El registro de solicitudes de alumnos y su matriculación Versión del manual 1.0

Transcripción

1 El registro de solicitudes de alumnos y su matriculación

2 INTRODUCCIÓN... 3 OBJETIVOS... 4 Capítulo 1: Motivo, elementos y tipos de preinscipciones Motivo de una preinscripción Elementos de una preinscripción Tipos de preinscripciones... 6 Capítulo 2: Creación y registro de la preinscripción Preinscripción de un alumno externo Preinscripción de un alumno externo en una sección existente Preinscripción de un alumno externo en una sección prevista Nueva preinscripción de un alumno del centro educativo Preinscripción de un alumno del centro en una sección existente Preinscripción de un alumno del centro en una sección prevista Captura de preinscripciones de sistemas externos Mantenimiento de preinscripciones Capítulo 3: Matriculación de preinscripciones Matriculación desde la ficha del alumno Matriculación desde la sección Capítulo 4: Reserva de plaza Reserva de plaza Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 2

3 Introducción La preinscripción de alumnos en un centro educativo tiene como principal objetivo la gestión de solicitudes de futuras matrículas, ya sean de secciones académicas como de actividades extraescolares y/o servicios. A lo largo de este manual el usuario conocerá la manera con la que Alexia gestiona todo este proceso. C&A quiere recordar al usuario la importancia de conocer a fondo la aplicación de las normas de matriculación en cada lugar del territorio español. Es por ello que el presente manual incluye la explicación del proceso de matriculación en el caso de que la última decisión sobre ésta sea una competencia del Departamento o Consejería de educación de la comunidad autónoma. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 3

4 Objetivos A lo largo de este manual aparecen las herramientas necesarias para alcanzar los siguientes objetivos: 1. Reconocer los tipos de preinscripciones a partir de su origen. 2. Introducir datos en la ficha de preinscripción del alumnado. 3. Capturar preinscripciones a partir de ficheros procedentes de sistemas externos al centro educativo. 4. Formalizar la matrícula desde la ficha del alumno y desde una sección. 5. Distinguir el proceso de preinscripción del proceso de reserva de plaza y promoción. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 4

5 Capítulo 1: Motivo, elementos y tipos de preinscipciones. 1.1 Motivo de una preinscripción La preinscripción de alumnos en un centro educativo tiene como principal objetivo la gestión de solicitudes de futuras matrículas ya sean de secciones académicas como de actividades extraescolares y/o servicios. La preinscripción es el paso previo a la gestión de futuras matrículas. A su vez esta aplicación puede considerarse como paso previo a la composición de grupos o secciones del siguiente año académico. 1.2 Elementos de una preinscripción Una preinscripción consta de 2 elementos: El alumno, que a su vez puede ser: o Externo al centro educativo: Alumnos que no constan en la base de datos de Alexia. o Interno al centro educativo: Alumnos que constan en la base de datos de Alexia y que desean matricularse en alguna sección que requiera autorización. La sección, que a su vez puede ser: o Existente en el centro y a la que el alumno desea agregarse en el presente año académico. o Prevista en el centro en el momento de la preinscripción. Por ejemplo las secciones del próximo año académico. Los elementos de una preinscripción son: El alumno: o Externo o Interno La sección: o Existente o Prevista Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 5

6 1.3 Tipos de preinscripciones De la combinación de todos los elementos presentados en el punto 1.2 surgen los siguientes tipos de preinscripciones: Alumnos externos al centro con preinscripción a una sección prevista. Por ejemplo un alumno nuevo que quiere inscribirse al centro para estudiar P3 el próximo curso. Generalmente entran en este tipo aquellos procesos externos gestionados por la Comunidad Autónoma que exige un proceso de matriculación en el cual la Consejería termina enviando un fichero con la relación de alumnado asignado al centro educativo. Alexia considera que los alumnos del centro que confirman plaza para el siguiente año escolar no deben entrar en el proceso de preinscripción. Alumnos externos al centro con preinscripción a una sección existente. Por ejemplo un alumno nuevo que quiera apuntarse a la actividad extraescolar de pintura del presente año escolar. Alumnos internos al centro con preinscripción a una sección prevista. Por ejemplo un alumno del centro que quiere matricularse a la actividad de Viaje cultural y que se impartirá o no según el número de alumnos que se preinscriban. Alumnos internos al centro con preinscripción a una sección existente. Por ejemplo un alumno del centro que quiere matricularse a la actividad de fútbol y, por algún motivo, el centro ha decidido que antes de la matrícula debe de haber una preinscripción. Es importante conocer que Alexia considera que los alumnos del centro que confirman plaza para el siguiente año escolar no deben entrar en el proceso de preinscripción, ya que este caso queda cubierto en el proceso de cambio de curso o promoción. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 6

