CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES POR LOTES, RELACIONES CONTABLES

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1 CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES POR LOTES, RELACIONES CONTABLES 1. ORDENACIÓN DE PAGOS POR LOTES REGISTRO DE PAGOS POR LOTES, ÓRDENES DE TRANSFERENCIA Obtención del fichero de transferencias Ficheros de respuesta de transferencias Confirmación de relaciones de transferencias CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS POR LOTES RELACIONES CONTABLES Consulta de relaciones contables Cambio de operaciones entre relaciones Creación de nuevas relaciones Eliminación de operaciones de relaciones contables IMPORTACIÓN FICHERO DE NÓMINAS Grupos de apuntes Importación datos de nóminas Visualización del fichero de nóminas Contabilización de las nóminas Consulta de liquidaciones de nóminas...21

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3 1. ORDENACIÓN DE PAGOS POR LOTES SicalWin nos ofrece la posibilidad de expedir órdenes de pagos de varias obligaciones y/o propuestas a la vez, sin tener la necesidad de expedirlas una a una. Como podemos ver en el Capítulo 8 de este Manual, el registro de facturas nos permite trabajar con relaciones contables de facturas (relaciones F) y de obligaciones (relaciones O). Además de la rapidez en la gestión de operaciones, la ordenación de pagos por lotes nos permitirá generar relaciones contables de pagos (relaciones P), tanto presupuestarios como no presupuestarios. Para ordenar pagos por lotes ejecutaremos Tesorería Ordenación de Pagos Monitor de Ordenación de Pagos por Lotes. En la pestaña Indicar Criterios de Selección filtraremos las operaciones por los parámetros que deseemos. Tras esto, el botón nos mostrará en la pestaña Ver Datos Seleccionados sólo las operaciones que cumplan con los criterios establecidos en el filtro, anulando posibles selecciones anteriores. El botón nos mostrará las operaciones que cumplan con los criterios establecidos junto con otras de posibles selecciones anteriores. Al igual que vimos para el registro de facturas, para facilitar la búsqueda y marcación de las operaciones a contabilizar, la aplicación habilita distintas posibilidades. Ejecutando en la barra de menús Monitor Propuestas por Lotes/Clasificar Propuestas según Orden Deseado podremos ordenar las operaciones por distintos criterios. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 3

4 En nuestro caso estamos indicando que se utilice como primer criterio de ordenación el tercero y como segundo criterio el importe de la operación. Si queremos guardar un criterio para utilizarlo en el futuro pulsaremos el botón Guardar. En una selección posterior, si queremos recuperar el criterio de ordenación guardado pulsaremos el botón Restaurar. También podremos completar los datos de una operación seleccionándola (marcándola en azul) y ejecutando en la barra de menús Modificar datos de una Propuesta. Los campos que se habilitarán para introducir posibles cambios son los que aparecen en blanco en la imagen siguiente: Una vez ordenada la selección e introducidas las modificaciones convenientes seleccionaremos las operaciones a contabilizar marcando las correspondientes casillas de verificación de la izquierda ( ). Podemos marcar operaciones de forma masiva mediante el botón de la barra de herramientas. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 4

