ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA

Transcripción

1 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA Manual de Usuario Externo Versión: 01 Fecha de aprobación: 22/04/2016

2 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA Versión 01 CONTROL DE CAMBIOS Versión Sección y/o página Descripción de la modificación Fecha de la Modificación 2

3 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA Versión 01 ÍNDICE OBJETO...4 ALCANCE...4 REQUISITOS TÉCNICOS...4 CONSIDERACIONES...4 GLOSARIO...5 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR INFORMACIÓN SOCIETARIA INGRESO A LA RED EMPRESARIAL REGISTRO DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN GENERAL INFORMACIÓN SOCIETARIA ENVÍO DE INFORMACIÓN RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS

4 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA Versión 01 OBJETO El presente manual tiene por objeto describir los pasos a seguir para que los intermediarios del sistema de seguros privados realicen el proceso de actualización de información societaria, a través del portal web. ALCANCE El presente manual de usuario inicia con el acceso a la red empresarial, incluye el procedimiento para registro de actos jurídicos y nombramientos vigentes y finaliza con la recepción del correo electrónico que confirma la finalización del proceso. REQUISITOS TÉCNICOS Para poder acceder a la aplicación web se requiere cumplir con los siguientes requerimientos: Una computadora con acceso a internet. Un navegador de internet que puede ser: o Mozilla Firefox Versión o superior o Google Chrome Versión o superior. o Internet Explorer 10 o superior Los documentos anexos deben tener formato PDF, con un peso máximo de 200KB por página. CONSIDERACIONES Se requiere del nombre de usuario y contraseña de la compañía controlada o de su funcionario delegado para actualizar la información societaria. Se deben registrar todos los actos jurídicos realizados por la compañía, desde su fecha de constitución hasta el 12 de septiembre de Se deben registrar todos los cargos de la compañía establecidos en la escritura de constitución o en alguna reforma de estatutos posterior. Se deben registrar todos los nombramientos vigentes de la compañía. Los actos jurídicos y nombramientos registrados deberán incluir el documento de soporte correspondiente. 4

5 GLOSARIO Actos jurídicos: Sección del aplicativo que permite registrar los actos jurídicos que ha realizado la compañía, desde la fecha de constitución hasta el 12 de septiembre de Se considera acto jurídico a los siguientes: Constitución: Acto mediante el cual se crea una sociedad nacional. Domiciliación: Acto mediante el cual se establece una sucursal de compañía extranjera en el territorio nacional. Apertura de Sucursal: Acto mediante el cual se apertura un establecimiento secundario dotado de representación permanente. No crea una nueva empresa, esto es, no supone la creación de una nueva persona jurídica. Aumento de Capital: Acto mediante el cual se eleva el capital de una sociedad. Disminución de Capital: Acto mediante el cual se reduce el capital de una sociedad. Prórroga o Disminución de Plazo Social de la compañía: Acto mediante el cual se amplía o reduce el plazo social de la compañía, que fue establecido en la escritura de constitución. Cambio de Domicilio: Acto mediante el cual se cambia el domicilio principal (legal) de una sociedad, a otra ciudad, reformando sus estatutos. Cambio de Denominación: Acto mediante el cual se modifica el nombre o razón social de la sociedad. Transformación: Operación societaria por la que una sociedad cambia de un tipo social o forma societaria a otro permitido en la ley sin que ello conlleve una alteración en su personalidad jurídica, ya que no supone ni su disolución ni la constitución de otra nueva, pues la sociedad originaria sigue persistiendo en la transformada. Fusión por Absorción: Acto mediante el cual una o más compañías son absorbidas por otra que continúa subsistiendo. Fusión por Unión: Acto mediante el cual dos o más compañías se unen para formar una nueva que les sucede en sus derechos y Convalidación (dejar sin efecto): La convalidación constituye un acto jurídico por el cual se torna eficaz otro que estaba viciado de nulidad. Sólo cabe realizarla en aquellos actos cuya nulidad sea 5

