para ello lo primero que debemos hacer es crearnos unos departamentos y unos proyectos, desde el menú de ANALÍTICA / DEPARTAMENTOS / PROYECTOS OJO! La imputaremos a las correspondientes subcuentas del grupo 6 y 7 Departamentos Para dar de alta los departamentos, la ruta a seguir es: Menú Analítica / Departamentos

8 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 8 Pulsamos sobre Añadir para dar de alta los dos siguientes: 001 SEVILLA 002 CAMAS Comprobamos los proyectos creados.

9 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 9 Alta de proyectos Para dar de alta Proyectos, la ruta a seguir es: Menú Analítica/Proyectos. Pulsamos Añadir para dar de alta los siguientes: VENTAS SEVILLA

10 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS COMPRAS SEVILLA VENTAS CAMAS COMPRAS CAMAS Comprobamos los proyectos creados.

11 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 11 En el momento que una de estas sucursales tenga un movimiento contable, sólo debemos añadir el departamento o el proyecto al que pertenezcan en el asiento.

12 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 12 Tema 4. Apertura de contabilidad Una vez que Isabel ha introducido las subcuentas, ya estamos listos para poder añadir asientos contables. Debemos acceder al menú de FINANCIERA / OPCIONES DE DIARIO / GESTIÓN DE ASIENTOS / AÑADIR. Paso 4.1: Barra de gestión de asientos La barra de botones de gestión de asientos tiene una serie de botones especiales que nos permitirán realizar una serie de operaciones alternativas sin necesidad de salir de esta opción. 1) Casación. Se relacionan dos asientos que guardan alguna relación. Por ejemplo: el devengo de una compra y su pago posterior 2) Mayor: Accedemos al mayor de la subcuenta que aparece seleccionada en la partida del asiento 3) Gestión del conocimiento: Desde esta nueva opción podremos consultar el mayor de una subcuenta y la información contenida en FacturaPlus o TPVplus relativa a una subcuenta en cuestión. 4) Vencimientos: Permite añadir el vencimiento en el momento de la introducción de la factura de Clientes/Proveedores. Debemos estar posicionados sobre la Subcuenta del Cliente/Proveedor 5) Inventario: Este botón es una nueva opción que nos ofrece ContaPlus, dándonos así la posibilidad de enlazar directamente un asiento a un tipo de inventario, sin necesidad de tener que ir a la opción del menú de Inventario / Gestión de Inventario. 6) Peseta-Euro: Permite cambiar la moneda de entrada de asientos. El usuario puede realizar asientos en euros o pesetas, dentro de la misma empresa, pero no puede realizar asientos con líneas en euros y pesetas al mismo tiempo. 7) Banca Electrónica: Desde esta opción, podremos generar distintas órdenes de pago, para posteriormente, enviarlas a través de la banca electrónica. Para, ello basta con situarnos en el asiento de pago realizado y pulsar sobre el botón de banca electrónica. Generaremos el correspondiente fichero con el formato admitido por la entidades financieras que posteriormente le enviaremos por Internet. (Transferencias, remesas...) 8) Regularización de la partida de moneda extranjera: Regulariza una partida en moneda extranjera, realizando un apunte de pérdida o ganancia con respecto al Cambio original y al Cambio del día. Para realizar esta operación, basta con posicionarnos sobre la partida en divisas y pulsar el botón correspondiente. 9) Grabación del Asiento en Curso: Pulsando este botón se grabará el asiento en curso, siempre y cuando esté cuadrado. Esta acción no conlleva la actualización del fichero Maestro, la cual se producirá bien al salir de la opción "Gestión de Asientos", o bien, según lo hayamos indicado en la opción de "Configuración de trabajo de la sesión". 10) Papelera-Cancelar Asiento en Curso: Elimina el asiento activo, con todos sus movimientos. Este botón en ningún caso eliminará un asiento que ya haya pasado al maestro, si este fuera el caso tendremos que utilizar otro botón que veremos más adelante (el nº 13). 11) Abrir-Cerrar Ventana de Asientos de la Sesión: Abre una pantalla en la que podemos ver los asientos de la sesión. Aparecerán todos los apuntes que se hayan hecho antes de actualizar el fichero Maestro.

13 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 13 12) Configurar el Entorno de Trabajo: A través de este botón, podremos configurar la forma de trabajar dentro de la introducción de asientos, tales como acceder al campo documento, al campo dep.proyecto, cuadre de asientos,. 13) Eliminar Asientos del Fichero de Diario: elimina asientos guardados en el fichero maestro de diario. 14) Fuentes: Permite seleccionar las fuentes para la entrada de asientos. 15) Comentarios: Se asignará un comentario al asiento en curso. Posteriormente, se pueden realizar consultas y búsquedas a través de este comentario. 16) Gestión Documental: Desde esta opción podremos asociar ficheros a nuestros asientos. 17) Ayuda Predefinidos: Se ejecutará la ayuda específica de los asientos predefinidos, presentando la colección completa de los mismos. 18) Terminar: Abandonaremos la ventana de gestión de asientos Paso 4.2. Barra de mantenimiento Los botones de mantenimiento permiten hacer las siguientes operaciones con partidas del asiento en curso: Añadir Modificar Eliminar Ver Localizar Imprimir Inciso: Para dar de alta una subcuenta desde menú Financiera / Plan General Contable / Subcuentas, el proceso es el siguiente:

14 Contabilidad y Fiscalidad Unidad 11. CONTAPLUS 14 Pulsamos sobre Añadir y cumplimentamos los siguientes campos de información. Paso 4.3. Introducción de subcuentas desde gestión de asientos Otra alternativa que resulta muy cómoda es la introducción de subcuentas desde la propia gestión de asientos, por lo que al dar de alta el asiento de apertura iremos introduciendo las subcuentas necesarias.