Facturación Definiciones

Transcripción

1 Facturación

2 INTRODUCCIÓN 3 OBJETIVOS 3 Capítulo 1: La sección definiciones Los ordenantes La pestaña cuentas La pestaña configuración Otras pestañas de la aplicación ordenante Los periodos Las series Los conceptos La pestaña general La pestaña tarifas Tarifas de imputación del tipo consumo La pestaña descuentos La pestaña periodos La pestaña idiomas 12 2

3 Introducción Para utilizar el módulo Facturación el usuario deberá introducir los datos en los elementos que aparecen en la sección. A lo largo de este manual se irán describiendo los conceptos que intervienen en dicha sección con el fin de que el usuario conozca ya no sólo su relevancia sino también la conexión que tiene con los demás componentes. Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos: 1. Conocer los elementos que intervienen en el módulo y proceso de facturación. 2. Identificar la relación que existe entre los elementos que intervienen en el proceso de facturación. 3

4 Capítulo 1: La sección definiciones 1.1 Los ordenantes Los ordenantes son las entidades que van a generar las facturaciones, entre otras acciones. Pueden existir varios ordenantes asociados a un centro educativo, por ejemplo el mismo centro educativo, el AMPA del centro, la escuela deportiva, u otros. Los ordenantes son las entidades que generan facturaciones, entre otras acciones. Para crear un nuevo ordenante el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Facturación Definición Ordenantes Al pulsar sobre el botón Nuevo el usuario podrá introducir los datos referentes al nuevo ordenante. Figura 1. Fig.1 A continuación el usuario encontrará la información a cerca de la gestión de las carpetas que componen la aplicación Ordenantes. 4

5 1.1.1 Cuenta del ordenante Para definir una nueva cuenta bancaria asociada a un ordenante el usuario deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la pestaña Cuentas. Un ordenante puede tener asociadas tantas cuentas como necesite. Un ordenante puede tener asociadas tantas cuentas bancarias como necesite. Fig.2 Entidad: Al pulsar sobre el botón de Buscar el usuario podrá seleccionar la entidad a la que pertenece su cuenta. También podrá introducir el código del banco si lo conoce. Para que Alexia introduzca correctamente el código de la entidad es necesario que el usuario pulse sobre la tecla Tabulación. CCC: En la línea CCC introducirá el número de cuenta bancaria. IBAN: En la línea IBAN escribirá la serie de caracteres alfanuméricos que identifican la cuenta en cualquier parte del mundo. El objetivo del IBAN es facilitar los cobros y pagos transfronterizos, así como evitar costes y demoras. Es posible que el usuario no conozca el IBAN asociado a su cuenta. Para ello, habiendo introducido el código del banco y el número de cuenta, pulsará sobre el icono del campo CCC. Si por el contrario el usuario conoce el IBAN pulsando sobre el icono de su campo Alexia escribirá la cuenta bancaria en las casillas correspondientes a la CCC. Sufijo: es el número de 3 cifras que el banco da al ordenante para que pueda gestionar las facturaciones y otros. La cuenta contable: habitualmente será la 572. Al definir una cuenta el usuario podrá escribir: Entidad Cuenta corriente IBAN Sufijo Cuenta contable 5

6 1.1.2 La pestaña configuración Al pulsar sobre la pestaña Configuración aparecerá la pantalla que muestra la figura 3. En la pestaña configuración el usuario podrá definir conceptos que luego Alexia tendrá en cuenta en el momento de realizar el proceso de facturación. 6 Fig.3 Si el usuario señala la opción Seleccionar todos los alumnos al realizar la facturación Alexia seleccionará todos los alumnos que, en ese período, tengan asociados algún concepto. Si el usuario señala la opción Seleccionar todos los bancos al realizar la facturación Alexia seleccionará todos los bancos y la ventanilla. Si el usuario señala la opción Seleccionar todos los conceptos Alexia seleccionará aquellos conceptos asignados a ese ordenante y que pertenezcan al período sobre el que está facturando. El campo Vencimiento en papel corresponde al modelo de recibo que el usuario entregará a los titulares en ventanilla en formato papel. Si el usuario señala la opción Encadenar soporte bancario al facturar en el proceso de facturación Alexia generará el archivo de forma directa.

7 Si el usuario señala la opción Incluir ventanilla en soporte bancario el banco gestionará los recibos de ventanilla cobrando por ello una cantidad adicional Otras pestañas de la aplicación ordenante Desde la pestaña Ventas el usuario podrá acceder a la ficha de un nuevo período de ventas. Para mayor información puede consultar el manual El módulo de ventas: gestión del proceso de ventas. En la pestaña Facturaciones el ordenante podrá consultar el listado de facturaciones que haya generado. En la pestaña Documentador el usuario podrá asociar un archivo que esté relacionado con el ordenante y que sea de especial interés para su información. Por ejemplo la tarjeta del NIF del ordenante. Nota: Las pestañas Series y Conceptos se explicarán a lo largo de este manual. 1.2 Los periodos Con esta aplicación el usuario podrá definir los periodos o espacios de tiempo que comprende una facturación. Cada centro deberá decidir si establecer los períodos de forma mensual, trimestral, semestral u otra, según proceda. El usuario podrá definir los periodos que comprende una facturación. Fig.4 En la pestaña General deberá incluir a qué año escolar pertenece el periodo y las fechas de inicio y fin del mismo, así como el orden dentro del conjunto de períodos. En la pestaña Facturaciones el usuario podrá consultar el listado de las mismas una vez hayan sido generadas. 7

