Enlace contable con Contpaq i

Transcripción

1 Enlace contable con Contpaq i

2 Enlace de SoftRestaurant con sistema contable CONTPAQ i El sistema SoftRestaurant permite exportar los movimientos de ventas y compras hacía el sistema contable CONTPAQ i en pólizas de ingresos y egresos respectivamente, evitando la doble captura de la información y agilizando los tiempos de operación del personal administrativo. Exportar archivos de ventas y compras Importar archivos de póliza de ingresos y egresos Generación de información para la toma de Creación de cuentas contables Para accesar al catálogo de cuentas contables debe entrar al menú Configuración Contabilidad Catálogo de cuentas contables. En el catálogo de cuentas contables se dan de alta los registros de cuentas contables que tiene registrados en CONPAQ i las cuales se utilizan para especificarlas en la generación del archivo de pólizas de ingresos y egresos. En este catálogo tiene los siguientes campos de información: Clave: Clave principal y única de la cuenta. Tipo: Esta opción tiene las opciones de Debe o Haber. Descripción: Descripción con la que se identifica a la cuenta contable. Cuenta: Segmento para la sección cuenta. Subcuenta: Segmento para la sección subcuenta. Subsubcuenta: Segmento para la sección subsubcuenta. Auxiliar: Segmento para la sección auxiliar.

3 Si la cuenta contable de CONTPAQ i tiene un formato o diferentes segmentos del tipo o 3-3 (o alguno otro distinto), los valores se puedes especificar en Cuenta, subcuenta y subsubcuenta, de tal forma que cuando se genere el archivo la cuenta contable se genera sin separaciones con todos los valores consecutivos. 1. Configuración de póliza de Ingresos Los archivos de pólizas de ingresos pueden ser generados diariamente con el desglose de las ventas en sus formas de pagos incluyendo un registro para el impuesto de la venta. A continuación, se muestran los pasos para realizar la exportación de información y generar las pólizas contables de ingresos: 1.1 Asignación de cuentas contables a formas de pago 1.2 Creación de departamentos de venta 1.3 Asignación de cuentas contables a conceptos 1.4 Generación de archivo contable de ingresos 1.5 Importar archivo contable de ingresos a CONPAQ i. Los pasos 1.1, 1.2 y 1.3 solo se realizan la primera vez cuando se configura el sistema, los pasos 1.4 y 1.5 se realizan constantemente para generar el enlace de los datos de SoftRestaurant a CONTPAQ i. 1.1 Asignación de cuentas contables a formas de pago. Seleccione el menú de Configuración Formas de pago. En esta pantalla están listados los registros de formas de pago las cuales tienen en la sección inferior los datos para las cuentas contables: Importe: Cuenta contable con la que generará el importe de la forma de pago en el archivo de póliza de ingresos. Comisión: Cuenta contable para asignar en las comisiones bancarias. IVA de comisión: Cuenta contable para asignar los impuestos a la comisión. El dato que generalmente se asigna es el de Importe el cual aparece en el archivo de póliza de ingresos. Los datos de comisión e IVA de comisión se asignan cuando en una forma de pago banco tiene comisiones e impuestos.

4 1.2 Creación de departamentos de venta. Los departamentos de venta sirven para desglosar las ventas de los productos mediante sus grupos, en los cuales solo se puede asignar un grupo de productos de venta a un solo departamento, de tal forma que cada grupo este asignado únicamente a un departamento. Seleccione el menú de Configuración Configuración de departamentos de venta. Los datos que puede especificar dentro de esta pantalla son los siguientes: Clave: Clave principal y única del departamento de ventas. Descripción: Descripción del departamento de ventas. Cuenta contable: Cuenta contable que aparecerá en el importe dentro del archivo de pólizas. Debe: Cuenta contable Debe para especificar costos. Haber: Cuenta contable Haber para especificar costos. Grupos de productos a considerar: Grupos de productos a considerar en las ventas para especificarlo en la póliza de ingresos. Grupos de insumos a considerar: Grupos de insumos a considerar en la generación del movimiento contable para costos (ver campos Debe y Haber ).

