Soft QS Tecnología aplicada al sector asegurador. isegur

Transcripción

1 Soft QS Tecnología aplicada al sector asegurador isegur

2 S O F T Q S Manual: Soft QS Plaza Azteca local 4 Zaragoza Teléfono Fax

3 Tabla de Contenido TABLA DE CONTENIDO... 2 CONTABILIDAD... 4 Empresas Contables... 5 Subcuentas de Ingresos... 6 Configuración General de la Aplicación... 9 ENLACES CONTABLES Descripción y uso de la tabla Origen Asiento Enlace Contable: Recibos Enlace Contable: Remesas Enlace Contable: Cobros Caja Enlace Contable: Cobros Manuales Enlace Contable: Liquidación Compañía Enlace Contable: Liquidación Auxiliares Enlace Contable: Entregas a Cuenta Enlace Contable: Confirmación de Gastos Enlace Contable: Recibos Propios Enlace Contable: Remesas Propios Enlace Contable: Cobros Caja Propios Enlace Contable: Cobros Manual Propios Enlace Contable: Siniestros Enlace Contable: Pagos Enlace Contable: Notas de Diferencia s Diario Exportación del Diario Caja... Error! Marcador no definido. 2

4 3 M A N U A L

5 Contabilidad 4

6 Empresas Contables Se pueden crear varias Empresas Contables relacionadas con la licencia del programa. Para ello acceder a través del Menú / Configuración Aplicación / Tablas Generales/ Empresas Contables. Nos mostrará la siguiente ventana donde se muestran todas las empresas contables que tenemos configuradas y por defecto siempre aparece la 001 con el nombre de nuestra Licencia. Para crear una empresa nueva pulsamos el botón ventana:, nos aparecerá la siguiente 5

7 Los campos que aparecen en gris no se pueden modificar ya que son los datos de la licencia del programa. Introduciremos entonces, el dato del nuevo Cif y la nueva Denominación de la empresa que queremos dar de alta. Pulsamos y la empresa contable estará grabada. Para desactivar una empresa contable, primero la seleccionaremos del listado inicial y luego pulsamos en. A través de los botones registros de la tabla de Empresas Contables. recorreremos los distintos Subcuentas de Ingresos Desde esta ventana se crean subcuentas predefinidas para luego asignarlas en los enlaces contables. Se accede a través del Menú Contabilidad / Exportación Diario: Nos aparece la siguiente ventana donde en primer lugar se muestra el listado de todas las subcuentas que tenemos creadas. 6

8 Para crear una nueva pulsamos en el botón ventana: donde nos aparecerá la siguiente Donde: Subcuenta: se introduce el número de subcuenta que queremos crear. Formas de Cobro: indicar la forma de cobro que debe tener el recibo para que el apunte vaya a esta subcuenta. Cta. Personal: indicar si debe pertenecer o no el recibo a cuenta personal. 7

9 T. Recibo: indicar que tipo de recibo debe ser (producción o cartera) para que en función a esto se asigne esta subcuenta. Para desactivar una subcuenta, primero la seleccionaremos del listado inicial y luego pulsaremos en. A través de los botones registros de la tabla de Subcuentas. recorreremos los distintos 8

10 Configuración General de la Aplicación La longitud de las cuentas contables pueden ser configuradas, para ello accederemos al Menú/Configuración Aplicación / Configuración General. En la pestaña Contabilidad indicar en el campo Longitud de las cuentas contables el tamaño de las cuentas y pulsar el botón Grabar para guardar los cambios efectuados. 9