6 subsanable, no siendo eficaz en los casos determinados en el Art. 35 de la Ley de Compañías. Escisión: Acto societario por el cual la Junta General acuerda la división de la compañía en una o más sociedades. En esta figura societaria, la compañía que se escinde conservará su naturaleza, mientras que las nuevas compañías creadas por la escisión, podrán ser de especie distinta de la original. Podrá escindirse también una compañía en proceso de liquidación. Si en virtud de la escisión debiera desaparecer la compañía que se escinde, en la misma Resolución que apruebe la escisión se dispondrá la cancelación de su inscripción en el Registro Mercantil. Los socios o accionistas de la compañía que se escinde participarán en la o las nuevas compañías, recibiendo en el capital de éstas, un número de acciones o partes sociales por un valor proporcional al que tenían en la compañía escindida. Cambio de Objeto Social: Acto mediante el cual se reforma el objeto social de la compañía. Cambio de Representante Legal (Const.): Acto mediante el cual se modifican los cargos de representación legal de la compañía que fueron establecidos en el contrato constitutivo. Fijar el Capital Autorizado: Acto mediante el cual se establece un monto de capital autorizado para la compañía. Calificación y/o Revocatoria Apoderado: Acto mediante el cual se establece o revoca a una persona natural o jurídica como apoderado de una sucursal de compañía extranjera. Este acto jurídico solo puede ser registrado por una compañía extranjera domiciliada en Ecuador. Otras Reformas: Acto mediante el cual se establecen modificaciones a los pactos, estipulaciones establecidas por los fundadores o socios de una entidad o sociedad, debidamente registrados. Capital autorizado: Es el valor que determina el tope máximo de capitalización de la sociedad. Dicho valor es fijado por los asociados libremente, y se determina en relación con las necesidades económicas de la empresa y de las actividades que se propongan desarrollar. Capital suscrito: Se ha definido tradicionalmente como la parte del capital autorizado que los socios se comprometen a pagar. Capital pagado: Capital constituido por la parte del capital suscrito que ha ingresado al haber social, esto es, la suma que ha sido efectivamente cancelada por los asociados. 6

7 Cargos y nombramientos: Sección del aplicativo que permite registrar los cargos de la compañía establecidos en la escritura de constitución o en reformas de estatutos posteriores. Adicionalmente, esta sección permite registrar los nombramientos vigentes de los cargos mencionados. Información Societaria: Está conformada por la información de actos jurídicos realizados por la compañía, así como, de la información de los cargos y nombramientos vigentes de las compañías intermediarias del sistema de seguros privados. Portal web Institucional.- Sitio web creado para que la ciudadanía en general acceda a los servicios en línea que ofrece la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros. 7

8 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA Versión 01 PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR INFORMACIÓN SOCIETARIA 1. INGRESO A LA RED EMPRESARIAL 1.1. Ingrese al portal web de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros Seleccione la opción PORTAL DE TRÁMITES EN LÍNEA. (Ver figura 1) Figura 1. Portal de Trámites 1.3. El sistema presentará la pantalla que se muestra en la figura 2. Presione la opción SEGUROS. Figura 2. Menú Portal de Trámites 1.4. En la pantalla de bienvenida a la red empresarial ingrese su nombre de usuario y contraseña. 8

9 Figura 3. Pantalla Ingreso al Sistema 1.5. Presione el botón INICIAR SESIÓN El sistema presentará la pantalla principal de la Red Empresarial Supercias. Presione el botón INICIO. Figura 4. Página Inicio Botón Inicio 1.7. Dentro del Menú Empresarial, seleccione la opción ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA. El sistema presentará la pantalla para actualización que contiene las siguientes secciones: A. Información General B. Información Societaria o Actos jurídicos o Cargos y Nombramientos C. Botones de acción 9