5 1.3 Asignación de cuentas contables a conceptos. Esta opción se utiliza para especificar cuentas contables a otros conceptos en la generación de las pólizas de ingresos (en esta funcionalidad también es posible asignar cuentas contables a conceptos de Egresos, ver tema 2. Configuración de póliza de egresos). Seleccione el menú de Configuración Contabilidad Asignación de cuentas contables a conceptos. Los datos que puede especificar en la generación de la póliza de venta son los mostrados a continuación, sin embargo en esta pantalla también es posible especificar otros conceptos relacionados con egresos: Sobrantes de caja (Debe): Cuenta contable Debe para especificar la cantidad de sobrante. Sobrantes de caja (Haber): Cuenta contable Haber para especificar la cantidad de sobrante. Cuenta para descontar sobrantes: Cuenta contable Debe. Ejemplo de los movimientos contables de los conceptos anteriores: Cuenta contable Debe Haber EFECTIVO (forma de pago) $1, SOBRANTES (Debe) $ IVA VENTAS $ SOBRANTES (Haber) $ VENTAS $ 1, Total $ 1, $ 1, Faltantes de caja (Debe): Cuenta contable Debe para especificar los faltantes de caja. Cuenta para descontar faltantes. Ejemplo de los movimientos contables de los conceptos anteriores: Cuenta contable Debe Haber EFECTIVO (forma de pago) $1, FALTANTES DE CAJA (Debe) $ IVA VENTAS $ CUENTA PARA DES. FALTANTES -$ VENTAS $ 1, Total $ 1, $ 1,239.00

6 Descontar propinas (debe): Cuenta contable Debe para descontar los importes de propina entregados a meseros. IVA Ventas: Cuenta contable Haber para especificar el impuesto de la venta. Retiros de efectivo de caja: Cuenta contable Debe para aplicar los retiros de caja. Depósitos de efectivo de caja: Cuenta contable Haber para aplicar los retiros de caja. Cuenta para aplicar retiros y depósitos: Ejemplo de los movimientos contables de los conceptos anteriores, considerando un retiro de $250 y un depósito de $100: Cuenta contable Debe Haber EFECTIVO (forma de $ pago) DEPOSITOS DE -$ EFECTIVO RETIROS DE EFECTIVO $ IVA VENTAS $ DIF. PARA APLICAR RETIROS Y DEPO. -$ VENTAS $ Total $ $ Descuento a cliente (Debe): Cuenta contable Debe para especificar los descuento a cliente. Clave del cliente: Clave del cliente que tendrá el descuento. Puntos generados: Cuenta contable Debe para especificar la cantidad de los puntos generados desde el sistema. Para utilizar esta parte es necesario tener funcionando el módulo de monedero electrónico el cual se adquiere por separado. Cuenta acreedora (haber): Cuenta contable Haber para especificar la cuenta donde se descontarán los puntos de monedero generado. Para utilizar esta parte es necesario tener funcionando el módulo de monedero electrónico el cual se adquiere por separado. Existe una segunda sección de esta pantalla llamada Cuentas contables archivo de exportación de SAP, estas opciones son para realizar el enlace son el sistema de planeación de recursos empresarial (ERP) SAP.

7 A continuación, se muestra la pantalla mostrando los diferentes campos: 1.4 Generación de archivo contable de ingresos. Una vez que tenemos configuradas y asignadas las cuentas contables a los conceptos requeridos de ingresos debemos generar el archivo de importación de pólizas contables de ingresos. Este archivo se genera diariamente y contiene los movimientos de ventas de los conceptos configurados. Para ello seleccione el menú Reportes -> Contabilidad -> Póliza contable ventas (ingresos). Una vez dentro de la pantalla, debe realizar lo siguiente:

8 - Seleccionar la fecha en la parte superior izquierda de los movimientos de ventas. - Presionar el botón GENERAR POLIZA, con lo que se mostrarán los datos de las ventas (ver imagen anterior). - Presionar el botón EXPORTAR POLIZA con lo que se mostrarán las opciones de exportación: - Dentro de esta pantalla debe presionar el botón EXPORTAR CONTPAQ i. - Especificar la ruta donde se guardará el archivo. - Al finalizar se muestra mensaje de confirmación de archivo generado. 1.5 Exportación de archivos contables a CONPAQ i. Una vez generado el archivo es necesario importarlo dentro del sistema contable CONPAQ i, para ello debe accesar al sistema de CONPAQ i en el menú Pólizas -> Cargar pólizas, especificando el archivo generado y presionando el botón Procesar.

