Contabilidad Analítica

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1 Última actualización: Mayo 11 Contabilidad Analítica Versión para Impresión Ver Índice Introducción Qué le permite realizar la gestión contable analítica? El presente documento recoge los aspectos relacionados con el ámbito de la Contabilidad Analítica. La contabilidad analítica está enfocada a conseguir una gestión eficaz de la empresa a través del control y el seguimiento de cada entidad integrante de la misma. Facilita la gestión del departamento contable ya que es una herramienta encaminada a ser desarrollada por agentes especializados en la gestión y estrategia empresarial, les llegará la información contable asociada a un centro de gestión, un centro de coste o el nivel analítico que usted requiera analizar, por lo que esta tarea resultará todo lo dinámica que requiere esta actividad. Facilita el control de las posibles desviaciones de sus centros ya que facilitará la comparativa entre lo esperado y lo real, disgregando los centros encargados de gestionar los costes estándares. Facilita la toma de decisiones, encaminado a una mejora de la estrategia empresarial. Veamos los procesos que intervienen en la gestión contable analítica: 1. Establecer la estructura analítica a emplear en su gestión. 2. Asignar el desglose analítico a sus productos o cuentas contables e incluso si utiliza la gestión de Proyectos puede asignar el desglose a un Proyecto / Obra en general o en particular, a cada uno de sus trabajos o partidas del proyecto. 3. Imputar el porcentaje analítico tanto en los procesos comerciales (pedido, albarán o factura) o de Proyectos (Proyecto/Obra, Trabajos), como en los puramente contables (cuentas contables, asientos contables, etc.). 4. Obtener la información en su propio Diario Analítico donde podrá filtrar la información tanto por el centro de gestión como por los centros de coste o niveles analíticos establecidos. La Estructura analítica Puede utilizar diferentes elementos para establecer cómo desea gestionar la información analítica: Los centros de gestión: el sistema siempre tiene en cuenta el centro de gestión por lo que esta información siempre va a estar a su disposición. Establecer centros de coste: si va a trabajar con centros o partidas analíticas establecidas en un inicio. Trabajar con distintos niveles analíticos: le permite infinitas posibilidades de asignación, ya que podrá jugar con los niveles, hasta 5, para imputar los % analíticos. Ver más información sobre la estructura analítica Los Centros de Gestión Disponen de independencia de actuación y gestión, formando parte de una empresa central: sucursales, franquicias, delegaciones, etc. Internamente el sistema siempre tiene en cuenta el centro de gestión (para más información: vea el orden de asignación de los centros de gestión).

2 Este hecho le permite posteriormente obtener la información analítica segmentando según el centro de gestión. Los Centros de Coste o Niveles Analíticos Podemos establecer Centros de Coste en función de: Las divisiones de nuestra empresa: Producto, Marketing, etc. Los departamentos de nuestra empresa: Administración, Secretaría, Almacén, Compras, etc. Las actividades realizadas en nuestra empresa: Producto, Servicios, Formación, etc. Las líneas de negocio: marca blanca, marca principal, etc. etc. Todos estos costes participan del precio final del producto y, por lo tanto, de nuestros ingresos; por lo que será tan importante controlar el área de producción como cualquier otro área en el que revierta la productividad y que pueda ser sujeto de desviaciones. Supondrá un indicador de eficiencia dentro de la gestión empresarial. Niveles analíticos Estructura - Para permitir abordar distintas casuísticas (según sea su organigrama estructural o funcional) el sistema le permite establecer hasta 5 niveles de centros de coste, de forma que usted pueda inventariar hasta 5 bloques de información para posteriormente cruzarlos y establecer puntos de análisis, esta cantidad de niveles le permitirá afrontar la configuración de la analítica sea cual sea el tamaño de su empresas o la complejidad de las operaciones, actividades o funciones que desempeñe. Veamos distintas propuestas para ver en detalle lo anteriormente expuesto: 1. Si se trabaja con imputación de costes sencilla: Por Centro de Gestión o Sede central, sede norte, sede sur, etc. Por Centro de Coste