8 1.3 Las series El objetivo de las series es el de clasificar los recibos en base a los servicios prestados por el ordenante. Cada ordenante puede tener tantas series como necesite. Para poder facturar, el usuario deberá tener, al menos, una serie creada. La finalidad de las series es la de clasificar los recibos en base a los servicios prestados por el ordenante. En la figura 5 se muestra la pantalla que la aplicación ofrece al pulsar Nueva serie. Fig.5 En el campo Serie el usuario dará un código máximo de 4 caracteres alfanuméricos. En el campo Descripción el usuario podrá anotar los datos que considere necesarios para definir la serie que está creando. Este espacio es muy útil de forma especial cuando existe más de un usuario que intervenga en el proceso de facturación. En el campo Próximo recibo el usuario puede introducir un número concreto. A su vez puede calcular el último número utilizado. En el campo Ordenante el usuario asignará la serie al ordenante que corresponda. Como en otras ocasiones podrá ayudarse pulsando sobre el botón Buscar. Si lo necesita podrá visualizar la ficha del ordenante pulsando sobre el botón Mostrar ficha. 8

9 1.4 Los conceptos Los conceptos son todos aquellos bienes, actividades y/o servicios prestados a los alumnos que generan un gasto. Al crear un concepto nuevo el usuario le dará un nombre y un nombre reducido y lo asignará a un ordenante como se muestra en la figura 6. Los conceptos son todos aquellos bienes, actividades y/o servicios prestados a los alumnos que generan un gasto. Fig La pestaña general El campo Tipo de imputación puede ser: Manual: el concepto tendrá un importe fijo. Consumo: el concepto tendrá un importe final variable en función de la cantidad consumida. Por ejemplo comedor de 1 día 10 y comedor de 20 días 8. Ventas: que vincula el concepto al tipo ventas explicado en el manual del Módulo ventas. El usuario podrá indicar que el concepto que está creando declara el 182, es decir, corresponde a un donativo. En la pestaña general el usuario podrá definir el tipo de imputación pudiendo ser: Manual Consumo Ventas Si el usuario marca el check de Negativo? estará definiendo el concepto como un concepto negativo, del tipo Beca por ejemplo La pestaña tarifas La tarifa corresponde al precio fijado para el concepto y depende del tipo de imputación definida en la pestaña general. En esta pestaña el usuario podrá definir distintas tarifas para un mismo concepto. 9

10 Si el usuario marca el check Es base? la tarifa se asignará a aquellos alumnos que no tengan ninguna otra tarifa. Un concepto únicamente puede tener una tarifa del tipo base. Un concepto puede tener definidas distintas tarifas. Un concepto sólo podrá tener una tarifa base. Fig.7 El importe máximo es un campo no obligatorio, pero el usuario podrá marcarlo con el fin de evitar posibles errores, ya que el sistema detectará, en el caso de que suceda, que el usuario introduce un importe superior al establecido Tarifas de imputación del tipo consumo Si el usuario ha elegido el tipo de imputación como de consumo, al definir una nueva tarifa podrá indicar a Alexia el importe según cada cantidad consumida como muestra la figura 8. Alexia permite asignar distintas tarifas a un concepto dependiendo del consumo que de él se realice. Fig.8 En el ejemplo de la figura 8 si el alumno consume 1 unidad el importe final del concepto será de 100, si consume 2 unidades el importe final del concepto será de 150, y si consume 3 unidades el importe final del concepto será de 195. Otro ejemplo puede ser que las 19 primeras unidades se cobren a 10 y a partir de la 20 y hasta 100 se cobren a 8. La figura 9 muestra el modo como el usuario debería introducir estos importes para este ejemplo. 10

11 Fig.9 Así, en el caso de consumir 19 unidades el importe final será 190 y en el caso de consumir 25 unidades el importe final será La pestaña descuentos En esta pestaña Descuentos el usuario deberá marcar los alumnos a los que les aplicará el descuento pudiendo restar una cantidad, aplicar un tanto por ciento, sumar un importe o cobrar exactamente la cantidad indicada, es decir, un valor fijo. Puede darse la situación de que a un alumno se le quiera aplicar un incremento de una cantidad por algún motivo del tipo coste adicional. En este caso el usuario seleccionará el signo + además de indicar el importe. Los descuentos no aparecen en el vencimiento que el titular recibe. En él sólo aparece la cantidad final sin detallar las operaciones que se han realizado. En el caso de las becas Cospa&Agilmic recuerda que el usuario deberá utilizar el concepto negativo explicado en el punto de este manual. Alexia permite aplicar descuentos a determinados alumnos de 4 formas distintas (-, +, %, =). A un alumno sólo se le aplicará un descuento por concepto. A un alumno sólo se le puede aplicar un descuento por concepto La pestaña periodos En esta pestaña el usuario podrá determinar a qué períodos pertenecerá el concepto que está creando o definiendo. Para crear un nuevo período el usuario deberá acceder a la aplicación correspondiente explicada en el punto 1.3 de este manual. 11

12 Es recomendable marcar el check Es periódico? en los conceptos que se factura en algunos meses. Por ejemplo el concepto: Piscina cubierta facturable en los meses de verano. Al realizar la facturación sólo aparecerán los conceptos asignados al período de la facturación. Dicho de otro modo, si el usuario desea que un concepto aparezca en un período determinado será en este check donde deberá señalarlo. Figura 10. Si el usuario marca el concepto como periódico éste se facturará en aquellos meses que el propio usuario determine. Fig La pestaña idiomas En esta pestaña el usuario podrá escribir el nombre del concepto en otros idiomas. 12