UNIVERSIDAD AUTONOMA CHAPINGO SISTEMA DE CONTROL PRESPUESTAL PARA LAS UBPP S MANUAL DEL USUARIO

Transcripción

1 UNIVERSIDAD AUTONOMA CHAPINGO SISTEMA DE CONTROL PRESPUESTAL PARA LAS UBPP S MANUAL DEL USUARIO 1

2 Indice Página Entrada al sistema 3 Modificar clave de entrada al sistema 4 Catálogos 5 Claves generales del sistema 8 Claves presupuestales (Asignación inicial) 10 Requisiciones, Captura de documentos 13 Imprimir requisiciones 16 Corregir requisiciones 19 Imprimir formato Relación de documentos originales 20 Reportes del estado presupuestal 23 Transferencias (ampliaciones y reducciones) 25 Corrección de un documento de Transferencia 28 Reporte de transferencias efectuadas 30 Reingresos por subsidio 31 Corrección de un Reingreso por subsidio 33 Reporte de Reingresos por subsidio 35 2

3 Entrada al sistema: Teclee la palabra ninguna sin las comillas y después de clic sobre el botón Aceptar para entrar al sistema. Si escribió correctamente la palabra clave se le mostrará el menú principal del sistema de lo contrario el sistema le mandará un mensaje de Acceso denegado. 3

4 Para cambiar la palabra clave que el sistema trae por default escoja la opción Herramientas del menú principal y después escoja Cambiar clave de entrada. Al escoger esta opción se la muestra la siguiente ventana: Teclee dos veces la nueva palabra clave que utilizará y después de clic con el mouse en el botón Aceptar (la próxima vez que inicie el sistema deberá entrar con esta clave). Si no desea cambiar la clave de clic con el mouse en el botón Cancelar. 4

5 Catálogos: Lo primero que hay que hacer antes de empezar a capturar requisiciones es revisar que su ubpp y los proyectos que utilizará estén dados de alta en los catálogos del sistema, para hacer esto entre a Catálogos (haga clic con el ratón en la opción Catálogos del menú principal del sistema) y escoja el catálogo que necesite. Por ejemplo al escoger el catálogo de ubpp s aparece la siguiente ventana: Vamos a explicar los botones que presenta esta ventana: Los botones Anterior, Primero, Ultimo y Siguiente nos sirven para movernos a través de los registros que estén en el archivo, en este caso de ubpp s. El botón Siguiente nos permite ver el siguiente registro, en este caso la siguiente ubpp. El botón Anterior nos regresa al registro anterior. El botón Primero nos mueve rápidamente al primer registro del archivo. El botón Último nos mueve rápidamente al último registro del archivo. El botón Agregar nos permite agregar un nuevo registro a nuestro archivo, en este caso nos permite agregar una Ubpp a nuestro catálogo. Vamos a ver como agregar una Ubpp a nuestro catálogo: Haga clic con el ratón en el botón Agregar y en la ventana aparecerán dos cuadritos vacíos, uno para la clave de ubpp y otro para el nombre o descripción de la ubpp. 5

6 Haga clic con el ratón en el cuadro Ubpp y teclee la clave de su ubpp, por ejemplo 1, 2, 20, 38, 40, etc., después teclee el nombre o descripción de su ubpp Haga clic con el ratón en botón Guardar para que quede grabada esta nueva ubpp en el catálogo, o haga clic con el ratón en el botón Revertir si decide no grabar la ubpp. Por favor no le de clic en el botón Guardar si no tecleo nada en la clave y nombre de ubpp ya que generaría un registro en blanco. El botón Modificar nos permite modificar la información del registro que tenemos a la vista en ese momento. El botón Eliminar nos permite eliminar del archivo un registro, en este caso eliminar una Ubpp. El botón Salir cierra la ventana del catálogo, en este caso de Ubpp s. Estas indicaciones son iguales para cada uno de los diferentes catálogos del sistema, por lo cual no es necesario explicarlos cada uno. Si usted utilizó el sistema el año anterior no es necesario que capture otra vez todos los catálogos, para esto hay una opción para copiar los catálogos de una versión anterior. 6