3 o N1: Dpto. Dirección o N2: Dpto. Administración o N3: Dpto. Financiero o N4: Dpto. Producción o N5: Dpto. Comercial o N6: Dpto. Marketing o N7: Dpto. I+D+i o N8: Dpto. de Personal (RRHH) 2. Si se trabaja con una imputación de costes a detalle: podemos trabajar con distintos niveles analíticos que conformen la estructura de análisis de partida. Posteriormente, en el mismo momento de la imputación del desglose analítico se recogerán los niveles que participen en la partida y por último, en sus análisis podrá filtrar la información del nivel o niveles que le interese. 3. Veamos un ejemplo: Nivel 1: divisiones de la empresa o D01: División ERP o D02: División Marketing Nivel 2: departamentos de la empresa o 001: Dpto. Dirección o 002: Dpto. Administración o 003: Dpto. Financiero o Nivel 3: líneas de producto o L01: ERP Estándar o L02: ERP SAAS o L03: MKT Desarrollo Web o L04: MKT Desarrollo Marca Nivel 4: otros 4. Imputación de costes compleja, con doble variable organizativa de entrada. Donde la variable última podría ser el proyecto o trabajo concreto. Director Técnico Director Proyectos (I+D) Director Financiero Director Marketing Implantación ERP A Producto Equipo de trabajo Control económico Equipo de Trabajo Implantación ERP B Producto Equipo de trabajo Control económico Equipo de Trabajo Implantación ERP C Producto Equipo de trabajo Control económico Equipo de Trabajo Ver más información sobre la estructura analítica

4 Asignar el desglose analítico Puede asignar un desglose analítico: A las cuentas contables: puede configurar el sistema para que se establezca un sistema de control sobre aquellas cuentas a las que obligatoriamente se debe imputar el desglose analítico o bien, aquellas otras en las que no siendo obligatorio sí se permite imputar el desglose. A sus productos: puede indicar en la ficha de un artículo el desglose de partidas analíticas e incluso el % recomendado. En la gestión de Proyectos puede asignar el desglose a un Proyecto / Obra en general o en particular, a cada uno de sus trabajos o partidas del proyecto. Ver más información sobre la asignación del desglose analítico Imputación de porcentajes Puede imputar los porcentajes analíticos desde la asignación del desglose a sus cuentas contables o productos o en el propio proceso comercial o, si trabaja con la gestión de proyectos, en el propio proyecto / obra (general o por trabajos). Estos porcentajes pueden ser recomendados u orientativos de forma que estará siempre disponible la posibilidad de actualizarlos para un proceso comercial determinado (pedido, albarán o factura). En cualquier caso, siempre en la contabilización de los procesos podrá actualizar la información analítica que posteriormente visualizará en el Diario Analítico. Ver más información sobre la imputación de porcentajes Información Analítica Dispone de la pantalla Diario Analítico en el que puede obtener la información de sus partidas analíticas.

5 Puede utilizar todo tipo de filtros a fin de obtener los informes contables con la información analítica. Ver más información sobre la información analítica Procesos de la gestión de la contabilidad analítica Procedimiento de la gestión contable analítica A continuación resumimos los pasos principales de gestión en el ámbito de la contabilidad analítica. 1. Configurar los parámetros implicados en la Contabilidad Analítica: acuda a la Consulta de parámetros : solapa Contabilidad: apartado Contabilidad Analítica. 2. Establecer los valores de los centros de coste o de los niveles analíticos. 3. Asignar el desglose de asignación de centros de coste o niveles analíticos: por cuenta o por artículo. En las cuentas marcadas como analíticas, puede introducirse la información analítica de Centro de Coste a porcentaje desde el Plan Contable, tal y como ya hemos indicado. 4. Registrar la Información Analítica: imputar los porcentajes. Al contabilizar o generar pedidos, albaranes o facturas, se puede comprobar la asignación realizada pinchando en el icono y modificarla si fuese necesario. En las cuentas analíticas, el sistema obliga a introducir el desglose en cualquier proceso de contabilización. 5. Visualizar la información analítica: el Diario Analítico. Parámetros de gestión en la contabilidad analítica Antes de comenzar a trabajar con la contabilidad analítica debe informar al sistema de cómo va a gestionarla, para ello acuda a la consulta de parámetros, solapa Contabilidad y apartado Contabilidad Analítica.

