INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL. Gestión de SA-06. Manual para Dependencias 04/06/2013

Transcripción

1 INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL Gestión de SA-06 Manual para Dependencias 04/06/2013

2 CONTENIDO CAPÍTULO 1 GESTIÓN DEL SA Creación SA Gestionar un Encabezado... 8 Agregar Artículos al SA Asignar Partidas Cargar Documento Cerrar Documento Imprimir Documento... 48

3 CAPÍTULO 1 GESTIÓN DEL SA-06 Creación SA-06 Como primer paso, es necesario acceder al sitio web por parte de los solicitantes en cada una de las dependencias. Seguidamente el usuario accederá al menú de los Servicios Electrónicos.

4 Dentro de los servicios electrónicos es necesario que se seleccione la opción que lleva por nombre SA-06. Una vez seleccionada la opción de SA-06 sobre el menú de los Servicios Electrónicos, se observarán las opciones que están habilitadas en el menú. Para iniciar el proceso de Gestión de un documento SA-06, es necesario que el usuario seleccione la opción que lleva por nombre Gestión de SA-06 con lo cual podrá acceder a la creación, modificación de documentos. Una vez que el usuario haya ingresado a la Gestión de SA-06, en pantalla se desplegará una tabla que contendrá todos los documentos existentes y su información, donde se especifica la dependencia a la que pertenece, el número de documento, la fecha de solicitud, el estado en el que se encuentra, el departamento gestor, los artículos, las partidas afectadas, la descripción del documento, la opción para cerrar el documento y que pueda ser aprobado, la opción de imprimirlo, eliminarlo y cargarle un archivo adjunto.

5 Inicialmente se despliegan todos los documentos existentes. El usuario tendrá la posibilidad de seleccionar una dependencia o todas, así como un estado o todos para examinar la información. A continuación se especifica cada uno de los estados en los cuales un documento se puede encontrar:

6 Creado: estado inicial cuando se crea un documento, pero el documento aún no está listo para la revisión por parte del supervisor debido a que no ha sido cerrado por parte del usuario creador y aun podrá modificarse o anularse. Finalizado para revisión del supervisor: estado en el que se encuentra un documento y que está listo para aprobación por parte del supervisor de la dependencia. Aprobado por Supervisor: estado en el cual el supervisor ha recibido el documento, lo ha evaluado y ha sido aprobado. En este estado el documento ya fue procesado y enviado al departamento gestor central para su respectiva aprobación o rechazo. Autorizado Central: estado en el cual el documento enviado por el supervisor ha sido aprobado por parte del departamento gestor. Rechazado Central: estado en el cual el documento enviado por parte del supervisor ha sido rechazado por parte del departamento gestor. Rechazado Supervisor: Estado en el cual el supervisor ha recibido el documento, lo ha examinado y lo ha rechazado. En este estado, el usuario creador tendrá la posibilidad de modificar el documento. Recibido: estado en el cual la secretaria o el encargado de recibir los documentos dentro del departamento gestor, los ingresa indicando que la solicitud SA-06 ha sido recibida. Anulado: estado que indica los SA-06 anulados.

7 La siguiente imagen muestra la selección de una determinada dependencia así como de un determinado estado. La siguiente imagen muestra la información correspondiente a una dependencia determinada y un estado determinado. En este caso, no se despliega tabla alguna debido a que no existe información correspondiente a la dependencia y el estado seleccionados.

8 Gestionar un Encabezado Crear Encabezado Para iniciar el proceso de creación de un nuevo encabezado de un documento SA-06 es necesario que el usuario acceda a la pantalla principal de Gestión de SA-06. Una vez que el usuario se encuentre en la pantalla principal de Gestión de SA-06, se debe seleccionar la opción de Agregar que se encuentra por debajo del campo de Estado. Posteriormente en pantalla se desplegará un formulario en el cual el usuario tendrá la posibilidad de ingresar toda la información correspondiente al encabezado del SA-06 para la solicitud de compra.

