CAPÍTULO XIII-bis DOCUMENTOS DE PAGOS PROVEEDORES Y REMESAS.

Transcripción

1 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 1/31 CAPÍTULO XIII-bis DOCUMENTOS DE PAGOS PROVEEDORES Y REMESAS.

2 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 2/31 Producto: Aplicación Administración de Fincas TAAF, versión 4.01.k-n La información contenida en este documento puede ser modificada sin previo aviso y no representa compromiso alguno por parte de TAAF S.L. Copyright TAAF S.L. Tecnología Aplicada a la Administración de Fincas S.L. Reservados todos los derechos. Queda prohibido reproducir parte alguna de este documento cualquiera que sea el medio empleado electrónico, mecánico, fotocopia, grabación, etc. - sin el permiso previo y por escrito por parte de TAAF. TAAF es una marca registrada por Tecnología Aplicada a la Administración de Fincas (TAAF) S.L. TAAF S.L. Avda. Gran Vía Corts Catalanes 514, 1º 7ª Barcelona Telf Fax Correo: soporte@taaf.es

3 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 3/31 INFORMACIÓN. Versión actual del documento 4.00.k-n 10 de Junio de Versión anterior del documento 4.00.l 30 de Diciembre de Referencia del documento Título del documento Idioma origen Autor Responsable Capítulo XIII-Bis-Documenots Pago Proveedores y Remesas. Castellano Colaboradores de TAAF J.Ramón Fernández. Novedades respecto de la versión anterior. Adecuación al cambio de versión de la aplicación e inserción de las normas de documentación básica. - Se revisa la plantilla de Word vinculada a este proceso, mostrando la descripción del concepto de facturas de horizontal correspondiente, ya que en versiones anteriores mostraba la descripción de vertical.

4 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 4/31 CAPÍTULO XIII - GESTIÓN ECONÓMICA GENERACIÓN DOCUMENTOS DE PAGO Y REMESAS. 1.- INTRODUCCIÓN PROCESO 1 : GENERACIÓN Y CONSULTA DE DOCUMENTOS DE PAGO PASO 1: GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DE PAGO PASO 2: CONSULTA DE DOCUMENTOS DE PAGO PASO 3: VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO DE PAGO PROCESO 2 : GENERACIÓN DE FACTURA DE COMISIONES PROCESO 3 : GENERACIÓN DE REMESAS PASO 1: ALTA DE REMESAS PASO 2: IMPRESIÓN DE REMESAS PASO 3: IMPRESIÓN DE CARTAS PASO 4: GRABACIÓN EN SOPORTE MAGNÉTICO GENERACIÓN DE FICHERO

5 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 5/ INTRODUCCIÓN. El proceso que se indica en este manual permite al usuario la generación de Documentos de Pago por agrupación de facturas de un mismo proveedor y forma de pago, y gestionar su pago mediante el procedimiento de generación de remesas. Dado que el proceso es común, se incluyen en este módulo tanto Propiedad Vertical como Propiedad Horizontal.

6 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 6/31 PROCESO 1 : GENERACIÓN Y CONSULTA DE DOCUMENTOS DE PAGO. PASO 1: GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DE PAGO. A La generación de Documentos de Pago se realiza desde el Menú Facturación Gastos - Generación Documentos de Pago (A), y es indistinto para Vertical y Horizonal. Al acceder a la pantalla de generación de Documentos de Pago el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que, por defecto, informa de la empresa activa, las fechas para la selección hasta el día, y la fecha del Documento de Pago con la fecha del día. El usuario informará los datos para la generación.