11 Enlaces Contables 10

12 Descripción y uso de la tabla En esta tabla se configuran los enlaces contables que posteriormente generarán los asientos para nuestra contabilidad. Desde el botón Menú / Contabilidad /Configuración Enlaces Contables. Se distinguen dos zonas características: Origen Asiento: donde indicamos sobre que fichero o proceso queremos generar el asiento (recibos, remesas, liquidaciones ), estado inicial y final del fichero, forma de pago, canal de cobro, etc. Tabla Configuración Asientos: donde introduce el asiento contable. Origen Asiento Se selecciona sobre que fichero, proceso de la aplicación se quiere generar el asiento contable. Sólo se permite una selección y sobre esta selección puede admitir más de una configuración de asiento. Campos Origen Asiento Recibos Remesas Cobros Caja Cobros Manuales Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre las modificaciones de estado de Recibos. Ver Enlaces Contables: Recibos Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso de Remesas. Ver Enlaces Contables: Remesas Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso de Cobros Caja que se encuentra en el módulo Gestión de Cobros. Ver Enlaces Contables: Cobros Caja Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso de Cobros Manuales que se encuentra en el módulo Gestión de Cobros. Ver Enlaces Contables: Cobros Manuales. 11

13 Liquidación compañías Liquidación Auxiliar Entregas a Cuenta Conf. Gastos Recibos Propios Remesas Propios Cobros Caja Propios Cobros Manual Propios Siniestros Pagos Notas de Diferencia Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso de Liquidación. Ver Enlaces Contables: Liquidación Compañía. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso de Liquidación. Ver Enlaces Contables: Liquidación Auxiliar. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre las Entregas a Cuenta. Ver Enlaces Contables: Entregas a Cuenta. Marcar esta opción si queremos generar los asientos por los gastos derivados de las Remesas, Devoluciones de Remesas o Transferencias. Ver Enlaces Contables: Confirmación Gastos. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre las modificaciones de estado de los Recibos Propios. Ver Enlaces Contables: Recibos Propios. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso la Remesa de Recibos Propios. Ver Enlaces Contables: Remesas Propios. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el cobro de Recibos Propios de cobro Caja. Ver Enlaces Contables: Cobros Caja Propios. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el proceso de cobro de Recibos Propios Manuales. Ver Enlaces Contables: Cobros Manual Propios. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el fichero de Siniestros. Ver Enlaces Contables: Siniestros. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el fichero de Pagos. Ver Enlaces Contables: Pagos. Marcar esta opción si queremos generar un enlace sobre el fichero de Notas de Diferencia. Ver Enlaces Contables: Notas de Diferencia. En función al Origen de Asiento seleccionado se configura el resto del asiento: Enlace Contable: Recibos Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el cambio de estado de Recibos, es decir cambios de estado de Pendiente a Cobrado, de Cobrado a Anulado, etc... Si seleccionamos Recibos en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Recibos Nombre Enlace Contable Estado Inicial Estado Final Forma de Pago Canal de Cobro Indicamos una clave propia al enlace contable que vamos a crear. Es obligatorio y es un campo identificativo. Nombre identificativo del enlace contable. Obligatorio. Para identificar a que hace referencia el enlace contable. Indicamos que Estado debe tener el recibo para que se genere un enlace contable. No es obligatorio. Por ejemplo estado inicial en Pendiente generará el enlace cobrado cuyo estado inicial sea pendiente. Indicamos que estado final debe tener el recibo para que se genere el enlace contable. Obligatorio. Por ejemplo estado final Cobrado generará el enlace contable cuando se cambie un recibo de un estado inicial al estado final Cobrado. Indicamos que forma de pago debe tener el recibo para que cree el apunte contable. Si se deja en blanco se creará el apunte contable sobre cualquier forma de pago. No es obligatorio Sobre que Canal de Cobro de recibos queremos crear el apunte contable. Si se deja en blanco se creará el apunte contable sobre cualquier Canal de Cobro. No es 12

14 obligatorio Compañía Cta. Personal Nº Dev. Mayor que: T. Recibo: Sobre que Compañía queremos generar el apunte contable. Si se deja en blanco se creará de cualquier compañía. Si se genera el apunte contable de los recibos que pertenezcan a cuenta personal o no. Si se deja en blanco lo generará de cualquier recibo q pertenezca o no a Cuenta Personal. Genera el apunte cuando la devolución del recibo sea mayor al número de devoluciones indicado en este campo. Sobre que tipo de recibo queremos generar el apunte contable: Cartera, Producción, Extornos, Suplementos. Si se deja en blanco creará el apunte sobre cualquier tipo de recibo. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Remesas Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de remesas. Las cuentas contables asociadas a los distintos bancos con los que vamos a remesar se crean desde el menú Iqs Configuración Aplicación Definición de Empresas Contables en los campos correspondientes a Cta contable 1, 2, 3 Si seleccionamos Remesas en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Remesas Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre Enlace Contable Remesas Total Configuración 1 2 Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la generación de la Remesa. Permite generar dos tipos de configuraciones. 13