9 El Formulario de Solicitud de Compra está compuesto por cuatro secciones que se especifican a continuación: La primera sección corresponde a la información general del documento, la cual no se puede modificar donde se indica el número del documento SA-06, el año de solicitud, el usuario que ingresa la solicitud de compra, el estado en el que se encuentra (en este caso, creado), la dependencia y la fecha de la solicitud. En la segunda sección el usuario necesita indicar el Departamento Gestor al cual pertenece, ya sea a abastecimientos o a servicios contratados.

10 Deberá de indicar la Circular a la cual pertenece. La Circular indica un período de tiempo durante el cual los pedidos pueden ser realizados, los cuales son definidos previamente por parte del departamento gestor central. En el campo que lleva por nombre Tiempo de Cobertura se debe especificar la cantidad de meses para los cuales se estima que dure la compra realizada. En la tercera sección se debe detallar información correspondiente a la compra. Para este caso, en el campo de Justificación se deberá indicar la especificación general de la compra. Esta podrá ser seleccionada desde una serie de justificaciones previamente definidas o puede ser establecida por el usuario. Se debe hacer clic sobre la imagen para seleccionar una justificación determinada por la aplicación y posteriormente se mostrara una ventana con las justificaciones.

11 Se debe de seleccionar una justificación de las que aparecen en el listado. Posteriormente hacer clic sobre el botón de Regresar. Una vez seleccionada la justificación, aparecerá sobre el cuadro de texto. En dado caso no se quiera seleccionar una de las opciones que aparecen, el usuario podrá describir su propia justificación.

12 Sobre el campo Lugar de entrega se debe especificar la dirección o el establecimiento al cual se requiere que los productos lleguen. Es el campo en el cual se indica el destino de la compra. En el campo que lleva por nombre Forma de entrega el usuario debe indicar la forma por la cual espera que sea entregada su compra y es donde debe especificarla. Finalmente, en la cuarta sección, el usuario deberá de indicar las firmas de las personas que autorizarán la compra.

13 El usuario deberá seleccionar en las cuatro listas las firmas de los representantes. Cabe destacar que las firmas deben ser diferentes, no pueden ser repetidas de lo contrario se generará un mensaje de error. En dado caso el usuario desee cancelar la solicitud de compra, puede seleccionar la opción de cancelar o simplemente buscar el botón verde en la parte superior derecha que regresará a la página principal. Finalmente para efectuar el encabezado de la compra, el usuario deberá seleccionar la opción de Crear Solicitud. La siguiente imagen muestra el formulario de solicitud de compra finalizado con sus respectivos campos completados.

14 Al momento de hacer clic sobre el botón de Crear Solicitud, en pantalla aparecerá una ventana de confirmación de la solicitud enviada, por lo que solamente se debe seleccionar la opción Confirmar para finalizar la creación del encabezado de compra. El sistema automáticamente regresará hacia la página principal de la gestión de SA-06 en donde se especificará el resultado de la operación realizada. Como se puede observar en la imagen, aparece un mensaje por encima de la tabla en donde se indica que la operación fue exitosa.

15

16 Modificar Encabezado Para modificar un encabezado, es necesario que el usuario primeramente se encuentre sobre la página principal de Gestión del SA-06. Para efectos de este manual, se modificara una fila, la cual es la que contiene como número SA el Seguidamente se deberá de hacer clic sobre el botón que aparece del lado izquierdo de la fila, el cual lleva la siguiente imagen: Al seleccionar modificar, aparecerá en pantalla el Formulario de Solicitud de Compra en donde se mostrará la información correspondiente al documento en donde el usuario podrá editar la información del mismo.

17 Al finalizar se debe de seleccionar la opción de Guardar Cambios para que la modificación se realice de forma correcta. Posteriormente aparecerá una ventana en donde se requiere que el usuario confirme que se realizarán cambios sobre la solicitud, por lo que únicamente deberá seleccionar la opción de Confirmar para que los cambios sean efectuados. Finalmente, la página será redireccionada hacia la página principal de la Gestión de SA-06 en donde aparecerá un mensaje indicando que se modificó la solicitud.

