OFICINA INTERNET EMPRESAS

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1 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal OFICINA INTERNET EMPRESAS GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS

2 GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 1 GESTIÓN DE USUARIOS: ALTAS, BAJAS, CONSULTA Y MODIFICACIÓN DE AUTORIZACIONES En Oficina Internet Empresas (OIE) de Bankia la gestión de los usuarios la realiza la figura del Gestor del contrato de OIE, que además de ser la persona con poder de firma que representa a la empresa, está autorizado/apoderado en la cuenta asociada al servicio y es la encargada o responsable de: Dar de alta/baja usuarios: dar acceso a otras personas a utilizar O.I.E., y asignarles las claves de acceso según el perfil que se designe o darles de baja. Gestionar permisos a usuarios: para que estos puedan operar y/o consultar sobre los productos. Gestionar que los productos y servicios sean visibles para el resto de usuarios. Generar y desbloquear las claves de acceso de los usuarios. En OIE esta operativa se realiza a través de la opción GESTIÓN DE USUARIOS que permite al Gestor dar de alta y baja, gestionar las claves de acceso, consultar y modificar autorizaciones o perfiles operativos de los distintos usuarios. Estos usuarios que en Caja Rioja adaptaron su Firma electrónica al sistema Bankia, aparecerán automáticamente en el listado de usuarios que puede consultar el Gestor, y podrá revisar los permisos migrados de estos usuarios desde GESTIÓN DE USUARIOS. Tanto el Gestor como los usuarios accederán a OIE con el nº de contrato, nº de usuario y la clave de acceso que se les asignó durante el proceso de adaptación al sistema Bankia y con el que ya accedían a cajarioja en la red. A continuación exponemos los pasos a seguir por el Gestor para poder realizar las distintas opciones. 1. CONSULTA y MODIFICACIÓN DE USUARIOS: pestaña de Listado de usuarios Paso 1: Desde la pantalla inicial de OIE de Bankia, a través del menú de opciones que aparece a la izquierda de cada pantalla, seleccionar la opción GESTIÓN DE USUARIOS. Seleccionada la opción, aparecerá en la pantalla la cláusula LOPD que hay que ACEPTAR, para poder continuar (Imagen 1). IMAGEN 1 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal

3 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 2 Paso 2: En la siguiente pantalla, aparecerá el Listado de usuarios (pestaña primera) con la relación de usuarios procedentes de Caja Rioja en el caso de haberlos, así como la información del Gestor. Se podrá pulsar sobre consultar para ver toda la información del usuario (Imagen 2) IMAGEN 2 Paso 3: Al pulsar consultar aparecerán los datos y estado del usuario seleccionado, y pulsando sobre el botón Autorizaciones, se mostrarán las autorizaciones asignadas, que pueden ser modificadas desde esa misma pantalla. También se puede emitir la clave de acceso del usuario (Imagen 3). La Firma electrónica del usuario se emitirá siempre desde la oficina de Bankia; si el usuario adaptó previamente su Firma electrónica en su Oficina o en cajarioja en la red antes de la integración (25 de enero de 2013) no será necesario. IMAGEN 3 Igualmente se podrán consultar los datos del propio Gestor con sus autorizaciones. En este caso, a diferencia de la consulta de los usuarios, no se podrán modificar las autorizaciones asignadas ni emitir la clave de acceso. Esta operativa para el Gestor tiene que realizarse siempre desde su oficina Bankia y las modificaciones del contrato que se emitan requerirán de su firma.

4 GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 3 2. DESBLOQUEO y EMISIÓN de CLAVES DE ACCESO USUARIOS: pestaña de Listado de usuarios La operativa de desbloqueo/emisión de claves de acceso de usuarios se realizará desde la pestaña de Listado de usuarios (consulta), por lo que los pasos a seguir para acceder son los mismos que en el punto anterior. A través de esta opción el Gestor puede desbloquear, mediante la emisión de nueva clave de acceso, a aquellos usuarios que tengan bloqueada su clave, o emitir nueva clave si no la recuerdan. Paso 1: Desde Listado de usuarios (pestaña primera), pulsar sobre Consultar del usuario a desbloquear (Imagen 4). En la siguiente pantalla, dónde aparecen los datos y el estado del usuario, pulsar sobre botón Emisión de clave (Imagen 5). En la siguiente pantalla (Imagen 6), introducir la nueva clave de acceso, la Firma electrónica del Gestor y pulsar sobre ACEPTAR para validar la nueva clave. Aparecerá un mensaje de confirmación de clave de acceso emitida. No olvide comunicar esta nueva clave al usuario para que pueda acceder a OIE (cuando el usuario acceda la próxima vez con esta nueva clave de acceso, por seguridad, el sistema le solicitará que la modifique). IMAGEN 4 IMAGEN 5 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal IMAGEN 6