15 Devolución Remesas Total Configuración 1 2 Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la devolución de la Remesa. Permite generar dos tipos de configuraciones. apartado Configuración Asiento. En la configuración del asiento contable seleccionaremos la cuenta contable que corresponda desde el desplegable del campo Subcuenta en función a la cuenta contable configurada en el apartado anterior. El proceso de deshacer remesa, realizará el mismo asiento pero invertido. Enlace Contable: Cobros Caja Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de Cobros Caja de recibos que se realiza desde la ventana en ISegur de Gestión de Cobros. Si seleccionamos Cobros Caja en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Cobros Caja Nombre Enlace Contable Cobros Caja Total Configuración 1 2 Confirmación Cobro Total Configuración 1-2 Confirmación Cobro Cheque Cia Total 1-2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre el Total de los recibos cobrados por Caja. Permite generar dos tipos de configuraciones. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la confirmación del cobro por instrumento de cobro distinto a Cheque. Permite generar dos tipos de configuraciones. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la Confirmación del Cobro por Instrumento de Cobro Cheque. Permite generar dos tipos de configuraciones. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Cobros Manuales Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de Cobros Manuales que se realiza desde la ventana en isegur de Gestión de Cobros. 14

16 Si seleccionamos Cobros Manuales en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Cobros Manuales Nombre Enlace Contable Cobros Manual Total Configuración 1 2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre el Total de los recibos cobrados Manual. Permite generar dos tipos de configuraciones. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Liquidación Compañía Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de Liquidaciones que se realiza desde la ventana en isegur de Compañía / Liquidación. En isegur, las liquidaciones de recibos de cobro compañía son independientes a las de cobro agencia, por tanto existen dos tipos de enlaces, uno para cada forma de cobro. Si seleccionamos Liquidaciones en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Liquidación Compañía Nombre Enlace Contable Liquidación Cobro Directo Total Configuración 1-2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre el Total de los recibos de Cobro Directo (cobro Compañía). Permite generar dos tipos de configuraciones. apartado Configuración Asiento El proceso de deshacer liquidación, realizará el mismo asiento pero invertido. Enlace Contable: Liquidación Auxiliares 15

17 Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de Liquidaciones que se realiza desde la ventana en isegur de Gestores Auxiliares / Liquidación. Si seleccionamos Liquidaciones en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Liquidación Auxiliares Nombre Enlace Contable Liquidación Auxiliar Total Configuración 1-2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Ya lo da el programa en función a la configuración seleccionada. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Lo da automáticamente el programa en función a la configuración seleccionada. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable. Permite generar dos tipos de configuraciones distintas. apartado Configuración Asiento El proceso de deshacer liquidación, realizará el mismo asiento pero invertido. Enlace Contable: Entregas a Cuenta Se selecciona esta opción si queremos generar asientos cuando se realiza la devolución de una Entrega a Cuenta. La inserción de Entregas a Cuenta debe realizarse desde el módulo de Cobros Caja. Si seleccionamos Entregas a Cuenta en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Entregas a Cuenta Nombre Enlace Contable Devolución de Entregas a Cuenta Configuración Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Se realiza el asiento contable sobre la Devolución de las Entregas a Cuenta. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Confirmación de Gastos 16

