Soft QS Tecnología aplicada al sector asegurador. isegur

Transcripción

1 Soft QS Tecnología aplicada al sector asegurador isegur

2 S O F T Q S Manual: Soft QS Plaza Azteca local 4 Zaragoza Teléfono Fax

3 Tabla de contenido TABLA: COMPAÑÍAS Grabar Compañía... 5 TABLA: GESTORES / AUXILIARES Grabar Gestor / Auxiliar... 7 TABLA: PRODUCTOS Grabar Ramo... 8 Grabar Subramos... 9 Grabar Garantía... 9 Grabar Campo Específico Grabar Producto TABLA: CANDIDATOS / CLIENTES Grabar Candidato / Cliente TABLA: SOLICITUDES / PÓLIZAS Grabar Solicitud al Candidato / Cliente PROCESO: DE CANDIDATO A CLIENTE TABLA: RECIBOS Proceso: de Candidato a Cliente Grabar un Recibo a la Póliza TABLA: DECLARACIÓN DE SINIESTROS Grabar una Declaración de Siniestro a una Póliza TABLA: SINIESTROS Pasar una Declaración de Siniestro a Siniestro

4 PRIMEROS PASOS isegur 3

5 GRABAR COMPAÑÍA 1.- Entrar en el fichero de Compañías desde: El botón Menú / Compañías / Definición Compañías El Menú lateral / Compañías / Compañías. 2.- Pulsar en el botón Nuevo. Es imprescindible pulsar este botón para que la aplicación nos asigne el número de registro correlativo. Bajo ningún concepto se deben modificar los números de registro de ningún fichero!! 4

6 4.- Introducir datos nueva compañía. Los datos mínimos o aconsejados que se deben introducir son los siguientes: Número de la Compañía: no se debe tocar nunca, lo da automáticamente el programa. Código Tipo Cía.: es importante para clasificar si lo que estamos grabando es una compañía, agencia de Suscripción, otra correduría Nombre de la Compañía. Es un dato obligatorio. Código DGS: Es importante indicar qué código DGS tiene cada compañía para los cálculos de la D.E.C., en estos cálculos se exige. Desde el siguiente enlace podrá buscar dichos códigos: Domiciliación: aunque no es obligatorio es importante grabar las domiciliaciones de la compañía a efectos de pagos o liquidaciones. Claves Agencia: es importante si trabajamos con distintas agencias de la compañía. Se utiliza por ejemplo, para cuadrar las liquidaciones por agencia si tenemos una delegación en una provincia distinta a la nuestra. Es obligatorio introducir al menos una agencia. 3.- Grabar la Compañía: pulsando en cualquiera de las opciones incluidas para grabar: Grabar y Nuevo : graba la ficha y limpia los campos para grabar otra nueva ficha. Grabar y Seguir : graba la ficha para seguir en el mismo campo de la ficha introduciendo datos. Grabar y Quedar : graba la ficha y se queda en la ficha para seguir introduciendo datos. Grabar y Volver : graba la ficha y vuelve a la ventana anterior. 5

7 GRABAR AUXILIAR 1.- Entrar en el fichero de Auxiliares desde: El botón Menú / Gestores Auxiliares/ Gestores Auxiliares El Menú lateral / Gestores Auxiliares / Gestores Auxiliares. 2.- Pulsar en el botón Nuevo. Es imprescindible pulsar este botón para que la aplicación nos asigne el número de registro correlativo. Bajo ningún concepto se deben modificar los números de registro de ningún fichero!! 6

8 3.- Introducir datos del nuevo Auxiliar. Los datos que hay que tener en cuenta: Código Interviniente: no se debe tocar nunca, lo da automáticamente el programa. Liquida Recibos: indicar si no se le va a liquidar recibos para que no queden recibos pendientes de liquidar al auxiliar. Factura: es importante indicarlo para que al hacerle las correspondientes liquidaciones se genere o no factura. Es otro mediador: indicar si este auxiliar es otro mediador, es importante para la D.E.C. Irpf. Se encuentra en la pestaña de Otros Datos y hay que indicarlo para que al generar los recibos se calcule el porcentaje de retención para ese auxiliar. 4.- Grabar el Auxiliar: pulsando en cualquiera de las opciones incluidas para grabar: Grabar y Nuevo : graba la ficha y limpia los campos para grabar otra nueva ficha. Grabar y Seguir : graba la ficha para seguir en el mismo campo de la ficha introduciendo datos. Grabar y Quedar : graba la ficha y se queda en la ficha para seguir introduciendo datos. Grabar y Volver : graba la ficha y vuelve a la ventana anterior. 7