7 Haga clic con el ratón en la opción Catálogos del menú principal del sistema y escoja la opción Generar tomando los del año pasado. Al escoger esta opción aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana localice la carpeta del sistema del año anterior, por ejemplo en este caso se esta señalado conpres08, después haga clic con el ratón en el botón Seleccionar y el sistema le mandará un mensaje indicándole que los archivos fueron copiados correctamente. 7

8 Claves generales del sistema Universidad Autónoma Chapingo Para cambiar el nombre de la ubpp que aparece en la ventana principal del sistema y en los reportes, o cambiar el nombre de la persona que firma las requisiciones y/o las relaciones de documentos entre a la opción Catálogos del menú principal y luego escoja la opción Claves generales Enseguida aparecerá la siguiente ventana donde podrá cambiar o poner el Nombre de la persona que firma las relaciones y el nombre de la persona que firma las requisiciones. Haga clic con el Mouse en el botón Modificar para hacer cualquier modificación en el nombre de la ubpp, en el nombre de la persona que firma las relaciones de documentos o el nombre de la persona que firma las requisiciones, en el Beneficiario que saldrá por default cuando imprima la requisición. Haga clic con el mouse en botón Salir para cerrar esta ventana de Claves generales del sistema. 8

9 Al hacer clic en el botón Modificar podrá ya modificar los datos nombre de la ubpp, nombre de la persona que firma las relaciones, nombre de la persona que firma las requisiciones, etc. Haga clic con el botón del Mouse en el botón Guardar para grabar los cambios hechos o haga clic con el Mouse en el botón Revertir para no efectuar los cambios y dejar como estaba anteriormente, haga clic con el Mouse en el botón Salir para cerrar y salir de esta ventana Claves generales del sistema. 9

10 Claves presupuestales Universidad Autónoma Chapingo Es necesario dar de alta las claves presupuestales (ubpp, proyecto y capítulo) que utilizará en el ejercicio del presupuesto así como su Asignación inicial si es que ya se tiene esta información, para hacer esto entre a la opción Presupuesto del menú principal y escoja Asignación inicial Al escoger esta opción se mostrará la siguiente ventana: En la cuadrícula de la parte de abajo se muestran las claves presupuestales (ubpp, proyecto y capítulo) que ya tiene dadas de alta El botón Agregar nos permite agregar una nueva clave presupuestal (ubpp, proyecto y capítulo) a nuestro archivo. El botón Eliminar nos permite eliminar la clave presupuestal que esté señalada en ese momento. El botón Modificar nos permite modificar la información de la clave presupuestal que esté señalada en ese momento. El botón Salir nos permite cerrar y salir de esta ventana de Asignación Inicial 10

11 Para dar de alta una clave presupuestal haga clic con el botón del Mouse en la lista de ubpp s y escoja la que desee, en este caso estamos escogiendo la ubpp 2 usted deberá escoger su ubpp. Después escoja el proyecto que va a utilizar (de clic con el mouse sobre la lista de proyectos): Enseguida escoja el Capítulo: 11

12 Por último teclee el importe asignado a esa clave presupuestal (ubpp, proyecto, capítulo) si no tiene ese dato déjelo en cero. Haga clic con el ratón en el botón Agregar para que quede grabada esta nueva clave presupuestal (ubpp, proyecto, capítulo) en el archivo, al darle Agregar se verá la nueva clave añadida en la cuadrícula. Listo, en este momento ya podemos empezar a capturar requisiciones que afecten a estas claves presupuestales (ubpp, proyecto y partida) 12

13 Requisiciones Para capturar los documentos que ampara una requisición haga clic con el Mouse en la opción Documentos del menú principal y después escoja Captura: Al escoger está opción aparecerá la ventana para Captura de documentos: En esta ventana solo haga clic con el Mouse en el botón Aceptar, el sistema automáticamente le proporciona un número consecutivo de Requisición (Folio) por lo cual no es necesario teclear el número de requisición. Solo si desea agregar más documentos a una requisición entonces teclee el número de folio de la requisición a la cual desea agregarle más documentos. Enseguida aparecerá la misma ventana con los espacios donde capturará los datos de cada documento: 13