7 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 7/ (1) Origen: Permite la selección de facturas procedentes de Vertical, de Horizontal o bien de ambos a la vez. Por defecto el sistema muestra el origen: 0-Vertical y Horizontal. (2) Empresa: Seleccionaremos la empresa de las facturas que deseemos generar el Documento de Pago. (3) Forma Pago: Permite la búsqueda de facturas por una determinada forma de pago. Seleccionaremos la forma de pago que deseemos generar. En el caso de no indicar nada, el sistema interpreta que se generarán los docuementos de pago de todas las formas existentes. El usuario puede definir la tabla de formas de pago, siendo las más tradicionales: transferencia, talón nominativo, talón portador, etc. (4) Proveedor Inicio/Fin: Opción de filtar por proveedores determinados. (5) Fecha Inicio/Fin: Búsqueda por el periodo que se desee. (6) P. Periodificado: Al marcar el check el sistema mostrará únicamente las facturas procedentes de pagos periodificados. (7) Fecha: Fecha del Documento de Pago.

8 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 8/ (8) Consulta: Ejecuta la consulta, mostrando las facturas pendientes. (9) Cuenta Pago: Informaremos la cuenta por la que se realizará el pago. Campo obligatorio para generar el Documento de Pago, de este campo se obtiene la cuenta contable para el enclace con contabilidad. (10) Marcar/Desmarcar Todos: Marcaje o desmarcaje masivo de las facturas que muestra la consulta para generar el Documento de Pago. (11) Generar Documentos: Botón que genera los documentos de pago por proveedor, agrupando las facturas de un mismo proveedor y forma de pago en un documento de pago.

9 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 9/31 PASO 2: CONSULTA DE DOCUMENTOS DE PAGO. B Al acceder a la Consulta de Documentos de Pago (B) el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que, por defecto, informa de la empresa activa i la fecha de inicio: día 1 del mes en curso, y fecha fin: del día en curso.

10 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 10/31 El usuario informará los datos para la consulta: (1) Informaremos los datos necesarios para la búsqueda de los documentos de pago que nos interese, pudiendo filtrar por empresa, fechas, proveedores y forma de pago. (2) Consulta: Ejecuta la consulta mostrando los resultados, documentos de pago que cumplen los datos que hemos indicado. (3) Marcaje/Desmarcaje: Selección masiva de los documentos que tenemos en pantalla para la impresión o obtención de plantillas. (4) Impresora amarilla: Impresión del Documento de Pago por Proveedor, mostrando en cada uno las facturas que contiene. (5) Impresora gris: Impresión del listado de Documentos de Pago que muestra la consulta. (6) Generar carta: Abrirá la siguiente pantalla que permite la selección de la plantilla TAAF_DocumentoPago o la pròpia del usuario.

11 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 11/31 Al seleccionar la plantilla, el sistema la abriará para proceder a la combinación de los datos, combinado una carta por cada documento de pago, es decir, por cada proveedor, tal y como se observa en el ejemplo siguiente: (7) Eliminar: Elimina los documentos de pago seleccionados en la consulta.

12 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 12/31 PASO 3: VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO DE PAGO. Podemos acceder al Documento de Pago desde: 1. Menú Facturas Gastos Documentos Pago (C): Si conocemos el número del Documento de Pago generado: C Al acceder a esta pantalla indicaremos el número del Documento de Pago en el campo Número (1) y daremos al <Intro> para su visualización:

13 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 13/ Menú Facturas Gastos Consulta Documentos Pago: Buscar el Documento de Pago y hacer doble clic por el lateral izquierdo de éste (2): 2

14 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 14/31 En ambos casos visualizaremos el Documento de Pago, que consta de dos pestañas: 1. Cabecera: Contiene los datos generales del Documento de Pago: Proveedor, Cuenta de Pago de éste, Forma de Pago, Cuenta por la que se paga, etc. 2. Detalle: Contiene las facturas agrupadas en el Documento de Pago.