9 GRABAR UN PRODUCTO Antes de grabar un producto previamente hay que grabar específicos y garantías. su ramo, subramo, campos Vamos a explicar con un ejemplo: Vamos a crear el Producto de Automóvil Camiones. Con las siguientes garantías: Rc. Rc+ Lunas. Todo Riesgo. Y con el Campo específico: Kilometraje. 1.- Creamos el Ramo El ramo que vamos a crear es el Automóvil. Entraremos al fichero de Ramos desde: El botón Menú / Compañías/ Ramos El Menú lateral / Compañías / Ramos. Pulsamos en el botón Nuevo para que nos asigne un Código de Ramo correlativo. No se debe modificar este código lo da automáticamente la aplicación. Introducimos los datos tal y como se muestran en la siguiente imagen: Pulsamos en el botón Grabar y el ramo estará guardado. 8

10 2.- Creamos el SubRamo El SubRamo que vamos a crear es el Camiones. Entraremos al fichero de SubRamos desde: El botón Menú / Compañías/ SubRamos El Menú lateral / Compañías / SubRamos. Pulsamos en el botón Nuevo para que nos asigne un Código de SubRamo correlativo. No se debe modificar este código lo da automáticamente la aplicación. Le asignamos el ramo Automóvil para que quede asignado el Subramo al ramo e introducimos el Nombre del Subramo. Pulsamos en el botón Grabar y el SubRamo estará guardado. 3.- Creamos las Garantías. Las Garantías no van asociadas a ningún Ramo ni SubRamo ya que las garantías se crean para asignarlas a los productos finales y una garantía puede ser útil en varios productos. Para crear la garantía vamos a El botón Menú / Compañías/ Garantías El Menú lateral / Compañías / Garantías. Pulsamos en el botón Nuevo para que nos asigne un Código de Garantía correlativa y completamos los datos como se muestra en la ventana: No se debe modificar este código lo da automáticamente la aplicación. 9

11 Pulsamos en el botón Grabar y la garantía estará guardada. Procedemos de la misma manera para grabar el resto de garantías. 4.- Creamos los Campos específicos. Al igual que las garantías, los campos específicos se asignan directamente al producto final ya que un campo específico puede servir para varios productos Para crear un Campo Específico vamos a El botón Menú / Compañías/ Campos Específicos El Menú lateral / Compañías / Campos Específicos. Pulsamos en el botón Nuevo para que nos asigne un Código de Campo Específico correlativo y completamos los datos como se muestra en la ventana: No se debe modificar este código lo da automáticamente la aplicación. 10

12 Pulsamos en el botón Grabar y el campo específico estará guardado. 5.- Creamos el Producto. Una vez tenemos todos los ramos, subramos, garantías y campos específicos podemos crear el producto final. Podemos crear un producto para que nos sirva para cualquier compañía o podemos crear productos específicos para cada compañía. Si queremos crear un producto para una única compañía donde podamos incluir más opciones utilizaremos el fichero de Productos: El botón Menú / Compañías / Productos El Menú lateral / Compañías / Productos. Pulsamos en el botón Nuevo para que nos asigne un Código de Producto correlativo. No se debe modificar este código lo da automáticamente la aplicación. Crearemos nuestro producto de la siguiente manera, indicando los siguientes campos dada su importancia: Compañía. En esta ventana es necesario indicar a qué compañía pertenece el producto. Es obligatorio. Ramo. Obligatorio, Un producto debe ir asociado a un Ramo. Subramo. Obligatorio, Un producto debe ir asociado a un Ramo y un Subramo. Código de Producto. Es obligatorio, nos lo asigna automáticamente el programa al pulsar en el botón Nuevo. No se debe modificar. Nombre del Producto. Es la descripción del producto, necesaria para que identifiquemos el producto. Código de Producto Compañía. Es necesario el código para insertar las pólizas de esta compañía. Lo denominado equivalencias de ramos, convierte el ramo de la compañía por el de Isegur. Si queremos introducir más de un ramo compañía lo separaremos por el carácter #. Es Colectivo?. Se indica para que al dar de alta la póliza nos permita introducir más de un riesgo. Tipo de Riesgo. En función a lo que indiquemos en este campo nos aparecerá en la pestaña de Riesgo de la póliza un apartado u otro. Por ejemplo, si indicamos que este producto es un vehículo, en la póliza en la pestaña de riesgo nos aparecerá la tabla para dar de alta un vehículo. Activo. Si un producto deja de estar activo no se borra, se marca como Activo No. Para que no se pierdan la asociación con las pólizas. Una vez completados los datos indicados en el punto anterior introducimos las garantías que hemos creado en los puntos anteriores: 11