5 Una vez marcadas las operaciones, desde el menú Monitor Propuestas por Lotes podremos imprimir un Informe de Propuestas de Terceros sin Datos Bancarios para aquellas propuestas marcadas que tengan como forma de pago transferencia bancaria y cuyos terceros no tengan ordinales bancarios dados de alta en la base de datos. También podremos Imprimir Informe de Propuestas Marcadas, incluyéndolas, si lo deseamos, en alguna relación contable o generando con ellas una nueva relación contable O. Ejecutando en la barra de menús Monitor Propuestas por Lotes/Modificar Masivamente las Propuestas Marcadas, o bien pulsando el botón de la barra de herramientas, podremos indicar un ordinal de pago, forma de pago y tipo de pago para todas las operaciones. Si el pago va a ser por transferencia bancaria el sistema nos preguntará si deseamos incluir automáticamente los datos bancarios del tercero. Si aceptamos la propuesta el sistema introducirá, para aquellas propuestas que no los tengan, el primer ordinal no bloqueado del tercero, o bien aquel que hayamos indicado que se utilice por defecto. Para más detalles sobre el alta de ordinales de terceros podemos consultar el Capítulo 7 de este Manual. Para poder generar órdenes de pago por transferencia bancaria es necesario que los terceros tengan dados de alta sus ordinales bancarios. Una vez marcadas las operaciones correspondientes las contabilizaremos pulsando el botón de la barra de herramientas o ejecutando Monitor Propuestas por Lotes/Contabilizar las Órdenes de Pago de Propuestas Marcadas de la barra de menús. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 5

6 Si tenemos marcada la casilla de verificación Bloquear Lote (opción por defecto), si alguna propuesta no puede ser contabilizada por faltarle algún dato esencial, el sistema no contabilizará ninguna de las operaciones marcadas en el lote. Si marcamos la casilla de verificación Bloquear Operación, el sistema contabilizará las propuestas correctas y dejará sin contabilizar las incorrectas. Podemos contabilizar el lote sin generar ninguna relación contable P, incluir el lote en alguna relación contable ya existente, o bien generar una nueva relación. 2. REGISTRO DE PAGOS POR LOTES, ÓRDENES DE TRANSFERENCIA Para registrar pagos por lotes ejecutaremos Tesorería Registro de Pagos Monitor de Contabilización de Pagos por Lotes. Las posibilidades de este monitor son las mismas que las vistas para las órdenes de pagos por lotes Obtención del fichero de transferencias Una opción interesante del monitor de pagos por lotes es la posibilidad de generar soportes magnéticos y/o listados de transferencias. Para ello, una vez seleccionadas y marcadas las operaciones, ejecutaremos, en la barra de menús, Monitor de Mandamientos de Pagos por Lotes/Generar Soporte y Relación de Transferencias 1. 1 Para generar el fichero y listado de transferencias es necesario que hayamos dado de alta los datos de nuestra entidad local en Administración del Sistema Tablas Básicas Mantenimiento de Entidades. En los casos en los que la entidad financiera exija que en los ficheros de transferencias conste un sufijo en la identificación de la entidad, será necesario dar de alta este sufijo, que será comunicado por la propia entidad financiera, desde Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales. Aquí introduciremos un nuevo registro con las siguientes características: Código Elemento Descripción Valor S341 Ordinal bancario (trés dígitos) Código alfanumérico del sufijo (tres dígitos) 0,00 Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 6

7 El Concepto de la transferencia podrá tomar uno de los siguientes valores: 1: Nóminas 8: Pensión 9: Otros conceptos El Concepto Transferencias Internacionales podrá tomar uno de los siguientes valores: 2: Nómina exterior 6: Pensión exterior 9: Otros conceptos de exterior Si tenemos marcada la casilla de verificación Generar Fichero y Listado de Transferencias (opción por defecto), el sistema nos pedirá el nombre del fichero de trasferencias y la carpeta donde queremos guardarlo 2. Una vez confirmados los datos, SicalWin nos informará sobre la relación de transferencias generada (relación T) y la ruta del fichero de transferencias. Una vez emitida la relación de transferencias podremos registrar definitivamente los pagos ordenados. Para ello seleccionaremos las operaciones y actuaremos de forma análoga a la expuesta en la ordenación de pagos por lotes. La orden de transferencia se tendrá que emitir con anterioridad al registro del pago. Una vez registrado el pago no se podrá generar la orden de transferencias desde este punto de menú Ficheros de respuesta de transferencias El fichero que emite la entidad bancaria con la información en la que se encuentra el pago se podrá importar desde Tesorería Pagos Monitor de Recepción de Ficheros de Respuesta de Transferencias 3. 2 La unidad local de la máquina desde la que nos conectamos a los servidores de Diputación siempre será C$ en Client (V:) 3 Ponerse en contacto con el SEPAM en el caso de que no aparezca esta opción de menú. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 7