10 Figura 5 Pantalla Actualización de Información Societaria 10

11 2. REGISTRO DE INFORMACIÓN 2.1. INFORMACIÓN GENERAL Figura 6 Sección Información General En esta sección se registrará la información básica de la compañía. Los campos requeridos son: Campo o Botón Descripción Validación Denominación o razón Nombre de la compañía No modificable - social Precargado RUC Número de RUC de la compañía No modificable - Precargado Expediente Número de expediente de la No modificable - compañía en el sector societario Precargado Tipo de Intermediario de Tipo de intermediario del sistema No modificable - Seguros de seguro privado. Precargado Tipo de Compañía Tipo de persona jurídica de acuerdo al ámbito societario: Anónima Responsabilidad Limitada Economía mixta Sucursal extranjera Comandita por acciones Campo de selección obligatoria. Capital suscrito Capital pagado Capital autorizado Monto en dólares del capital suscrito de la compañía, a la fecha de la actualización. Monto en dólares del capital pagado de la compañía, a la fecha de la actualización. Monto en dólares del capital autorizado de la compañía, a la fecha de la actualización. Campo obligatorio Valor debe ser mayor a cero (0). Campo obligatorio Valor debe ser mayor a cero (0) y menor o igual al capital suscrito. Campo opcional Solo aparecerá si se trata de una compañía anónima. Si se registra un valor en el mencionado campo, el sistema validará que éste sea mayor que el valor registrado en el campo CAPITAL SUSCRITO, 11

12 Valor nominal de acción/participación Tipo de representación Valor de cada acción o participación de la compañía, a la fecha de la actualización. Permite registrar si cualquiera de los representantes legales de la compañía posee representación individual o conjunta. Si todos los representantes legales de la compañía tienen representación individual, deberá seleccionar este tipo de representación en el casillero. Caso contrario, al existir representantes legales con representación conjunta, deberá seleccionar este tipo de representación en el casillero. Tabla 1 Campos Información General pero menor o igual al doble del valor registrado en el campo CAPITAL SUSCRITO. Campo obligatorio No puede ser igual a cero (0). El separador de decimal es la coma (,). Campo de selección obligatoria Ingresada la información, presione el botón GUARDAR que se muestra al final de la pantalla. El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos han sido guardados con éxito INFORMACIÓN SOCIETARIA La información societaria está dividida en dos secciones (pestañas): 1) Actos jurídicos, y 2) Cargos y Nombramientos ACTOS JURÍDICOS Esta pestaña permite registrar los actos jurídicos que ha realizado la compañía, desde la fecha de constitución hasta el 12 de septiembre de El primer acto jurídico que se debe registrar es CONSTITUCIÓN, en el caso de una compañía nacional, o DOMICILIACIÓN, en el caso de una compañía sucursal extranjera. 12

13 Figura 7 Información Societaria - Pestaña ACTOS JURÍDICOS Los campos en la pantalla son: Campo o Botón Descripción Validación Seleccione el acto Permite seleccionar el acto jurídico Campo de selección obligatoria. jurídico a registrar que se desea registrar. Los actos jurídicos que se pueden registrar se detallan en la Descripción del Acto Jurídico Datos de la Notaría Provincia Cantón Número de Notaría Permite registrar una descripción del acto jurídico. El usuario puede registrar alguna característica del acto jurídico que considere necesaria. Provincia a la que pertenece la Notaria que generó la escritura. Cantón al que pertenece la Notaria que generó la escritura. Número de Notaría en la que se generó la escritura del acto jurídico. sección GLOSARIO. Campo de texto abierto opcional. Combo de selección obligatoria. Mostrará las provincias del país. Combo de selección obligatoria. Mostrará los cantones de acuerdo a la provincia seleccionada. Campo numérico obligatorio. 13