14 En esta ventana se encuentran los datos que hay que capturar, que son: Número de Documento o factura, Fecha del documento, nombre del Proveedor, Descripción del Gasto, Importe total del documento y a que clave presupuestal (ubpp, proyecto, partida) va a afectar el gasto, esta clave presupuestal debe estar registrada como lo vimos en la sección anterior Claves Presupuestales. Teclee la información y después haga clic con el Mouse en el botón Agregar para grabar la información, cuando termine de capturar todos los documentos que ampara la requisición haga clic con el Mouse en el botón Terminar para cerrar esta ventana y tal vez ir a imprimir ya la requisición. Si toda la información es correcta el sistema le mandará un mensaje de Alta efectuada correctamente y mostrándole enseguida la misma ventana pero con los datos limpios o vacíos para capturar otro documento, si ya terminó de capturar haga clic con el Mouse en botón Terminar para cerrar la ventana de Captura de documentos. 14

15 Mensajes de error que pueden ocurrir durante la captura de requisiciones El importe tecleado excede el disponible, esto significa que no tiene disponibilidad en esa clave presupuestal (ubpp, proyecto, capítulo) y el sistema muestra la cantidad o importe disponible, y le da la oportunidad de si continuar o no con la operación. Porque si continuar?: aun no tengo Asignación inicial y solo di de alta la clave presupuestal esto puede llegar a pasar y es correcto Porque no continuar?: me equivoqué en el importe al teclearlo, me equivoque de clave presupuestal a afectar, etc. No existe asignación para esa clave presupuestal: esto quiere decir que no ha dado de alta la clave presupuestal (ubpp=2, proyecto=501, capítulo=5000) y su asignación inicial correspondiente. 15

16 Imprimir requisiciones Universidad Autónoma Chapingo Para imprimir una requisición una vez que ya fueron capturados los documentos de esa requisición entre a la opción Documentos del menú principal, luego escoja Imprimir y enseguida escoja Requisición. Enseguida aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana teclee el Número de la requisición que desea imprimir, después haga clic con el mouse sobre el botón Buscar para que el programa busqué los datos generales de la requisición, si ya existen datos para esa requisición (si ya fue impresa alguna vez) se mostrará la información guardada la última vez, de lo contrario se mostrarán los datos que por default muestra el sistema. 16

17 Teclee la Fecha de la requisición, el Ejercicio presupuestal (año), la Descripción del gasto, escoja el Beneficiario de la lista, (existe un catálogo de beneficiarios que deberá dar de alta), en caso de que se trate de un Recibo de honorarios haga clic con el Mouse para palomear esta opción y que aparezcan los cuadros para capturar los importes del recibo de honorarios, y por último si desea mandar a la impresora o ver en pantalla una prevista de la requisición, escoja Imprimir para imprimir la requisición o Otra Req. para imprimir otra requisición. Oprima el botón Salir para cerrar esta ventana. Enseguida se muestra un ejemplo de una requisición ya impresa. 17

18 NOTA: nunca utilice el botón que tiene una impresora para mandar a imprimir, ya que este botón manda a imprimir todo el archivo de requisiciones y no solo la que tenemos a la vista. 18

19 Corrección de una requisición: Universidad Autónoma Chapingo Para corregir algún documento que tenga error dentro de una requisición entre a la opción Documentos del menú principal, luego escoja Corrección. Aparecerá la siguiente ventana, donde deberá teclear el Número de requisición que desea modificar, después haga clic con el Mouse en el botón Aceptar para que el programa busque la requisición y la muestre para su corrección o de lo contrario escoja Salir para cerrar esta ventana Corrección de Documentos. Enseguida se mostrarán en la misma ventana los documentos que ampara la requisición tecleada con los botones necesarios para corregir. 19

20 Para buscar el documento que desea corregir utilice los botones Siguiente y Anterior para moverse dentro los documentos de la requisición. Cuando localice el documento que desea corregir, haga clic con el Mouse en el botón Modificar para corregir algún dato del documento como el Número de documento, la fecha, el proveedor, etc., si desea eliminar porque esta duplicado o por otro motivo haga clic con el Mouse en botón Eliminar, cuando haya terminado de corregir haga clic con el Mouse en el botón Terminar. 20