6 Los parámetros son: Asociados a la gestión I) En primer lugar, verifique que el parámetro Gestión Contabilidad Analítica está activado (valor = Sí). Asociados a los centros de coste / niveles de analítica II) Posteriormente indique cómo va a trabajar, esto es si desea imputar el desglose analítico a sus centros de gestión o centros de coste. El parámetro de esta utilidad es Contabilidad analítica por centro de gestión y puede adoptar uno de los dos valores siguientes: 1. Por centro de gestión : significa que la gestión analítica tiene en cuenta únicamente el centro de gestión. El sistema utiliza el centro de gestión asociado al usuario y si el usuario no está vinculado a ningún centro, se propone el establecido como predeterminado (parámetro centro de gestión por defecto (consulta de parámetros: solapa Base de Datos General ). En este caso, el sistema asociará al centro de gestión un único valor de centro de coste, que será el establecido como predeterminado en los parámetros. 2. Por centro de coste : significa que la gestión analítica se lleva con centros de coste o con niveles de analítica. Si elige trabajar con niveles de analítica, recuerde que dispone de hasta 5 niveles de análisis: indique el número de niveles en el parámetro Niveles de asignación analítica. Asociados al desglose de información analítica III) Debe indicar si va a realizar el desglose a nivel de artículo o de cuenta contable, este aspecto se gestiona mediante el parámetro: Origen de la asignación analítica y puede adoptar uno de los dos valores siguientes. 1. Por artículo: la consecuencia es que debe asociar los centros de costes, e incluso si lo desea imputar el desglose analítico (%), en la propia ficha del artículo, solapa Analítica. En caso de existir desglose analítico en el artículo y en la cuenta contable, tiene prioridad el del artículo. 2. Por cuenta contable: la consecuencia es que debe asociar los centros de costes, e incluso si lo desea imputar el desglose analítico (%), en la cuenta contable (listado del Plan contable). En caso de existir desglose analítico en el artículo y en la cuenta contable tiene prioridad el de la cuenta contable. Si elige esta forma de asignación, debe indicar además si desea permitir que cualquier cuenta contable pueda tener una asignación analítica o bien, solo aquellas cuentas que identifique en su plan contable como de gestión analítica ( Analítica): o Se gestiona mediante el parámetro: Contabilidad analítica por cuenta y puede adoptar uno de los dos valores siguientes: CC Analítica: permite (y además obliga) introducir información analítica en las cuentas contables marcadas como analíticas en el Plan Contable. CC No Analítica: permite introducir información analítica en todas las cuentas del plan contable y obliga en las marcadas como analíticas. En el caso de que exista desglose analítico tanto en el Artículo como en la Cuenta Contable utilizada y sean diferentes, debemos indicar cuál de las dos domina sobre la otra. Esto se indica en el Parámetro Contabilidad Analítica Asignación. Asociados a la imputación del porcentaje % en las operaciones que requieran de gestión analítica La imputación del desglose analítico (%) se puede realizar directamente en los procesos de gestión contable, o bien, determinar en los procesos comerciales / de compras (pedido, albarán o factura) IV) Indique cuándo se debe informar al sistema del porcentaje a asociar a cada centro de coste, se gestiona mediante el parámetro Desglose analítico desde el origen (Pedido) y tiene dos opciones: 1. Desde el Pedido (valor = sí): el sistema le obliga a introducir el porcentaje de asignación analítica en el propio pedido. 2. Solo en Factura (valor = no): el sistema solo le obliga a introducir el porcentaje de asignación analítica en la factura. La Estructura Analítica Los Centros de Gestión Internamente el sistema siempre tiene en cuenta el centro de gestión (para más información: vea el orden de asignación de los centros de gestión). Este hecho le permite posteriormente obtener la información analítica segmentando según el centro de gestión.

7 Los Centros de Coste o Niveles Analíticos Puede trabajar con centros de coste dados o bien establecer hasta 5 niveles de analítica (división, línea de producto, departamento, etc); estos niveles le permitirán por un lado imputar dinámicamente los % de analítica y por otro, analizar dicha información según un nivel u otro en el Diario Analítico. Si trabaja con distintas partidas o centros de coste, debe inventariarlos previamente para posteriormente indicarlos en sus cuentas contables o artículos. Veamos los pasos que debe seguir: Crear los centros de coste Unicamente debe crear el listado de centros de coste si no trabaja con una estructura de niveles de analítica. 1. Acceda a la pantalla Mantenimiento de Centros de Coste. 2. Inserte los códigos y descripciones de sus centros de coste tal y como se realiza en cualquier pantalla de tipo líneas. Crear la estructura (niveles de analítica) 1. Indique en parámetros si desea trabajar con distintos niveles de estructura, acuda al parámetro Niveles de asignación analítica : indique el número de niveles que pretende utilizar en la generación de los centros de coste. Si no desea trabajar con una estructura de niveles, únicamente con centros de coste, indique los valores 0 e inventaríe los centros de coste. 2. Acuda a la pantalla Niveles de Analítica en la que debe indicar los valores de cada uno de los niveles, siga los siguientes pasos:

