RUP REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES PERFIL PROVEEDOR

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO RUP REGISTRO ÚNICO DE PROVEEDORES PERFIL PROVEEDOR FALABELLA Noviembre 2016 PRAGMA 1.2

2 ÍNDICE DE CONTENIDOS 1 Qué es RUP? Cómo comenzar?... Error! Marcador no definido. 3 Ingreso al sistema Primera conexión Olvidó su contraseña? Cambio de contraseña Selección de proveedor Selección de forma legal de la empresa Ingreso de información en detalle Datos básicos y bancarios Datos básicos Documentos digitales Datos bancarios Representantes legales Contactos por áreas Contacto y declaración Declaracion Jurada de Afinidad entre Proveedores y Empresa Declaracion de Datos Fidedignos del Proveedor Clausula para Proveedores Clausula de Información y tratamiento de datos Validar información

3 1 Qué es RUP? RUP Registro Unico de Proveedores es una aplicación web de fácil acceso que permite mantener en una base única el registro de todos los proveedores de Empresas Falabella en Chile. 2 Ingreso al sistema 2.1 Primera conexión 1. Con la información enviada en el correo de bienvenida deberá conectarse a la siguiente dirección a través de un navegador de internet. Se recomienda el uso de: Internet Explorer 11 o superior Chrome en su última versión Firefox en su última versión 2. Al conectarse a la dirección señalada, deberá ingresar el RUT del usuario sin puntos y con el digito verificador incluyendo el guion, junto con la contraseña enviada en el correo de bienvenida. Para continuar presionar Ingresar. 3

4 3. Una vez que ingrese correctamente, por motivos de seguridad, el sistema le solicitará modificar su contraseña. Para esto deberá ingresar su contraseña actual (la enviada en el mail de bienvenida) y 2 veces nueva contraseña, la que debe tener entre 8 y 20 caracteres, y presionar Cambiar. Para conectarse posteriormente al sistema, en otras oportunidades, deberá conectarse mediante su navegador a la misma dirección del paso 1, ingresando su usuario y la nueva contraseña establecida por ud. 4

5 2.2 Olvidó su contraseña? En caso que olvidé su contraseña, en la página de bienvenida a RUP, deberá ingresar el RUT del usuario sin puntos y con el digito verificador incluyendo el guion y presionar Olvidó su Contraseña?. El sistema le enviará un correo (similar al de bienvenida) con una nueva contraseña, posteriormente deberá ejecutar los mismos pasos del punto 3.1. Primera conexión. 2.3 Cambio de contraseña En caso que requiera cambiar su contraseña debe encontrarse conectado al sistema y presionar el icono. Luego deberá ingresar su contraseña actual y 2 veces una nueva contraseña, la que debe tener entre 8 y 20 caracteres, y presionar Cambiar. 3 Selección de proveedor Debido a que un usuario puede estar asociado a más de un proveedor, luego de conectarse al sistema se le solicitará seleccionar con qué proveedor desea trabajar. 4 Selección de forma legal de la empresa La primera vez que ingrese se le solicitará indicar su forma legal, es decir, si su empresa es Persona Natural o Persona Jurídica. Seleccione la opción que corresponde y luego presione Continuar 5

6 Esta página aparece sólo cuando el proveedor no tiene registrada su forma legal. Es importante tener presente que si bien es posible volver a cambiar su forma legal desde la ventana Datos y Bancarios. Al realizar el cambio, todos los datos del proveedor serán borrados, exceptuando: "DI Proveedor", "Nombre o Razón Social" y "Actividad Económica". 5 Ingreso de información en detalle El propósito de este módulo es el ingreso y modificación de la información detallada del proveedor y validar esta información. 5.1 Datos básicos y bancarios Datos básicos En esta sección del formulario debe ingresar sus datos básicos tales como: Giro, Teléfonos, , Dirección, etc. Los datos marcados con asteriscos * son de caracter obligatorios. 6

7 IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar Documentos digitales En ésta sección debe adjuntar sus documentos digitales en formato PDF. 1. Para adjuntar un nuevo documento debe presionar Agregar, luego en el recuadro seleccionar el Tipo Documento y presionar Examinar para seleccionarlo desde donde se encuentre almacenado, finalmente debe presionar Aceptar. 2. Para eliminar un documento adjunto debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada documento, se le solicitará la confirmación de la eliminación. 3. Para visualizar un documento adjunto debe presionar el link que acompaña al tipo de documento y el documento se descargará a su computador. Los domuentos que se solicitan son los siguientes: Escritura de constitución de la sociedad. 7

8 Escrituras de modificación de la sociedad (si existen). Si usted no cuenta con Modificación Escritura Pública ingrese nuevamente el archivo de Escritura Pública. Protocolización del extracto de la escritura de constitución de la sociedad, debidamente inscrito en el Registro de Comercio y publicado en el Diario Oficial. Copia de la inscripción social de la sociedad, con constancia de vigencia y anotaciones marginales, con una fecha de emisión no superior a 60 días. Escritura de otorgamiento de poderes, con constancia de vigencia, con una fecha de emisión no superior a 60 días. Se podrá omitir la constancia de vigencia cuando los poderes se encuentren inscritos en el Registro de Comercio y el proveedor proporcione una copia de dicha inscripción en la forma señalada a continuación. Copia de la inscripción de los poderes en el Registro de Comercio, con constancia de vigencia, con una fecha de emisión no superior a 60 días. Lo anterior, en caso que la inscripción sea un trámite obligatorio conforme a los estatutos de la sociedad. Copia del RUT de la Sociedad: Lo puede obtener en pagina web: Copia de la cédula de identidad de los apoderados. Copia consulta situación tributaria de la sociedad en SII: Se puede obtener en la página web de SII, en la sección Situacion Tributario, o bien ingresar al siguiente link Certificado Bancario de vigencia de las cuentas corrientes: este documento lo debe solicitar a su ejecutivo de banco. Certificado emitido por la Dirección del Trabajo, o por la autoridad competente que corresponda, que acredite el cumplimiento al día de sus obligaciones laborales y previsionales respecto de sus trabajadores, con fecha de emisión inferior a 60 días. Declaración jurada de no estar en estado de insolvencia. Para el caso de ser Persona Natural los documentos obligatorios son Copia de Cedula de Identidad, Copia Consulta de la Situación Tributaria Cuentas Corrientes Bancarias. y Cetificado de Vigencia de las Datos bancarios En ésta sección podrá agregar, modificar y eliminar cuentas corrientes del proveedor. 8