18 Se selecciona esta opción si queremos generar asientos por los gastos derivados de las Remesas, Devoluciones de Remesas o Transferencias. Esta confirmación se realiza desde el módulo de remesas, en el visualizador de remesas, Confirmación. Si seleccionamos Liquidaciones en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Confirmación de Gastos Nombre Enlace Contable Confirmación Gastos Remesa 1-2 Confirmación Gastos Devolución Remesa 1-2 Confirmación Gastos Transferencia 1-2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Se realiza el asiento contable sobre cuando se confirma el gasto derivado de la remesa. Desde el visualizador de Remesas. Se realiza el asiento contable sobre cuando se confirma el gasto derivado de la devolución de la remesa. Desde el visualizador de Remesas. Se realiza el asiento contable sobre cuando se confirma el gasto derivado de una transferencia. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Recibos Propios Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre Recibos Propios. Si seleccionamos Liquidaciones en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Confirmación de Gastos Nombre Enlace Contable Estado Inicial Estado Final Forma de Pago Canal de Cobro Compañía Cta. Personal Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Se indica el estado inicial que debe tener el recibo propio para generar el apunte. Se indica el estado final que debe tener el recibo propio para generar el apunte. Sobre que forma de pago de los Recibos Propios queremos crear el apunte contable. Si se deja en blanco se creará el apunte contable sobre cualquier forma de pago. Sobre que Canal de Cobro de recibos queremos crear el apunte contable. Si se deja en blanco se creará el apunte contable sobre cualquier Canal de Cobro. Aparece deshabilitado porque los recibos propios deben ser de un canal de cobro específico. Sobre que Compañía queremos generar el apunte contable. Si se deja en blanco se creará de cualquier compañía. Aparece deshabilitado porque los recibos propios deben ser cobro Agencia. Si se genera el apunte contable de los recibos que pertenezcan a cuenta personal o no. Si se deja en blanco lo generará de cualquier recibo q pertenezca o no a Cuenta Personal. Aparece deshabilitado porque los recibos propios deben 17

19 pertenecer a una Cuenta Personal. Liquidar Total Nº Dev. Mayor que: Opción deshabilitada, no configurable. Genera el apunte cuando la devolución del recibo sea mayor al número de devoluciones indicado en este campo. T. Recibo: Opción deshabilitada, no configurable. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Remesas Propios Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de remesas de recibos Propios. Si seleccionamos Remesas en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Remesas Nombre Enlace Contable Remesas Total Configuración 1 2 Devolución Remesas Total Configuración 1 2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la generación de la Remesa de Recibos Propios. Permite generar dos tipos de configuraciones. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la devolución de la Remesa de Recibos Propios. Permite generar dos tipos de configuraciones. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Cobros Caja Propios Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de Cobros y Confirmación de Cobros Caja de Recibos Propios que se realiza desde la ventana en ISegur de Gestión de Cobros Caja. Si seleccionamos Cobros Caja en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Cobros Caja Nombre Enlace Contable Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. 18

20 Cobros Caja Propios Total Configuración 1 2 Confirmación Cobro Total Configuración 1-2 Importe 1,2,3,4 Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre el Total de los recibos Propios. Permite generar dos tipos de configuraciones. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre la confirmación del cobro de Recibos Propios. Permite generar dos tipos de configuraciones. Se indica un importe si se desea configurar en el enlace contable un importe fijo. apartado Configuración Asiento Enlace Contable: Cobros Manual Propios Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre el proceso de Cobros Manuales de Recibos Propios que se realiza desde la ventana en ISegur de Gestión de Cobros. Si seleccionamos Cobros Manual Propios en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Cobros Manual Propios Nombre Enlace Contable Cobros Manuales Propios Total Configuración 1 2 Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Marcamos esta opción para configurar un enlace contable sobre el Total de los recibos propios cobrados Manual. Permite generar dos tipos de configuraciones. apartado Configuración Asiento Enlace Contable: Siniestros Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre Pagos de Siniestros que se generan desde la ficha del siniestro en la pestaña de Pagos. Si seleccionamos Siniestros en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Siniestros Nombre Enlace Contable Estado Inicial Estado Final Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Se indica el estado inicial que debe tener el Siniestro para generar el apunte. Se indica el estado final que debe tener el Siniestro para generar el apunte. 19

