NOTIFICACIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA

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1 NOTIFICACIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA Manual de Usuario Externo Versión: 03 Fecha de aprobación: 16/06/2016

2 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación , 13 Se incluye mensaje de error al incluir caracteres especiales. Se incorpora el uso del nuevo formulario de SRI. Se incluye sección Resolución de Problemas. Se incluye referencia al Instructivo para elaboración del formulario 101 SRI. 17/05/ /06/2016 2

3 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 REQUISITOS TÉCNICOS...4 CONSIDERACIONES...4 GLOSARIO...5 PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA INGRESO A LA APLICACIÓN OPCIÓN INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA OPCIÓN RECTIFICAR INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

4 OBJETO El objeto del presente manual es facilitar al usuario el procedimiento para notificar los informes a auditoría externa contratados por las compañías obligadas. ALCANCE El presente manual de usuario inicia con el ingreso de la información a través del portal web institucional y culmina con la recepción de la notificación electrónica como confirmación del envío. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de Internet que puede ser: Internet Explorer (versiones 10 o superiores), Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome y Safari. CONSIDERACIONES Para realizar la notificación de Informe de Auditoría Externa, las personas naturales y jurídicas que se encuentren calificados como Auditor Externo, deberán contar con su información actualizada. Para el caso de las personas naturales que aún no cuenten con un usuario de acceso al portal web Institucional, deberán registrar su información en el sitio web opción Portal de trámites, presionando la opción Regístrese aquí. Al copiar y pegar texto desde un archivo en word, tenga en consideración que los símbolos $ # % & pueden ocasionar problemas para guardar la información. En estos casos, borre los símbolos y escríbalos directamente en la aplicación. Para la carga de la información de estados financieros debe utilizar el formato en excel del formulario 101 del Servicio de Rentas Internas y considerar lo definido en el INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO 101 SRI. Ambos documentos se encuentran publicados en la sección GUÍAS PARA EL USUARIO (opción Notificación Informe Auditoría Externa) del portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, 4

5 Los documentos que se adjuntarán deben estar en formato PDF. El tamaño máximo permitido por página es de 150kb. El escaneo debe hacerse en blanco y negro con una resolución máxima de 300 ppp (puntos por pulgada). GLOSARIO Documentos anexos.- Documentos que sustentan el dictamen emitido por el auditor externo en su informe, el mismo que servirá como insumo para los controles realizados por la Dirección de Inspección, Control, Auditoría e Intervención. Envío electrónico de información.- Proceso mediante el cual las compañías envían electrónicamente la información requerida por la Superintendencia de Compañías. Fecha de Acta de entrega: Corresponde a la fecha en que el auditor externo entrega el informe de auditoría externa a la compañía auditada. 5

6 PROCEDIMIENTO PARA LA NOTIFICACIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA 1. INGRESO A LA APLICACIÓN 1.1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros Seleccione la opción PORTAL DE TRÁMITES EN LÍNEA. (Ver figura 1) Figura 1 Portal de Trámites 1.3. Ingrese el nombre de RUC y la contraseña (clave de acceso) Presione el botón INGRESAR. (Ver figura 2) Figura 2 Pantalla Ingreso al Sistema 6

7 7 NOTIFICACIÓN DE INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA Versión En el caso de no poseer la contraseña (clave de acceso) de la compañía, deberá realizar el procedimiento de Actualización de Información General y Solicitud de clave de acceso. (Ver guías para el usuario) En el caso de olvido de contraseña, deberá realizar el procedimiento Recuperar clave de acceso al sistema. (Ver guías para el usuario) Las personas naturales que no se encuentren registrados en el portal web Institucional, deberán ingresar a la opción Regístrese aquí Seleccione la opción Auditoría Externa, dentro de su menú de portal de trámites. (Ver figura 3) PRUEBA S.A. Figura 3 Menú de Portal de Trámites 1.6. El sistema mostrará el menú de Auditoría Externa con las opciones Informe de Auditoría Externa y Rectificatorio de Auditoría Externa. 7