7 Capítulo 2: Creación y registro de la preinscripción 2.1 Preinscripción de un alumno externo. Para la preinscripción de un alumno nuevo externo al centro educativo el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Preinscripción \ Preinscripción Fig Preinscripción de un alumno externo en una sección existente Al pulsar sobre el botón Nuevo la suite preguntará al usuario si desea realizar la preinscripción de un nuevo alumno o por el contrario de un alumno del que ya se tienen los datos en el registro. Para inscribir a un alumno en una sección existente son imprescindibles los datos: Nombre Primer apellido Ejercicio Sección Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 7

8 Fig.2 Para el caso que ocupa en este momento el usuario deberá elegir la opción Persona externa al centro. Figura 2. Una vez elegida dicha opción Alexia presentará al usuario la pantalla en la que podrá incluir los datos del nuevo alumno. Figura 3. Son imprescindibles los datos: Nombre Primer apellido Ejercicio Sección Fig.3 La diferencia con los casos que a continuación se presentarán está en que el usuario deberá indicar la sección a la quiere preinscribir al alumno, ya que se considera que dicha sección existe en el momento de realizar la preinscripción. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 8

9 2.1.2 Preinscripción de un alumno externo en una sección prevista En este caso la preinscripción se desarrollará de la misma manera que se ha realizado la preinscripción de un alumno nuevo en una sección existente pero ahora el usuario indicará, además del año en el que transcurrirá dicha actividad, el curso, en lugar de la sección. Para inscribir a un alumno en una sección existente son imprescindibles los datos: Nombre Primer apellido Ejercicio Curso 2.2 Nueva preinscripción de un alumno del centro educativo Para la preinscripción de un alumno del centro educativo el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Preinscripción \ Preinscripción Habiendo recorrido la ruta detallada en el punto 2.1, al pulsar sobre el botón Nuevo la suite preguntará al usuario si desea realizar la preinscripción de un nuevo alumno o por el contrario de un alumno del que ya se tienen los datos en el registro. Fig.4 Para el caso que ocupa en este momento el usuario deberá elegir la opción Alumno o exalumno del centro. Figura 4. Una vez elegida dicha opción Alexia presentará al usuario la pantalla en la que podrá buscar al alumno sobre el que desea trabajar. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 9

10 2.2.1 Preinscripción de un alumno del centro en una sección existente Este tipo de preinscripción se desarrollará de la misma manera que la preinscripción de un alumno externo en una sección existente. La única diferencia que encontrará el usuario será que la suite le pedirá que seleccione uno de los alumnos dentro de la base de datos tal y como se ha indicado en el punto anterior. Figura 5. Fig Preinscripción de un alumno del centro en una sección prevista Dicha preinscripción se desarrollará de la misma manera que la preinscripción de un alumno del centro en una sección existente pero esta vez indicando el año y el curso. 2.3 Captura de preinscripciones de sistemas externos. Este punto va dirigido a aquellos centros educativos en los que la preinscripción de alumnos esté centralizada en el gobierno de la Comunidad Autónoma y, llegado el momento, éste entregue un archivo con las preinscripciones asignadas al centro. En algunas comunidades autónomas la gestión de matrículas académicas está centralizada en su gobierno. Es importante destacar que este caso se considerará como el de preinscripción de alumnos externos a secciones previstas, tratado en el apartado de este manual. Dependiendo de la Comunidad Autónoma en la que esté registrado el centro, la suite educativa Alexia pedirá unos u otros datos previos. Generalmente solicita el archivo que contiene la preinscripción. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 10