21 Forma de Pago Canal de Cobro Compañía Cta. Personal Liquidar Total Sobre que forma de pago de los Recibos queremos crear el apunte contable. Si se deja en blanco se creará el apunte contable sobre cualquier forma de pago. Aparece deshabilitado no configurable para esta opción. Sobre que Compañía queremos generar el apunte contable. Si se deja en blanco se creará de cualquier compañía. Aparece deshabilitado no configurable para esta opción. Aparece deshabilitado no configurable para esta opción. Nº Dev. Mayor que: Aparece deshabilitado no configurable para esta opción. T. Recibo: Aparece deshabilitado no configurable para esta opción. apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Pagos Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre Pagos que se generan desde la ficha de Gestión de Pagos. Si seleccionamos Pagos en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Siniestros Nombre Enlace Contable Tipo de Pago Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Se configura un enlace contable en función al Tipo de Pago que realicemos: Acción Acuerdo, Acreedores, Cliente, Compañías, Gastos, Nóminas apartado Configuración Asiento. Enlace Contable: Notas de Diferencia Se selecciona esta opción si queremos generar asientos sobre las Notas de Diferencia que se generan desde la ficha de Notas de Diferencia en el Menú de Compañías. Si seleccionamos Notas de Diferencia en el Origen de Asiento deberemos configurar: Campos Enlace Contable: Notas de Diferencia Indicamos una clave al enlace contable que vamos a crear. Obligatorio. 20

22 Nombre Enlace Contable Tipo de Notas de Diferencia Nombre identificativos del enlace contable. Obligatorio. Se configura un enlace contable en función al Tipo de Nota seleccionada. apartado Configuración Asiento. Configuración Asiento La configuración del enlace contable en función de lo escogido en el Origen de Asiento se configura en la tabla que se encuentra en la parte inferior de la ventana. A través de los botones se pueden ordenar los apuntes dentro de la tabla. Si queremos borrar una línea del enlace pincharemos en la * situada en la primera columna de la fila y pulsamos en el teclado suprimir. Ojo!! Desde el botón Eliminar se elimina la configuración de Enlace Completa. Los campos a configurar en la tabla se indican a continuación, se configura una fila en la tabla por cada apunte. Campos Enlace Contable: Configuración Asiento Subcuenta Tercero Contrapartida Vencimiento Indicamos el número de la subcuenta sobre la que queremos hacer el apunte. Se puede asignar una subcuenta de Ingresos predefinida. Ver Enlaces Contables: Subcuentas de Ingresos Se muestra un literal con lo que indiquemos en este campo, podemos incluir un campo para que se muestre por ejemplo el número de recibo, número remesa Indicamos el número de la subcuenta para la contrapartida del asiento sobre la que queremos hacer el apunte. Se puede asignar una Subcuenta de Ingresos, ver Enlaces Contables: Subcuentas de Ingresos Indicar el vencimiento: Fecha Efecto del recibo, Fecha Efecto + 1 mes o Fecha de liquidación. Si indicamos este dato agrupará los recibos que pertenezcan a esa fecha de efecto. 21