8 Figura 4 Informe de auditoría Externa Persona Natural Cuando las Compañías Auditoras tengan la obligación de notificar la contratación de Auditoría Externa, el menú presentará dos opciones adicionales: Notificar Contratación de Auditoría Rectificar Contratación de Auditoría Externa. Ver manual de Usuario Contratación de Auditoría Externa Figura 5 Informe de auditoría Externa Persona Jurídica obligada a contratar A.E. 8

9 2. OPCIÓN INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA 2.1. Ingrese a la opción Informe de Auditoría Externa. El sistema presentará la pantalla Informe de Auditoría Externa, donde se mostrará la información general del auditor externo, el acuerdo de responsabilidad y el listado de las compañías que notificaron la contratación de auditoría externa con dicho auditor externo Revise su bandeja de compañías contratadas. (Ver figura 6) 2015 Figura 6 Bandeja de Informe de Auditoría 2.3. Acepte el acuerdo de responsabilidad Presione la opción que se encuentra en la columna INGRESO DE INFORME DE AUDITORÍA. NOTA: Antes de ingresar el informe de auditoría de alguna compañía, por favor, verifique que el TIPO DE INFORME reportado por la compañía auditada esté correcto. 9

10 Presione CERRAR para salir y regresar a la pantalla principal del portal de trámites. Figura 7 Formulario Informe de Auditoría 10

11 2.5. Revise la información de la compañía auditada Acepte el acuerdo de responsabilidad de envío de información Ingrese la información en cada uno de los campos de la sección PROCESO DE CONTRATACIÓN. Nota: Recuerde que al copiar y pegar texto desde un archivo en word debe considerar que los símbolos $ # % & pueden ocasionar problemas para guardar la información. De presentarse errores el sistema presentará la siguiente pantalla: Figura 8 Mensaje de error por caracteres especiales Para solucionarlos, borre los símbolos y escríbalos directamente en la aplicación Si su Informe a emitir es CONSOLIDADO, ingrese la información de las compañías que intervienen. (Ver figura 9) Figura 9 Compañías que intervienen Presione GUARDAR Y CERRAR para guardar la información ingresada sin enviarla Presione VOLVER para regresar a la pantalla anterior Presione GUARDAR Y CONTINUAR para continuar con el informe de auditoría. (Ver figura 10) 11

12 Figura 10 Formulario de Auditoría Externa 12

13 2.10. Continúe ingresando información en cada uno de los campos del formulario de Informe de Auditoría Externa Ingrese los Estados financieros auditados presionando la opción AQUI en la sección ESTADOS FINANCIEROS AUDITADOS. Si el tipo de informe es INDIVIDUAL, el sistema presentará la pantalla para ingreso de estados financieros (Ver figura 11) que permitirá registrar el formulario 101 del SRI, el estado de flujo de efectivo y el estado de cambio en el patrimonio. Para ingresar los estados financieros usted deberá realizar lo siguiente: Descargue y complete el formato del formulario 101, de acuerdo al INSTRUCTIVO PARA ELABORACIÓN DEL FORMULARIO 101 DEL SRI. El formato del formulario 101 del SRI (Versión 2016) y su instructivo se encuentran publicados en la opción NOTIFICACIÓN INFORME AUDITORÍA EXTERNA de la sección GUÍAS PARA EL USUARIO del portal web institucional. En la pestaña FORMULARIO SRI 101 ingrese el nombre y la identificación del representante legal y contador de la compañía. Figura 11 Rectificatorio 2014 o posteriores - carga de formulario 101 Presione el botón GUARDAR. 13

