VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA S.A.S. NIT MANUAL DE REGISTRO DE PROVEEDORES - VETRA

Transcripción

1 VETRA EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN COLOMBIA S.A.S. NIT MANUAL DE REGISTRO DE PROVEEDORES - VETRA Ingrese a la página web de VETRA Exploración y Producción Colombia S.A.S. y acceda a la sección de proveedores. Haga clic en Portal de proveedores. Al ingresar a la aplicación encontrará la página inicial: Si es un proveedor nuevo haga clic en el link nuevo usuario, y diligencie el siguiente recuadro: 1

2 Seleccione el tipo de identificación fiscal, según corresponda, digite el Número de ID, el cual debe diligenciarse incluyendo el dígito de verificación, y seleccione continuar. Ejemplo: si es , debe diligenciar , como se puede observar en la siguiente imagen: Se da inició al proceso de registro: el formulario debe ser diligenciado en su totalidad en letra mayúscula. Sección 1: Información General 2

3 1. Haga clic en el recuadro seleccionando la clase de persona según corresponda: 2. En el campo Nombre/Razón Social, deligencie la razón social de la compañía. En caso de ser una persona natural incluir nombres y apellidos completos, y diligenciar en el campo Sigla o nombre comer el nombre del establecimiento tal como se observa en la siguiente figura. Cuando sea necesario complete el campo de Casa matriz. 3. Diligencie el campo Matrícula mercantil con el número de matrícula mercantil establecida en la Cámara de Comercio. 4. En el campo Dirección, haga clic en el icono del lápiz para utilizar la ayuda como se observa en la figura: 3

4 En las secciones de país, cuidad y región despliegue el listado y seleccione la opción que corresponda: 5. En el campo Representante Legal digite los datos correspondientes: 6. En el campo Direcciones de correo, digite los datos del área correspondiente: 7. Diligencie los campos de nombre de contacto, dirección, correo electrónico, teléfono y cargo de la persona en mención. En los iconos puede agregar o eliminar personas de contacto, si lo considera necesario: 8. Haga clic en el ícono para guardar los datos registrados y seleccione para continuar con el proceso del registro de proveedor. 4

5 Sección 2: Composición accionaria 1. Al continuar el registro, se genera una nueva ventana, la cual corresponde a la composición accionaria que incluye: el Tipo de identificación, Número de identificación, Nombre o razón social del accionista y porcentaje de participación: 2. Puede agregar o eliminar accionistas como considere necesario con los iconos. 3. Al finalizar, haga clic en el ícono y posteriormente en el icono continuar con el proceso del registro de proveedor. Sección 3: Información financiera anual para 1. Se genera una nueva ventana, la cual corresponde a la información financiera anual, donde debe diligenciar los campos correspondientes a activos, pasivos, patrimonio, ingresos operacionales, egresos operacionales, otros ingresos, otros egresos y moneda del país: 5

6 2. Seleccione el tipo de estructura que maneja la compañía de acuerdo con las opciones presentadas: 3. En el campo Entidad que vigila, seleccione la información correspondiente: 4. Selecciones el tipo de giro de operaciones que realiza la empresa: 5. Al finalizar, haga clic en el ícono y posteriormente seleccione continuar con el proceso del registro de proveedor. 6 para

7 Sección 4: Información específica 1. En esta sección debe responder cada una de las preguntas. En el caso de ser afirmativas realizar la especificación: 2. Al finalizar, haga clic en el ícono continuar. y posteriormente seleccione para Sección 5: Información tributaria 1. Debe completar los campos de acuerdo con el tipo de sociedad que registra: 2. Si posee las calidades de Gran Contribuyente y Autorretenedor especifique número de Resolución con la fecha de emisión: 7

8 3. En el caso de pertenecer al régimen común o simplificado seleccione el que corresponda según calidad: 4. Especifique si es responsable de IVA, si presta bienes o servicios exentos o excluidos, en el caso de ser afirmativa nómbrelos: 5. Seleccione los conceptos de retención en la fuente que el Grupo VETRA le puede practicar, y especifique si es responsable del ICA, en dado caso complete los campo de cuidad, código CIIU, y tarifa: 6. Al finalizar, haga clic en el ícono continuar. y posteriormente seleccione 8 para

9 Sección 6: Pagos automáticos 1. Complete los datos relacionados con la persona de contacto del área de tesorería, y del banco en Colombia si es un proveedor nacional. En caso de ser un proveedor del exterior complete los datos de su banco. En los datos del banco nacional seleccione el banco, el número de cuenta bancaria sin guiones ni espacios, y seleccione el tipo de cuenta (corriente o ahorros) y nombre del titular. 2. Al finalizar, haga clic en el ícono y posteriormente seleccione continuar. Sección 7: Documentación 1. Anexe la documentación solicitada. Para cargarla haga clic en examinar y para culminar con el proceso de adjuntar el archivo haga clic en el icono. para 2. En el momento de adjuntar, el documento anexado pasará de color rojo a color verde, lo que indica que el archivo ha sido cargado correctamente. 9

10 3. Los documentos que debe anexar según el tipo de persona son los siguientes: Personas jurídicas Estados financieros de los dos últimos años Cámara de Comercio con vigencia no mayor a 30 días 2 referencias comerciales no mayores a 60 días Original de la certificación bancaria Registro Único Tributario (actualizado) Diligenciamiento frmulario (para descargarlo haga clic en Formato, imprímalo, fírmelo, guárdelo y adjúntelo. Personas naturales Fotocopia del documento de identificación Original certificación bancaria con vigencia no mayor a 30 días Registro Único Tributario (actualizado) Original de la certificación bancaria Diligenciamiento formulario (para descargarlo haga clic en Formato, imprímalo, fírmelo, guárdelo y adjúntelo. Proveedor del exterior Diligenciamiento formulario (para descargarlo haga clic en Formato, imprímalo, fírmelo, guárdelo y adjúntelo. 5. Una vez adjuntados todos los documentos, haga clic en el ícono seleccione para continuar. 10 y

11 Sección 8: Enviar solicitud Seleccione el nombre del comprador encargado. El sistema genera automáticamente una contraseña temporal, la cual será enviada al correo registrado, con el cual podrá ingresar posteriormente a realizar procesos de actualización de datos y descargue de certificados de retenciones practicadas por cada una de las compañías del grupo VETRA. OLVIDO DE CONTRASEÑA 1. Ingrese a la página inicial de la inscripción del proveedor y seleccione Olvidaste tu clave: 2. La plataforma genera una nueva ventana, en la cual debe indicar el usuario (el número de identificación tributaria con digito de verificación) y la dirección de correo electrónico notificada en el RUT: 11

12 3. Una vez diligenciados estos campos debe hacer clic en Recordar clave. El sistema automáticamente enviará al correo registrado una nueva clave, indicándole que el proceso ha sido exitoso. El correo contiene una clave temporal que debe proceder a cambiar. 4. Ingrese nuevamente a la plataforma, digite el usuario (NIT con dígito de verificación) y la clave temporal. Haga clic en acceder. El sistema genera una nueva ventana, en donde procede a asignar una nueva clave. 12