23 Referencia Nº Factura Código Impuesto Diario Literal Concepto Debe Haber Con Analítica Tipo Recibo Agrupar por Meses Agrupar por Meses Separado Producción de Cartera Agrupar por Cias Agrupar por Cias y Agencia Agrupar por Recibo Imprimir Siempre Indicamos si queremos que aparezca en la referencia del apunte algún dato, por ejemplo el número de remesa, número de recibo Indicamos si queremos que aparezca como número de Factura, por ejemplo el número de remesa, número de recibo Se indica el Código de Impuesto que tenemos configurado en nuestra contabilidad. Se indica a que libro Diario queremos que vaya este apunte y que tengamos configurado en nuestra contabilidad. Literal del concepto del apunte. Indicaremos Cuadre Asiento cuando queremos generar un apunte cuadrando el asiento. En el literal se pueden colocar campos de enlace para que aparezca el nombre del cliente, el de la compañía, el número de póliza. Consulte con nosotros Se indica el campo del cual debe recoger el importe cuando tiene que ir al Debe. Se indica el campo del cual debe recoger el importe cuando tiene que ir al Haber. Indicar si queremos que se contemple este apunte en las Analíticas que luego se volcarán en nuestra contabilidad. Indicar el tipo de recibo: Todos, Agencia, Agencia Con Devolución o Cobro Directo con Devolución. Si queremos agrupar los apuntes por meses. Si queremos agrupar por Meses separando la producción de la cartera. Se agrupan los apuntes por Compañías. Mostrando un único apunte por cada Cía. Se deberá incluir el código Cía. en alguno de los campos Tercero, Referencia o Nº Factura. Sólo saldrá el código de compañía cuando se agrupa, si no está agrupado este código no se mostrará. Se agrupan apuntes que pertenezcan a la misma compañía y agencia, mostrando un apunte por Cía.-Agencia. Se deberá incluir el código Cía. y Agencia en alguno de los campos Tercero, Referencia o Nº Factura. Se agrupan por Número de Recibo. Indicando Si, muestra un apunte por recibo. Si indicamos No mostrará un único apunte por todos los recibos incluidos en el enlace. Se deberá incluir el número de recibo en alguno de los campos Tercero, Referencia o Nº Factura sólo cuando se indique agrupar por numero de recibo Si ; si está en No no se mostrará el número del recibo ya que es agrupado por recibos. Si se agrupa por Recibo no se puede agrupar por Cias Agencia. En un enlace contable en el cual tenemos varios apuntes podemos indicar si se quiere o no imprimir un apunte aunque ese apunte no tenga movimientos, es decir, que este apunte salga a 0. Se imprimirá siempre que en uno del resto de los apuntes tenga un movimiento. s Las claves van precedidas del símbolo & cuando deben formar parte de un concepto o de una cuenta, sin espacios cuando van incluidos en la cuenta y con espacios cuando forman parte de un literal. 22

24 Ejemplo en una Cuenta: Ejemplo en un concepto de enlace contable Código Cliente Código Compañía Nombre Compañía Código Auxiliar Nombre Auxiliar Número Recibo Cía Número Registro Recibo Número Póliza Cía Número Registro Póliza Agencia Número Factura Número de Remesa Fecha de Remesa Fecha Efecto Recibo Número Liquidación Cia Fecha Liquidación Cia Importes Prima scodcliente scodcia snomcia scodauxiliar scodgestorsubagente snomauxiliar snumrecibo scodrecibo snumpoliza scodciapoliza sagencia nnumerofactura snumremesa sfecharemesa sfecefecto snumliquidacion sfecliquidacion nprimaneta 23

25 Impuestos Consorcio Recargo IPS Bonificación Total Comisión Bruta Retención Comisión Neta Líquido Entrega a Cuenta Cargo A Cobrar Gastos Devolución Sac Base IVA Sac Total Com. Aux Liqu. Aux nimpuestos nconsorcio nrecargo nips nbonificacion ntotal ncomisionbruta nretencion ncomisionneta nliquido nentregacuenta ncargo nacobrar ngastodevolucion nsacbase niva nsactotal ncomisionaux1 nliquidoaux1 Diario El fichero Diario es el fichero donde se van guardando todos los apuntes contables generados por los Enlaces contables. Se accede a través del Menú Contabilidad / Diario. 24

26 Aparece una tabla donde se van almacenando dichos apuntes contables que luego exportaremos a un fichero y que utilizaremos para importarlo en nuestro programa de contabilidad. No se eliminan nunca los asientos generados, podemos filtrar la ventana para que solamente nos muestre los asientos que tenemos sin exportar. Seleccionando del desplegable situado en la parte superior de la ventana Mostrar Exportados Si o No en función de lo que queramos ver. Para modificar un asiento grabado de forma automática se debe hacer desde la ventana de Entrada de Asientos. Exportación del Diario Desde esta ventana se realiza la exportación de los apuntes contables a un fichero que después utilizaremos para importar en nuestro programa de contabilidad. Se accede a través del Menú Contabilidad / Exportación Diario: Nos aparece la siguiente ventana: 25