14 Si presiona el botón adjuntar sin registrar la información del representante legal y contador, el sistema mostrará un mensaje indicando que debe ingresarlos. Cargue el archivo en formato excel. Recuerde que el archivo excel debe contemplar las consideraciones descritas en el instructivo. El sistema validará el contenido del formato excel, y en el caso de encontrar errores en el contenido de las celdas, mostrará un mensaje detallando el error de la celda. Ingrese la información del estado de flujo de efectivo y del estado de cambio en el patrimonio. Ingresada la información, presione el botón CUADRAR. Figura 12 Ingreso de estados financieros rectificatorios Si el tipo de informe es CONSOLIDADO, el sistema presentará la pantalla para ingreso de estados financieros que permitirá registrar el estado de situación financiera, el estado de resultado integral, el estado de flujo de efectivo y el estado de cambio en el patrimonio. Si el tipo de informe es AMBOS, el sistema presentará dos botones AQUÍ para ingresar estados financieros individuales y consolidados. 14

15 Presione GUARDAR Y CERRAR para guardar la información ingresada sin enviarla Presione VOLVER para regresar a la pantalla anterior Presione GUARDAR Y CONTINUAR para continuar con el informe de auditoría. (Ver figura 10) 15

16 Figura 13 Formulario de Auditoría Externa 16

17 2.13. Responda cada una de las preguntas del cuestionario y llene cada uno de los campos de ingreso de información Presione GUARDAR Y CERRAR para guardar la información ingresada sin enviarla Presione VOLVER para regresar a la pantalla anterior Presione GUARDAR Y CONTINUAR para continuar con el informe de auditoría. (Ver figura 13) 17

18 Figura 14 Formulario de Auditoría Externa 18

19 2.15. Ingrese la información en cada uno de los campos y responda cada una de las preguntas del formulario. (Ver figura 15) Figura 15 Formulario de Auditoría Externa 19

20 Presione GUARDAR Y CERRAR para guardar la información ingresada sin enviarla Presione VOLVER para regresar a la pantalla anterior Presione GUARDAR Y CONTINUAR para continuar con el informe de auditoría. (Ver figura 15) 20

21 Figura 16 Formulario de Auditoría Externa 21

22 2.17. Ingrese la información en cada uno de los campos y seleccione una respuesta en cada una de las preguntas Presione GUARDAR Y CERRAR para guardar la información ingresada sin enviarla Presione VOLVER para regresar a la pantalla anterior Presione GUARDAR Y CONTINUAR para continuar con el informe de auditoría. (Ver figura 16) Figura 17 Formulario de Auditoría Externa Seleccione la respuesta de cada una de las preguntas Adjunte los archivos PDF de los documentos requeridos Presione GUARDAR Y CERRAR para guardar la información ingresada sin enviarla Presione VOLVER para regresar a la pantalla anterior Presione GUARDAR Y ENVIAR para culminar el proceso de envío del Informe de Auditoría. 22

23 3. OPCIÓN RECTIFICAR INFORME DE AUDITORÍA EXTERNA 3.1. Ingrese a la opción Rectificario de Auditoría Externa. (Ver figura 5) 3.2. Registre los datos de la rectificación del contrato de Auditoría Externa (Ver figura 18) Figura 18 Ingresar Rectificatorio de Auditoría Externa 3.3. Ingrese el número de RUC de la compañía cuyo informe será rectificado y presione ENTER Seleccione el periodo a rectificar Realice las actividades desde la 2.5 hasta la Una vez validado el informe de auditoría rectificatorio, llegará un correo electrónico del auditor externo indicando la aprobación o negación del mismo. 23

24 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA. 1. El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla del sistema, tal como se muestra a continuación: Figura 19 Botón Necesita Ayuda 2. En la ventana emergente (Ver figura 20), ingrese la siguiente información: Identificación (Cédula o RUC)* Razón social Nombres* Apellidos* * Teléfonos Motivo (inquietud, problema o sugerencia)* Descripción* Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios. Figura 20 Registro de consulta 24

25 3. Presione el botón ENVIAR. El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados exitosamente. Figura 21 Mensaje de Confirmación 4. Presione el botón OK. Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su inquietud. 25

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