14 Ejemplo: Si la notaría que generó la escritura fue la notaría vigésima primera del cantón Guayaquil, se debe registrar el número 21 en el campo. Fecha de escritura Fecha de generación de la escritura del acto jurídico. Datos de la resolución de aprobación Número de resolución Número de resolución de aprobación emitida por el organismo de control. Ejemplo: Si la Superintendencia de Bancos aprobó el acto jurídico con la resolución No. SBS-INSP-2010-G- 235 del 8 de enero de 2010, se debe registrar el número 235 en el campo. Campo de selección fecha obligatorio. Campo alfanumérico obligatorio Fecha de resolución Fecha de resolución de aprobación. Campo de selección fecha obligatorio. Debe ser mayor o igual a la fecha de escritura. Datos de la publicación Periódico Nombre del periódico donde se publicó el extracto del acto jurídico. Campo de texto opcional. Ejemplo: Si el acto jurídico fue publicado en el periódico El Universo, se debe registrar El Universo en el campo. Recuerde que existen actos jurídicos que no requieren publicación, por lo que, este campo es opcional. Fecha de publicación Fecha de publicación de la resolución en el periódico Datos de Registro Mercantil Provincia Provincia a la que pertenece el Registro Mercantil en el que se inscribió el acto jurídico. Cantón Cantón al que pertenece el Registro Mercantil en el que se inscribió el acto jurídico. Número de Registro Número de inscripción otorgado por el Registro Mercantil. Campo de selección fecha opcional. De ingresarlo, debe ser mayor o igual a la fecha de escritura y fecha de resolución. Combo de selección obligatoria. Mostrará las provincias del país. Combo de selección obligatoria. Mostrará los cantones de acuerdo a la provincia seleccionada. Campo numérico obligatorio. Tomo Fecha de inscripción Número de tomo otorgado por el Registro Mercantil. Fecha en la que se inscribió el acto jurídico en el Registro Mercantil. Campo numérico opcional. Campo de selección fecha obligatorio. 14

15 Documentos Escritura Resolución Extracto Publicación A través del botón EXAMINAR permite cargar el documento. A través del botón VISTA PREVIA permite visualizar el documento. A través del botón ELIMINAR permite eliminar un documento cargado. Los botones VISTA PREVIA y ELIMINAR se mostrarán cuando el usuario cargue un documento. Debe ser mayor a la fecha de escritura, fecha de resolución y fecha de publicación. Obligatorio Obligatorio Opcional Opcional GUARDAR Botón de Acción Al presionarlo guardará la información ingresada por el usuario y mostrará un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. AGREGAR Botón de acción Al presionarlo registrará el acto jurídico. El botón solo se activará cuando la información del acto de constitución o domiciliación se haya registrado correctamente. ELIMINAR Botón de acción Al presionarlo se eliminará el acto jurídico seleccionado. Antes de eliminarlo, el sistema confirmará la eliminación mostrando un mensaje al usuario. LIMPIAR Botón de acción Permitirá borrar la información ingresada en cualquiera de los campos descritos anteriormente o borrar la selección realizada. Tabla 2 Campos Información Societaria - Actos Jurídicos Seleccione el acto jurídico a registrar Registre la descripción del acto jurídico, datos de notaría, datos de resolución de aprobación, datos de publicación y datos de registro mercantil Presione el botón GUARDAR ubicado en el extremo inferior derecho de la pestaña ACTOS JURÍDICOS Si la información cumple con todas las validaciones, el sistema mostrará un mensaje indicando que el acto jurídico fue registrado con éxito y que debe adjuntar los documentos de soporte del acto jurídico. 15

16 Figura 8 Mensaje de alerta Adjunte los documentos de soporte presionando el botón EXAMINAR Usted puede visualizar el documento adjunto a través del botón VISTA PREVIA Usted puede eliminar el documento adjunto a través del botón ELIMINAR. Recuerde que para cualquier acto jurídico, los documentos que se pueden adjuntar son: Escritura: Escritura del acto jurídico inscrita en Registro Mercantil. Este documento es obligatorio. Resolución: Resolución que aprobó el acto jurídico, emitida por el organismo de control competente. Este documento es obligatorio. Extracto: Extracto de la resolución de aprobación que se utilizó para publicar en el periódico, emitido por el organismo de control competente. Este documento es opcional. Publicación: Recorte de periódico donde aparece el extracto de la resolución de aprobación publicado. Este documento es opcional Adjuntos todos los documentos obligatorios, presione el botón AGREGAR que se muestra en el extremo inferior derecho de la pestaña ACTOS JURÍDICOS. 16