13 Y los campos específicos que también hemos creado en puntos anteriores: El resto de opciones las configuraremos en función de lo que necesitemos. Si el producto indicamos que es colectivo, con ello estaremos diciendo que en una póliza podremos incluir más de un riesgo, en nuestro ejemplo sería más de un camión. Si el producto queda obsoleto por la compañía, lo indicaremos en el campo Activo No. Una vez configurado pulsamos en el botón Grabar y el producto estará guardado. Producto Simple Si queremos crear un producto que sirva para todas las compañías, un producto simple, sin grandes configuraciones iremos por Productos Básicos desde: El botón Menú / Compañías / Productos Básicos El Menú lateral / Compañías / Productos Básicos. Crearemos nuestro producto de la siguiente manera, indicando las garantías que hemos creado en los puntos anteriores: 12

14 Y los campos específicos que también hemos creado en el punto anterior: Una vez configurado pulsamos en el botón Grabar y el producto estará guardado. 13

15 GRABAR UN CLIENTE O CANDIDATO Un candidato pasa a cliente en el momento que se formaliza un contrato con él, es decir, cuando la solicitud pasa a póliza. Para grabar este cliente primero accederemos al fichero de Candidatos desde: 1.- Entrar en el fichero de Candidatos desde: El botón Menú / Candidatos / Clientes / Candidatos El Menú lateral derecho / Candidatos / Clientes / Candidatos Desde el Menú lateral izquierdo de la ventana de Gestión / Candidatos. 14

16 2.- Pulsar en el botón Nuevo. Es imprescindible pulsar este botón para que la aplicación nos asigne el número de registro correlativo. Bajo ningún concepto se deben modificar los números de registro de ningún fichero!! 3.- Introducir datos nuevo Candidato. Los datos mínimos que se deben introducir por ser obligatorios son los siguientes: Número del Candidato: no se debe tocar nunca, lo da automáticamente el programa. Nombre y Dni del Candidato: es importante para evitar duplicados por nombre o Dni. Es aconsejable que todo el personal que grabe datos en el programa lo haga de la misma manera. Dirección: es obligatoria introducirla para grabar una solicitud/póliza. Estado Civil: es obligatorio introducirlo para grabar una solicitud/póliza. Si el Candidato es persona Física o Jurídica. Es un dato obligatorio. Gestor Asignación: es un dato obligatorio. Delegación: es un dato obligatorio. 15

17 Gestor Captación: es un dato obligatorio. Sexo: es un dato obligatorio. Fecha de Nacimiento: es un dato obligatorio. Profesión: es un dato obligatorio. 3.- Grabar el Candidato: pulsando en cualquiera de las opciones incluidas para grabar: Grabar y Nuevo : graba la ficha y limpia los campos para grabar otra nueva ficha. Grabar y Seguir : graba la ficha para seguir en el mismo campo de la ficha introduciendo datos. Grabar y Quedar : graba la ficha y se queda en la ficha para seguir introduciendo datos. Grabar y Volver : graba la ficha y vuelve a la ventana anterior. 16

