PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE VISITAS

Transcripción

1 Página 1 de 23 INTRODUCCION TUTORES LEGALIZACION El presente documento tiene como finalidad ilustrar de manera sencilla y precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta el proceso de legalización de visitas realizadas a los Establecimientos Educativos. Involucrando las partes activas del mismo tanto Tutores, Formadores, Administrador y Gerencia del Proyecto, por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT. 1. Legalización de visitas 1.1. Objetivo 1. Formalizar el proceso de visita realizada al Establecimiento Educativo Responsable: El tutor es el responsable de realizar la Legalización en el SIAFT y el formador aprueba la información cargada por el tutor en el SIAFT Reporte de las Visitas ( Rol Tutor) Una vez ejecutada la visita, el Tutor ingresa al link y selecciona el link Reportar Visita, ubicada al lado izquierdo como lo señala la flecha roja.

2 Página 2 de 23 Después de haber dado click en reportar visita se despliega el siguiente menú: En este menú aparecen las visitas que han sido aprobadas por el formador, el tutor debe dar click sobre el nombre de la visita como lo indica la flecha roja, enseguida se puede observar la información que ingreso el tutor (ver recuadro 1).

3 Página 3 de 23 Recuadro 1-Agenda aprobada Junto con el recuadro anterior se encuentra la información que debe diligenciar el tutor para llevar a cabo el proceso de legalización de la visita indicada: Desarrollo de la Agenda PTA El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de la agenda de trabajo programada, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el desarrollo de la agenda, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: El desarrollo de la agenda del PTA se actualizó, como lo indica la flecha roja. El procedimiento anterior le permite guardar la información registrada o editarla si es necesario en caso que suceda un imprevisto como: falla en la conectividad, servicio eléctrico, una equivocación en la información registrada, una devolución por el formador ( rechazo) de la visita legalizada o una no habilitación de pago por parte de la supervisión del PTA.

4 Página 4 de Desarrollo de las Tareas PNLE El tutor registra el desarrollo de la visita de acuerdo a los ítems de las tareas programadas en el PNLE, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el desarrollo de las tareas, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: El desarrollo de las tareas de PNLE se actualizó, como lo indica la flecha roja.

5 Página 5 de Docentes participantes PTA/PNLE El tutor debe ingresar los datos de los docentes participantes, que hicieron parte del acompañamiento en el PTA y en el PNLE y dar click en agregar, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de los docentes participantes, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: La lista de docentes participantes se actualizó correctamente, como lo indica la flecha roja Tareas y compromisos PTA El tutor debe dar click en las siguientes celdas: 1. Tarea ó compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos durante el desarrollo de la visita. 2. Fecha límite de cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se planea cumplir el compromiso. 3. Nombre del responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona responsable de la ejecución del compromiso y dar click en la opción agregar, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PTA se han actualizado, como lo indica la flecha roja.

6 Página 6 de Tareas y compromisos del Plan Nacional de Lectura y Escritura Al igual que el numeral anterior, el tutor debe diligenciar toda la información requerida, la cual aparecerá organizada en el recuadro, después de dar click en agregar, estos pueden ser guardados uno a uno o al final cuando haya terminado el ingreso de las tareas y compromisos, dando click en guardar y el sistema le confirma la actualización con la frase: Las tareas y compromisos para el PNLE se han actualizado, como lo indica la flecha roja Adjuntar documentos soporte: Después de registrar la visita, los tutores deben adjuntar diligenciados, los siguientes documentos que se encuentran en la pagina de inicio de la plataforma

7 Página 7 de Certificado de cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el rector o por la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo, es necesario que registre la o las fechas en las que se desarrollo la visita, como lo indica la flecha roja. 2. Soporte docentes participantes PTA/PNLE: Adjuntar el listado de los Docentes

8 Página 8 de 23 participantes del PTA /PNLE. El número de docentes participantes que se registra en el sistema debe coincidir con el que se encuentra en el soporte físico, se debe registrar en el SIAFT una sola vez el docente, no es necesario repetir por día un docente por visita en la plataforma. El soporte debe ser diligenciado en su totalidad por el participante y en la casilla PARTICIPO EN se debe indicar con una X si asistió al PTA, PNLE ó ambos. Recuadro 5- Adjunto Soporte Docentes PTA/PNLE

9 Página 9 de 23 Al seleccionar el archivo, donde aparece el nombre del documento que el tutor debe adjuntar, dando click en la opción guardar, en este momento aparecerá la palabra Descargar debajo de la opción GUARDAR. Esto quiere decir que el documento quedó correctamente adjunto. Si el tutor desea confirmar que el documento quedo correctamente adjuntado, puede dar click en esta opción de descargar y podrá visualizar el documento adjunto. Este procedimiento se repite para todas las opciones en las que tenga que adjuntar documentos Legalización de Visitas ( Rol Tutor) El tutor debe legalizar los gastos de Transporte generados en la visita al Establecimiento Educativo, para esto debe seleccionar las siguientes opciones:

10 Página 10 de Requiere Pago Transporte: Debe hacer click en el cuadrado como lo muestra la flecha roja, en este caso aparecerá un menú con la siguiente información: 1. Sede visitada: El tutor debe seleccionar las Sede(s) centralizada (s) según el cubrimiento de la visita al EE, para los casos con más de dos sedes y que se centralizan solo en una, se debe registrar el desplazamiento a la sede objeto de la centralización. 2. Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para el desplazamiento hacia el EE. 3. Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado, se despliega la opción del medio de transporte que se utilizó para el desplazamiento. 4. Valor: Registrar el valor real del desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la selección anterior, el costo debe escribirse sin coma ni punto. Para finalizar, el tutor debe dar click en agregar, se repite este mismo paso con cada una de las sedes en caso que se requiera. Tan pronto el tutor ingrese los valores debe hacer click en Agregar, para que se despliegue un recuadro con el resumen de la información que acaba de ingresar y la opción para adjuntar el soporte o certificado de transporte. 5. Adjuntar Certificado de Transporte: El tutor debe adjuntar él o los comprobantes Certificado de Transporte diligenciados y firmados por los transportadores. En dado caso que no sea posible la firma del transportador el tutor puede firmar el