15 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 15/31 PROCESO 2 : GENERACIÓN DE FACTURA DE COMISIONES. PASO 1: GENERACIÓN DE FACTURAS DE COMISIONES. C El proceso se realiza desde el Menú de Facturación de Gastos Generación Facturas Comisiones (C), y es indistinto para Vertical y Horizonal. Si se desea incluir en el Documento de Pago estas facturas de comisiones, éstas se generarán una vez generado el Documento de Pago para poder incluirlas en él. En el ejemplo anterior se ha informado la comisión en la ficha de uno de los proveedores. Al consultar la factura de éste podemos visualizar el porcentaje aplicado de comisión (1) en la pestaña Cabecera, así como también el importe (2) en la pestaña Vencimientos :

16 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 16/ Al acceder a la Generación de Facturas de Comisiones, el sistema muestra la siguiente pantalla:

17 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 17/ (1) Empresa, Proveedor, Fecha de Inicio y de Fin: Intervalo de selección de la generación que se va a realizar. (2) Incluir en Documento de Pago: Parámetro que condiciona si la factura que vamos a generar se descuenta del Documento de Pago generado al proveedor o es una factura que su cobro es independiente. (3) Vertical Horizontal - Agrupados: Permite la selección de las facturas que se deben incluir, agrupando facturas de todas las áreas. (4) Concepto de Factura: Nos enlaza con la Tabla de Conceptos de Facturación General. El usuario debe seleccionar el concepto de este proceso de generación de facturas. (5) Fecha de la Factura. (6) Botón de Generación: Al pulsar este botón se ejecuta la generación de las facturas. El usuario informará los campos que desee para la generación: en el ejemplo siguiente se solicitan las facturas de comisiones para el mes de octubre, procedentes de vertical, se indica que se incluya en el Documentos de Pago, que se genere con fecha 30/10/2007 y con el concepto Comisiones proveedores clientes :

18 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 18/31 Al generar la factura, el sistema muestra el siguiente txt indicando la factura generada: Una vez generada la factura, si se ha indicado que se incluya en el Documento de pago, como en nuestro ejemplo, quedará imputada al Documento de Pago.

19 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 19/31 Si accedemos al Documento de Pago, en la pestaña Detalle podemos ver la factura de comisiones imputada (7). 7 PASO 2: CONSULTA DE FACTURAS DE COMISIONES. La consulta de las facturas generadas se realizará desde el menú de Facturación Administración Consultar Facturas, filtrando la consulta por el Origen que se desee y por el concepto especificado en este proceso, tal y como se indica en el Manual Capítulo XIV y Capítulo XXIV de Honorarios PV y PH.

20 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 20/31 PROCESO 3 : GENERACIÓN DE REMESAS. PASO 1: ALTA DE REMESAS. D La remesas de Documentos de Pago se realiza desde el Menú Facturación Gastos - Remesas de Documentos de Pago (D), y es indistinto para Vertical y Horizonal. Al acceder a la pantalla Remesas de Documentos de Pago el sistema muestra la siguiente pantalla:

21 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 21/31 Solicitaremos una nuea remesa haciendo clic en el botón de Nuevo (1): el sistema nos muestra el siguiente número de remesa, activando el lápiz (2) para proceder a la introducción de datos (3) Identificación de la remesa: Siguiendo el criterio de la aplicación, ésta la identifica como: Año / Empresa / Número de remesa.

22 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 22/ a (4) Forma de Pago: Seleccionaremos de la Tabla de Formas de Pago la agrupación de estos documentos de pago a remesar. (5) Fecha de Presentación: Informaremos la fecha en la que se presenta la remesa en la entidad bancaria. (6) Fecha de Cargo: Informaremos la fecha en la que se contabilizará la remesa. (7) Banco: Seleccionaremos de la tabla de Bancos la entidad en la que se realizará la presentación. El sistema nos mostrará la Cuenta Bancaria, la Cuenta Contable y el Sufijo, parámetros que obtendrá de la información contenida en la Tabla de Bancos y de conformidad con lo indicado en la forma de pago. (7a) Marcar remesa como nóminas: Permite informar si la remesa que se genera es de nóminas, lo que permitirá una mejor identificación por parte de las entidades bancarias. Es conveniente recordar que el usuario deberá hacer dos remesas de pago, por un lado a los empleados de fincas urbanas y por otro, a los proveedores generales. (8) Importe de la remesa: En el momento de la generación y antes de la selección de documentos, es cero.