18 GRABAR UNA SOLICITUD AL CANDIDATO O CLIENTE Este proceso es válido tanto para grabar una Solicitud / Póliza a un Candidato o Cliente. Para grabar la solicitud a un candidato o cliente existente podemos hacerlo de dos formas: 1.- Desde el fichero de Candidatos o Clientes: Accederemos al fichero de Candidatos o Clientes y buscaremos la ficha a la cual queremos grabar una Solicitud / Póliza. Una vez la tenemos en pantalla, entramos en Solicitudes / Pólizas desde: El Menú lateral izquierdo de la ventana de Gestión / Solicitudes / Pólizas Desde el botón Menú / Solicitudes / Pólizas Solicitudes / Pólizas Veremos cómo nos traspasa los datos del Candidato / Cliente que teníamos en pantalla a la ficha de la nueva solicitud y entonces terminamos de introducir los datos de la solicitud, siendo los datos mínimos a introducir: Compañía: es un campo obligatorio, indicamos a que compañía estamos grabando la solicitud. Ramo, Subramo y Producto: obligatorio indicamos el producto que queremos asegurar. Canal de Cobro: es un campo obligatorio, si cobra la compañía o la agencia. Instrumento de Cobro: campo obligatorio, en función del Canal de Cobro se selecciona el instrumento de Cobro (Banco, Caja, Oficina ) Forma de Pago: es un campo obligatorio, indicamos si la solicitud tiene forma de pago anual, semestral, trimestral Fecha de Efecto: aunque es un campo obligatorio, si no lo conocemos aún al ser una solicitud podemos dejarlo vacío y dejar la póliza en estado Pendiente de Elaboración. Riesgo: Un campo obligatorio, indicamos el riesgo que vamos a asegurar. 17

19 Garantía: al menos una garantía debe estar incluida en la solicitud. Aunque los datos antes mencionados son obligatorios, podemos dejar la solicitud en estado Pendiente de Elaboración para completar en el momento que conozcamos el resto de datos. Una vez hemos completado los datos mínimos de la solicitud, pulsamos en el botón Grabar. 1.- Desde el fichero de Solicitudes / Pólizas: Accederemos al fichero de Solicitudes / Pólizas desde: El Menú lateral izquierdo de la ventana de Gestión / Solicitudes / Pólizas Desde el botón Menú / Solicitudes / Pólizas Solicitudes / Pólizas Pulsamos en el botón Nuevo para crear una solicitud en blanco. Seleccionamos al Candidato o Cliente desde el botón que se encuentra a la derecha del campo Número de Tomador o Nombre de Tomador. Es en éste momento cuando traslada los datos del tomador a la Solicitud / Póliza. Introducimos el resto de datos mínimos recomendados indicados en el punto anterior. Grabamos la solicitud desde el botón Grabar. 18

20 De Candidato a Cliente El proceso correcto para introducir datos es el siguiente: 1.- Crear Candidato: desde la tabla de candidatos se introducen todos los datos necesarios y obligatorios para dar de alta un candidato. 2.- Crear las solicitudes: al candidato le generamos una solicitud previa a la póliza una vez el cliente decide formalizar y contratar una de las Propuestas que hemos realizado. 3.- Enviar a la Cía.: se envía la solicitud grabada a la Compañía. Ésta se envía a través del botón Enviar a Compañía situado en el menú superior Avanzado / Enviar a Cía.. Nos aparecerá la siguiente ventana en para seleccionar la documentación que deseamos enviar a la Compañía, una vez seleccionada pulsamos el botón. Si no vamos a enviarle ningún documento a la compañía pulsamos en el botón. Nos va a aparecer el formulario para enviar la solicitud por correo electrónico: 19

21 Introducir el de la compañía, el cuerpo del mensaje y. Pulsar en el caso que queramos cancelar el envío del Suplemento. Una vez se ha enviado la solicitud a la compañía el Estado de la Solicitud se modifica automáticamente al estado Enviado a CIA. 4.- Recibir de Cía.: cuando tenemos la notificación de la compañía de que ha sido aceptada la solicitud, a través del botón Recibir de Cía., recibimos de la compañía el resto de datos y el primer recibo de la póliza y es entonces cuando la Solicitud pasa a Póliza y el Candidato a Cliente de forma automática. Sólo nos permite recibir Solicitudes, es decir, el Estado de la Solicitud debe estar en estado Enviado a CIA. Pulsar el botón del menú de botones superior de la ventana en la pestaña Avanzado. Nos aparece la siguiente ventana. 20