11 Página 11 de 23 soporte. Para adjuntar el certificado de transporte se sigue la misma ruta, que con los certificados de cumplimiento y de docentes participantes y hace click en la opción GUARDAR Su Desplazamiento al Establecimiento Educativo es Fuera del Municipio donde vive: le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para poder ir al Establecimiento Educativo. En caso de que si necesite salir del municipio debe dar click en el cuadrado margen derecha.

12 Página 12 de 23 Al marcar el cuadro cuando se requiere salir del municipio, se despliega inmediatamente un aviso de Requiere pernoctar, si se requiere debe marcar el cuadro y el sistema automáticamente le muestra el valor total a pagar Total del valor fijo: Es la sumatoria del costo de desplazamiento y el valor fijo día y noche, en caso que se requiera. Legalización Exitosa: Una vez realizado todo el proceso, el sistema muestra automáticamente el total del valor fijo y el TOTAL, el tutor debe hacer click en la opción legalizar. Inmediatamente el sistema muestra un aviso que puede decir: legalización exitosa ó incorrecta, si es incorrecta le dice el espacio que no diligenció, cuando la legalización es exitosa le da la opción Imprimir.

13 Página 13 de 23 Habilitada para Pago: Una vez el formador aprueba la visita, la supervisión del PTA (CEINTE) verifica la información registrada y adjuntada por el tutor y habilita o no para pago. Observaciones: En dado caso que el tutor o el formador requieran hacer observaciones con respecto a la visita o al pago existe la celda para que reporten la novedad y el administrador de la plataforma se encargará de realizar manualmente el ajuste a la visita Visita rechazada por el Formador ó No Habilitada por la Supervisión del PTA. Si el formador devuelve la legalización o la supervisión del PTA no la habilita para pago, el sistema cambia el estado de la visita por Agenda Aprobada.

14 Página 14 de 23 Para realizar los cambios sobre las observaciones realizadas por el formador el tutor da click sobre Reportar Visitas. Realiza los ajustes sobre la agenda que había legalizado y da click en Guardar.

15 Página 15 de 23 Una vez finaliza los ajustes da click sobre Legalizar y esta notificación le aparece al formador, para su respectiva aprobación. Cuando el formador aprueba la legalización, el SIAFT le notifica al tutor en Visitas legalizadas.

16 Página 16 de 23 Una vez aprobada la visita por el formador, la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los respectivos desembolsos 1.6. Cancelar Agenda-Visita Cuando una Agenda requiere ser cancelada, el tutor debe justificar en el campo de observaciones el motivo por el cual se cancela dicha programación y a su vez debe dar click sobre el link rechazar.

17 Página 17 de 23 El sistema le confirma si desea rechazar la visita Una vez aceptada dicha confirmación el sistema genera una notificación de visita rechazada.

18 Página 18 de 23 La visita queda en estado de Agenda Rechazada 1.7. Salir de la Plataforma Cada vez que finalice una sesión, el tutor debe dar click en la opción Salir ubicada en la parte inferior izquierda.

19 Página 19 de 23 LEGALIZACIÓN FORMADORES 1. Notificación de la legalización: El formador debe ingresar a la plataforma SIAFT digitando usuario y contraseña; el formador encontrará en la parte superior izquierda el link de NOTIFICACIONES, donde se visualiza una alerta en rojo que indica las notificaciones pendientes por aprobar, el formador debe dar click sobre esta alerta. (ver flecha roja) En color azul se encuentran las agendas que el formador debe revisar y aprobar.

20 Página 20 de Verificación de la Legalización reportada por el Tutor: Después de hacer click en la visita, se abre una ventana donde se puede visualizar la visita cargada por el tutor. El formador debe revisar la información registrada y los documentos adjuntos (Las flechas rojas le indican los adjuntos que usted debe revisar). El formador debe validar la información registrada por el tutor, para aprobar o devolver (rechazar), de acuerdo a los parámetros establecidos por el programa, teniendo en cuenta la completitud de los archivos adjuntos y la calidad de la visita reportada. Si el formador devuelve la legalización tiene la opción en el campo Observaciones de registrar el detalle y/o motivos de la devolución. Cuando el formador devuelve la legalización, el sistema le permite hacer cambios al tutor, la legalización queda en estado de agenda aprobada en la plataforma del tutor. Para finalizar la revisión, el formador debe hacer click en devolver o aprobar, le

21 Página 21 de 23 aparecerá un mensaje de confirmación de aprobación. Si la visita es aprobada le aparecerá un aviso que dice Legalización aprobada. Si por el contrario la visita es rechazada el aviso será Legalización rechazada. Después de ser aprobada ó rechazada la legalización, en la plataforma del tutor aparecerá la notificación de la respuesta. 3. Verificación sobre la Legalización Ajustada por el Tutor Cuando el tutor realiza los ajustes sobre las observaciones, nuevamente le aparecerá al formador la notificación de visitas pendiente aprobar legalización. Continúa el mismo proceso de verificación para la aprobación de la legalización por parte del formador.

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23 Página 23 de 23 Una vez aprobada la visita por el formador, la supervisión el PTA (CEINTE) verifica y consolida la información y la envía al operador logístico para que este efectúe los respectivos desembolsos.