8 En la pestaña Importación de Ficheros, desde el botón remitido por la entidad financiera., se podrá cargar el fichero de respuesta Si el fichero ha sido aceptado parcialmente por la entidad financiera, en la rejilla Listado de Operaciones aparecerá el desglose de las operaciones incluidas en la relación y la situación en la que se encuentra cada una de las líneas de la orden de transferencia Confirmación de relaciones de transferencias Desde Tesorería Pagos Monitor de Recepción de Ficheros de Respuesta de Transferencias (pestaña Confirmación de Relación sin Ficheros de Respuesta) se podrá consultar el histórico de situaciones por las que ha pasado una relación de transferencias generada en SicalWin. Para ello introduciremos el número de transferencia a analizar en el campo correspondiente. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 8

9 Las relaciones de transferencias podrán estar en las siguientes situaciones: ACCP: Aceptada. RJCT: Rechazada. PART: Parcialmente aceptada. PEND: Pendiente de recibir respuesta. No se podrá contabilizar la fase R de una determinada orden de pago perteneciente a una relación de transferencias si previamente no se confirma la misma (pasando a situación ACCP) desde el botón Confirmación de Relación Sin Ficheros de Respuesta. Tras esto, como podemos ver en la imagen anterior, la consulta de la transferencia nos mostrará las fechas y situaciones por las que ha ido pasando la transferencia. Se haya cargado o no el fichero de respuesta de transferencias, para poder contabilizar el pago de una transferencias (fase R) será necesario confirmar la misma desde la pestaña Confirmación de Relación Sin Ficheros de Respuesta. 3. CONTABILIZACIÓN DE INGRESOS POR LOTES Desde Tesorería Cobros Monitor de contabilización de ingresos podremos realizar cobros sobre RD s de forma masiva. El funcionamiento de este monitor es parecido a los monitores de ordenación de pagos y registro de pagos por lotes. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 9

10 Al igual que en la ordenación de pagos por lotes, podremos contabilizar los ingresos sin generar ninguna relación contable I, incluir el lote en alguna relación contable ya existente, o bien generar una nueva relación. 4. RELACIONES CONTABLES La contabilización de facturas desde el monitor de contabilización de facturas registradas nos da la posibilidad de generar relaciones contables de facturas (relaciones F) y de obligaciones reconocidas (relaciones O). La ordenación y registro de pagos por lotes vistos en los puntos anteriores posibilita generar rápidamente relaciones contables de pago (relaciones P) y de transferencias bancarias (relaciones T). Por su parte, desde el monitor de contabilización de ingresos por lotes podemos también generar relaciones I. Para trabajar con relaciones contables es necesario que el usuario esté autorizado a trabajar con ellas. Para ello ejecutaremos Administración del Sistema Tablas Básicas Tipos de Relaciones Contables. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 10