11 En este caso el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Preinscripción \ Preinscripción Fig.6 El asistente ofrecerá la opción de capturar el archivo con las preinscripciones. Figura Mantenimiento de preinscripciones El mantenimiento de preinscripciones únicamente permite recoger datos y agregar comentarios al historial que puedan ayudar al seguimiento de dicha preinscripción, como por ejemplo el registro de entrevistas mantenidas con los padres del alumno, la documentación que se les ha entregado, u otros datos de interés relevante. Figura 7. Fig. 7 Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 11

12 Capítulo 3: Matriculación de preinscripciones Aquellos alumnos que tengan preinscripciones se podrán matricular desde la propia Ficha del alumno \ carpeta de preinscripciones. En dicha carpeta también se podrá consultar el historial de todas las preinscripciones que ha realizado el alumno a lo largo de su vida escolar. Figura 8. El asistente de Alexia ofrece la opción de capturar el archivo enviado por el departamento de educación de la comunidad autónoma en el que se incluyen los alumnos asignados al centro educativo. Fig Matriculación desde la ficha del alumno En el caso de los alumnos externos es importante recordar que previo a la matriculación el usuario deberá crear su ficha. Para ello el usuario recorrerá la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Alumnos \ Nuevo El asistente le preguntará al usuario el origen del alumno que en este caso deberá elegirse la opción desde una preinscripción. Figura 9. Fig.9 Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 12

13 El usuario elegirá el alumno desde la base de datos e introducirá la información en aquellos campos obligatorios a formalizar creando así la ficha del alumno. Para matricular desde la ficha del alumno el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Alumnos \ Preinscripción Fig.10 Para formalizar la matrícula el usuario pulsará sobre el botón editar y sobre el botón matricular, preinscripción que desee formalizar., seleccionando la Nota: El usuario podrá hacer un filtro de las preinscripciones según su estado. Esta opción será muy útil en caso de que deba realizar más de una preinscripción del mismo tipo. En caso de que la preinscripción se haya realizado sobre una sección existente la matrícula queda formalizada. En caso de que la preinscripción se haya realizado sobre una no existente, esto es, sobre un curso, Alexia pedirá al usuario que determine el grupo al cual quiere inscribir al alumno. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 13

14 3.2 Matriculación desde la sección Para la matriculación desde la sección el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Oferta educativa \ Secciones Al abrir la aplicación el usuario deberá: 1. buscar la sección sobre la que desea trabajar 2. pulsar sobre la pestaña preinscripción 3. seleccionar los alumnos que desea matricular 4. pulsar sobre el botón matricular Fig.11 La preinscripción sobre la que se realizará la matrícula permanecerá en la carpeta de Preinscripciones pero en estado Matriculado y en la carpeta Matrículas mostrará el nuevo alumno. Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 14

15 Capítulo 4: Reserva de plaza 4.1 Reserva de plaza Aunque la reserva de plaza no corresponde a la preinscripción de alumnos, es importante conocer cómo Alexia desarrolla el proceso de reserva de plaza, ya que se trata de una tarea que suele gestionarse al mismo tiempo que la preinscripción de alumnos en secciones académicas. La suite educativa Alexia considera que todos los alumnos continuarán en el centro educativo el próximo año escolar. Si una familia comunica al centro que no desea continuar el usuario introducirá este dato en Alexia. Cuando llegue el momento de la promoción de alumnos Alexia recordará al usuario el estado de reserva de plaza de todos los alumnos. En un centro educativo el proceso de reserva de plaza suele desarrollarse de forma paralela al proceso de preinscripción y matrícula. Para la reserva del plaza el usuario deberá recorrer la siguiente ruta: Archivo \ Mantenimiento \ Alumnos \ Matrícula \ Ficha matrícula Fig.12 Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 15

16 El centro, después del consentimiento de la familia, marcará o no la casilla en la que Alexia pregunta Reserva plaza?. Nota: es importante que el usuario recuerde que antes de pasar a la Ficha matrícula debe de haber pulsado sobre editar para poder marcar o desmarcar la casilla que ahora le ocupa. En el proceso de promoción de alumnos explicado en otro manual, Alexia recordará al usuario el listado de alumnos que han reservado plaza y los que no la han reservado, pudiendo por última vez cambiar su opción de reserva. Figura 13. Fig.13 Cospa & Agilmic S.L.U. una empresa Educaria 16