18

19 Anular Encabezado Para realizar una anulación de un encabezado SA-06 es necesario ingresar a la página principal de la Gestión de SA-06. Seguidamente seleccionar la fila de datos para anular, en este caso se escogerá la fila en donde el número de SA es el Una vez que ya se tenga claro cuál será el registro para anular, se hace clic sobre la letra X que aparece al final de la fila escogida. Al hacer clic sobre la X de la fila, aparecerá un mensaje en el cual se indicará si se desea anular el registro seleccionado.

20 Solamente es necesario hacer clic sobre el botón de Confirmar y el encabezado del documento quedará completamente anulado. El usuario será direccionado a la página principal de la Gestión de SA-06 en donde un mensaje indicará que la operación anuló el documento y el estado del documento cambiará ha Anulado.

21 Agregar Artículos al SA-06 Una vez ya creados los encabezados de los documentos SA-06 es necesario agregarles artículos. Anteriormente en la elaboración de los encabezados se indicó el departamento gestor del documento, por lo que si se escogió abastecimientos, se agregará un artículo de abastecimientos y si se escogió servicios contratados, se agregará un artículo de servicios contratados. Únicamente se pueden agregar artículos a los documentos que aún no hayan sido aprobados por el supervisor, al igual que las modificaciones y anulaciones, solamente se pueden realizar cuando no han sido aprobados, de lo contrario será imposible realizar cambio alguno. A continuación se explicará cómo agregar un artículo al SA-06 ya sea un abastecimiento o un servicio contratado. Abastecimientos Para agregar un artículo a un SA-06 de abastecimiento, es necesario que el usuario se encuentre en la página principal de la Gestión del SA-06.

22 Seguidamente el usuario debe escoger el documento al cual le agregará artículos, para este caso se escogerá la fila en donde el número de documento es el Se deberá de hacer clic sobre el ícono de la columna de Artículos Solicitados correspondiente a la fila en la cual se realizará la agregación. La imagen muestra el ícono que se debe seleccionar para acceder a los artículos. En pantalla se desplegará la página de la Gestión de Artículos Solicitados. La imagen muestra los artículos solicitados por parte del documento. En este caso no aparece artículo alguno, por lo tanto no aparece tabla alguna. De existir algún artículo aparecería pero momentáneamente no se ha creado alguno.

23 A continuación se deberá hacer clic sobre el botón que lleva por nombre Agregar para la creación de un nuevo artículo para el documento SA-06. Los artículos del SA-06 pueden ser agregados dependiendo del catálogo, ya que si existen se deberán seleccionar desde una lista de datos que el sistema brindará, de lo contrario, se deberá de seleccionar la opción en donde se indica que son artículos sin catálogo y proceder a especificarlos. Agregando Articulo Con Catálogo Para agregar un artículo, luego de seleccionar el ícono de Agregar en la página de Gestión Artículos Solicitados, en pantalla aparecerá un Formulario de Solicitud de Articulo tal y como se muestra a continuación en la siguiente imagen: Sobre el formulario aparece un campo que lleva por nombre Solicitud, que solamente es un valor número que indica el número de solicitud de artículos, se muestra la dependencia a la cual pertenece y el usuario que solicita el artículo.

24 Sobre el campo Artículo se deberá de ingresar el número de artículo a agregarse al documento. En dado caso se desconozca el número del artículo, se debe seleccionar el botón de la lupa que aparece del lado derecho del formulario. Una vez seleccionado, aparecerá una nueva ventana en la cual se mostraran todos los artículos existentes con su respectivo código y descripción, de los cuales solamente es necesario escoger uno y posteriormente hacer clic sobre el botón de Regresar.

25 Una vez seleccionado el artículo, el sistema regresa automáticamente al Formulario de Solicitud de Artículo y como se puede observar en la imagen, automáticamente se llenó el campo de artículo con su respectiva descripción y el valor unitario. Solamente hay que indicar la cantidad solicitada del artículo para finalizar. Seguidamente solo hay que hacer clic sobre el botón de Crear Solicitud para enviar la información. Al seleccionar Crear Solicitud, en pantalla se desplegará un mensaje indicando el artículo y la cantidad solicitada en donde se indica si se quiere agregar el artículo o si se quiere cancelar, por lo que es necesario hacer clic sobre el botón de Confirmar.

26 Al finalizar, el sistema regresará hacia la página de la Gestión de Artículos Solicitados en donde aparecerá un mensaje indicando que se ha agregado un artículo y la cantidad de unidades solicitadas. Al mismo tiempo se podrá observar en la tabla el artículo agregado. A continuación se selecciona el botón verde que aparece en la parte superior derecha del sitio y en pantalla se mostrará la página de la Gestión de SA-06.

27 Al observar la fila de datos que anteriormente se seleccionó para agregarle un artículo, en el campo de Descripción se puede notar que aparece el nombre del articulo anteponiéndose las siglas CC que significan Con Catálogo, lo que indica que es un artículo seleccionado desde el catálogo de artículos. Agregando Articulo Sin Catálogo Para agregar un artículo, luego de seleccionar el ícono de Agregar en la página de Gestión Artículos Solicitados, en pantalla aparecerá un Formulario de Solicitud de Artículo tal y como se muestra a continuación en la siguiente imagen: Sobre el formulario aparece un campo que lleva por nombre solicitud, que solamente es un valor número que indica el número de solicitud de artículos, se muestra la dependencia a la cual pertenece y el usuario que solicita el artículo.

28 Sobre el campo artículo se deberá hacer clic sobre el botón que lleva por nombre Articulo sin Catálogo y seleccionarlo. Una vez seleccionado, se deberá de ingresar el nombre del artículo y su respectivo valor unitario. La imagen muestra la creación de un nuevo artículo así como el valor unitario del mismo. Seguidamente solo hay que hacer clic sobre el botón de Crear Solicitud para enviar la información.

29 Al seleccionar Crear Solicitud, en pantalla se desplegará un mensaje indicando el artículo y la cantidad solicitada en donde se indica si se quiere agregar el artículo o si se quiere cancelar, por lo que es necesario hacer clic sobre el botón de confirmar. Al finalizar, el sistema regresará hacia la página de la Gestión de Artículos Solicitados en donde aparecerá un mensaje indicando que se ha agregado un artículo y la cantidad de unidades solicitadas. Al mismo tiempo se podrá observar en la tabla el artículo agregado. A continuación se selecciona el botón verde que aparece en la parte superior derecha del sitio y en pantalla se mostrará la página de la Gestión de SA-06.

30 Al observar la fila de datos que anteriormente se seleccionó para agregarle un artículo, en el campo Descripción se puede notar que aparece el nombre del articulo anteponiéndose las siglas SC que significan Sin Catálogo, lo que indica que es un artículo que no fue seleccionado desde el catálogo de artículos y fue descrito por el usuario.

31 Servicios Contratados Para agregar un servicio contratado, es necesario que el usuario se encuentre en la página principal de la Gestión del SA-06. Seguidamente, el usuario debe escoger el documento al cual le agregará artículos, para este caso se escogerá la fila en donde el número de documento SA es el Se deberá de hacer clic sobre el ícono de la columna de Artículos Solicitados correspondiente a la fila en la cual se realizará la agregación. La imagen muestra el ícono al cual se deberá hacer clic para acceder a los artículos. Seguidamente en pantalla se desplegará la página de la Gestión de Artículos Solicitados. La imagen muestra los artículos solicitados por parte del documento. En este caso no aparece

32 artículo alguno, por lo tanto no aparece tabla alguna. De existir algún artículo aparecería pero momentáneamente no se ha creado alguno. A continuación se deberá hacer clic sobre el botón que lleva por nombre Gestionar para la creación de un nuevo artículo para el documento SA-06. Para agregar un artículo, luego de seleccionar el ícono de Gestionar en la página de Gestión de Artículos Solicitados, en pantalla aparecerá un Formulario de Solicitud de Articulo tal y como se muestra a continuación en la siguiente imagen:

33 Sobre el formulario, aparece un campo que lleva por nombre Solicitud que solamente es un valor número que indica el número de solicitud de artículos, se muestra la dependencia a la cual pertenece y el usuario que solicita el artículo. Sobre el campo Tipo servicio aparece una lista en la cual el usuario escogerá un determinado servicio según sean sus necesidades y dependiendo de la circular.