11 En el bloque Usuarios iremos definiendo autorizaciones a las relaciones marcadas en el bloque Tipos de Relaciones Contables Consulta de relaciones contables Para poder consultar e imprimir todas estas relaciones contables generadas ejecutaremos Tesorería Gestión de Relaciones Contables. Aquí, en la pestaña Consulta de Relaciones Contables podremos filtrar las operaciones por el criterio que deseemos. Si pulsamos directamente el botón Ver Datos el sistema nos mostrará todas las relaciones contables existentes. El botón Gastos nos mostrará las operaciones de este tipo incluidas en las relaciones O, P y T. El botón Ingresos nos mostrará las operaciones de esta naturaleza incluidas en las relaciones I. El botón No Presupuestarias lo hará con las operaciones de este tipo incluidas en las relaciones P y T. Podremos también desde aquí imprimir la relación contable que deseemos seleccionándola en la rejilla y pulsando sobre el botón Imp. Relación. En el caso de las relaciones T, podremos también volver a generar desde este botón el fichero de transferencias. El botón Avisos nos permite imprimir carta de comunicación de transferencia dirigida al tercero en cuestión. El sistema preguntará si se desea imprimir la carta o enviar un correo electrónico. Para esto último los terceros de la relación habrán de tener la dirección de correo correctamente configurada en Mantenimiento de Terceros 4. En las relaciones de facturas (relaciones F generadas desde el registro de facturas) también podremos imprimir el Decreto de autorización del gasto. 4 Por motivos de seguridad, para que no salgan impresos los 20 dígitos de la cuenta bancaria del tercero se deberá crear en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales el siguiente registro: Código Elemento Descripción Valor HIDE AVISOS Ocultación de dígitos cuenta corriente tercero número de dígitos a ocultar (de 1 a 10) Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 11

12 4.2. Cambio de operaciones entre relaciones Desde Tesorería Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones de Número de Relación) podremos pasar operaciones de una relación contable a otra. En el campo Relación de Origen introduciremos el número de la relación de la operación a cambiar. En el campo Relación Destino introduciremos el número de la relación a la que queremos imputar la operación. En la relación origen simplemente tendremos que seleccionar aquella operación que queramos cambiar y pulsar el botón para pasarla a la relación de destino; o el botón para pasar operaciones de la relación destino a la origen Creación de nuevas relaciones Podremos crear desde Tesorería Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones de Número de Relación) nuevas relaciones contables dándolas de alta en las casillas correspondientes de Relación de Origen e introduciendo las operaciones en la rejilla Operaciones incluidas. La tecla F5 nos ayudara a buscar las operaciones que deseemos incluir en la nueva relación. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 12

13 No se podrá incluir una misma operación en dos relaciones contables diferentes Eliminación de operaciones de relaciones contables Desde Tesorería Gestión de Relaciones Contables (pestaña Cambio Operaciones de Número de Relación) podremos también eliminar operaciones asignadas a relaciones contables. Hay que tener en cuenta que desde aquí sacaremos la operación de la relación contable, pero no se eliminará la propia operación. Para eliminar también la operación se tendrá que barrar la misma desde el punto de menú correspondiente a la ejecución presupuestaria. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 13

14 Introduciremos el número de relación donde se encuentra la operación a eliminar en los campos Relación de Origen. Podemos utilizar la tecla de función F5 para buscar relaciones contables. Seleccionaremos la línea correspondiente a la operación a eliminar y pulsaremos el botón de herramientas. de la barra 5. IMPORTACIÓN FICHERO DE NÓMINAS SicalWin permite automatizar la contabilización de la nómina de personal mediante la importación de un fichero secuencial, generado por cualquier programa de gestión de personal Grupos de apuntes En primer lugar, desde Administración del Sistema Importación de Datos Externos al Sistema Gestión de Enlace con Nómina de Personal Introducción de Grupos, definiremos los grupos de trabajadores de la entidad. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 14