23 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 23/31 (9) Selección de documentos: Mediante esta opción, introduciremos y buscaremos los documentos de pago que se van a incluir en esta remesa, de acuerdo con los parámetros que vamos a ver La selección la podemos realizar indicando el Proveedor, Fecha Inicio/Fin o Importe Inicio/Fin. (10) Solo Negativo: Al marcar este check la aplicación buscará únicamente los documentos de pago con importe negativo. Al apretar el botón para ejecuar la consulta (11) el sistema muestra todos los documentos de pago que cumplen los criterios de la búsqueda, tal y como se observa en la siguiente pantalla: 13 12

24 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 24/31 (12) Seleccionar todos: Mediante este botón podemos seleccionar todos los documentos que se muestran en pantalla. El usuario puede desmarcar aquellos que no quiera incluir en la remesa. También puede ir seleciconando uno a uno aquellos que desea incluir. (13) Remesar documentos seleccionados: Después de seleccionar los documentos a remesar, al dar a este botón todos los documentos marcados se incluirán en la remesa. La aplicación nos devuelve a la pestaña Detalle de la Remesa, en la que visualizaremos los documentos de pago: 14 (14) Importe Remesa.

25 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 25/31 14 PASO 2: IMPRESIÓN DE REMESAS. (1) Impresión de remesas: Mediante esta opción imprimiremos los modelos de listados de remesas e informes. 1

26 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 26/31 Algunos de estos informes son: -Cheque Nominativo con Carta, -Cheque Nominativo con Recibi, -Cheque Portador con Carta, -Cheque Portador con Recibi, -etc. Ejemplo de informe Cheque Nominativo con Carta :

27 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 27/31 PASO 3: IMPRESIÓN DE CARTAS. (1) Impresión de cartas: Mediante esta opción imprimiremos las cartas a proveedores, detallando las facturas incluidas en el documento de pago que se les pagará. 1 Al dar a este botón de Word se abrirá la siguiente pantalla parra seleccionar la plantilla:

28 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 28/31 Al seleccionar la plantilla se abrirá para proceder a su combinación:

29 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 29/31 PASO 4: GRABACIÓN EN SOPORTE MAGNÉTICO GENERACIÓN DE FICHERO. 1 2 (1) Generación del fichero: Por esta opción generaremos el fichero para enviar a la entidad bancaria. Al pulsar el botón de generación del fichero, la aplicación mostrará la siguiente pantalla:

30 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 30/31 1a 1b El usuario podrá indicar donde desea guardar el fichero (1a) o mantener la ruta de remesas predeterminada, e informará el nombre del fichero con la terminación del formato que desee (1b), por ejemplo un.dat : FacturasOctubre.dat Recordamos que hay entidades bancarias que exigen que la longitud del nombre del fichero sea: [8 Nombre.3 Extensión] A partir de este momento, la aplicación revisa todos los campos que son necesarios para la validez del procedimiento (Dígitos de control de las cuentas, poblaciones y códigos postales, la existencia de domiciliación bancaria en los documentos de pago, etc.), mostrando por ejemplo, en el caso de existir alguna incidencia, un mensaje de similares caracterísicas al siguiente: Al generalo correctamente dará el siguiente mensaje:

31 Capítulo XIII-Bis DOCUMENTOS PAGO PROVEEDORES Y REMESAS Página: 31/31 Una vez el proceso ha finalizado correctamente, podemos acceder a la carpeta del sistema donde el fichero ha sido grabado o ir a la ruta de plantillas predeterminada mediante el link Ver carpeta de remesas (2), mostrándose la siguiente pantalla: Desde aquí ya podemos enviarlo a través del medio que deseemos a la entidad bancaria.