22 Pulsamos para pasar la solicitud a póliza. En el momento que introducimos el Nº de póliza de la compañía se habilitan los campos de Importes para introducir el primer recibo de la póliza. Introducimos los importes del primer recibo y pulsamos en el botón primer recibo de la póliza y convertir la Solicitud en Póliza. para generar el Si pulsamos no se guardarán los cambios y no se generará el recibo. 21

23 GRABAR UN RECIBO A UNA PÓLIZA Podemos grabar un recibo a una póliza existente de dos formas: 1.- Desde el fichero de Pólizas Crear Recibo Manual : Accederemos al fichero de Pólizas y buscaremos la ficha a la cual queremos grabar el Recibo. Una vez la tenemos en pantalla, podemos crear un recibo pinchando en la opción Crear Recibo Manual : Nos aparece la siguiente ventana donde introduciremos los datos del recibo a grabar: Veremos cómo nos traspasa los datos de la póliza que teníamos en pantalla, entonces terminamos de introducir los datos del recibo, siendo los datos mínimos a introducir: Cód. Recibo: es un campo clave, no se debe tocar. Número de Recibo: es un campo obligatorio, es el número de recibo que nos facilita la compañía. Fecha de Efecto: fecha de efecto del recibo, la de vencimiento la calcula automáticamente el programa. Importes: se introducen los importes del recibo, si marcamos la opción Cálculo Automático de Prima recalcula los importes conforma los vamos introduciendo. Una vez hemos completado los datos mínimos del recibo, pulsamos en el botón Grabar. 22

24 Otra forma de crear el recibo es accediendo a Recibos desde la propia póliza desde el menú lateral 2.- Desde el fichero de Pólizas, enlazando con Fichero de Recibos: Accederemos al fichero de Pólizas y buscaremos la ficha a la cual queremos grabar el Recibo. Una vez la tenemos en pantalla, accedemos al fichero de recibos o bien por el acceso directo lateral izquierdo de la ventana de gestión o bien a través del menú de isegur Recibos. Nos mostrará una ventana de recibos con los datos de la póliza que ha traspasado, tendremos que completar el resto de datos del recibo y pulsaremos en el botón de grabar para guardar el recibo. 23

25 GRABAR UNA DECLARACIÓN DE SINIESTRO A UNA PÓLIZA Creamos una Declaración de Siniestros en el momento que nos informa el cliente del siniestro. Una declaración aún no ha sido aceptada por la compañía. En el momento que acepta la declaración la compañía es cuando pasa a siniestro y se graba el número de siniestro de la compañía. Podemos grabar una declaración de siniestro a una póliza existente, nunca se graba un siniestro sin asociarlo a una póliza: 1.- Desde el fichero de Pólizas: Accederemos al fichero de Pólizas y buscaremos la ficha a la cual queremos grabar el Siniestro. Una vez la tenemos en pantalla, accedemos al fichero de Declaración de Siniestros o bien por el acceso directo lateral izquierdo de la ventana de gestión o bien a través del menú de isegur Declaración de Siniestros. Veremos cómo nos traspasa los datos de la póliza que teníamos en pantalla, entonces terminamos de introducir los datos de la Declaración, siendo los datos mínimos a introducir: 24

26 Núm. Control: es un campo clave, no se debe tocar. Nombre y Código de Tomador: es un campo obligatorio, se traslada de la póliza. Fecha de Ocurrencia: fecha de ocurrencia del siniestro. Causa del Siniestro: es un dato informativo, no es obligatorio pero ofrece una breve descripción del siniestro. Pestaña pólizas: es obligatorio introducir a qué póliza o pólizas afecta el siniestro. Un siniestro puede afectar a las coberturas de varias pólizas del cliente. Una vez hemos completado los datos mínimos de la declaración, pulsamos en el botón Grabar. 25

27 PASAR UNA DECLARACIÓN DE SINIESTRO A SINIESTRO Una declaración pasa a siniestro cuando la compañía acepta la declaración y nos asigna un Número de Siniestro. Para pasar una declaración a siniestro haremos lo siguiente: 1.- Entrar en la ficha de la Declaración de Siniestros. 2.- Entrar en la Pestaña de pólizas. Pulsamos en el botón que se encuentra al final de la fila de la póliza, tal y como se muestra en la imagen: Nos aparecerá la ventana de siniestros con los datos de la declaración, completaremos con los datos del siniestro y grabaremos la ficha para que el siniestro quede traspasado. 26