15 En el campo Grupo de Apuntes introduciremos el nombre con el que nos referiremos al grupo 5. Podremos definir un único grupo que englobe a todos los trabajadores de la entidad o, si lo deseamos, definir grupos distintos para funcionarios, laborales, etc. Hemos de tener en cuenta que, en el momento de contabilizar las nóminas, SicalWin generará una obligación reconocida por cada grupo aquí definido. Número de Operación se refiere, en caso de que exista, a la operación anterior AD, sobre la que se contabilizará la operación O para cada grupo 6. También se puede indicar un número de RC (retención de crédito); en este caso, la operación generada será un ADO sobre retenido. Si no se indica nada, el sistema contabilizará una operación ADO sobre crédito disponible. Si la operación a generar ha de imputarse a un determinado proyecto de gasto lo indicaremos en el campo Código de Proyecto. Centro de Coste se refiere al campo Grupo de Apunte que se grabará en SicalWin. Si la entidad los utiliza, se podrá indicar el Centro Gestor al que se imputará la operación. Se puede definir también la Oficina si el campo se ha marcado como disponible en las opciones de instalación. Se podrá definir para cada grupo de apuntes una Forma de Pago, Tipo de Pago y Ordinal Pagador, que se tomarán por defecto para generar el reconocimiento de la obligación. En el campo Tercero indicaremos el genérico al que se contabilizará el reconocimiento de la obligación. Si se deja en blanco tendremos que indicarlo con posterioridad, en el momento de contabilizar la nómina. El texto que queramos que aparezca en el reconocimiento de la obligación lo introduciremos en el campo Texto Explicativo. 5 Para aquellas entidades que tengan los grupos de apuntes codificados en tablas, será necesario que el grupo esté previamente definido en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales (elemento GAPT). 6 Si durante el ejercicio se produce nueva contratación de personal para este grupo, se tendrá que contabilizar una AD complementaria, indicando el mismo número de referencia que la AD original. Para más datos sobre las operaciones complementarias se puede consultar el capítulo 3 de este Manual. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 15

16 SicalWin generará una obligación reconocida por cada uno de los grupos de nóminas definidos Importación datos de nóminas Una vez definidos los grupos, importaremos el fichero secuencial desde Administración del Sistema Importación de Datos Externos al Sistema Gestión de Enlace con Nómina de Personal Importación Datos de Nómina (pestaña Selección de Datos de Nóminas a Incorporar). Indicaremos un Número de Liquidación a Generar, un texto explicativo de la misma y el Mes de Liquidación (se pueden importar varias liquidaciones en un mismo mes). Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 16

17 En Fichero de Liquidación de Nóminas indicaremos el archivo a importar. El fichero a importar deberá tener el siguiente formato: Campo Inicio Longitud Tipo Tercero 1 12 Texto Tipo Concepto 13 1 Texto Proyecto Texto Aplicación Texto Importe 53 8 Numérico Grupo Apuntes 61 6 Texto Operación Cancelada Número Numérico Operación Cancelada Línea 79 3 Numérico Operación Cancelada Tipo 82 1 Texto Base IRPF Numérico Porcentaje IRPF 95 6 Numérico Código Territorial Texto Plan Actuación Municipal Texto Centro de Coste Texto El Tercero tendrá que existir en la base de datos. Si la entidad no desea información detallada, se podrá utilizar un tercero genérico para todas las líneas del fichero. El Tipo de Concepto será uno de estos valores: Para los devengos: D Para las retenciones: R Para los reintegros: T Para las propuestas: P El Proyecto tendrá el siguiente formato: 4 dígitos para el ejercicio + 1 dígito para el tipo de proyecto + 7 dígitos para el órgano + 3 dígitos para el número de proyecto + 3 dígitos para el expediente. La Aplicación tendrá el siguiente formato 7 : Para los devengos o reintegros a aplicaciones de gastos: 4 dígitos para el ejercicio + 5 dígitos para la clasificación orgánica + 5 dígitos para la clasificación por programas + 7 dígitos para la clasificación económica. Para las retenciones a aplicaciones de ingresos: dígitos para clasificación orgánica + 5 dígitos para la clasificación económica + espacios en blanco hasta completar los 21 dígitos. Para las retenciones a conceptos no presupuestarias: dígitos para la clasificación orgánica + 5 dígitos para la clasificación económica + espacios en blanco hasta completar los 21 dígitos. Para las propuestas: dígitos para la clasificación orgánica + 5 dígitos para la clasificación económica + espacios en blanco hasta completar los 21 dígitos. El Importe se indicará sin comas. Por ejemplo, 3.250,25 se introducirá como ; en los procesos de captura del fichero, SicalWin tratará los dos últimos números como decimales. Si el importe tiene menos dígitos que los 8 que admite el campo, se completarán éstos con espacios en blanco a la izquierda. El campo Grupo de Apuntes es obligatorio. Se refiere a los grupos definidos en el punto 5.1. Se generarán tantas operaciones como grupos de apuntes hayan en el fichero. 7 Si las clasificaciones utilizadas tiene menos dígitos de los indicados, se completarán con espacios en blanco a la izquierda hasta completar el número de dígitos indicados. Si no se utiliza la clasificación orgánica se completarán sus 5 dígitos con espacios en blanco. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 17