8 Acuda al botón de procesos y seleccione la opción correspondiente al nivel al que va a asociar los valores (Analítica Nivel 1, Analítica Nivel 2, ): se mostrarán tantas propuestas como niveles se haya establecido en el parámetro Niveles de asignación analítica. Inserte el código y descripción de cada nivel, tal y como se realiza en cualquier pantalla de tipo líneas. El código debe tener 3 caracteres (puede ser alfanumérico). Crear las relaciones entre los distintos niveles (opcional) Si crea dependencias entre los distintos niveles analíticos, establece la jerarquía entre estos de forma que en la imputación analítica al seleccionar un nivel e ir a seleccionar el siguiente, el sistema solo le propondrá los valores relacionados. Si por el contrario, prefiere mantener la posibilidad de cruzar los valores de todos los niveles entre sí, no establezca estas dependencias de forma que en la imputación se mostrará la totalidad de los valores existentes en cada nivel. 1. Si desea establecer una jerarquía entre los distintos niveles indique las dependencias: Situado en cualquiera de los niveles, a excepción del último, acuda al botón de procesos y seleccione la opción Ver Relaciones. Se muestra la pantalla Relaciones niveles en la que debe indicar qué niveles están relacionados y cuáles son los valores que están relacionados. Asignar el desglose analítico A los productos (artículos) Para asignar el desglose por artículo, debe acudir a la ficha del artículo e indicar los distintos centros de coste, en la solapa Analítica. 1. En la solapa Analítica indique los centros de coste o niveles de analítica. El % de porcentaje puede indicarlo aquí o bien en el proceso posterior de imputación de porcentajes. Fíjese que si trabaja con niveles de analítica, al situarse en el dato Centro de Coste debe indicar cada uno de los niveles, por lo que el sistema habilita tantos recuadros como niveles de analítica haya establecido en el parámetro: Niveles de asignación analítica.

9 2. Recuerde validar la información insertada, pulsando sobre el botón Aceptar del panel Desglose Analítico y posteriormente sobre el botón para actualizar los datos de la ficha del artículo. A las cuentas contables 1. Para asignar el desglose por cuentas contables, debe acudir al plan contable y en concreto a la línea de la cuenta contable. 2. Active la marca Analítica y posteriormente pulse sobre el botón para indicar su desglose. 3. En la pantalla de desglose analítico, indique los centros de coste o niveles de analítica. El % de porcentaje puede indicarlo aquí o bien en el proceso posterior de imputación de porcentajes. Fíjese que si trabaja con niveles de analítica, al situarse en el dato Centro de Coste debe indicar cada uno de los niveles, por lo que el sistema habilita tantos recuadros como niveles de analítica haya establecido en el parámetro: Niveles de asignación analítica. 4. Recuerde validar la información insertada, pulsando sobre el botón Aceptar del panel Desglose Analítico y posteriormente sobre el botón de la pantalla del Plan Contable. Observe que el botón situado junto a la marca Analítica, cambia de a lo que indica que dicha cuenta tiene realizado el desglose analítico. Imputación de porcentajes Puede imputar los porcentajes desde un inicio, junto a la operación de asignación del desglose o bien en alguno de los procesos intermedios (pedido, albarán o factura) o bien en cualquiera de los procesos de contabilización.

10 Junto a la asignación del desglose En el mismo momento que realiza la asignación de los centros de coste, puede indicar el porcentaje correspondiente. El sistema controlará que la suma de porcentajes sea el 100 %. En los procesos intermedios Es posible asignar o modificar la analítica en procesos tales como facturas de venta, pedidos, albaranes, etc. En cada línea encontrará el botón que da acceso al panel de Desglose Analítico. Nota: El proceso intermedio suele realizarse desde la factura, sin embargo, mediante el parámetro Desglose analítico desde el origen puede indicar si permite insertar la imputación desde el pedido o el albarán. En los procesos de contabilización En todo proceso que implique un asiento de contablilización, en la pantalla de Registro Contable el sistema le muestra en la línea del apunte correspondiente el botón (si se muestra el botón indica que tiene un desglose asignado).

11 El sistema obliga a que las cuentas analíticas lleven el correspondiente desglose. En el Diario Analítico En el Diario Analítico se muestra la opción para añadir o modificar los niveles de analítica. Igualmente mediante el botón. Información Analítica Diario Analítico Balances Para acceder a la información analítica, realice los siguientes pasos: 1. Acceda a la pantalla del Diario Contable y pulse sobre el botón para seleccionar la opción Diario Analítico.

12 Le recomendamos configurar el diseño de su pantalla en función de si trabaja con centros de coste o por niveles de analítica si es que utiliza esta forma de asignar los desgloses. 2. Para obtener informes específicos acuda al botón de procesos y seleccione la opción Analítica (Centro de gestión). 3. En el panel Balance personalizado, indique las opciones necesarias para obtener el informe requerido en cada momento: Igualmente puede crear un Balance Personalizado desde el Diario Contable, para ello desde esa pantalla seleccione el proceso y seleccione la opción Balance Personalizado. Puede comprobar como aparecen tanto los filtros por centros de coste como por niveles de analítica si es que utiliza esta forma de asignar los desgloses. El resto de forma de trabajar es igual a la gestión de informes y balances de contabilidad general.

13 Informes Puede imprimir la información de pantalla pulsando, accediendo al botón y seleccionando la opción Listado Diario Oficial Analítico. Se muestra el panel de configuración del informe, donde deberá seleccionar los filtros requeridos en cada momento: