Manual de usuario para ingresar, modificar y renovar una comisiones y para ingresar y actualizar una oficina

Transcripción

1 para ingresar, modificar y renovar una comisiones y para ingresar y actualizar una oficina

2 Identificación del documento Datos del Documento Nombre de archivo: Manual usuario externo.docx Fecha de creación: 08/noviembre/2018 Última modificación: 08/noviembre /2018 Historia de Revisión del Documento Fecha Versión Información de los Cambios 08/noviembre/ Versión inicial 2

3 Tabla de contenidos 1 INGRESAR AL SISTEMA USUARIO CON CORREO ELECTRÓNICO Registro de usuario con correo electrónico Ingresar al sistema con correo electrónico y clave Recuperar la clave Cambiar la clave USUARIO CON FIRMA DIGITAL Registro de usuario con firma digital Ingresar al sistema firma digital SECCIONES DE LA PÁGINA INICIAL COMISIONES REGISTRO DE COMISIONES MODIFICACIÓN O RENOVACIÓN DE COMISIONES SUBSANAR SOLICITUD DE REGISTRO O MODIFICACIÓN DE UNA COMISIÓN OFICINA REGISTRO DE OFICINA ACTUALIZACIÓN DE OFICINA SUBSANAR SOLICITUD DE REGISTRO O ACTUALIZACIÓN DE UNA OFICINA CONSULTAS DE COMISIONES Y OFICINAS DE SALUD OCUPACIONAL

4 1 Ingresar al sistema En esta sección se detallan los pasos para realizar registrarse e ingresar al sistema, mediante correo electrónico o con firma digital. Para ingresar al sistema se selecciona la sección de Trámites y seleccionar Registro de comisiones y oficinas SO Ilustración 1 Ingreso al sistema Posteriormente se muestra las opciones para para comisiones o para oficinas, se debe seleccionar el trámite que se va a realizar: Ilustración 2 Detalle de trámites Luego de seleccionar el trámite que vamos a realizar se muestra la información general y seleccionamos el botón Ingresar al formulario 4

5 Ilustración 3 Ingresar al formulario Se mostrará al usuario la pantalla para ingresar al sistema, el ingreso se puede realizar mediante dos formas, como un usuario con correo electrónico y clave o mediante el uso de la firma digital, los cuales se explican en las siguientes secciones. 1.1 Usuario con correo electrónico Los usuarios que se autentiquen con correo electrónico deben realizar previamente el registro de su usuario para poder ingresar al sistema Registro de usuario con correo electrónico El usuario ingresa a la página inicial y selecciona la opción para Registrarse que se muestra en la siguiente figura: 5

6 Ilustración 4 Registrarse en el sistema Al seleccionar Registrarse se mostrarán los campos que se deben llenar para que el usuario sea registrado, el detalle de los campos son los siguientes: Nombre completo: ingresar el nombre del usuario que va a quedar registrado en el sistema. Defina la clave: ingreso de la clave que va a ser utilizada para ingresar en el sistema, debe tener al menos 6 caracteres, de los cuales 5 pueden ser números o letras y al menos y símbolo (!,@,#,$,%) Confirme la clave: ingresar la clave igual a la del campo anterior. Correo electrónico: ingreso del correo electrónico que cumpla con el formato ejemplo@xxx.com, este correo es el que va a utiliza el usuario para ingresar en el sistema, además todas las notificaciones van a llegar a la cuenta de correo electrónico que ingresen en este campo. 6

7 Pregunta de seguridad: el usuario define una pregunta que el sistema le va a consultar en caso de que se le olvide la clave. Respuesta de seguridad: se define la respuesta de la pregunta anterior la cual será llenada por el usuario en caso de que olvide la clave para registrarse en el sistema. Código de seguridad: el usuario debe ingresar las letras y los números que le aparecen en el cuadro superior a este campo para poder completar el registro del usuario. Luego de ingresar todos los campos que se detallaron anteriormente se selecciona el botón Crear usuario para que el usuario sea creado en el sistema. Ilustración 5 Registrar un usuario 7

8 El sistema mostrará un mensaje similar al siguiente, el cual informa que la cuenta ha sido creada pero para poder ingresar en el sistema es necesario que se realice la activación de la misma: Al crear el usuario es indispensable que se realice la activación de la cuenta como se muestra en el mensaje anterior, para realizarlo debe ingresar al correo electrónico que ingreso el usuario, ahí se enviará la notificación que le guiará para que se active la cuenta, el correo electrónico indica que Para activar esta cuenta por favor haga clic aquí, al seleccionar la palabra aquí que se muestra en azul se procederá a la activación de la cuenta, el proceso de activación debe realizarse antes de 24 horas luego que el usuario lleno los datos para registrar su usuario en el sistema, sino se eliminará el usuario y debe proceder a crearlo nuevamente: 8

9 Ilustración 6 Correo de activación cuenta Al seleccionar el enlace muestra un mensaje donde informa al usuario que la activación de la cuenta ha sido exitosa y se puede proceder a ingresar al sistema, el enlace también le muestra la página para que se realice dicho ingreso: 9

10 Ilustración 7 Cuenta activada Ingresar al sistema con correo electrónico y clave Si es la primera vez que el usuario va a ingresar al sistema, tiene que realizar el registro del usuario que se detalla en la sección Registro de usuario con correo electrónico. Para ingresar al sistema el usuario debe ingresar el correo electrónico y la clave, posteriormente selecciona el botón Ingresar como se muestra en la siguiente imagen: 10

11 Ilustración 8 Inicio sesión con correo electrónico Al seleccionar el botón de Ingresar el usuario ingresa al sistema mostrándosele una pantalla similar a la siguiente: Ilustración 9 Ingreso al sistema 11

12 1.1.3 Recuperar la clave Si el usuario olvida la clave para ingresar al sistema, se muestra la opción de recuperar la clave, la cual se accede seleccionando Recuperar su clave : Ilustración 10 Recuperar clave El usuario debe ingresar el correo electrónico con el que se autenticó en el sistema y posteriormente seleccionar el botón Enviar : 12

13 Para que el sistema envié la nueva clave es necesario que el usuario ingrese la respuesta a la pregunta que definió cuando realizó el registro de la información y posteriormente seleccionar el Enviar : Ilustración 11 Confirmación de identidad Se le indicará si la clave fue enviada exitosamente: El usuario debe ingresar a su cuenta de correo para saber cuál es la nueva clave para poder ingresar al sistema: Ilustración 12 Correo cambio de clave 13

14 El usuario debe utilizar la clave enviada en el correo para ingresar al sistema junto con su correo electrónico, debe guardar esa clave para seguir ingresando al sistema Cambiar la clave Para realizar el cambio de clave el usuario debe estar autenticado en el sistema como se muestra en la sección Ingresar al sistema con correo electrónico y clave. Se selecciona el enlace Cambiar clave que se encuentra en la esquina inferior izquierda del sistema: Ilustración 13 Cambiar clave Se debe ingresar la clave actual con la que el usuario está ingresando al sistema, la nueva clave y la confirmación de esa clave, luego que se ingresa la información se selecciona el botón Cambiar clave : Ilustración 14 Cambiar clave Al cambiar la clave se muestra un mensaje de confirmación: 14

15 1.2 Usuario con firma digital Registro de usuario con firma digital Los usuarios que cuenten con firma digital pueden realizar el ingreso al sistema con la mismo, para realizarlo se selecciona Ingresar con certificado como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 15 Ingresar con firma digital Al ingresar al sistema por primera debe realizar una instalación de un componente para que el certificado de firma digital sea reconocido por la aplicación, el sistema le mostrará 15

16 los pasos que debe realizar para que sea realizada la instalación, para cada navegador se muestran los pasos para que se realice la instalación, la siguiente imagen muestra el ejemplo de los pasos para realizar la instalación en Internet Explorer: Ilustración 16 Instalación para firma digital Al finalizar los pasos para la instalación se muestra la pantalla para seleccionar la firma digital del usuario que se va a registrar en el sistema y posteriormente se selecciona el botón Firmar ingreso : 16

17 Ilustración 17 Ingreso firma digital El sistema va a solicitar que se ingrese en PIN de la firma digital, el cual será el que se va a utilizar para autenticarse en el sistema, se puede ir seleccionando cada número o se pueden utilizar los números del teclado de la computadora, luego de ingresar los números se selecciona el cuadro verde con la flecha: Ilustración 18 Ingreso del PIN El sistema identifica que el usuario no se encuentra autenticado en el sistema por lo que le solicita que ingrese el correo electrónico para realizar el registro del usuario como se muestra en esta imagen: 17

18 Ilustración 19 Registro con firma digital Luego de ingresar el correo electrónico el sistema solicitará nuevamente que sea ingresado el PIN para la confirmación de la creación del usuario como se muestra en la imagen Ilustración 18 Ingreso del PIN. Luego de ingresar el correo electrónico se selecciona el botón Registrar, el sistema le mostrará el mensaje para activar la cuenta Al crear el usuario es indispensable que se realice la activación de la cuenta como se muestra en el mensaje anterior, para realizarlo debe ingresar al correo electrónico que ingreso el usuario, ahí se enviará la notificación que le guiará para que se active la cuenta, el correo electrónico indica que Para activar esta cuenta por favor haga clic 18

19 aquí, al seleccionar la palabra aquí que se muestra en azul se procederá a la activación de la cuenta, el proceso de activación debe realizarse antes de 24 horas luego que el usuario lleno los datos para registrar su usuario en el sistema, sino se eliminará el usuario y debe proceder a crearlo nuevamente: Ilustración 20 Correo de activación cuenta Al seleccionar el enlace muestra un mensaje donde informa al usuario que la activación de la cuenta ha sido exitosa y se puede proceder a ingresar al sistema, el enlace también le muestra la página para que se realice dicho ingreso: 19

20 Ilustración 21 Activación exitosa Ingresar al sistema firma digital Si es la primera vez que el usuario va a ingresar al sistema, tiene que realizar el registro del usuario ingresando el correo electrónico como se explica en la sección Registro de usuario con firma digital. Para ingresar al sistema el usuario debe seleccionar Ingresar con firma digital como se muestra en la siguiente imagen: 20

21 Ilustración 22 Ingresar con firma digital Se muestra la pantalla para seleccionar el certificado digital del usuario que se va a registrar en el sistema y posteriormente se selecciona el botón Firmar ingreso : 21

22 El sistema va a solicitar que se ingrese en PIN de la firma digital, el cual será el que se va a utilizar para ingresar al sistema, luego de ingresar el PIN se selecciona el cuadro verde con la flecha: 22

23 Al seleccionar el botón de Firmar ingreso el usuario ingresa al sistema mostrándosele una pantalla similar a la siguiente: 1.3 Secciones de la página inicial Ilustración 23 Página inicial Si es la primera vez que ingresa al sistema o no ha realizado ninguna gestión de comisiones u oficinas se le mostrará solamente la sección de formularios para inscribir una oficina o una comisión como se muestra en la siguiente imagen: Sección de Tareas : Si alguna de las solicitudes (inscripción, modificación o renovación de una comisión o una inscripción o actualización de una oficina) presenta algún error con los datos ingresados un funcionario del CSO le solicitará la corrección de la información, por lo que 23

24 está sección muestra la lista de gestiones que debe corregir, el detalle de cómo realizar una corrección se muestra en la secciones de subsane para comisiones y oficinas: Ilustración 24 Tareas Sección Formularios guardados : Lista de formularios guardados, estos formularios aún no han sido enviados para que sean revisados por parte del CSO, se deben seguir completando y pasar a firmas: Ilustración 25 Formularios guardados 24

25 Para eliminar los formularios guardados se selecciona el formulario que se va a eliminar: En la esquina inferior derecha de los pasos del formulario se muestra una imagen de un basurero que le va a permitir borrar ese formulario, este formulario que se va a borrar no fue enviado al Consejo para la revisión: Ilustración 26 Eliminar formulario Al seleccionar esa opción para eliminar se mostrará una confirmación si desea eliminar el formulario en caso de que así sea se selecciona el botón Aceptar : 25

26 Mis gestiones: Se muestra la lista de gestiones que ese usuario ha realizado las cuales pueden ser inscripción, modificación y renovación de comisiones o la inscripción y actualización de oficinas de salud ocupacional. Estas gestiones detallan si es una comisión u oficina, el número de gestión (este número no es el asignado a la comisión o a la oficina, es solo para consultas de la gestión en trámite), además se muestra la fecha y la hora en que se inició la gestión, al final muestra el estado de la gestión, los estados posibles son los siguientes: o Verificando el usuario tiene que proceder a verificar el que se ingresó para el trámite, la explicación para verificarlo se encuentra en las secciones de comisiones u oficina. o Revisión del CSO: se indica que la solicitud está siendo revisada por un funcionario del CSO. o Corrección de datos: el usuario tiene que corregir los datos seleccionados con una X, los detalles para subsanar se encuentran en las secciones Subsanar 26

27 solicitud de registro o modificación de una comisión o Subsanar solicitud de registro o actualización de una oficina. o Admitida: la gestión ya terminó, en caso de una inscripción ya se le ha asignado el número de comisión o de oficina, y en caso de modificación, actualización o renovación ya ha terminado la gestión con los nuevos datos para esa gestión. o Rechazada: la gestión fue rechazada por parte del CSO. Ilustración 27 Mis gestiones 27

28 Llenar un nuevo formulario: Permite realizar gestiones para oficinas o comisiones. o Oficinas de Salud Ocupacional: para inscripción y actualización de oficinas, el detalle para presentar estos trámites se explica en la sección Oficina. o Comisiones de Salud Ocupacional: para la inscripción, modificación y renovación de comisiones, el detalle para presentar estos trámites se explica en la sección Comisiones Ilustración 28 Llenar un nuevo formulario Solicitudes de firma: está opción es para los usuarios que cuentan con firma digital y le corresponde firmar una solicitud de registro, modificación o renovación de una comisión o para el registro o actualización de una oficina, el cuadro muestra la lista de documentos pendientes de leer. 28

29 2 Comisiones 2.1 Registro de comisiones Para que el usuario pueda realizar el registro de comisiones debe haber ingresado al sistema como se muestra en la sección Ingresar al sistema. El registro de una comisión se realiza dando clic en Comisiones de Salud Ocupacional de la sección Llenar un nuevo formulario Al seleccionarlo se mostrará un cuadro donde le confirmará si desea iniciar un nuevo formulario, para este caso el registro de una comisión, el cuadro es similar al siguiente: En la esquina inferior del formulario se muestran los 5 pasos para el registro de una comisión, para cambiar de paso y guardar el formulario, para ello el sistema muestra lo siguiente: 29

30 1. Permite ir al paso anterior. 2. Permite ir directamente a uno de los pasos del formulario. 3. Permite ir al siguiente paso. 4. Permite guardar los datos del registro de la comisión y seguir completándolo en otro momento. Cuando el usuario va a revisar los formularios guardados le aparecerán en la página inicial del sistema, la que se muestra luego que se ingresa al sistema, ahí le da clic al respectivo formulario para que siga llenándolo. La sección donde se aparecen los formularios guardados es similar a la siguiente: Detalle para llenar el formulario de registro de una comisión: Paso 1: En este paso el usuario debe ingresar la identificación de la persona empleadora, que puede ser la cédula jurídica o la cédula de identidad, la cual debe ser ingresada sin espacios ni guiones. En el caso de la cédula jurídica debe tener 10 números y en el caso de la cédula de identidad debe tener 9 números, por ejemplo en caso que la cédula de identidad sea , debe ser ingresada de la siguiente forma para que en total sean los 9 dígitos. Luego de ingresar la cédula jurídica o la cédula de identidad selecciona el botón Siguiente para continuar con el paso 2: 30

31 Ilustración 29 Paso 1 Paso 2: cómo se va a realizar el registro de una comisión el usuario selecciona Registrar una nueva comisión de salud ocupacional y se selecciona Siguiente como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 30 Paso 2 31

32 Paso 3: en este paso se ingresan los datos de la comisión. Los primeros datos que se muestran son el número de registro, fecha de registro y fecha de vencimiento y se asignarán hasta que la solicitud sea admitida (aprobada) por el CSO. Los siguientes campos que se deben ingresar se detallan a continuación: Datos generales del centro de trabajo: los campos del centro de trabajo son los siguientes: Identificación: la identificación muestra el número que se consultó en el paso 1. Razón social: ingresar nombre de la razón social de la empresa o institución. Centro de trabajo: se debe indicar un nombre único del centro de trabajo para identificar la sucursal, regional, agencia, etc. No. Total de personas trabajadoras: total de personas con hombres y mujeres. Hombres: si se ingresa primero el número de hombres el sistema automáticamente calcula la cantidad de mujeres. Mujeres: si se ingresa primero el número de mujeres el sistema automáticamente calcula la cantidad de hombres. Teléfono Correo electrónico: el correo debe cumplir con el formato ejemplo@xxx.com, si el correo no se encuentra verificado en el sistema al finalizar el formulario se debe proceder con la verificación del mismo para que el trámite continúe, si no se vence el tiempo para verificarlo el sistema le permite modificar nuevamente el correo en caso de que haya sido mal ingresado. Dirección exacta: agregar la dirección especificada por señas de la ubicación del centro de trabajo. Provincia: campo de selección de la provincia. 32

33 Cantón: campo de selección del cantón. Distrito: campo de selección del distrito. Ilustración 31 Datos generales del centro de trabajo Actividad económica: se selecciona la actividad del centro de trabajo de acuerdo a la sección, división, grupo, clase y el detalle de la producción o servicios, si tiene dudas puede consultar en el INEC seleccionando el enlace sitio del INEC, luego se muestra un campo para detallar el producto o los servicios que ofrece la persona empleadora. Ilustración 32 Actividad económica Datos del (la) gerente: se selecciona el tipo de identificación, se ingresa la identificación la cual no puede tener espacios ni guiones y el nombre del 33

34 (la) gerente. Para continuar con el siguiente paso se selecciona el botón Siguiente Ilustración 33 Datos del gerente Paso 4: en este paso el usuario ingresa los integrantes de la comisión de salud ocupacional. La cantidad mínima de integrantes de la comisión depende del total de personas trabajadoras lo cual está definido de la siguiente manera: Número total de trabajadores Cantidad de personas empleadoras Cantidad de personas trabajadoras Máximo 50 personas trabajadoras 1 1 Entre 51 y 250 personas trabajadoras 2 2 Entre 251 y 750 personas trabajadoras 3 3 Más de 751 personas trabajadoras 4 4 Se deben incluir como mínimo una persona coordinadora y una persona secretaria, la cantidad de representantes de las personas trabajadoras debe ser igual a la cantidad de representantes de la persona empleadora, en caso de que no se realice de esa manera el sistema mostrará que hay un error y debe ser corregido. Para el ingreso de los integrantes se debe seleccionar el tipo de identificación, se ingresa el campo de identificación sin ingresar espacios y guiones, el nombre de la persona y se 34

35 seleccionar si se pertenece a una persona empleadora o una persona trabajadora como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 34 Datos de la comisión Si se desean ingresar más integrantes en la sección Otros integrantes se selecciona el botón Agregar : Ilustración 35 Otros integrantes Al seleccionar el botón se le mostrarán los campos de selección de identificación, ingreso de la identificación, nombre y tipo de representación para que sea ingresados otros integrantes: 35

36 Ilustración 36 Lista de integrantes Si se desea eliminar un integrante se realiza mediante el botón Eliminar Ilustración 37 Eliminar integrante Luego de completar la información de los integrantes de la comisión se selecciona Siguiente para pasar al siguiente paso. Paso 5: el usuario debe ingresar los datos de la persona que va a firmar el trámite de ingreso de la comisión, debe seleccionar el tipo de identificación, ingresar la cédula de identidad y el nombre de la persona, en caso de que el representante esté autorizado 36

37 mediante un poder, se debe adjuntar una copia del mismo luego de que se ingresen esos datos: Ilustración 38 Persona que firma la solicitud Si el correo electrónico ingresado en el paso 1 relacionado al empleador no está verificado en el sistema se debe proceder a verificarlo, el sistema le informará si no se encuentra verificado para que se realice la verificación ingresando a dicho correo electrónico: Ilustración 39 Mensaje para verificar correo 37

38 Este es un ejemplo del correo enviado por el sistema para que sea verificado: En este paso queda concluido el ingreso de la información para el registro de la oficina, si el usuario desea revisar el formulario antes de seleccionar Pasar a firmas lo puede descargar mediante la siguiente imagen: Ilustración 40 Descargar formulario 38

39 Cuando ya se tiene la información para que sea firmada se selecciona Pasar a firmas lo cual va a permitir firmar el documento, la persona que lo va a firmar es la ingresada como persona empleadora o representante legal: Ilustración 41 Pasar a firmas Luego de Pasar a firmas se le muestra al usuario la pantalla para proceder a firmar, lo cual se muestra mediantes 3 opciones, el usuario debe seleccionar una de ellas: Opción 1: Presentar con firma digital: si la persona empleadora o el representante legal tiene firma digital puede presentar la solicitud firmada digitalmente. o Persona que llena la solicitud es diferente a la persona que firma: En caso de que el usuario que ingresa la información sea diferente a la persona que va a firmar el formulario se le va a mostrar un mensaje similar al siguiente, indicándole el nombre de la persona que debe ingresar al sistema para que proceda a realizar la firma del ingreso de la solicitud: 39

40 El usuario que firma la solicitud debe ingresar al sistema, en la página inicial le aparece la lista de solicitudes de firma, las cuales son trámites pendientes a que sean firmados por ese usuario, se selecciona la solicitud que se va a firmar: o Persona que llena la solicitud es la misma persona que va a firmar la solicitud: en este caso se muestra un enlace al usuario que va a abrir el documento para ser firmado. Luego que el usuario seleccione alguno de los dos enlaces mencionados anteriormente para usuarios que solo firman la solicitud o usuarios que llenan la solicitud y la firman se les mostrará la siguiente pantalla, informándole el nombre del documento, la fecha y la hora en la que la gestión de incluir comisión fue incluido y el nombre de la persona que realizo el trámite. Además le aparecen las opciones de Visualizar que le va a permitir al usuario ver el documento que va a firmar dentro del firmador 40

41 y la opción de Descargar lo cual le permite guardar el documento en su computadora. Cuando el usuario vaya a firmarlo selecciona el botón Firmar : Ilustración 42 Firmador web Al seleccionar ese botón le desplegará los detalles de la firma digital: Ilustración 43 Partes de la firma 1. Firma digital con la que va a firmar la gestión, en este caso la inscripción de la comisión. 41

42 2. El enlace aquí permite seleccionar el espacio donde va a quedar asociada la imagen de firma digital, en el caso de las comisiones en la página 3 se puede seleccionar un rectángulo para que quede dicha firma: o Seleccionamos la página donde se va a realizar la firma, en este caso la página 3: Ilustración 44 Páginas del firmador web o Al visualizar la página 3 seleccionamos el rectángulo donde queremos que quede la imagen de la firma, el cuadro rojo punteado es donde va a quedar la firma: 42

43 Ilustración 45 Firma digital Luego de la selección de la imagen de firma seleccionamos el enlace Continuar 43

44 3. Detalles de la firma digital, en este caso el usuario ingresa la razón de la firma del documento, el puesto que desempeña dentro del lugar de trabajo, el país, provincia, cantón y distrito donde se realiza la firma del documento. 4. Se selecciona el botón Firmar para proceder con la firma de la solicitud, se solicitará en Pin de la firma digital, el usuario ingresa los números del pin y selecciona la flecha verde para continuar: 44

45 Opción 2: Presentar con firma digital (Externo): para utilizar este caso de firma de la solicitud es que se vaya a firmar con un firmador que no sea el del mismo sistema, por lo que le va a permitir al usuario descargar el formulario, firmarlo digitalmente con algún firmador y posteriormente subirlo al sistema: Ilustración 46 Firmador externo Opción 3: Presentar firmado de puño y letra: está opción se utiliza en caso que la solicitud vaya a ser firmada de puño, por lo que el usuario debe descargar el documento, revisarlo y procede a firmarlo, cuando se tiene el documento firmado se escanea y en el botón Seleccionar archivo se busca el documento escaneado y sube, luego selecciona el botón Enviar con firma de puño y letra : Ilustración 47 Firma de puño y letra 45

46 Se solicita la confirmación para proceder a presentar la solicitud de registro de una comisión, el usuario debe seleccionar Aceptar para que lo confirme: Cuando se concluye el proceso de firmar la inscripción de una solicitud se muestra al usuario un mensaje donde se le indica el número de trámite que le va a servir de referencia para realizar consultar mientras se realiza el proceso, es importante que el usuario recuerde que además de enviar firmado el formulario de inscripción debe verificar el correo electrónico en caso de que no haya sido verificado para que el trámite continúe a la revisión del CSO. Cuando la solicitud es enviada aparecerá un mensaje similar al siguiente, este número es solamente para realizar consultas sobre el trámite: Es importante guardar el número de gestión en caso que necesite consultar que falta para que el trámite concluya. Para regresar a la página inicial se selecciona el botón Inicio : 46

47 El usuario que realizo el ingreso de la solicitud puede ver el estado en que se encuentra en la página inicial del sistema: 2.2 Modificación o renovación de comisiones Para realizar las modificaciones de una comisión el usuario debe ingresar al sistema como se detalla en la sección Ingresar al sistema Para modificar una comisión se da clic en Comisiones de Salud Ocupacional de la sección Llenar un nuevo formulario Al seleccionarlo se mostrará un cuadro donde le confirmará si desea iniciar un nuevo formulario, para este caso para la modificación de una comisión, el cuadro es similar al siguiente: 47

48 En la esquina inferior del formulario se muestran los 5 pasos para el registro de una comisión, para cambiar de paso y guardar el formulario, para ello el sistema muestra lo siguiente: 1. Permite ir al paso anterior. 2. Permite seleccionar un paso en específico para ir directamente. 3. Permite ir al siguiente paso. 4. Permite guardar los datos de la modificación de la comisión y seguir completándolo en otro momento. Cuando el usuario va a revisar los formularios guardados le aparecerán en la página inicial del sistema, la que se muestra luego que se ingresa al sistema, ahí le da clic al respectivo formulario para que siga llenándolo. La sección donde se aparecen los formularios guardados es similar a la siguiente: Detalle para modificar el formulario de una comisión: Paso 1: En este paso el usuario debe ingresar la identificación de la persona empleadora, que puede ser la cédula jurídica o la cédula de identidad, la cual debe ser ingresada sin espacios ni guiones. En el caso de la cédula jurídica debe tener 10 números y en el caso de la cédula de identidad debe tener 9 números, por ejemplo en caso que la cédula de 48

49 identidad sea , debe ser ingresada de la siguiente forma para que en total sean los 9 dígitos. Luego de ingresar la cédula jurídica o la cédula de identidad selecciona el botón Siguiente para continuar con el paso 2: Ilustración 48 Paso 1 Paso 2: para realizar una modificación se selecciona Modificar o renovar la siguiente comisión de salud ocupacional, de acuerdo a la identificación ingresada en el paso anterior el sistema va a mostrarle al usuario la lista de comisiones que se encuentran registradas para esa persona empleadora, para realizar la modificación selecciona la comisión que hay que realizarle los cambios y posteriormente se selecciona el botón Siguiente : 49

50 Ilustración 49 Modificar comisión Paso 3: en este paso se muestran los datos de la comisión. Si el usuario es un integrante de la comisión o realizó el registro de la misma, se le desplegará los datos de la comisión con la respectiva información ingresada para esa comisión, cuando es una modificación se muestra el número de registro y la fecha de registro y de vencimiento para esa comisión: Ilustración 50 Modificar comisión 50

51 Si el usuario no es miembro de la comisión ni realizó el registro de la misma no se le muestra la información solo se le dan los campos para que sean llenados con los nuevos datos de la comisión, además el sistema muestra una advertencia al usuario indicándole que no pertenece a la comisión seleccionada: El número de registro que se muestra es el asignado por el CSO cuando se realizó el registro de la comisión. Los campos que se deben para modificar la comisión son los siguientes: Datos generales del centro de trabajo: los campos del centro de trabajo son los siguientes: Identificación: la identificación muestra el número que se consultó en el paso 1. Razón social: para modificar nombre de la empresa o institución. Centro de trabajo: para modificar el nombre del centro de trabajo para identificar la sucursal, regional, agencia, etc. No. Total de personas trabajadoras: para modificar el total de personas con hombres y mujeres. Hombres: si se ingresa primero el número de hombres el sistema automáticamente calcula la cantidad de mujeres. 51

52 Mujeres: si se ingresa primero el número de mujeres el sistema automáticamente calcula la cantidad de hombres. Teléfono Correo electrónico: para modificar el correo debe cumplir con el formato si el correo no se encuentra verificado en el sistema al finalizar el formulario se debe proceder con la verificación del mismo para que el trámite continúe, si no se vence el tiempo para verificarlo el sistema le permite modificar nuevamente el correo en caso de que haya sido mal ingresado. Dirección exacta: para modificar la dirección especificada por señas de la ubicación del centro de trabajo. Provincia: campo de selección de la provincia. Cantón: campo de selección del cantón. Distrito: campo de selección del distrito. Ilustración 51 Modificar datos del centro de trabajo Actividad económica: para modificar se selecciona la actividad del centro de trabajo de acuerdo a la sección, división, grupo, clase y el detalle de la producción o servicios, si tiene dudas puede consultar en el INEC seleccionando el enlace sitio del INEC, luego se muestra un campo para detallar el producto o los servicios que ofrece la persona empleadora. 52

53 Ilustración 52 Modificar actividad económica Datos del (la) gerente: para modificar se selecciona el tipo de identificación, se ingresa la identificación la cual no puede tener espacios ni guiones y el nombre del gerente. Paso 4: en este paso el usuario ingresa los integrantes de la comisión de salud ocupacional. La cantidad mínima de integrantes de la comisión depende del total de personas trabajadoras lo cual está definido de la siguiente manera: Número total de trabajadores Cantidad de personas empleadoras Cantidad de personas trabajadoras Máximo 50 personas trabajadoras 1 1 Entre 51 y 250 personas trabajadoras 2 2 Entre 251 y 750 personas trabajadoras 3 3 Más de 751 personas trabajadoras

54 Se deben incluir mínimo una persona coordinadora y una persona trabajadora, la cantidad de representantes de las personas trabajadoras debe ser igual a la cantidad de representantes de la persona empleadora, en caso de que no se realice de esa manera el sistema mostrará que hay un error y debe ser corregido. Para el ingreso de los integrantes se debe seleccionar el tipo de identificación, se ingresa el campo de identificación sin ingresar espacios y guiones, el nombre de la persona y se seleccionar si se pertenece a una persona empleadora o una persona trabajadora como se muestra en la siguiente imagen: Ilustración 53 Integrantes de comisión Si se desean ingresar más integrantes en la sección Otros integrantes se selecciona el botón Agregar : 54

55 Al seleccionar el botón se le mostrarán los campos de selección de identificación, ingreso de la identificación, nombre y tipo de representación para que sea ingresados otros integrantes: Si se desea eliminar un integrante se realiza mediante el botón Eliminar Ilustración 54 Eliminar integrantes Luego de completar la información de los integrantes de la comisión se selecciona Siguiente para pasar al siguiente paso. Paso 5: el usuario debe ingresar los datos de la persona que va a firmar el trámite de ingreso de la comisión, debe seleccionar el tipo de identificación, ingresar la cédula de 55

56 identidad y el nombre de la persona, en caso de que el representante esté autorizado mediante un poder, debe ser incluido luego de que se ingresen esos datos: Si el correo electrónico ingresado en el paso 1 relacionado al empleador no está verificado en el sistema se debe proceder a verificarlo, el sistema le informará si no se encuentra verificado para que se realice la verificación ingresando a dicho correo electrónico: En este paso queda concluido el ingreso de la información para el registro de la oficina, si el usuario desea revisar el formulario antes de seleccionar Pasar a firmas lo puede descargar mediante la siguiente imagen: 56

57 Si la vigencia de los 3 años de una comisión ha terminado el sistema automáticamente muestra en el Tipo de trámite que es una renovación para que siga el proceso de firmas y envió a revisión a l CSO. Cuando ya se tiene la información para que sea firmada se selecciona Pasar a firmas lo cual va a permitir firmar el documento, la persona que lo va a firmar es la ingresada como persona empleadora o representante legal: 57

58 Luego de Pasar a firmas se le muestra al usuario la pantalla para proceder a firmar, lo cual se muestra mediantes 3 opciones, el usuario debe seleccionar una de ellas: Opción 1: Presentar con firma digital: si la persona empleadora o el representante legal tiene firma digital puede presentar la solicitud firmada digitalmente. o Persona que llena la solicitud es diferente a la persona que firma: En caso de que el usuario que ingresa la información sea diferente a la persona que va a firmar el formulario se le va a mostrar un mensaje similar al siguiente, indicándole el nombre de la persona que debe ingresar al sistema para que proceda a realizar la firma del ingreso de la solicitud: El usuario que firma la solicitud debe ingresar al sistema, en la página inicial le aparece la lista de solicitudes de firma, las cuales son trámites pendientes a que sean firmados por ese usuario, se selecciona la solicitud que se va a firmar: o Persona que llena la solicitud es la misma persona que va a firmar la solicitud: en este caso se muestra un enlace al usuario que va a abrir el documento para ser firmado. 58

59 Luego que el usuario seleccione alguno de los dos enlaces mencionados anteriormente para usuarios que solo firman la solicitud o usuarios que llenan la solicitud y la firman se les mostrará la siguiente pantalla, informándole el nombre del documento, la fecha y la hora en la que la gestión de incluir comisión fue incluido y el nombre de la persona que realizo el trámite. Además le aparecen las opciones de Visualizar que le va a permitir al usuario ver el documento que va a firmar dentro del firmador y la opción de Descargar lo cual le permite guardar el documento en su computadora. Cuando el usuario vaya a firmarlo selecciona el botón Firmar : 59

60 Al seleccionar ese botón le desplegará los detalles de la firma digital: 1. Firma digital con la que va a firmar la gestión, en este caso la inscripción de la comisión. 2. El enlace aquí permite seleccionar el espacio donde va a quedar asociada la imagen de firma digital, en el caso de las comisiones en la página 3 se puede seleccionar un rectángulo para que quede dicha firma: o Seleccionamos la página donde se va a realizar la firma, en este caso la página 3: 60

61 Ilustración 55 Paginación del firmador web o Al visualizar la página 3 seleccionamos el rectángulo donde queremos que quede la imagen de la firma, el cuadro rojo punteado es donde va a quedar la firma: 61

62 Ilustración 56 Firma digital Luego de la selección de la imagen de firma seleccionamos el enlace Continuar 62

63 3. Detalles de la firma digital, en este caso el usuario ingresa la razón de la firma del documento, el puesto que desempeña dentro del lugar de trabajo, el país, provincia, cantón y distrito donde se realiza la firma del documento. 4. Se selecciona el botón Firmar para proceder con la firma de la solicitud, se solicitará en Pin de la firma digital, el usuario ingresa los números del pin y selecciona la flecha verde para continuar: 63

64 Opción 2: Presentar con firma digital (Externo): para utilizar este caso de firma de la solicitud es que se vaya a firmar con un firmador que no sea el del mismo sistema, por lo que le va a permitir al usuario descargar el formulario, firmarlo digitalmente con algún firmador y posteriormente subirlo al sistema: Opción 3: Presentar firmado de puño y letra: está opción se utiliza en caso que la solicitud vaya a ser firmada de puño, por lo que el usuario debe descargar el documento, revisarlo y procede a firmarlo, cuando se tiene el documento firmado se escanea y en el botón Seleccionar archivo se busca el documento escaneado y sube, luego selecciona el botón Enviar con firma de puño y letra : 64

65 Se solicita la confirmación para proceder a presentar la solicitud de registro de una comisión, el usuario debe seleccionar Aceptar para que lo confirme: Cuando se concluye el proceso de firmar la modificación de una solicitud se muestra al usuario un mensaje donde se le indica el número de trámite que le va a servir de referencia para realizar consultar mientras se realiza el proceso, es importante que el usuario recuerde que además de enviar firmado el formulario de inscripción debe verificar el correo electrónico en caso de que no haga sido verificado para que el trámite continué a la revisión del CSO. Cuando la solicitud es enviada aparecerá un mensaje similar al siguiente, este número es solamente para realizar consultas sobre el trámite: Es importante guardar el número de gestión en caso que necesite consultar que falta para que el trámite concluya. Para regresar a la página inicial se selecciona el botón Inicio : 65

66 El usuario que realizo el ingreso de la solicitud puede ver el estado en que se encuentra en la página inicial del sistema: 2.3 Subsanar solicitud de registro o modificación de una comisión Luego que se envía la solicitud para registrar o modificar una comisión una persona del CSO procede a revisar la información, si la información tiene algún error o debe cambiarse algo del formulario se solicitará subsanar (corregir) los campos que el encargo del CSO le solicite. Cuando se solicita subsanar la solicitud se enviará un correo electrónico al usuario El usuario debe ingresar al sistema para corregir los campos que fueron seleccionados, el ingreso al sistema se detalla en la sección Ingresar al sistema de este documento. Las solicitudes que deben ser corregidas se le muestran en un cuadro de tareas, para realizar la corrección se selecciona el enlace: 66

67 Al seleccionar el enlace se muestra la información de la solicitud de ingreso o modificación de una comisión, los campos que se pueden modificar son solamente los que selecciono el encargado del CSO cuando realizó la revisión de dicha solicitud, el usuario debe ir pasando los pasos, los campos que tienen una X son los que deben ser corregidos: Paso 1: en este paso se muestra la cédula jurídica o física ingresada para la solicitud de ingreso o modificación, si hay que corregir el campo se mostraría con X si no la tiene pasamos a la siguiente página seleccionando el botón Siguiente : Paso 2: este paso muestra el tipo de trámite que se va a realizar, indicando si para esa solicitud es una inscripción o una modificación, se selecciona el botón Siguiente : 67

68 Paso 3: muestra el formulario con los campos, los campos que deben ser corregidos se muestran con una X, el siguiente ejemplo muestra los campos que se deben modificar, en este caso el usuario debe corregir las actividades económicas a las que se dedica por las que debe seleccionarlas nuevamente: Si se pone la flecha del mouse sobre la X se mostrará el mensaje del error, el cual fue ingresado por la persona del CSO que solicita la corrección de dicho campo, luego de seleccionar todos los campos marcados seleccionamos el botón Siguiente : 68

69 Paso 4: este paso tiene los datos de la comisión, si hay problemas con alguna información de los integrantes se va a mostrar la X para que sea corregido, si no tiene X no tiene que realizar ninguna corrección y solamente seleccionar el botón Siguiente : Paso 5: se muestra la información de la persona que debe firmar la solicitud, se modifica en caso que se muestre la X, sino no debe realizarse ninguna modificación y se selecciona el botón Pasar a firmas : 69

70 Luego de Pasar a firmas se le muestra al usuario la pantalla para proceder a firmar, lo cual se muestra mediantes 3 opciones, el usuario debe seleccionar una de ellas: Opción 1: Presentar con firma digital: si la persona empleadora o el representante legal tiene firma digital puede presentar la solicitud firmada digitalmente. o Persona que llena la solicitud es diferente a la persona que firma: En caso de que el usuario que ingresa la información sea diferente a la persona que va a firmar el formulario se le va a mostrar un mensaje similar al siguiente, indicándole el nombre de la persona que debe ingresar al sistema para que proceda a realizar la firma del ingreso de la solicitud: El usuario que firma la solicitud debe ingresar al sistema, en la página inicial le aparece la lista de solicitudes de firma, las cuales son trámites pendientes a que sean firmados por ese usuario, se selecciona la solicitud que se va a firmar: 70

71 o Persona que llena la solicitud es la misma persona que va a firmar la solicitud: en este caso se muestra un enlace al usuario que va a abrir el documento para ser firmado. Luego que el usuario seleccione alguno de los dos enlaces mencionados anteriormente para usuarios que solo firman la solicitud o usuarios que llenan la solicitud y la firman se les mostrará la siguiente pantalla, informándole el nombre del documento, la fecha y la hora en la que la gestión de incluir comisión fue incluido y el nombre de la persona que realizo el trámite. Además le aparecen las opciones de Visualizar que le va a permitir al usuario ver el documento que va a firmar dentro del firmador y la opción de Descargar lo cual le permite guardar el documento en su computadora. Cuando el usuario vaya a firmarlo selecciona el botón Firmar : 71

72 Al seleccionar ese botón le desplegará los detalles de la firma digital: 1. Firma digital con la que va a firmar la gestión, en este caso la inscripción de la comisión. 2. El enlace aquí permite seleccionar el espacio donde va a quedar asociada la imagen de firma digital, en el caso de las comisiones en la página 3 se puede seleccionar un rectángulo para que quede dicha firma: 72

73 o Seleccionamos la página donde se va a realizar la firma, en este caso la página 3: o Al visualizar la página 3 seleccionamos el rectángulo donde queremos que quede la imagen de la firma, el cuadro rojo punteado es donde va a quedar la firma: 73

74 Ilustración 57 Firma digital Luego de la selección de la imagen de firma seleccionamos el enlace Continuar 74

75 3. Detalles de la firma digital, en este caso el usuario ingresa la razón de la firma del documento, el puesto que desempeña dentro del lugar de trabajo, el país, provincia, cantón y distrito donde se realiza la firma del documento. 4. Se selecciona el botón Firmar para proceder con la firma de la solicitud, se solicitará en Pin de la firma digital, el usuario ingresa los números del pin y selecciona la flecha verde para continuar: 75

76 Opción 2: Presentar con firma digital (Externo): para utilizar este caso de firma de la solicitud es que se vaya a firmar con un firmador que no sea el del mismo sistema, por lo que le va a permitir al usuario descargar el formulario, firmarlo digitalmente con algún firmador y posteriormente subirlo al sistema: Opción 3: Presentar firmado de puño y letra: está opción se utiliza en caso que la solicitud vaya a ser firmada de puño, por lo que el usuario debe descargar el documento, revisarlo y procede a firmarlo, cuando se tiene el documento firmado se escanea y en el botón Seleccionar archivo se busca el documento escaneado y sube, luego selecciona el botón Enviar con firma de puño y letra : 76

77 Se solicita la confirmación para proceder a presentar la solicitud de registro de una comisión, el usuario debe seleccionar Aceptar para que lo confirme: Cuando se concluye el proceso de firmar la corrección de una solicitud se muestra al usuario un mensaje donde se le indica el número de trámite que le va a servir de referencia para realizar consultar mientras se realiza el proceso, es importante que el usuario recuerde que además de enviar firmado el formulario de inscripción debe verificar el correo electrónico en caso de que no haga sido verificado para que el trámite continué a la revisión del CSO. Cuando la solicitud es enviada aparecerá un mensaje similar al siguiente, este número es solamente para realizar consultas sobre el trámite: Es importante guardar el número de gestión en caso que necesite consultar que falta para que el trámite concluya. Para regresar a la página inicial se selecciona el botón Inicio : 77

78 3 Oficina 3.1 Registro de oficina Para que el usuario pueda realizar el registro de una oficia debe haber ingresado al sistema como se muestra en la sección Ingresar al sistema. El registro de una comisión se realiza dando clic en Oficinas de Salud Ocupacional Al seleccionarlo se mostrará un cuadro donde le confirmará si desea iniciar un nuevo formulario, para este caso el registro de una oficina, el cuadro es similar al siguiente: En la esquina inferior del formulario se muestran los 4 pasos para el registro de una oficina, para cambiar de paso y guardar el formulario, para ello el sistema muestra lo siguiente: 78

79 1. Permite ir al paso anterior. 2. Permite seleccionar un paso en específico para ir directamente. 3. Permite ir al siguiente paso. 4. Permite guardar los datos del registro de la oficina y seguir completándolo en otro momento. Cuando el usuario va a revisar los formularios guardados le aparecerán en la página inicial del sistema, la que se muestra luego que se ingresa al sistema, ahí le da clic al respectivo formulario para que siga llenándolo. La sección donde se aparecen los formularios guardados es similar a la siguiente: Detalle para llenar el formulario de registro de una oficina: Paso 1: En este paso el usuario debe ingresar la identificación de la persona empleadora, que puede ser la cédula jurídica o la cédula de identidad, la cual debe ser ingresada sin espacios ni guiones. En el caso de la cédula jurídica debe tener 10 números y en el caso de la cédula de identidad debe tener 9 números, por ejemplo en caso que la cédula de identidad sea , debe ser ingresada de la siguiente forma para que en total sean los 9 dígitos. Luego de ingresar la cédula jurídica o la cédula de identidad selecciona el botón Siguiente para continuar con el paso 2: 79

80 Paso 2: en este paso se ingresan los datos de la oficina. Los primeros datos que se muestran son el número de registro y fecha de registro se asignarán hasta que la solicitud sea admitida (aprobada) por el CSO. Los campos que se deben ingresar con los siguientes: Datos generales de la persona empleadora: los campos del centro de trabajo son los siguientes: Identificación: la identificación muestra el número que se consultó en el paso 1. Razón social: ingresar nombre de la empresa o institución. Número de póliza de riesgos de trabajo No. Total de personas trabajadoras: total de personas con hombres y mujeres. Hombres: si se ingresa primero el número de hombres el sistema automáticamente calcula la cantidad de mujeres. Mujeres: si se ingresa primero el número de mujeres el sistema automáticamente calcula la cantidad de hombres. Teléfono 80

81 Correo electrónico. el correo debe cumplir con el formato si el correo no se encuentra verificado en el sistema al finalizar el formulario se debe proceder con la verificación del mismo para que el trámite continúe, si no se vence el tiempo para verificarlo el sistema le permite modificar nuevamente el correo en caso de que haya sido mal ingresado. Dirección exacta: agregar la dirección especificada por señas de la ubicación de la persona empleadora. Provincia: campo de selección de la provincia. Cantón: campo de selección del cantón. Distrito: campo de selección del distrito. Actividad económica: se selecciona la actividad del centro de trabajo de acuerdo a la sección, división, grupo, clase y el detalle de la producción o servicios, si tiene dudas puede consultar en el INEC seleccionando el enlace sitio del INEC, luego se muestra un campo para detallar el producto o los servicios que ofrece la persona empleadora. 81

82 Datos del gerente: se selecciona el tipo de identificación, se ingresa la identificación la cual no puede tener espacios ni guiones y el nombre del (la) gerente. Para continuar con el siguiente paso se selecciona el botón Siguiente Paso 3: en este paso se ingresa la siguiente información: La persona encargada de la oficina: se debe seleccionar el tipo de identificación, se ingresa la identificación la cual no puede tener espacios ni guiones, se ingresa el nombre de la persona encargada y en el campo Copia certificada del título se ingresa el título escaneado. Formación profesional: se selecciona el o los títulos que tenga la persona encargada de la oficina, en caso de que se seleccione Otros se debe indicar el nombre del estudio que posea. 82

83 Otros integrantes: permite ingresar más personas que vayan a conformar la oficina para ello se selecciona el botón Agregar, Al seleccionar el botón se le mostrarán los campos de selección de identificación, ingreso de la identificación, nombre y formación profesional para que sea ingresados otros integrantes: 83

84 Si se desea eliminar un integrante se realiza mediante el botón Eliminar Luego de completar la información de los integrantes de la oficina se selecciona Siguiente para pasar al siguiente paso. Paso 4: el usuario debe ingresar los datos de la persona que va a firmar el trámite de ingreso de la oficina, debe seleccionar el tipo de identificación, ingresar la cédula de identidad y el nombre de la persona, en caso de que el representante este autorizado mediante un poder, debe ser incluido luego de que se ingresen esos datos: Si el correo electrónico ingresado en el paso 1 relacionado al empleador no está verificado en el sistema se debe proceder a verificarlo, el sistema le informará si no se 84

85 encuentra verificado para que se realice la verificación ingresando a dicho correo electrónico: Este es un ejemplo del correo enviado por el sistema para que sea verificado: En este paso queda concluido el ingreso de la información para el registro de la oficina, si el usuario desea revisar el formulario antes de seleccionar Pasar a firmas lo puede descargar mediante la siguiente imagen: 85

86 Cuando ya se tiene la información para que sea firmada se selecciona Pasar a firmas lo cual va a permitir firmar el documento, la persona que lo va a firmar es la ingresada como persona empleadora o representante legal: Luego de Pasar a firmas se le muestra al usuario la pantalla para proceder a firmar, lo cual se muestra mediantes 3 opciones, el usuario debe seleccionar una de ellas: Opción 1: Presentar con firma digital: si la persona empleadora o el representante legal tiene firma digital puede presentar la solicitud firmada digitalmente. 86

87 o Persona que llena la solicitud es diferente a la persona que firma: En caso de que el usuario que ingresa la información sea diferente a la persona que va a firmar el formulario se le va a mostrar un mensaje similar al siguiente, indicándole el nombre de la persona que debe ingresar al sistema para que proceda a realizar la firma del ingreso de la solicitud: El usuario que firma la solicitud debe ingresar al sistema, en la página inicial le aparece la lista de solicitudes de firma, las cuales son trámites pendientes a que sean firmados por ese usuario, se selecciona la solicitud que se va a firmar: o Persona que llena la solicitud es la misma persona que va a firmar la solicitud: en este caso se muestra un enlace al usuario que va a abrir el documento para ser firmado. 87

88 Luego que el usuario seleccione alguno de los dos enlaces mencionados anteriormente para usuarios que solo firman la solicitud o usuarios que llenan la solicitud y la firman se les mostrará la siguiente pantalla, informándole el nombre del documento, la fecha y la hora en la que la gestión de incluir la oficina fue incluido y el nombre de la persona que realizo el trámite. Además le aparecen las opciones de Visualizar que le va a permitir al usuario ver el documento que va a firmar dentro del firmador y la opción de Descargar lo cual le permite guardar el documento en su computadora. Cuando el usuario vaya a firmarlo selecciona el botón Firmar : Al seleccionar ese botón le desplegará los detalles de la firma digital: 88

89 1. Firma digital con la que va a firmar la gestión, en este caso la inscripción de la comisión. 2. El enlace aquí permite seleccionar el espacio donde va a quedar asociada la imagen de firma digital, en el caso de las comisiones en la página 3 se puede seleccionar un rectángulo para que quede dicha firma: o Seleccionamos la página donde se va a realizar la firma, en este caso la página 3: 89

90 o Al visualizar la página 3 seleccionamos el rectángulo donde queremos que quede la imagen de la firma, el cuadro rojo punteado es donde va a quedar la firma: 90

91 Ilustración 58 Firma digital Luego de la selección de la imagen de firma seleccionamos el enlace Continuar 91

92 3. Detalles de la firma digital, en este caso el usuario ingresa la razón de la firma del documento, el puesto que desempeña dentro del lugar de trabajo, el país, provincia, cantón y distrito donde se realiza la firma del documento. 4. Se selecciona el botón Firmar para proceder con la firma de la solicitud, se solicitará en Pin de la firma digital, el usuario ingresa los números del pin y selecciona la flecha verde para continuar: 92

93 Opción 2: Presentar con firma digital (Externo): para utilizar este caso de firma de la solicitud es que se vaya a firmar con un firmador que no sea el del mismo sistema, por lo que le va a permitir al usuario descargar el formulario, firmarlo digitalmente con algún firmador y posteriormente subirlo al sistema: Opción 3: Presentar firmado de puño y letra: está opción se utiliza en caso que la solicitud vaya a ser firmada de puño, por lo que el usuario debe descargar el documento, revisarlo y procede a firmarlo, cuando se tiene el documento firmado se escanea y en el botón Seleccionar archivo se busca el documento escaneado y sube, luego selecciona el botón Enviar con firma de puño y letra : 93

94 Se solicita la confirmación para proceder a presentar la solicitud de registro de una comisión, el usuario debe seleccionar Aceptar para que lo confirme: Cuando se concluye el proceso de firmar la inscripción de una solicitud se muestra al usuario un mensaje donde se le indica el número de trámite que le va a servir de referencia para realizar consultar mientras se realiza el proceso, es importante que el usuario recuerde que además de enviar firmado el formulario de inscripción debe verificar el correo electrónico en caso de que no haga sido verificado para que el trámite continué a la revisión del CSO. Cuando la solicitud es enviada aparecerá un mensaje similar al siguiente, este número es solamente para realizar consultas sobre el trámite: 94

95 Es importante guardar el número de gestión en caso que necesite consultar que falta para que el trámite concluya. Para regresar a la página inicial se selecciona el botón Inicio : El usuario que realizo el ingreso de la solicitud puede ver el estado en que se encuentra en la página inicial del sistema: 3.2 Actualización de oficina Para realizar la actualización de una oficina el usuario debe ingresar al sistema como se detalla en la sección Ingresar al sistema Para actualizar una oficina se da clic en Oficinas de Salud Ocupacional Al seleccionarlo se mostrará un cuadro donde le confirmará si desea iniciar un nuevo formulario, para este caso para la actualización de una oficina, el cuadro es similar al siguiente: 95

96 En la esquina inferior del formulario se muestran los 4 pasos para el registro de una oficina, para cambiar de paso y guardar el formulario, para ello el sistema muestra lo siguiente: 1. Permite ir al paso anterior. 2. Permite seleccionar un paso en específico para ir directamente. 3. Permite ir al siguiente paso. 4. Permite guardar los datos de la actualización de la oficina y seguir completándolo en otro momento. Cuando el usuario va a revisar los formularios guardados le aparecerán en la página inicial del sistema, la que se muestra luego que se ingresa al sistema, ahí le da clic al respectivo formulario para que siga llenándolo. La sección donde se aparecen los formularios guardados es similar a la siguiente: Paso 1: En este paso el usuario debe ingresar la identificación de la persona empleadora, que puede ser la cédula jurídica o la cédula de identidad, la cual debe ser ingresada sin 96

97 espacios ni guiones. En el caso de la cédula jurídica debe tener 10 números y en el caso de la cédula de identidad debe tener 9 números, por ejemplo en caso que la cédula de identidad sea , debe ser ingresada de la siguiente forma para que en total sean los 9 dígitos. Luego de ingresar la cédula jurídica o la cédula de identidad selecciona el botón Siguiente para continuar con el paso 2: Paso 2: en este paso se muestran los datos de la oficina, para que se proceda a actualizar los respectivos datos, esto en caso que sea miembro de la oficina o sea el usuario que realizó el registro de la misma: 97

98 Si el usuario no es miembro de la oficina ni realizó el registro de la misma no se le muestra la información solo se le dan los campos para que sean llenados con los nuevos datos de la oficina, además el sistema muestra una advertencia al usuario indicándole que no pertenece a la oficina seleccionada: 98

99 Los campos que se pueden actualizar para la oficina son los siguientes: Datos generales de la persona empleadora: Identificación: la identificación muestra el número que se consultó en el paso 1. Razón social: ingresar nombre de la empresa o institución. Número de póliza de riesgos de trabajo No. Total de personas trabajadoras: total de personas con hombres y mujeres. Hombres: si se ingresa primero el número de hombres el sistema automáticamente calcula la cantidad de mujeres. Mujeres: si se ingresa primero el número de mujeres el sistema automáticamente calcula la cantidad de hombres. Teléfono Correo electrónico. el correo debe cumplir con el formato ejemplo@xxx.com, si el correo no se encuentra verificado en el sistema al finalizar el formulario se debe proceder con la verificación del mismo para que el trámite continúe, si no se vence el tiempo para verificarlo el sistema le permite modificar nuevamente el correo en caso de que haya sido mal ingresado. Dirección exacta: agregar la dirección especificada por señas de la ubicación de la persona empleadora. Provincia: campo de selección de la provincia. Cantón: campo de selección del cantón. Distrito: campo de selección del distrito. 99

100 Actividad económica: se selecciona la actividad del centro de trabajo de acuerdo a la sección, división, grupo, clase y el detalle de la producción o servicios, si tiene dudas puede consultar en el INEC seleccionando el enlace sitio del INEC, luego se muestra un campo para detallar el producto o los servicios que ofrece la persona empleadora. Datos del (la) gerente: se selecciona el tipo de identificación, se ingresa la identificación la cual no puede tener espacios ni guiones y el nombre del gerente. Para continuar con el siguiente paso se selecciona el botón Siguiente Paso 3: en este paso se ingresa la siguiente información: 100

101 La persona encargada de la oficina: se debe seleccionar el tipo de identificación, se ingresa la identificación la cual no puede tener espacios ni guiones, se ingresa el nombre de la persona encargada y en el campo Copia certificada del título se ingresa el título escaneado. Formación profesional: se selecciona el o los títulos que tenga la persona encargada de la oficina, en caso de que se seleccione Otros se debe indicar el nombre del estudio que posea. Otros integrantes: permite ingresar más personas que vayan a conformar la oficina para ello se selecciona el botón Agregar, Al seleccionar el botón se le mostrarán los campos de selección de identificación, ingreso de la identificación, nombre y formación profesional para que sea ingresados otros integrantes: 101

102 Si se desea eliminar un integrante se realiza mediante el botón Eliminar Luego de completar la información de los integrantes de la oficina se selecciona Siguiente para pasar al siguiente paso. Paso 4: el usuario debe ingresar los datos de la persona que va a firmar el trámite de ingreso de la oficina, debe seleccionar el tipo de identificación, ingresar la cédula de identidad y el nombre de la persona, en caso de que el representante esté autorizado mediante un poder, debe ser incluido luego de que se ingresen esos datos: 102

103 Luego de Pasar a firmas se le muestra al usuario la pantalla para proceder a firmar, lo cual se muestra mediantes 3 opciones, el usuario debe seleccionar una de ellas: Opción 1: Presentar con firma digital: si la persona empleadora o el representante legal tiene firma digital puede presentar la solicitud firmada digitalmente. o Persona que llena la solicitud es diferente a la persona que firma: En caso de que el usuario que ingresa la información sea diferente a la persona que va a firmar el formulario se le va a mostrar un mensaje similar al siguiente, indicándole el nombre de la persona que debe ingresar al sistema para que proceda a realizar la firma del ingreso de la solicitud: El usuario que firma la solicitud debe ingresar al sistema, en la página inicial le aparece la lista de solicitudes de firma, las cuales son trámites pendientes a que sean firmados por ese usuario, se selecciona la solicitud que se va a firmar: 103

104 o Persona que llena la solicitud es la misma persona que va a firmar la solicitud: en este caso se muestra un enlace al usuario que va a abrir el documento para ser firmado. Luego que el usuario seleccione alguno de los dos enlaces mencionados anteriormente para usuarios que solo firman la solicitud o usuarios que llenan la solicitud y la firman se les mostrará la siguiente pantalla, informándole el nombre del documento, la fecha y la hora en la que la gestión de incluir la oficina fue incluido y el nombre de la persona que realizo el trámite. Además le aparecen las opciones de Visualizar que le va a permitir al usuario ver el documento que va a firmar dentro del firmador y la opción de Descargar lo cual le permite guardar el documento en su computadora. Cuando el usuario vaya a firmarlo selecciona el botón Firmar : 104

105 Al seleccionar ese botón le desplegará los detalles de la firma digital: 1. Firma digital con la que va a firmar la gestión, en este caso la inscripción de la comisión. 105

106 2. El enlace aquí permite seleccionar el espacio donde va a quedar asociada la imagen de firma digital, en el caso de las comisiones en la página 3 se puede seleccionar un rectángulo para que quede dicha firma: o Seleccionamos la página donde se va a realizar la firma, en este caso la página 3: o Al visualizar la página 3 seleccionamos el rectángulo donde queremos que quede la imagen de la firma, el cuadro rojo punteado es donde va a quedar la firma: 106

107 Ilustración 59 Firma digital Luego de la selección de la imagen de firma seleccionamos el enlace Continuar 107

108 3. Detalles de la firma digital, en este caso el usuario ingresa la razón de la firma del documento, el puesto que desempeña dentro del lugar de trabajo, el país, provincia, cantón y distrito donde se realiza la firma del documento. 4. Se selecciona el botón Firmar para proceder con la firma de la solicitud, se solicitará en Pin de la firma digital, el usuario ingresa los números del pin y selecciona la flecha verde para continuar: 108

109 Opción 2: Presentar con firma digital (Externo): para utilizar este caso de firma de la solicitud es que se vaya a firmar con un firmador que no sea el del mismo sistema, por lo que le va a permitir al usuario descargar el formulario, firmarlo digitalmente con algún firmador y posteriormente subirlo al sistema: Opción 3: Presentar firmado de puño y letra: está opción se utiliza en caso que la solicitud vaya a ser firmada de puño, por lo que el usuario debe descargar el documento, revisarlo y procede a firmarlo, cuando se tiene el documento firmado se escanea y en el botón Seleccionar archivo se busca el documento escaneado y sube, luego selecciona el botón Enviar con firma de puño y letra : 109

110 Se solicita la confirmación para proceder a presentar la solicitud de registro de una comisión, el usuario debe seleccionar Aceptar para que lo confirme: Cuando se concluye el proceso de firmar la inscripción de una solicitud se muestra al usuario un mensaje donde se le indica el número de trámite que le va a servir de referencia para realizar consultar mientras se realiza el proceso, es importante que el usuario recuerde que además de enviar firmado el formulario de inscripción debe verificar el correo electrónico en caso de que no haga sido verificado para que el trámite continué a la revisión del CSO. Cuando la solicitud es enviada aparecerá un mensaje similar al siguiente, este número es solamente para realizar consultas sobre el trámite: 110

111 Es importante guardar el número de gestión en caso que necesite consultar que falta para que el trámite concluya. Para regresar a la página inicial se selecciona el botón Inicio : El usuario que realizó el ingreso de la solicitud puede ver el estado en que se encuentra en la página inicial del sistema: 3.3 Subsanar solicitud de registro o actualización de una oficina Luego que se envía la solicitud para registrar o actualizar una oficina, un encargado del CSO procede a revisar la información, si la información tiene algún error o debe cambiarse algo del formulario se solicitará subsanar (corregir) los campos que el encargo del CSO le solicite. Cuando se solicita subsanar la solicitud se enviará un correo electrónico al usuario 111

112 El usuario debe ingresar al sistema para corregir los campos que fueron seleccionados, el ingreso al sistema se detalla en la sección Ingresar al sistema de este documento. Las solicitudes que deben ser corregidas se le muestran en un cuadro de Tareas, para realizar la corrección se selecciona el enlace: Al seleccionar el enlace se muestra la información de la solicitud de ingreso o actualización de una oficina, los campos que se pueden modificar son solamente los que seleccionó el encargado del CSO cuando realizó la revisión de dicha solicitud, el usuario debe ir pasando los pasos, los campos que tienen una X son los que deben ser corregidos: Paso 1: en este paso se muestra la cédula jurídica o física ingresada para la solicitud de ingreso o actualización, si hay que corregir el campo se mostraría con X si no la tiene pasamos a la siguiente página seleccionando el botón Siguiente : 112

113 Paso 2: se visualizan los campos del formulario, los campos que deben ser corregidos se muestran con una X, el siguiente ejemplo muestra los campos que se deben modificar, en este caso el usuario debe corregir las actividades económicas a las que se dedica por las que debe seleccionarlas nuevamente: Si se pone la flecha del mouse sobre la X se mostrará el mensaje del error, el cual fue ingresado por el funcionario del CSO que solicita la corrección de dicho campo, luego de seleccionar todos los campos marcados seleccionamos el botón Siguiente : 113

114 Paso 4: este paso tiene los datos de la oficina, si hay problemas con alguna información de los integrantes de la oficina se va a mostrar la X para que sea corregido, si no tiene X no tiene que realizar ninguna corrección y solamente seleccionar el botón Siguiente : Paso 5: se muestra la información de la persona que debe firmar la solicitud, se modifica en caso que se muestre la X, sino no debe realizarse ninguna modificación y se selecciona el botón Pasar a firmas : 114

115 Luego de Pasar a firmas se le muestra al usuario la pantalla para proceder a firmar, lo cual se muestra mediantes 3 opciones, el usuario debe seleccionar una de ellas: Opción 1: Presentar con firma digital: si la persona empleadora o el representante legal tiene firma digital puede presentar la solicitud firmada digitalmente. o Persona que llena la solicitud es diferente a la persona que firma: En caso de que el usuario que ingresa la información sea diferente a la persona que va a firmar el formulario se le va a mostrar un mensaje similar al siguiente, indicándole el nombre de la persona que debe ingresar al sistema para que proceda a realizar la firma del ingreso de la solicitud: El usuario que firma la solicitud debe ingresar al sistema, en la página inicial le aparece la lista de solicitudes de firma, las cuales son trámites pendientes a que sean firmados por ese usuario, se selecciona la solicitud que se va a firmar: 115

116 o Persona que llena la solicitud es la misma persona que va a firmar la solicitud: en este caso se muestra un enlace al usuario que va a abrir el documento para ser firmado. Luego que el usuario seleccione alguno de los dos enlaces mencionados anteriormente para usuarios que solo firman la solicitud o usuarios que llenan la solicitud y la firman se les mostrará la siguiente pantalla, informándole el nombre del documento, la fecha y la hora en la que la gestión de incluir la oficina fue incluido y el nombre de la persona que realizo el trámite. Además le aparecen las opciones de Visualizar que le va a permitir al usuario ver el documento que va a firmar dentro del firmador y la opción de Descargar lo cual le permite guardar el documento en su computadora. Cuando el usuario vaya a firmarlo selecciona el botón Firmar : 116

117 Al seleccionar ese botón le desplegará los detalles de la firma digital: 1. Firma digital con la que va a firmar la gestión, en este caso la inscripción de la oficina. 117

118 2. El enlace aquí permite seleccionar el espacio donde va a quedar asociada la imagen de firma digital, en el caso de las comisiones en la página 3 se puede seleccionar un rectángulo para que quede dicha firma: o Seleccionamos la página donde se va a realizar la firma, en este caso la página 3: 118

119 o Al visualizar la página 3 seleccionamos el rectángulo donde queremos que quede la imagen de la firma, el cuadro rojo punteado es donde va a quedar la firma: Ilustración 60 Firma digital Luego de la selección de la imagen de firma seleccionamos el enlace Continuar 119

120 3. Detalles de la firma digital, en este caso el usuario ingresa la razón de la firma del documento, el puesto que desempeña dentro del lugar de trabajo, el país, provincia, cantón y distrito donde se realiza la firma del documento. 4. Se selecciona el botón Firmar para proceder con la firma de la solicitud, se solicitará en Pin de la firma digital, el usuario ingresa los números del pin y selecciona la flecha verde para continuar: 120

121 Opción 2: Presentar con firma digital (Externo): para utilizar este caso de firma de la solicitud es que se vaya a firmar con un firmador que no sea el del mismo sistema, por lo que le va a permitir al usuario descargar el formulario, firmarlo digitalmente con algún firmador y posteriormente subirlo al sistema: Opción 3: Presentar firmado de puño y letra: está opción se utiliza en caso que la solicitud vaya a ser firmada de puño, por lo que el usuario debe descargar el documento, revisarlo y procede a firmarlo, cuando se tiene el documento firmado se escanea y en el botón Seleccionar archivo se busca el documento escaneado y sube, luego selecciona el botón Enviar con firma de puño y letra : 121

122 Se solicita la confirmación para proceder a presentar la solicitud de registro de una comisión, el usuario debe seleccionar Aceptar para que lo confirme: Cuando se concluye el proceso de firmar la inscripción de una solicitud se muestra al usuario un mensaje donde se le indica el número de trámite que le va a servir de referencia para realizar consultar mientras se realiza el proceso, es importante que el usuario recuerde que además de enviar firmado el formulario de inscripción debe verificar el correo electrónico en caso de que no haga sido verificado para que el trámite continué a la revisión del CSO. Cuando la solicitud es enviada aparecerá un mensaje similar al siguiente, este número es solamente para realizar consultas sobre el trámite: 122

123 Es importante guardar el número de gestión en caso que necesite consultar que falta para que el trámite concluya. Para regresar a la página inicial se selecciona el botón Inicio : El usuario que realizo el ingreso de la solicitud puede ver el estado en que se encuentra en la página inicial del sistema: 4 Consultas de comisiones y oficinas de salud ocupacional Para consultar las comisiones o las oficinas que se encuentran registradas se debe estar autenticado en el sistema como se muestra en la sección Ingresar al sistema En la sección de Trámites se debe seleccionar la opción Consulta de comisiones y oficinas SO como se muestra a continuación: 123