21 Imprimir el formato Relación de documentos originales Para imprimir los diferentes formatos que deben acompañar a una requisición escoja la opción Documentos del menú principal, luego Imprimir, luego escoja el formato que desea imprimir ya sea la Relación de documentos originales, Relación de combustible, Relación de mantenimiento o la Relación de viáticos. Al escoger cualquiera de estas opciones se mostrará la siguiente ventana, donde deberá teclear el Número de requisición que corresponda, después haga clic con el Mouse en el botón Aceptar para imprimir la Relación correspondiente o haga clic con el Mouse en el botón Terminar para cerrar y salir de esta ventana. Se muestra a continuación un ejemplo de la Relación de documentos originales. 21

22 NOTA: nunca utilice el botón que tiene una impresora para mandar a imprimir, ya que este botón manda a imprimir todo el archivo de relaciones y no solo la que tenemos a la vista. 22

23 Reportes del estado presupuestal Universidad Autónoma Chapingo Para imprimir los diferentes reportes que muestran el estado presupuestal que guarda su ubpp, escoja la opción Presupuesto del menú principal, después escoja la opción Consultas y reportes por, después escoja el reporte al nivel que desee, ya sea Ubpp, proyecto y partida, Ubpp proyecto, Ubpp - capítulo - partida, Ubpp capítulo, etc. Al escoger cualquiera de los reportes aparecerá la siguiente ventana para que teclee la Fecha a la cual desea el reporte, y si lo desea ver en la pantalla de su pc o mandarlo directamente a la impresora, después haga clic con el Mouse en botón Aceptar para mandar a imprimir el reporte o haga clic con el Mouse en el botón Salir para cerrar y salir de esta ventana. A continuación se muestra un ejemplo de un Reporte del estado presupuestal por ubpp, proyecto y partida. 23

24 NOTA: nunca utilice el botón que tiene una impresora para mandar a imprimir, ya que este botón manda a imprimir todo el archivo de movimientos y no solo la que tenemos a la vista. 24

25 Transferencias (ampliaciones y reducciones) Para poder hacer transferencias presupuestales deberá escoger la opción Presupuesto del menú principal y luego la opción Transferencias y dentro de éste escoger la opción Captura Al escoger la opción Captura de Transferencias aparecerá la siguiente ventana: Teclee el número de folio y la fecha de la transferencia, y haga clic con el Mouse sobre el botón Aceptar, enseguida se activaran los cuadritos de las claves presupuestales para poder capturar los movimientos de reducción y ampliación como se muestra en la siguiente ventana: 25

26 Teclee la clave presupuestal (ubpp, proyecto, capítulo) e importe al cual se aplicará la reducción, después teclee la clave presupuestal (ubpp, proyecto, capítulo) e importe al cual se aplicará la ampliación y de clic con el Mouse en el botón Agregar, al hacer esto el movimiento se mostrará en la cuadrícula y se sumará al total del documento (las sumas deberán ser iguales) como se muestra a continuación: 26

27 Para agregar otro movimiento de ampliación - reducción siga las mismas instrucciones antes descritas. Para eliminar algún movimiento capturado erróneamente, señale el movimiento dando clic con el Mouse sobre el movimiento dentro de la cuadrícula y después de clic con el Mouse en el botón Eliminar, con esto eliminará el movimiento erróneo y podrá capturarlo nuevamente. Para terminar y grabar el documento de transferencia teclee la justificación de la transferencia presupuestal y de clic con el botón del Mouse en el botón Grabar, si no hubo ningún error el sistema le mostrará una ventana indicándole que las transferencias se efectuaron correctamente. Si por algún motivo no desea grabar este documento de transferencia de clic con el Mouse en el botón Cancelar. 27

28 Corrección de un documento de Transferencia Si por algún motivo un documento de transferencia se capturó mal, para corregirlo es necesario eliminarlo y volver a capturarlo correctamente, para eliminar un documento de transferencia escoja la opción Presupuesto del menú principal, después escoja Transferencias y por último escoja Eliminar transferencia. Aparecerá la siguiente ventana donde deberá teclear el folio del documento de Transferencia que desea eliminar, después de clic en el botón Aceptar para que el sistema busque el documento y le muestre la información de la transferencia, si desea salir de esta ventana de clic con el Mouse en botón Salir. 28