9 Una vez que finalice puede corroborar que la importación fue exitosa consultando un listado de pólizas, en el menú Pólizas -> Listado de pólizas, esta pantalla tiene los filtros por mes y tipo de póliza. Para mayor información de cómo importar archivos de pólizas contacte a COMPAQ i o consulte su documentación.

10 2. Configuración de póliza de egresos. Los archivos de pólizas de egresos pueden ser generados diariamente con el desglose de las compras y proveedores incluyendo un registro para el impuesto de la compra. A continuación se muestran los pasos para realizar la exportación de información y generar las pólizas contables de egresos: 2.1 Asignación de cuentas contables a proveedores 2.2 Asignación de cuentas contables a insumos 2.3 Asignación de cuentas contables a conceptos 2.4 Generación de archivo contable de egresos 2.5 Exportación de archivos contables a CONPAQ i Los pasos 2.1, 2.2 y 2.3 solo se realizan la primera vez cuando se configura el sistema, los pasos 2.4 y 2.5 se realizan constantemente (diariamente o en un periodo especifico) para generar el enlace de los datos de SoftRestaurant a CONPAQ i. 2.1 Asignación de cuentas contables a proveedores. Este dato permite asignar la cuenta contable del proveedor cuando se genera el archivo contable de egresos mediante sus compras. La asignación del campo de cuenta contable se puede especificar directamente en el catálogo de proveedores, para ello, debe seleccionar el menú catálogos Proveedores. Seleccione el registro del proveedor deseado y presione el botón de Editar, seleccione de la lista desplegable de cuentas contables el registro deseado. Previamente debe tener registradas las cuentas contables del tipo Haber (ver tema creación de cuentas contables). 2.2 Asignación de cuentas contables a insumos. La cuenta contable del grupo de insumos se utiliza para tener la contrapartida en el Haber, de esta manera

11 cuando se realizan las compras, la presentación de los insumos se totalizan en la póliza dependiente del grupo al que pertenecen. Para realizar esta asignación seleccione el menú Catálogos Insumos (materia prima) Grupos de insumos. Seleccione el registro del grupo de insumos deseado y presione el botón de Editar, seleccione de la lista desplegable de cuentas contables el registro deseado. Previamente debe tener registradas las cuentas contables del tipo Debe (ver tema creación de cuentas contables). 2.3 Asignación de cuentas contables a conceptos. Esta opción se utiliza para especificar cuentas contables a otros conceptos en la generación de las pólizas de egresos. Seleccione el menú de Configuración Contabilidad Asignación de cuentas contables a conceptos. El dato que principalmente se especifica en la generación de la póliza de compras es IVA DE COMPRAS que es de tipo Debe. Para ello entre a esta pantalla seleccione de la lista despegable la cuenta contable deseada y presione el botón de Aceptar para guardar los datos. Ejemplo de movimientos contables de egresos. Cuenta contable Debe Haber WHISKIES (CUENTA CONTABLE) $ 2, IVA COMPRAS $ COTSCO (PROVEEDOR) $ 2, Total $ 2, $ 2,786.00

12 2.4 Generación de archivo contable de egresos. Una vez que tenemos configuradas y asignadas las cuentas contables de los conceptos requeridos, los grupos de insumos y proveedores, debe generar el archivo contable de egresos. Este archivo se puede generar diariamente por turno o por un periodo de fechas especificado. Para ello seleccione el menú Reportes Contabilidad Póliza contable compras (egresos). Una vez dentro de la pantalla, debe realizar lo siguiente: - Seleccionar la fecha el periodo en la parte superior izquierda. - Presionar el botón GENERAR POLIZA, con lo que se mostrarán los datos de las compras y egresos (ver imagen anterior). - Presionar el botón EXPORTAR CONTPAQ i, especifique el folio del documento. - Especificar la ruta donde se guardará el archivo. - Al finalizar se muestra mensaje de confirmación de archivo generado.

13 2.5 Exportación de archivos contables a CONPAQ i. Una vez generado el archivo es necesario importarlo dentro del sistema contable CONPAQ i, para ello debe accesar al sistema de CONPAQ i en el menú Pólizas Cargar pólizas, especificando el archivo generado y presionando el botón Procesar. Una vez que finalice puede corroborar que la importación fue exitosa consultando un listado de pólizas, en el menú Pólizas Listado de pólizas, esta pantalla tiene los filtros por mes y tipo de póliza. Para mayor información de cómo importar archivos de pólizas contacte a COMPAQ i o consulte su documentación.