Manual de ventas Presupuestos

Transcripción

1 Funcionalidad y acceso Contenidos Ficha de presupuesto Crear/modificar presupuesto Manual de ventas Presupuestos Crear presupuesto desde productos y anexar Crear presupuesto desde ficha de empresa Imprimir un presupuesto Envío e impresión masiva Traspaso de datos desde ficha de presupuesto Traspaso de presupuestos desde una ficha de cliente Gestión de presupuestos Uso de estados

2 Ventas / Presupuestos, funcionalidad y acceso FUNCIONALIDAD Podremos crear presupuestos, llevar un seguimiento, y traspasarlos a pedidos. También podremos obtener información sobre los presupuestos realizados por cliente, por comercial, así como obtener informes sobre los presupuestos realizados. COMO ACCEDO? A los contenidos, desde la ventana de área o barra de menú, seleccionando la opción deseada. A una ficha, desde el listado de presupuestos, desde una ficha de presupuesto ya abierta, o desde la ficha de una empresa INCLUYE Contenidos Ficha de presupuesto Creación de un presupuesto Visualización y modificar Traspaso a pedido Desde los listados de presupuestos y presupuestos desglosados accedemos a la ficha de presupuesto

3 Ventas / Presupuestos - Contenidos Presupuestos, Lista un presupuesto por fila y muestra los datos generales del presupuesto, empresa, fecha, comercial, etc., así como los datos económicos, precio, cantidad, descuento, IVA, etc. Desde este listado podremos crear, modificar o consultar un presupuesto. (Ver manual de funcionamiento, listados) En la parte inferior podemos acceder a las diferentes gráficas e informes ya configurados. Gráficas predefinidas: quesito de estado, presupuestos por comercial, estado y cliente potencial. Presupuestos desglosados, lista una fila por detalle de presupuesto, y nos indica también el cliente y la fecha del presupuesto. Esta opción es muy útil para realizar análisis por producto y por cliente. Este listado es solo de consulta, no permite realizar modificaciones. Gráficas: Conceptos, Son los productos de los presupuestos mostrados en un listado. Cada fila es un detalle de presupuesto indicando en el campo número de presupuesto a cual corresponde. Calendario, muestra en calendario los presupuestos realizados, pudiendo también acceder a cada uno. Podemos realizar filtros, mostrando por ejemplo solo los presupuestos realizados de un comercial.

4 Ventas / Presupuestos ficha de presupuesto La ficha de presupuesto nos da acceso a los contenidos relacionados, y nos muestra información del presupuesto. Esta ficha tiene datos calculados del presupuesto y procesos en la ficha del presupuesto, y en el detalle de presupuesto. Contenidos Detalle de presupuesto, muestra los conceptos (productos) del presupuesto. En el listado de presupuestos, seleccionamos uno Contenido

5 Ventas / Presupuestos crear / modificar presupuesto Paso 1, (desde el listado de presupuestos o desde una ficha de presupuesto) Pinchamos en crear, y se abre una ventana de edición parra introducir los datos del presupuesto. Estos aparecen agrupados, y normalmente será suficiente con rellenar los campos que aparece abiertos. Una vez los hayamos completado, pinchamos en añadir y ver. NOTA: Los datos económicos, se cargan automáticamente si los hemos completado en la ficha de la empresa. Paso 2, Se abre la ficha del presupuesto, y en detalles de presupuesto, pinchamos en crear. Se abre la edición del detalle del presupuesto, y buscamos y seleccionamos un producto, e indicamos la cantidad. Si la cantidad es uno, debemos de tabular, o hacer click en cualquier punto de la ventana de edición para que se realice el cálculo. Completamos los datos y pinchamos añadir en cadena, o añadir y cerrar

6 Ventas / Presupuestos - crear presupuesto desde productos y anexar Paso 1, accedemos al listado de productos y seleccionamos los deseados. También podemos acceder a los productos a través de una consulta guardada en productos, como por ejemplo, productos relax. Paso 2.- seleccionamos los productos deseado, e indicamos la cantidad en el recuadro en blanco. Paso 3.- pinchamos en procesos, generar presupuesto, Indicamos el contador, por defecto sale el predeterminado Indicamos el código de la empresa, (si pinchamos en la lupa, accedemos a un buscador) Indicamos la descripción del presupuesto, recomendamos indicar pres. nombre de empresa Y pinchamos en proceso NOTA: del mismo modo, podemos anexar productos a presupuestos ya creados.