17 Figura 9 Información Societaria - Actos Jurídicos Botón AGREGAR En la sección Actos Jurídicos Registrados que se muestra al final de la pestaña, aparecerá el acto jurídico. Figura 10 Actos jurídicos registrados Si desea modificar la información de un acto jurídico registrado, debe presionar el texto Editar Acto Jurídico. El sistema mostrará los datos registrados en los casilleros de la pestaña Actos Jurídicos, permitiendo realizar los cambios. Luego presione el botón GUARDAR Si desea eliminar un acto jurídico registrado, debe presionar el texto Editar Acto Jurídico. 17

18 El sistema mostrará los datos registrados en los casilleros de la pestaña Actos Jurídicos. Presione el botón ELIMINAR Si la compañía no ha realizado actos jurídicos posteriores a la constitución o domiciliación, deberá registrar solo el acto jurídico de constitución o domiciliación Si la compañía tiene actos jurídicos posteriores a la constitución, deberá repetir los pasos descritos desde el numeral al , por cada acto jurídico que desee registrar. Recuerde que todos los actos jurídicos posteriores a la constitución o domiciliación deberán tener fechas posteriores a la fecha de inscripción de la constitución o domiciliación en el Registro Mercantil CARGOS Y NOMBRAMIENTOS Esta pestaña permite registrar los cargos y nombramientos de representantes legales y administradores de la compañía. La pestaña está dividida en dos secciones: 1) Cargos de la compañía, y 2) Nombramientos vigentes. Figura 11 Información Societaria - Pestaña CARGOS Y NOMBRAMIENTOS 18

19 CARGOS DE LA COMPAÑÍA En esta sección usted deberá registrar los cargos de representación legal y administración establecidos en la escritura de constitución o en reformas de estatutos posteriores. Figura 12 Registro de cargos de la compañía Los campos en la pantalla son: Campo o Botón Descripción Validación Nombre de Cargo Permite seleccionar un nombre de Campo de selección obligatoria. cargo de representación legal o administración. Artículo Cargo Permite registrar el número del Campo numérico obligatorio. artículo de la escritura en la que se establece el cargo. Ejemplo: Suponiendo que deseamos registrar el cargo GERENTE GENERAL Si la escritura de constitución o de reforma de estatutos establece en su artículo 4 que la compañía tendrá un GERENTE GENERAL, el usuario debe registrar el número 4 en el campo Artículo Cargo. Artículo RL Permite registrar el número del Campo numérico obligatorio. artículo de la escritura en la que se establece la representación legal de la compañía. Ejemplo: Suponiendo que deseamos registrar el cargo GERENTE GENERAL Si la escritura de constitución o de reforma de estatutos establece en su artículo 5 que el GERENTE GENERAL tendrá la representación legal, el usuario debe registrar el número 5 en el campo Artículo RL. Tipo de Administración Permite seleccionar el tipo de representación que tiene el cargo. El usuario puede seleccionar si el cargo es de cualquiera de los siguientes tipos: Campo de selección obligatoria. Representante Legal 19

20 Administrador Representante Legal subrogante Ejemplo: Suponiendo que deseamos registrar el cargo GERENTE GENERAL Si la escritura de constitución establece que el GERENTE GENERAL tendrá la representación legal de la compañía, se debe seleccionar el tipo Representante Legal al momento de registrar el cargo GERENTE GENERAL. AGREGAR Botón de acción Permite registrar la información ingresada en cada campo. LIMPIAR Botón de acción Permite borrar la información ingresada en los campos descritos anteriormente o eliminar la selección realizada. ELIMINAR Botón de acción Tabla 3 Campos Información Societaria - Cargos de la compañía Seleccione el nombre del cargo que desea registrar, presionando el botón BUSCAR. Al presionarlo, el sistema mostrará la pantalla CARGOS que le permitirá buscar y seleccionar el nombre del cargo. Figura 13 Nombres de cargos 20