27 Donde: Exportación Contable: seleccionaremos el programa de contabilidad donde deseamos exportar los apuntes contables. Ruta Fichero: indicaremos la ruta donde queremos que guarde el fichero con los apuntes. Nombre del Fichero: indicaremos un nombre al fichero. Abrir la carpeta contenedora al finalizar la exportación: nos abre la ventana Windows donde hemos indicado que guarde el fichero con la exportación de datos. Fecha Apuntes desde- hasta: podemos indicarle al programa que sólo exporte los apuntes entre el rango de fechas que aquí indicamos. Nº Asiento desde - hasta: podemos indicarle al programa que sólo exporte los apuntes entre el rango de asientos que aquí indicamos. Exportar también lo que ya se había exportado: si queremos exportar apuntes que ya se habían exportado anteriormente se marca esta opción. Número de Apuntes a Exportar: indica el programa el número de apuntes a Exportar. Una vez indicados todos los parámetros pulsamos el botón para que inicie la exportación, si queremos cancelar sin realizar ningún proceso pulsamos el botón. Entrada Asientos Desde esta ventana podremos dar de alta asientos a mano. Asientos que no pueden ser creados de forma automática por los procesos antes explicados los grabaremos desde esta ventana de entrada de asientos. También podremos modificar asientos grabados a través de los procesos automáticos del programa que a través del diario no se pueden modificar. Accederemos desde el botón Menú / Contabilidad /Entrada de Asientos. En la ventana principal, se muestra, en primer lugar, la pestaña de Asientos donde veremos todos los asientos creados en la base de datos, corresponden a los mismos que se ven a través de la ventana de Diario. 26

28 Para dar de alta un asiento nuevo, pulsaremos en el botón y nos llevará a la pestaña de Edición donde introduciremos los datos de nuestro asiento contable, donde: Apunte: Número correlativo que aparece automáticamente, y sirve para acceder a un apunte concreto y consultarlo, modificarlo o borrarlo. Se recomienda no variar este número cuando se introduzcan asientos, pues dejarían de ser correlativos. Fecha: Se escribe la fecha en la que se efectuó el asiento contable. Por defecto el programa ofrece la fecha del sistema pero se puede modificar. Esta sólo es necesaria introducirla en el primer apunte, después se repite automáticamente hasta que sea necesario modificarla. Asiento: El número de asiento también aparece de forma automática, aumentará una unidad en el momento en el que el saldo anual esté cuadrado. Normalmente un número de asiento está compuesto por dos apuntes: Partida y Contrapartida; pero en cualquier momento puede haber asientos múltiples. Documento: Se introduce el número de documento por el que se realiza este asiento (ejemplo: número de recibo). 27

29 Cuenta: Se introduce la cuenta de partida. Si el usuario no recuerda el número de cuenta, se pulsa en el botón para pasar a gestionar el fichero de cuentas, donde se pueden buscar por el nombre e incluso darla de alta. Ya con la cuenta en pantalla se pulsa doble clic en la cuenta y se vuelve a la línea contable. Tipo: Tipo de asiento que se está introduciendo. Concepto: Comentario sobre el asiento que se está realizando. Debe: Figura el importe correspondiente cuando la partida va al debe. Haber: Se introduce la cantidad correspondiente, cuando esta va al haber. Nunca se pueden introducir dos cantidades en el mismo apunte; o va al debe o al haber. Contrapartida: Si el asiento es de dos apuntes se escribe la cuenta de contrapartida, que se puede crear también desde aquí, y el programa escribe el apunte de la contrapartida. El usuario sólo debe confirmarlo para que se grabe pulsando <Enter>. En el apunte de la contrapartida se intercambian las cuentas de partida y contrapartida, y las cantidades del debe y el haber. Una vez introducidos los datos, pulsamos en el botón para que se grabe el asiento. Cuando se graba la partida de un asiento sin rellenar el campo de contrapartida, nos informará el programa indicando Estado Asiento Descuadrado -100 cargando los datos en pantalla para rellenar la cuenta de la contrapartida y el importe. Cuando grabamos el apunte con la cuenta de contrapartida, al pulsar grabar nos mostrará el apunte de contrapartida para poder modificar el concepto. Pulsamos grabar para que el asiento quede grabado. Para descartar cambios sobre los datos en pantalla, pulsamos en el botón nos vuelve a la ventana de Asientos sin guardar los cambios., este botón Si pulsamos en volver sin haber guardado el apunte de contrapartida, el asiento quedará descuadrado. 28