34 Seguidamente, sobre el campo Subtipo Servicio, el usuario podrá escoger una de las opciones que aparecen sobre la lista indicando el subtipo de servicio que necesita. Sobre el campo Servicio, el usuario escogerá el o los tipos de servicios que utilizará, así como indicar el valor unitario y la cantidad a solicitar. Seguidamente solo hay que hacer clic sobre el botón de Guardar cambios para enviar la información. En dado caso no se quiera enviar la solicitud de artículos, se deberá seleccionar la opción de Cancelar o hacer clic sobre el ícono verde con una flecha blanca y automáticamente el sistema regresará hacia la página de la Gestión de Artículos Solicitados. La siguiente imagen muestra un Formulario de Solicitud de Artículo con todos sus respectivos campos llenos, por lo que ahora solamente se debe de hacer clic sobre el link de Crear Solicitud.

35 Al realizar esta operación, en pantalla se mostrara un mensaje en el cual se indica si el usuario desea agregar el o los servicios que acaba de solicitar en el formulario, por lo que sí está de acuerdo debe seleccionar el botón Confirmar para que el servicio sea creado, de lo contrario deberá hacer clic sobre Cancelar. Posteriormente el sistema regresará hacia la página de Gestión de Artículos Solicitados, en donde se desplegará un mensaje indicando que el o los servicios fueron creados.

36 Luego se da clic sobre el botón verde con una flecha blanca que aparece en la parte superior derecha para regresar a la página de Gestión de SA-06.

37 Estando sobre la página de Gestión de SA-06 al observar la fila del documento número 2 que fue el que se escogió para añadirle un artículo sobre el campo de descripción aparece el artículo agregado.

38 Asignar Partidas El proceso de asignar partidas se realiza una vez que el usuario haya creado un documento y asignado artículos. El usuario debe de escoger el documento al cual le desea asignar una partida, en este caso se escogerá el documento número7914. Luego se debe hacer clic en el ícono que aparece sobre la columna de partidas afectadas del documento. Aparecerá en pantalla un formulario de Partidas Presupuestarias, en donde aparecerán unos campos los cuales deberán ser llenados.

39 En la parte principal del formulario se encuentra el encabezado del documento, información como número de SA-06, estado del documento, año de solicitud, dependencia a la cual pertenece, usuario que creó el encabezado y la fecha de solicitud. Se muestra el tipo de servicio que al cual pertenece el documento. Seguidamente sobre el campo de renglón se debe seleccionar uno de los que aparecen disponibles y al seleccionarlo.

40 Una vez seleccionado el renglón, aparecerán sobre una tabla todas las partidas presupuestarias que dicho renglón tiene disponibles. Es necesario que se seleccionen las que el usuario necesita haciéndole clic sobre las casillas de las partidas que llevan por nombre Agregar Partida. Si se desea asignar las partidas al documento, solamente se debe de hacer clic sobre el botón de Guardar Cambios. En caso contrario, hacer clic sobre el ícono verde con la flecha blanca que aparece del lado superior derecho del formulario. La siguiente imagen muestra cómo quedará el formulario finalizado ya con toda la información seleccionada. Solamente es necesario hacer clic sobre Guardar cambios para que la operación se efectúe correctamente.

41 Una vez guardada la información, aparecerá debajo del botón de Guardar cambios un mensaje indicando que se asociaron las partidas seleccionadas. En la imagen se puede observar el mensaje:

42 Cargar Documento A una solicitud SA-06 se le puede agregar un documento adjunto, para ello es necesario que el usuario se situé sobre la página principal de la Gestión de SA-06. Dentro de la tabla donde aparecen todos los documentos, se debe de seleccionar un documento que se encuentre en estado creado. Para este caso, se escogerá el documento número Seguidamente para cerrar el documento es necesario hacer clic sobre ícono azul esférico que aparece al final de la fila del documento. La imagen muestra el ícono sobre el cual hay que realizar la acción: Al hacer clic sobre el ícono azul, en pantalla se desplegará un formulario en donde se deberá indicar el archivo que se quiere adjuntar así como una descripción tal y como se muestra en la imagen.