18 Cuando las retenciones son de ingresos presupuestarios y cancelan derechos reconocidos, el campo Operación Cancelada Número se referirá al número del derecho reconocido (RD). Si las retenciones cancelan algún pago no presupuestario controlado por operación, se indicará el número del mencionado pago no presupuestario. En el campo Operación Cancelada Línea se indicará la línea del RD o del pago no presupuestario a cancelar. El campo Base IRPF y Porcentaje IRPF se completará sólo para los conceptos no presupuestarios que recojan este tipo de retención. Si los conceptos no se calculan como porcentaje de retención, no será necesario indicar este dato. Los importes se introducirán sin comas. En el proceso de captura del fichero, SicalWin tratará los dos últimos números como decimales. Por ejemplo, para la siguiente nómina: El fichero generado sería: Tercero: D Grupo: FUNCIO Retribuciones básicas (aplicación ) ,00 Retribuciones complementarias (aplicación ) ,00 Retención IRPF (concepto 20001) ,00 Seguridad Social (concepto 20030) ,00 Líquido , Visualización del fichero de nóminas Tras aceptar el fichero secuencial de nóminas en la pestaña Visualización/Edición Fichero Liquidación podremos ver el detalle de todas las líneas a contabilizar. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 18

19 En esta rejilla podremos eliminar, añadir o modificar registros en caso de encontrar errores. Para validar los datos pulsaremos el botón Actualizar. El programa generará una liquidación que posteriormente contabilizaremos Contabilización de las nóminas Contabilizaremos definitivamente las nóminas desde Administración del Sistema Importación de Datos Externos al Sistema Gestión de Enlace con Nómina de Personal Contabilización de Liquidaciones de Nóminas (pestaña Selección del Número de Liquidación a Contabilizar). Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 19

20 Mediante la tecla de función F5 podremos recuperar la Liquidación a Contabilizar. Tras pulsar el botón Aceptar, se nos mostrará el detalle de la operación a generar en la pestaña Contabilización de Liquidaciones de Nóminas. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 20

21 En esta rejilla se nos mostrarán tantas líneas como grupos de nóminas vayamos a tratar. Si en el alta del grupo no lo especificamos, tendremos que introducir aquí el tercero al que se imputará cada una de las obligaciones reconocidas. Opcionalmente podremos también completar o modificar otros datos (texto explicativo, oficina, expediente, ordinal, etc.). El botón Contabilizar generará definitivamente la obligación reconocida. El sistema generará un archivo de texto con el detalle de las operaciones generadas Consulta de liquidaciones de nóminas Desde Administración del Sistema Importación de Datos Externos al Sistema Gestión de Enlace con Nómina de Personal Consultas de Nóminas podremos consultar la situación de las distintas liquidaciones de nóminas importadas. En la pestaña Selección de Liquidaciones podremos filtrar la consulta por lotes, mes de liquidación o estado. Tras filtrar, la pestaña Liquidaciones y Detalles nos mostrará los lotes de nóminas incorporados al sistema. Una vez seleccionado el lote, en la subpestaña Opciones marcaremos el dato a consultar. Una vez hecho esto, se nos habilitará la subpestaña Filtro para ajustar, si lo deseamos, todavía más la búsqueda. Finalmente, la subpestaña Detalles nos mostrará el resultado de la consulta. Contabilización de Operaciones por Lotes, Relaciones Contables 21