21 Para buscar un cargo digite parte del nombre en el casillero que se muestra en la parte superior de la pantalla. El sistema mostrará las coincidencias. Al encontrar el cargo que desea registrar, presione el botón azul que se muestra junto al nombre del cargo y luego cierre la pantalla CARGOS, presionando el botón cerrar que se muestra en la esquina superior derecha. El nombre seleccionado se reflejará en el casillero NOMBRE DEL CARGO. IMPORTANTE: Si no encuentra el nombre del cargo que desea registrar, comuníquese con el área de Registro de Sociedades de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros Ingrese la información en los campos obligatorios y presione el botón AGREGAR. Figura 14 Botón Agregar - Registro de Cargos En la sección Cargo que se muestra al final de la sección, aparecerá el cargo registrado. Figura 15 Cargos registrados Si desea modificar la información de un cargo registrado, debe presionar el texto Editar Cargo. El sistema mostrará los datos registrados en los casilleros de la pestaña Cargos, permitiendo realizar los cambios. Luego presione el botón AGREGAR Si desea eliminar un cargo registrado, debe presionar el texto Editar Cargo. 21

22 El sistema mostrará los datos registrados en los casilleros de la pestaña Cargos. Presione el botón ELIMINAR Para registrar cargos adicionales, repita los pasos descritos desde el numeral al numeral NOMBRAMIENTOS VIGENTES En esta sección usted deberá registrar los nombramientos de representación legal y administración vigentes a la fecha de actualización. Nota: Solo se requiere el registro de nombramientos vigentes. Los nombramientos de representantes o administradores anteriores no son necesarios. Figura 16 Registro de Nombramientos vigentes Los campos en la pantalla son: Campo o Botón Descripción Validación Cargo Permite seleccionar uno de los Campo de selección obligatoria. cargos registrados en la sección CARGOS DE LA COMPAÑÍA. Tipo de identificación Tipo de identificación de la persona natural o jurídica que posee el cargo. Los tipos de identificación son: Campo de selección obligatoria. Cédula RUC Pasaporte Identificación Número de identificación de la persona natural o jurídica que posee el cargo. Campo obligatorio. Los números de identificación se validan con la información de Registro Civil y Servicio de Nombre o razón social Apellidos y nombres o razón social de la persona natural o jurídica que posee el cargo. Rentas Internas. Campo automático. Al ingresar el número de identificación, presione 22

23 ENTER o TAB para que el sistema busque la identificación en la base de datos correspondiente. Si el sistema encuentra información, presentará los apellidos y nombres o razón social del representante legal o administrador. En el caso de no encontrarla, permitirá el registro del campo al usuario. Nacionalidad Periodo Nacionalidad de la persona natural o jurídica que posee el cargo. El usuario debe seleccionar el país de nacionalidad del representante legal o administrador. Número de años que durará el nombramiento. Campo de selección obligatoria. Campo numérico obligatorio. Ejemplo: Si el nombramiento indica que el representante legal ejercerá sus funciones por 5 años, se debe registrar el número 5 en el campo Periodo. Fecha de nombramiento Fecha en que se otorgó el Fecha de Registro Mercantil nombramiento. Fecha de inscripción del nombramiento en el Registro Mercantil. Número de inscripción Número de inscripción otorgado por Registro Mercantil. Nombramiento Inscrito Permite adjuntar la imagen digitalizada del nombramiento inscrito en Registro Mercantil. A través del botón EXAMINAR permite cargar el documento. A través del botón VISTA PREVIA permite visualizar el documento. A través del botón ELIMINAR permite eliminar un documento cargado. Campo de selección de fecha obligatorio. Campo de selección de fecha obligatorio. Campo obligatorio Campo obligatorio GUARDAR Botón de Acción Al presionarlo guardará la información ingresada por el usuario y mostrará un mensaje indicando que los datos fueron grabados exitosamente. AGREGAR Botón de acción Al presionarlo registrará el nombramiento. El botón solo se activará cuando la información del nombramiento se haya registrado correctamente. 23

