SISTEMA SAE-NIE MANUAL DE USUARIO 25/03/2015. Creado por: Ing. José Antonio Pineda Hernández

Transcripción

1 SISTEMA SAE-NIE MANUAL DE USUARIO 25/03/2015 Creado por: Ing. José Antonio Pineda Hernández

2 Sistema de Registro Académico Institucional SIRAI Índice INTRODUCCIÓN... i REGISTRO DE SECCIONES... 1 Creación de secciones... 3 Modificación de datos generales de secciones... 8 Eliminación de secciones ADMINISTRAR ALUMNO Búsqueda de NIES Creación de fichas de alumnos Actualización de fichas de alumnos REGISTRO DE MATRÍCULA Matrícula de alumnos Eliminación de matrícula Imprimir nómina por sección ii

3 INTRODUCCIÓN El siguiente manual está dirigido a todos los centros educativos del país, en el cual se detalla el procedimiento a seguir para la digitación y promoción de estudiantes de Educación Parvularia y Básica en el Sistema SAE-NIE, se recomienda leer detenidamente cada una de las opciones expuestas en el siguiente manual antes de comenzar con el proceso de matrícula. i

4 REGISTRO DE SECCIONES Todos los centros educativos a nivel nacional comenzarán el proceso de digitación y promoción de estudiantes en el sistema NIE-SAE según la programación establecida. Dicha programación será socializada a través la respectiva Dirección Departamental de Educación. En primer lugar se debe accesar con el usuario digitador a las siguientes direcciones: Digitar usuario, contraseña y luego dar click en el botón ingresar. 1

5 Al ingresar aparecerá la siguiente pantalla, donde se pueden observar los 3 procesos necesarios para la digitación y promoción de estudiantes en sistema: Registro de Secciones Administrar Alumnos Registro de Matrículas Además en dicha pantalla se muestra el usuario con el que se está trabajando, su perfil, el nombre del centro educativo asignado y el código de infraestructura. 2

6 La opción Registro de Secciones se utilizará en las siguientes situaciones: 1. Creación de secciones. 2. Modificación de datos generales de secciones. 3. Eliminación de secciones. Creación de secciones Las secciones se crean según los grados que imparte el centro educativo. Éste es el primer paso antes de matricular a los estudiantes. Para ello se debe dar click en la opción registro de secciones del menú procesos. En la siguiente pantalla aparece una barra herramientas con las siguientes opciones: Nuevo Modificar Eliminar Guardar Buscar Limpiar Salir 3

7 Por otra parte se encuentra el filtro Año Escolar Oficial y los filtros correspondientes a las secciones. Antes de comenzar la creación de la sección en sí, se debe utilizar el filtro Año Escolar Oficial y dar click en el año que se desee trabajar. 4

8 Luego dar click en la opción nuevo del Menú de Herramientas. Posteriormente seleccionar y rellenar todos los datos generales de la sección a crear. Primeramente elegir el tipo de sección correspondiente. 5

9 Luego seleccionar el grado que se desea crear. Después se debe digitar el identificador de la sección, algunos centros educativos utilizan letras y otros utilizan números, queda a criterio de cada Centro Educativo. Posteriormente elegir el turno respectivo para finalmente dar click en el botón guardar. 6

10 Deberá aparecer el mensaje: sección creada satisfactoriamente. 7

11 Modificación de datos generales de secciones Si por alguna razón se desean cambiar los datos generales de una sección creada se seguirán los siguientes pasos: Dar click en la opción Registro de secciones del menú procesos. (Pag. 3) Seleccionar el año escolar oficial en el que se desea modificar la sección. (Pag. 4) En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desea modificar y luego dar clic en la opción buscar de la barra de herramientas. 8

12 NOTA. Se podría utilizar los demás filtros pero es recomendable usar solamente el filtro del servicio educativo para una búsqueda más efectiva. Al dar click en el botón buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccionó. Para la modificación de la sección se coloca el puntero sobre la misma hasta que aparezca:, luego se da click. En la siguiente pantalla se puede modificar ya sea el identificador de la sección ó el turno, posteriormente se da click en la opción modificar de la barra de herramientas. 9

