Accys Contab. Contabilidad General

Transcripción

1 Accys Contab Contabilidad General

2 Índice: 1.- Pantalla principal 2.- Catálogos 3.- Pólizas 4.- Reportes 5.- Operaciones Especiales

3 1.- Pantalla principal Componentes de la pantalla principal A) Menú principal del sistema. Podrá consultar los catálogos, reportes y ayuda del sistema. B) Identificación de la Empresa o Emisor. Dato muy útil ya que sirve para identificar con que empresa se está trabajando, sobre todo cuando son varias empresas. C) Periodo de operación, con el que se estará trabajando la contabilidad. Parámetro utilizado para validar las fechas de las pólizas que se capturan en el sistema. D) Datos de la póliza que se está consultando en un momento dado. E) Diferentes búsquedas que se pueden realizar en el sistema. F) Opciones disponibles relacionadas a una póliza contable.

4 2.- Catálogos Cuentas Contables Niveles de Cuentas Contables El Catálogo de cuentas le permite definir hasta 6 niveles de cuentas: Clase Grupo Mayor Cuenta Sub-cuenta Sub-Sub-Cuenta 1 dígito 1 dígito 2 dígitos 3 dígitos 3 dígitos 3 dígitos Creación de las Clases y Grupos La primera vez que se accede al sistema, se crean las cuentas a nivel de Clase y Grupo, que aparecen en la siguiente pantalla: Importante: Para las clases de Ingresos (4), Egresos (5) y Gastos (6) no se crean automáticamente los grupos de cuentas, será necesario crearlos manualmente.

5 Alta de Cuentas Contables Deberá colocarse sobre el nivel de cuenta en donde desea agregar la cuenta. Por ejemplo en la imagen que se presenta a continuación, podemos ver que nos hemos colocado sobre la cuenta de Activo Circulante (1-1) para agregar una cuenta de mayor. A continuación deberá seleccionar el botón cuentas. de agregar que aparece en la parte inferior del catálogo de Una vez que aparece la ventana de confirmación, como la que se muestra en la pantalla anterior, deberá confirmar la creación de una cuenta, en este caso de mayor. A continuación aparecerá una ventana como la que se muestra de lado derecho, en donde deberá indicar la descripción de la cuenta y naturaleza de la misma (deudora o acreedora), en este caso estamos agregando una cuenta de mayor. Una vez que hemos guardado la cuenta, aparecerá un mensaje como el que se muestra a continuación, en donde se ha asignado el número de cuenta que hemos creado, en este caso, el para la cuenta de mayor Clientes Importante: La asignación del número de cuenta para cuentas de mayor, cuentas, subcuentas y

6 subsubcuentas es automático. En el caso de las cuentas de Mayor es en el rango de 01 a 99 y en las de las cuentas, sub-cuentas y sub-sub-cuentas es de 001 a 999. A continuación podemos observar como nos hemos colocado sobre una cuenta de mayor, en este caso la Clientes para agregar una cuenta auxiliar: Aquí lo importante es tomar en cuenta que la aplicación de los movimientos contables que realicemos a través de las pólizas de ingresos, egresos o de diario se podrán realizar solamente a nivel de cuenta, sub-cuenta o sub-sub-cuenta. Lo anterior significa que no podremos aplicar movimientos contables a los niveles de clase, grupo o cuentas de Mayor. En la definición de la cuenta, sub-cuenta o sub-sub-cuenta debemos indicar la Descripción de la cuenta, su naturaleza (Deudora o Acreedora) e indicar si es una cuenta de último nivel, lo que significa que será una cuenta donde aplicaremos los movimientos contables de nuestras pólizas. Importante: Si una cuenta se define como de último nivel para aplicar movimientos, ya no será posible agregar sub-cuentas y/o sub-subcuentas para dicha cuenta. Lo mismo pasa con una sub-cuenta de último nivel, esto es, ya no se podrán agregar más sub-sub-cuentas para esa sub-cuenta.

7 Una vez que hemos confirmado guardar los datos de la cuenta, aparecerá una ventana como la que se muestra de lado derecho, en donde el número de cuenta fue asignado automáticamente. Ya que hemos terminado de agregar la cuenta, la misma aparecerá en el listado de cuentas contables: Modificar Cuentas Contables En el catálogo de cuentas, coloque el cursor sobre la cuenta que desea modificar. Seleccione el botón de modificar que aparece en la parte inferior del catálogo de cuentas. Posteriormente, aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación, en donde podrá modificar la descripción, naturaleza de la cuenta y la indicación de si es una cuenta de último nivel para aplicar movimientos contables.