29 Si el folio del documento existe en el archivo, se le mostrará la información de la transferencia para revisar que es el documento que desea eliminar y aparecerán dos botones, uno para Eliminar la transferencia y otro por si no desea eliminarla, a continuación se muestra la ventana con la información. Al dar clic sobre el botón Eliminar el sistema le preguntará si esta seguro de eliminar el documento, escoja Si para eliminarlo o No para conservar el documento de transferencia. 29

30 Reporte de Transferencias efectuadas en un período de fechas Si necesita imprimir un reporte de transferencias efectuadas en un período de fechas, escoja la opción Presupuesto del menú principal y luego escoja la opción Transferencias y después escoja Reporte de transferencias. Aparecerá la siguiente venta donde deberá teclear la fecha de inicio y la fecha final del reporte, escoger si desea ver el reporte en la pantalla o mandarlo directamente a la impresora, de clic sobre el botón Aceptar para ejecutar el reporte o de clic en el botón Salir para cerrar esta ventana. A continuación se muestra un ejemplo de este reporte de Transferencias. NOTA: nunca utilice el botón que tiene una impresora para mandar a imprimir, ya que este botón manda a imprimir todo el archivo de transferencias y no solo la que tenemos a la vista. 30

31 Reingresos por subsidio Universidad Autónoma Chapingo Para capturar e imprimir un formato de Reingreso por subsidio escoja la opción Reingresos del menú principal y después escoja la opción Captura reingreso por subsidio. Al escoger esta opción aparecerá la siguiente ventana: En esta ventana deberá teclear el número de requisición a la cual hace referencia el Recibo de gastos a comprobar, (esto quiere decir que esa requisición ya debe estar capturada), y luego de clic con el Mouse en el botón Aceptar para que el sistema busque la requisición y calcule el importe del reingreso. Si desea salir de esta ventana de Reingresos por subsidio de clic con el Mouse en el botón Salir. Si el sistema no encuentra la requisición le mandará un error indicándole esta situación. Si el sistema encontró la requisición activará las casillas para capturar los datos del Reingreso por subsidio como a continuación se muestra: 31

32 En esta ventana deberá capturar la fecha del reingreso, el responsable del gasto, su número de empleado, si el reingreso se hace a través de Cheque o en Efectivo, la Ubpp, proyecto, partida, e importe (estos datos los da automáticamente el sistema), el año del ejercicio (presupuesto), el No. del Recibo de gastos a comprobar, el número de cheque, el número de contra-recibo, el número de póliza, el número de cuenta bancaria, el presupuesto y el concepto del reingreso, al terminar de clic con el Mouse en el botón Imprimir para grabar y mandar a imprimir el Reingreso por subsidio (la impresora debe estar lista), si por algún motivo decide no grabar el reingreso de clic con el Mouse en el botón Cancelar. 32

33 Corrección de un Reingreso por subsidio Para corregir un reingreso por subsidio escoja la opción Reingresos del menú principal y luego escoja la opción Consulta reingreso. Aparecerá la siguiente ventana donde deberá teclear el número de requisición de ese Reingreso y dar clic en el botón Aceptar para que el sistema busque la información del Reingreso. Si existe el documento el sistema le mostrará la información para que pueda modificarla como se muestra a continuación: 33

34 Teclee la información que necesita corregir y después haga clic con el Mouse en el botón Reimprimir para grabar e imprimir nuevamente el Reingreso corregido, o de clic en el botón Otro para efectuar una nueva consulta a otro Reingreso por subsidio. 34

35 Reporte de Reingresos por subsidio en un período de fechas Si necesita imprimir un reporte de los reingresos hechos en un período de fechas, escoja la opción Reingresos del menú principal y luego escoja Reporte de reingresos por subsidio. Aparecerá la siguiente venta donde deberá teclear la fecha de inicio y la fecha final del reporte, escoger si desea ver el reporte en la pantalla o mandarlo directamente a la impresora, de clic sobre el botón Aceptar para ejecutar el reporte o de clic en el botón Salir para cerrar esta ventana. A continuación se muestra un ejemplo de este reporte de Reingresos por subsidio. NOTA: nunca utilice el botón que tiene una impresora para mandar a imprimir, ya que este botón manda a imprimir todo el archivo de reingresos y no solo la que tenemos a la vista. 35