13 Deberá aparecer el mensaje: sección modificada satisfactoriamente. Eliminación de secciones Si se desea eliminar una sección que se creó por error, se seguirán los siguientes pasos: Dar click en la opción Registro de secciones del menú procesos. (Pag. 3) Seleccionar el año escolar oficial en el que se desea eliminar la sección. (Pag. 4) En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desea eliminar y luego dar clic en la opción buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8) Al dar click en el botón buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccionó. Para la eliminación de la sección se coloca el puntero sobre hasta que aparezca: click. (Pag. 9), luego se da 10

14 En la siguiente pantalla simplemente se da click en la opción eliminar de la barra de herramientas. Deberá aparecer el mensaje: Sección Eliminada. NOTA: Solamente se pueden eliminar las secciones en las que no se ha matriculado ningún alumno. 11

15 ADMINISTRAR ALUMNO La opción administrar alumno se utilizará en las siguientes situaciones: 1. Buscar NIES de aquellos estudiantes que se matricularon físicamente en el centro educativo pero que provienen de otra institución y no han presentado NIE en su certificado. 2. Crear fichas para los alumnos que comienzan en el sistema educativo(parvularia), han estudiado en el extranjero ó estudiaron antes del año 2008 y hasta éste momento se reincorporan al sistema. 3. Actualizar los datos generales de la ficha del alumno. Búsqueda de NIES Como se detalló anteriormente, la búsqueda de NIES es INDISPENSABLE cuando un estudiante proviene de otra institución y no le aparece reflejado su NIE en el certificado, no se debe cometer el error de crear una ficha nueva a un estudiante sin antes agotar todas las opciones de BÚSQUEDA POR NOMBRE posibles, ya que la mayoría de estudiantes cuentan con un número de NIE a pesar de que no les aparece en su certificado en algunas ocasiones. 12

16 Para comenzar la búsqueda se debe dar click en la opción administrar alumno del menú procesos. En la siguiente pantalla se digita el nombre del estudiante en los campos correspondientes y se da click en la opción buscar de la barra de herramientas. Es muy IMPORTANTE colocar tildes en nombres y apellidos para que la búsqueda sea más efectiva ya que así tendremos como resultado registros con tilde y sin tilde. 13

17 También se puede utilizar el símbolo % para sustuituir aquellas letras en los nombres que pueden variar en cuanto a la escritura del nombre, existen nombres que tienen más de 2 formas de escribirse como por ejemplo: Estephanie --- Estefani --- Estefany ---Etc Si queremos buscar: KARLA ESTEFANI FLORES, se colocará: %ARLA %ST%AN% FLORES y luego se dará clic en el botón buscar de la barra de herramientas. Cada signo de % significa que en esa parte del nombre la letra o bloque de letras puede variar y solamente se dejan las que no pueden ser sustituidas. En el nombre Karla se sabe que puede comenzar con K ó con C por eso se coloca el signo de porcentaje al inicio, el resto del nombre no puede variar. El siguiente nombre Estefani puede comenzar con E ó con S de ahí que en la búsqueda se coloca el signo de % al inicio. Los únicos bloques que no pueden variar son ST y AN. Los resultados de la búsqueda serán 14

18 Creación de fichas de alumnos. La creación de fichas de alumnos se hará ÚNICAMENTE cuando el alumno sea nuevo en el sistema educativo, es decir, alumnos de parvularia ó que han realizado sus estudios anteriores en otro país, también se puede dar el caso de alumnos que estudiaron antes del año 2008 y que se reincorporan en el presente año. Se da click en la opción administrar alumno del menú procesos. (Pag. 13) Luego dar click en la opción nuevo del Menú de Herramientas. (Pag. 5) En la siguiente pantalla, se deben digitar los datos generales del alumno, la ficha cuenta con las siguientes pestañas: 15

19 En la primera pestaña datos personales todos los campos son obligatorios para la creación de la ficha a excepción del número de DUI, es necesario tener mucho cuidado con los nombres y apellidos, se deben digitar como están en la partida de nacimiento, colocando las tildes respectivas y respetando la ley del nombre. En la mayoría de campos solamente deben seleccionar la opción correcta según los datos generales del estudiante, en el caso de la fecha de nacimiento, pueden elegirla de un calendario desplegable o digitarla según el formato dd/mm/aaaa. La distancia se digita en números enteros o con un decimal. En la segunda pestaña los campos obligatorios son los siguientes: Dirección, Departamento y Municipio. Los campos de las siguientes pestañas son opcionales a excepción de los datos del responsable en la pestaña familiares que es obligatorio, es muy importante rellenar los campos opcionales tomando en cuenta que la ficha que se cree en básica se utilizará en algún momento en Educación Media, de ahí la importancia de colocar correctamente los nombres y apellidos para no ocasionar problemas en un futuro. 16