8 Por último, confirme que desea guardar los cambios efectuados Dar de baja una Cuenta Contable Ubíquese con el cursor sobre la cuenta que desea dar de baja y seleccione el botón de borrar, deberá aparecer un mensaje como el que se muestra a continuación, donde si está seguro que es la cuenta que desea borrar, deberá confirmar la operación. Hasta este momento la cuenta no se ha borrado, únicamente se ha seleccionado. Si ha confirmado la selección de la cuenta que desea borrar, deberá aparecer una ventana como la que se muestra a continuación, donde deberá confirmar el borrado de la cuenta o así mismo podrá cancelar la operación de borrado.

9 3.- Pólizas Alta de Pólizas Seleccionando la opción de en la pantalla principal (ver punto 1.1 Componentes de la pantalla principal), deberá aparecer una ventana como la que se muestra a continuación: El primer dato que debemos ingresar, es el referente al tipo de póliza, para lo cual vamos a tener las opciones que se muestran a la derecha: Posteriormente deberemos ingresar la fecha en que se captura la póliza, para la cual se pone por default la fecha del día de hoy. Esta fecha será validada que se encuentre dentro del periodo contable que se muestra en la pantalla principal (ver punto 1.1) A continuación indicaremos una descripción relacionada a esta póliza y por último el tipo de moneda aplicada. La persona que elaboró y revisó la póliza se asignará en base al usuario con el que se ingreso al sistema. Una vez que hemos confirmado la alta de la póliza, aparecerá un no. De folio, consecutivo, el cual se asignará automáticamente en base al tipo de póliza y al periodo contable.

10 Posteriormente, el sistema le preguntará si en ese momento desea agregar partidas o movimientos contables a esa póliza. Si indica que NO, posteriormente podrá agregarlos, seleccionado la opción de (ver opción 1.1), localizada en la pantalla principal Si Ud. Indicó que si desea agregar partidas en ese momento aparecerá una pantalla como la que se muestra en el punto 3.3 (Partidas) Editar Pólizas Seleccionando la opción editar póliza como la que se muestra a continuación: del menú principal (ver opción 1.1), aparecerá una pantalla En donde podrá modificar cualquiera de los datos que se presentan. Importante: La opción de Editar Póliza estará disponible mientras no haya sido aplicada Partidas Agregar partidas Ya sea que Ud. Este agregando una póliza o requiere agregar partidas a una póliza (opción, punto 1.1), aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:

11 En dicha pantalla, Ud podrá agregar, editar o borrar las partidas de una póliza. Para agregar un movimiento, seleccione la opción continuación:, y aparecerá una ventana como la que se muestra a En esta ventana, Ud. Deberá indicar la cuenta contable sobre la que desea hacer el movimiento, esto es deberá indicar clase, grupo, cta. De mayor y Cuenta, recordando que la cuenta indicada deberá ser de último nivel (ver punto Alta de Cuentas Contables ). Si requiere o desea buscar la cuenta contable, podrá hacer uso de las opciones de Buscar Cuentas que se muestra en dicha ventana, para lo cual se tienen dos opciones de búsqueda: x Nivel y x Cuenta, en el primer caso:

12 Búsqueda por Nivel Le permite ir navegando por el catálogo de cuentas, a través de los diferentes niveles de cuentas:

13 En el segundo caso: Búsqueda por Cuenta Le permite localizar todas las cuentas de último nivel definidas en el catálogo de cuentas: Una vez que se ha indicado la cuenta contable, está será validada por el sistema y en caso de existir, le permitirá indicar una referencia del movimiento, que por default se coloca el de la póliza, así como el cargo o abono. Guarde el movimiento y a continuación dicho movimiento deberá aparecer en la ventana de Partidas, en donde además ya aparecerán los cargos y abonos de todas las partidas y la diferencia entre ellos.

14 Editar partida En la ventana Movimientos contables, ubique el cursor sobre el movimiento que desea modificar, posteriormente seleccione la opción editar partida que se muestra a continuación:, a continuación, aparecerá una pantalla como la En esta ventana Ud. Podrá modificar cualquiera de los datos del movimiento contable. Importante: La opción de poder modificar los movimientos contables, estará únicamente disponible mientras no se haya aplicado contablemente la póliza.