7 Ventas / Presupuestos - crear presupuesto desde una ficha de empresa 1 1. Accedemos a ventas, y pinchamos en presupuestos de venta. 2. Una vez abierto el listado con los presupuestos, a continuación pinchamos en crear. 3. Se abre la ventana de edición, y completaremos o modificamos los datos necesarios y pinchamos en Añadir y cerrar Se cierra la ventana, y aparece el registro actualizado en la ficha NOTA: Si en lugar de Añadir y cerrar pinchamos en añadir y ver, se abre la ficha del presupuesto, y desde ahí podremos introducir los detalles del presupuesto

8 Ventas / Presupuestos - crear presupuesto desde una ficha de empresa 2 4. A continuación, accedemos a los contenidos del presupuesto 5. Pinchamos en crear en detalles de presupuesto 6. Se abre la ventana de edición del detalle: Buscamos y seleccionamos un artículo Introducimos la cantidad Y pinchamos Añadir en cadena para introducir nuevos registros o Añadir y cerrar sino deseamos introducir más registros. El presupuesto queda realizado.

9 Ventas / Presupuestos Imprimir un presupuesto (imprimir, visualizar, exportar y enviar mail) Impresora Desde el listado, pinchando con el botón derecho del ratón y seleccionando imprimir. Desde la ficha de presupuesto, en la impresora podremos encontrar los informes de presupuesto (pueden variar según usuarios).

10 Ventas / Presupuestos Envío e impresión masiva Desde el listado, mediante la herramienta enviar , podemos realizar un envío masivo de los presupuestos seleccionados, y del informe seleccionado en el desplegable. Si marcamos la pestaña enviar automático, no necesitamos confirmar cada envío de mail. El se reenvía a la dirección que tenga la empresa en el campo mail administrativo. Desde el listado, mediante la herramienta imprimir, podemos realizar una impresión masiva de los presupuestos seleccionados, y del informe seleccionado en el desplegable.

11 Ventas / Presupuestos traspaso de datos desde ficha de presupuesto Desde detalle de presupuesto Al abrir una ficha de presupuesto, abre por defecto los detalles del presupuesto. Seleccionamos los detalles deseados y la cantidad de cada detalle para traspasar. Nota: también podremos realizar el proceso desde el listado de conceptos (presupuestos / conceptos) Procesos: Traspasar a pedido, genera un pedido a partir de los datos contenidos en el presupuesto, en estado pendiente Traspasar a factura, genera en un único proceso un pedido, un albarán y una factura Traspasar a presupuesto de compra 1.- Seleccionamos individualmente o todas las filas a la vez 2.- Indicamos la cantidad que deseamos traspasar de los registros seleccionados 3.-Generamos proceso

12 Ventas - traspasos de presupuestos desde una ficha de cliente (Ver manual de funcionamiento general, fichas) 1.- En detalles de presupuesto, seleccionamos los detalles a traspasar y si fuera necesario modificamos la cantidad de cada detalle de presupuesto, poniendo una cantidad diferente en el recuadro 2.- Pinchamos en procesos, y seleccionamos: Traspasar presupuesto a pedido Traspasar presupuesto a factura (crea el pedido, y el albarán automáticamente) Traspasar presupuesto a presupuesto de compra 3.- Modificamos en su caso el contador (solo casos especiales) Y pinchamos en proceso y se realiza el traspaso de datos.

13 Ventas / Presupuestos gestión de presupuestos, uso de estados (uso recomendado) Estados: Pendiente Aceptado Finalizado Rechazado Tramitación: Al crear un presupuesto, por defecto, se crea en estado pendiente. Una vez nos confirman el presupuesto, cambiamos su estado a aceptado, parar su tramitación. Cuando tengamos el presupuesto firmado, y los datos de contacto del cliente rellenos, realizamos el traspaso a pedido, y pasamos el presupuesto a finalizado. El estado rechazado lo usaremos cuando el cliente rechaza la oferta. Seguimiento: Podremos llevar un seguimiento de estos, a través de su estado. A través de la consulta «presupuestos», (en el listado de presupuestos, pinchamos en cargar, y seleccionamos la consulta, también podemos acceder a las consultas desde la pantalla de inicio o área, ). Seguimiento de los presupuestos en estado pendiente. Mediante los indicadores de oportunidad podemos llevar un seguimiento de estos. Baja Media Alta También podremos realizar, y en su caso guardar, consultas de presupuestos como por ejemplo, por comercial. (Ver ayuda de funcionamiento general, filtro, filtro ágil, y herramientas de columnas).