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21 La última pestaña solamente es de consulta, en ella se visualiza la bitácora de estudios del alumno, es decir su historial en el sistema educativo. Como se está creando la ficha es lógico que no aparezca ninguna información. Finalmente, cuando se rellenan todos los campos de la ficha se da clic en la opción guardar de la barra de herramientas. Deberá aparecer el mensaje: alumno creado exitosamente. 18

22 Si al momento de dar clic en la opción guardar aparece lo siguiente: Eso significa que ya existe un registro similar en el sistema, es una validación que evita la DUPLICIDAD de registros. Solamente deben elegir una de las coincidencias, actualizar los campos necesarios y posteriormente dar click en guardar. De lo contrario, si no hay un registro que coincida con los datos del alumno que se está creando, simplemente se da click en omitir y guardar. 19

23 Actualización de fichas de alumnos La actualización de fichas de alumnos se hará en aquellos casos en los que se desee cambiar algún campo de una ficha existente, como por ejemplo la dirección cuando un alumno ha cambiado de domicilio. Hay que tomar en cuenta que se pueden modificar todos los campos a excepción de NOMBRES Y APELLIDOS lo cual debe solicitarse al respectivo ACREDITADOR DEPARTAMENTAL. Se da click en la opción administrar alumno del menú procesos. (Pag. 13) En la siguiente pantalla se digita ya se el NIE o el nombre del estudiante en los campos correspondientes y se da click en la opción buscar de la barra de herramientas. 20

24 REGISTRO DE MATRÍCULA En la opción registro de matrícula del menú procesos se pueden realizar los siguientes procesos: 1. Matrícular de alumnos por nombre y por NIE. 2. Eliminar matrícula de alumnos. 3. Imprimir nómina por sección. Matrícula de alumnos Para comenzar la matrícula, se da click en la opción registro de matrícula del menú procesos. Seleccionar el año escolar oficial en el que se desea matricular. (Pag. 4) En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desee matricular y luego dar clic en la opción buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8) Al dar click en el botón buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccionó. Para matricular se coloca el puntero en una determinada sección hasta que aparezca dar click. (Pag. 9), luego 21

25 En la siguiente pantalla dar click en la opción matricular alumno. Luego digitamos el NIE o el nombre del estudiante (solamente en los casos de alumnos nuevos en sistema al que previamente hemos creado ficha. Ver pag. 16), dar click en el botón buscar y posteriormente seleccionar el registro del estudiante a matricular. 22

26 Al dar clic sobre el estudiante aparecerá el sigueinte mensaje: Si el alumno ya ha cursado un grado superior al que se desea matricular aparecerá el siguiente mensaje: Si el alumno ya está matriculado en la sección aparecerá el siguiente mensaje: 23

27 Eliminación de matrícula Para eliminar una matrícula, se da click en la opción registro de matrícula del menú procesos. Seleccionar el año escolar oficial. (Pag. 4) En el filtro servicio educativo dar click en el grado en el que se desee eliminar la matrícula y luego dar clic en la opción buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8) Al dar click en el botón buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccionó. Para eliminar una matrícula se coloca el puntero en una determinada sección hasta que aparezca, luego dar click sobre la misma. (Pag. 9) En la siguiente pantalla aparece la nómina de alumnos matriculados, se seleccionan los alumnos y se da clic en el botón eliminar. 24

28 Imprimir nómina por sección Para imprimir una nómina por sección, se da click en la opción registro de matrícula del menú procesos. Seleccionar el año escolar oficial. (Pag. 4) En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desea imprimir la nómina y luego dar clic en la opción buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8) Al dar click en el botón buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccionó. Para imprimir la nómina se coloca el puntero en una determinada sección hasta que aparezca, luego dar click sobre la misma. (Pag. 9) En la siguiente pantalla aparece la nómina de alumnos matriculados, simplemente se da clic en el botón imprimir de la barra de herramientas hasta que aparezca una nueva ventana donde se elige la ubicación de almacenamiento del archivo en formato pdf. 25

29 NOTA: El botón limpiar de la barra de herramientas se utiliza para eliminar a nivel general lo que se ha digitado en pantalla. 26