15 Eliminar partida En la ventana de Movimientos contables, ubique el cursor sobre el movimiento que desea eliminar, después, seleccione la opción de borrar partida continuación:, aparecerá una ventana como la que se muestra a Si todo está correcto, confirme que desea eliminar el movimiento contable Eliminar Pólizas Seleccione la opción Eliminar póliza contable de la pantalla principal (ver opción 1.1), a lo cual aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación: En esta ventana, Ud. Deberá confirmar que efectivamente es la póliza que desea eliminar. Importante: Para eliminar la póliza, es necesario que esta no se encuentre aplicada contablemente. En el caso de encontrarse aplicada, podrá cancelarla (ver opción 3.6)

16 3.5.- Aplicar Pólizas Una vez que la póliza ha sido dada de alta y no tenemos diferencia entre cargos y abonos, podemos aplicarla contablemente, esto es, afectar los saldos de los niveles de clase, grupo y cuenta de mayor relacionadas a cada una de las cuentas de los movimientos contables de la póliza. Para lograr lo anterior, debemos seleccionar la opción de la pantalla principal (ver opción 1.1), simplemente, el sistema nos preguntará si confirmamos que deseamos aplicar la póliza contable. Importante: Para poder aplicar la póliza, será requisito indispensable que la misma se encuentre sin diferencias entre cargos y abonos Cancelar Pólizas Una vez que la póliza contable se ha aplicado y por algún motivo deseamos cancelarla, podremos hacerlo a través de la opción que se muestra en la pantalla principal del sistema (ver opción 1.1) Imprimir Pólizas La impresión de la póliza está disponible a través de la opción del sistema (ver opción 1.1). que se muestra en la pantalla principal

17 4.- Reportes Catálogo de Cuentas A través de este reporte, Ud. Podrá obtener una consulta en pantalla o impresión de las cuentas contables que conforman el catálogo de cuentas:

18 4.2.- Diario General A través de este reporte podrá obtener una relación de todas las pólizas y sus movimientos para un periodo contable: Auxiliar de Mayor Este reporte le permite el detalle de las cuentas auxiliares por cuenta de Mayor por periodo contable:

19 4.4.- Balanza de Comprobación Reporte de todas las cuentas de mayor para un periodo contable, indicando cargos y abonos: Estado de Resultados A través de este estado de resultados, Ud. Podrá obtener la utilidad antes de impuestos a una determinada fecha:

20 4.6.- Balance General Estado financiero a una fecha dada: 5.- Operaciones Especiales Obtención de la utilidad del Ejercicio Para poder obtener la utilidad del ejercicio, es necesario primero contar con una cuenta de utilidad del ejercicio de último nivel, que sirva como cuenta de ajuste para los ingresos y egresos del periodo contable (Ver punto Creación de cuentas contables). Esta cuenta deberá quedar clasificada dentro de la Clase de Capital (3) y Grupo Utilidad del Ejercicio (3), por ejemplo: Utilidad del Ejercicio 2010 Como segundo paso, se deberán de obtener los saldos finales de las cuentas relacionadas a los ingresos y egresos del periodo contable, para lo cual se cuenta con el reporte Auxiliar de Mayor ver punto 4.3. Ya con los saldos finales de cada cuenta de mayor, procederemos a elaborar una póliza de cierre, en donde abonaremos a la cuenta de Utilidad del ejercicio el total de ingresos del periodo con su respectivo cargo a cada cuenta de ingresos, las que deberán quedar en ceros. Lo mismo deberemos realizar para las cuentas de egresos y costos, en donde cargaremos a la cuenta de Utilidad del ejercicio y abonaremos a cada cuenta de egresos y costos, de tal forma que deberán quedar saldadas, esto es, deberán quedar en cero Saldos Iniciales Cuando se inicie operaciones con el sistema se deberá de crear una póliza de ajuste, que permita cargar los saldos iniciales de operación de las cuentas contables de la empresa, por ejemplo, si vamos a iniciar

21 operaciones con un capital de $50,000 en Bancos en Enero del 201, tendríamos que realizar una póliza de ajuste con fecha 1 de Enero del 2010, Concepto Saldos Iniciales y un cargo de $50,000 a la cuenta de Activo Circulante->Bancos->Banamex->Cta. Cheques con número y un abono de $50,000 a la cuenta de Capital Social Cierre de Año El sistema no requiere un cierre de año en especial debido a que maneja los periodos contables de cada mes de cada año por separado en cuanto a cargos y abonos. Lo anterior significa que Ud. No tendrá que esperar a que se cierre el ejercicio anterior para poder operar el ejercicio en curso. Importante: Es importante si estamos iniciando un nuevo ejercicio anual, realizar un cierre del ejercicio anterior (ver punto 5 Obtención de la Utilidad del Ejercicio) para obtener la utilidad del ejercicio y así mismo realizar una póliza de ajuste para cargar los saldos iniciales en este ejercicio en base a los saldos finales que se obtuvieron del ejercicio anterior (ver punto 6 saldos Iniciales).