9 1. Para agregar una nueva cuenta corriente debe presionar Agregar luego en el recuadro seleccionar el Nombre Banco e ingresar su número de cuenta corriente, finalmente debe presionar Aceptar 2. Para modificar una cuenta corriente debe presionar el icono, luego en el recuadro seleccionar el Nombre Banco e ingresar su número de cuenta corriente, finalmente debe presionar Aceptar 3. Para eliminar una cuenta corriente debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada cuenta corriente, se le solicitará la confirmación de la eliminación. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 9

10 5.2 Representantes legales En esta sección podrá agregar, eliminar y modificar representantes legales del proveedor. Para ingresar debe seleccionar la pestaña Representantes 1. Para agregar un representante legal debe presionar Agregar, luego en el recuadro ingresar el nombre y documento de identidad de éste, finalmente debe presionar Aceptar 2. Para modificar un representante legal debe presionar el icono lu2ego en el recuadro ingresar el nombre y documento de identidad de éste, finalmente debe presionar Aceptar 3. Para eliminar un representante legal debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada representante legal, se le solicitará la confirmación de la eliminación. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 10

11 5.3 Contactos por áreas En esta sección podrá agregar, eliminar y modificar los contactos por área del proveedor. Son los contactos y áreas que conforman su empresa, no los contactos que tiene ud. en las empresas del grupo FALABELLA. Para ingresar debe seleccionar la pestaña Áreas 1. Para agregar un área debe presionar Agregar, luego en el recuadro seleccionar el área correspondiente e ingresar la información del contacto de su empresa, finalmente debe presionar Aceptar. 2. Para modificar un área debe presionar el icono, luego en el recuadro seleccionar el área correspondiente e ingresar la información del contacto de su empresa, finalmente debe presionar Aceptar. 3. Para eliminar un área debe presionar el basurero que se encuentra junto a cada área, se le solicitará la confirmación de la eliminación. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar 11

12 5.4 Contacto y declaración El propósito de esta sección es poder consultar quién es el contacto que ud. tiene con una de las empresas del grupo FALABELLA. Además debe realizar las declaraciones de afinidad entre los integrantes de su empresa con las compañias del Empresas Falabella; que la información ingresada por ud. es fidedigna y se encuentra actualizada; declarar que conoce la claúsula de responsabilidad para proveedores; y finalmente autorizar sobre requerimientos de información y tratamiento de datos de carácter personal. Para ingresar debe seleccionar la pestaña Contacto y Declaración Declaracion Jurada de Afinidad entre Proveedores y Empresa En la sección Declaración Jurada de Afinidad entre el Proveedor y la Empresa deberá realizar la declaración de afinidad (relación familiar) entre algún representante legal, integrante del directorio o ejecutivo de primera línea de su empresa con algún integrante del grupo FALABELLA. En caso que exista alguna afinidad deberá marcar la casilla correspondiente y luego presionar el botón Agregar para ingresar el nombre, cargo, seleccionar la empresa del grupo FALABELLA y la afinidad (relación familiar) correspondiente. Podrá ingresar más de una afinidad en caso que corresponda, así mismo en esta sección podrá modificar y eliminar una afinidad. 12

13 5.4.2 Declaracion de Datos Fidedignos del Proveedor. Deberá declarar que la información ingresada por ud. es fidedigna y se encuentra actualizada marcando la casilla correspondiente en la sección Declaración de Datos Fidedignos del Proveedor y leer el juramento respectivo Clausula para Proveedores En esta sección deberá declarar que conoce la claúsula de responsabilidad para proveedores marcando la casilla correspondiente en la sección Claúsula para Proveedores y leer la claúsula respectiva. 13

14 5.4.4 Clausula de Información y tratamiento de datos. En esta sección deberá autorizar sobre requerimientos de información y tratamiento de datos de carácter personal, marcando la casilla correspondiente en la sección Claúsula de información y datos personales y leer la claúsula respectiva. IMPORTANTE: Una vez que se ha llenado esta sección del formulario se recomienda presionar Guardar. 14

15 5.5 Validar información Para terminar el ingreso de su información deberá presionar el botón Validar, con la finalidad de verificar que la información ingresada por ud. es la necesaria para poder continuar con el flujo posterior a su registro en el sistema. La información necesaria es la siguiente: Los documentos digitales obligatorios Al menos 1 cuenta corriente Al menos 1 representante legal Todas las áreas y contactos de su empresa Su contacto con la empresa del grupo FALABELLA Declaración de afinidad (si aplica) Declaración de información fidedigna y actualizada Declaración de la claúsula de proveedores Cuando el sistema valide exitosamente su información será informado de esto, junto con indicarle que deberá realizar en caso que desee modificar su información posterior a su registro en el sistema. 15