43 Una vez que el usuario haya seleccionado el archivo mediante el botón de examinar y que le haya colocado una descripción, deberá de proceder a hacer clic sobre el botón de Cargar Archivo. Aparecerá un mensaje indicando que el archivo fue cargado exitosamente, solamente se deberá hacer clic sobre el botón de Regresar.

44 Cerrar Documento Un documento solamente puede ser cerrado si anteriormente fue creado, se le solicitaron artículos y partidas afectadas. Una vez que el usuario haya completado este proceso, podrá finalizar el documento para que posteriormente sea revisado por el supervisor. Inicialmente el usuario necesita situarse sobre la página principal de la Gestión de SA-06. Dentro de la tabla donde aparecen todos los documentos, se debe de seleccionar un documento que se encuentre en estado creado. Para este caso, se escogerá el documento número7914. Seguidamente para cerrar el documento es necesario hacer clic sobre el triángulo verde que aparece sobre la fila del documento. La imagen muestra el ícono sobre el cual hay que realizar la acción: Al hacer clic sobre el ícono verde, en pantalla se desplegará la página de Gestión de Estado SA-06, en donde se despliega toda la información correspondiente al documento SA-06 tal y como se muestra en la imagen.

45 Para finalizar la solicitud de compra, el usuario solamente necesita hacer clic sobre el botón de finalizar y posteriormente aparecerá en pantalla un mensaje indicándole al usuario que escriba una justificación para la aprobación de la compra. Deberá hacer clic sobre el botón verde de Confirmar. En caso contrario hacer clic sobre el botón rojo de Cancelar. Una vez que se haya hecho clic sobre el botón verde de confirmar, en pantalla aparecerá una ventana indicándole al usuario si está seguro de realizar la operación, por lo que solamente se debe de hacer clic sobre el botón de Aceptar para cerrar el documento.

46 Una vez finalizado el proceso, el sistema regresará a la página de Gestión de SA-06. Finalmente, si se revisa sobre la tabla la fila del documento que anteriormente fue escogido, el campo de estado aparecerá cambiado ya que inicialmente estaba como Creado, ahora como Finalizado para revisión departamento, lo que quiere decir que el documento está listo para que el supervisor le dé su respectiva aprobación y luego pueda ser enviado a la central. Una vez que un documento sea procesado para su respectiva aprobación por parte del supervisor de la dependencia, solamente deberá esperar los resultados de la solicitud. Cuando la solicitud de compra es aprobada por el supervisor de la dependencia, se recibe una notificación vía correo electrónico. Si la solicitud es rechazada por el supervisor, también recibe un correo

47 electrónico informándole el motivo del rechazo y habilitándosele el documento para que el usuario realice las respectivas modificaciones. Cuando el documento es aprobado por la central, el usuario recibe una notificación para que pueda imprimir el documento. Una vez impresa la solicitud de compra, se estará generando un código que posteriormente será utilizado para completar la solicitud. Si el documento es rechazado por la central, se le notificará al usuario y al supervisor de la dependencia vía correo electrónico.

48 Imprimir Documento A una solicitud SA-06 puede ser impresa y para realizar esta acción es necesario que el usuario se situé sobre la página principal de la Gestión de SA-06. Dentro de la tabla donde aparecen todos los documentos, se debe de seleccionar un documento. Para este caso, se escogerá el documento número Seguidamente para imprimir el documento es necesario hacer clic sobre ícono de una impresora. La imagen muestra el ícono sobre el cual hay que realizar la acción: Al hacer clic sobre el ícono, en pantalla se desplegará una ventana en la cual se mostrará toda la información correspondiente al documento del SA-06.

49