24 ELIMINAR Botón de acción Al presionarlo se eliminará el nombramiento seleccionado. Antes de eliminarlo, el sistema confirmará la eliminación mostrando un mensaje al usuario. LIMPIAR Botón de acción Permitirá borrar la información ingresada en cualquiera de los campos descritos anteriormente o borrar la selección realizada. Tabla 4 Campos Información Societaria - Nombramientos Vigentes Seleccione del listado de cargos registrados, el nombramiento vigente que desea registrar Ingrese la información en los campos obligatorios y presione el botón GUARDAR. Figura 17 Registro de Nombramientos - Botón Guardar Si la información cumple con todas las validaciones, el sistema mostrará un mensaje indicando que el nombramiento fue registrado con éxito y que debe adjuntar el documento de soporte Adjunte el documento de soporte presionando el botón EXAMINAR Usted puede visualizar el documento adjunto a través del botón VISTA PREVIA Usted puede eliminar el documento adjunto a través del botón ELIMINAR. Recuerde que para cualquier nombramiento, el documento que debe adjuntar es: Nombramiento: Nombramiento inscrito en Registro Mercantil. Este documento es obligatorio Presione el botón AGREGAR que se muestra en el extremo inferior derecho de la sección. 24

25 Figura 18 Agregar nombramiento vigente En la sección Nombramientos que se muestra al final de la pestaña, aparecerá el nombramiento registrado. Figura 19 Editar nombramiento vigente registrado Si desea modificar la información de un nombramiento registrado, debe presionar el texto Editar Nombramiento. El sistema mostrará los datos registrados en los casilleros de la sección Nombramientos Vigentes, permitiendo realizar los cambios. Luego presione el botón GUARDAR Si desea eliminar un nombramiento registrado, debe presionar el texto Editar Nombramiento. El sistema mostrará los datos registrados en los casilleros de la sección Nombramientos Vigentes. Presione el botón ELIMINAR Para registrar más nombramientos vigentes repita los pasos descritos desde el numeral al numeral Recuerde que la compañía debe registrar por lo menos un nombramiento de tipo Representante Legal cuando tiene representación legal individual; o, dos nombramientos de tipo Representante Legal cuando tiene representación legal conjunta. 25

26 2.3. ENVÍO DE INFORMACIÓN Ingresados todos los actos jurídicos y todos los nombramientos vigentes, presione el botón GUARDAR que se muestra al final de la pantalla de Actualización de Información Societaria. Figura 20 Pantalla Actualización de Información Societaria - Botones de acción 26

27 Presione el botón ENVIAR INFORMACIÓN. El sistema validará lo siguiente: Debe haberse registrado el acto jurídico de constitución o domiciliación. Debe haberse registrado los cargos de la compañía. Debe haberse registrado por lo menos un representante legal, en el caso de tener representación legal individual, o por lo menos dos representantes legales, en el caso de tener representación legal conjunta Si la información es correcta, el sistema mostrará un mensaje confirmando el envío exitoso de la información. Presione el botón OK. Figura 21 Mensaje de alerta El sistema enviará una notificación de correo electrónico confirmando la finalización exitosa del proceso. Figura 22 Correo electrónico de confirmación A partir de este momento, la compañía tendrá acceso a todos los trámites en línea del sector societario, tales como: Consulta de información general 27

28 Emisión de certificados electrónicos (CCO, Datos generales, Administradores, Actos jurídicos, Accionistas, etc) Presentación de estados financieros y anexos Notificación de transferencias de acciones o cesiones de participciones Presentación de información de sociedades extranjeras socias o accionistas de compañías nacionales Actualización de datos generales Consulta de documentos Consulta de valores adeudados Notificación de contratación de auditoría externa 28

29 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN SOCIETARIA Versión 01 RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS Si Usted tiene algún problema con el sistema, desea realizar una consulta o dar una sugerencia, puede contactarse con la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, a través del botón NECESITA AYUDA. 1. El botón aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla, tal como se muestra a continuación: Figura 23 Botón Necesita Ayuda 2. En la ventana emergente (Ver figura 24), ingrese la siguiente información: Identificación (Cédula o RUC)* Razón social Nombres* Apellidos* * Teléfonos Motivo (inquietud, problema o sugerencia)* Descripción* Recuerde: Los campos señalados con asterisco (*) son obligatorios. 29

30 Figura 24 Registro de consulta 3. Presione el botón ENVIAR. El sistema mostrará un mensaje indicando que los datos fueron enviados exitosamente. Figura 25 Mensaje de Confirmación 4. Presione el botón OK. Usted recibirá un correo electrónico que confirma la recepción de su inquietud. 30