5 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 4 3. ALTA NUEVO USUARIO Paso 1: Desde la pantalla inicial de OIE de Bankia, a través del menú de opciones que aparece a la izquierda de cada pantalla, seleccionar la opción GESTIÓN DE USUARIOS. Seleccionada la opción, aparecerá en la pantalla la cláusula LOPD que hay que ACEPTAR, para poder continuar (Imagen 7). Sólo el Gestor del contrato de OIE puede realizar el alta de nuevos usuarios. IMAGEN 7 Paso 2: En la siguiente pantalla, seleccionar la pestaña de Alta Nuevo usuario, dónde se deberán introducir los datos del nuevo usuario a dar de alta. (Imagen 8 y 9) IMAGEN 8 IMAGEN 9

6 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 5 Paso 3: Rellenar en la pantalla los datos de Alta nuevo usuario que se solicitan (Imagen 10): IMAGEN 10 Número de usuario: el Gestor asigna un nº de usuario de 4 dígitos, entre 1000 y 8999, es decir, 1000, 1001, 1002, etc. Por defecto, el sistema asigna el primer número que esté libre en orden ascendente, pero se puede modificar. El Gestor deberá comunicárselo al nuevo usuario, ya que lo necesitará para acceder al servicio. Nombre de usuario: el Gestor asigna un nombre para identificar al nuevo usuario (Max. 20 caracteres). Tipo Doc. de Identificación: seleccionar el tipo de documento de identificación del nuevo usuario: DNI/NIF; Tarjeta de Residente u Otros. Número Doc. de identificación: introducir el nº de DNI/NIF; Tarjeta de Residente u Otros (sin puntos ni guiones) del nuevo usuario, según lo seleccionado. Fechas Inicio y Fin del usuario: a criterio del Gestor, se puede establecer un periodo durante el cual el nuevo usuario podrá acceder al servicio. Formato dd/mm/aaaa. Llegada la fecha fin, la clave de acceso del usuario se bloqueará y no podrá acceder a OIE. Clave de acceso: el Gestor asigna la clave con la que el nuevo usuario accederá por primera vez al servicio, entre 4 y 8 dígitos (solo números). Es imprescindible que dicha clave se la comunique al nuevo usuario, para que pueda acceder a OIE. Firma: finalmente y para completar la operación, el Gestor tiene que teclear su Firma electrónica para dar de alta al nuevo usuario y pulsar ACEPTAR para continuar (o cancelar para abandonar el alta). Aparecerá la pantalla de definición de Autorizaciones del usuario, dónde se establecerá el perfil del nuevo usuario para cada contrato/producto (consultivo u operativo) o se podrá copiar el perfil de otro usuario ya existente.

7 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 6 Paso 4: Pantalla de Autorizaciones usuario. El Gestor definirá el perfil y/o permisos que tendrá el nuevo usuario marcándolos para cada producto. La aplicación muestra todos los productos y servicios habilitados y asociados a Oficina Internet Empresas para dar de alta las autorizaciones (Imagen 11a y 11b). El único dato que no podrá asignar el Gestor a los nuevos usuarios es la Firma electrónica (si corresponde), que deberá solicitarse en la oficina. Los distintos permisos se resumen en: Consultas, autoriza al usuario a consultar el producto (condiciones y movimientos) y a realizar operaciones que quedan pendientes de firma: un usuario con permisos de Movimientos de fondos puede autorizarlas desde Órdenes pendientes. No podrá firmar nunca las operaciones. Mover fondos, habilita al usuario a realizar movimientos de fondos (trasferencias, traspasos, etc) del producto. Por tanto, es imprescindible que el usuario esté autorizado/apoderado en el producto. Esta autorización implica que el usuario tenga Firma electrónica, que deberá solicitar en su oficina Bankia. Si el usuario no está como apoderado/autorizado en el producto, a la hora de aceptar se mostrará un mensaje informativo de Cliente no relacionado con producto y no se dará de alta la autorización. El sistema obliga a fijar un importe o límite máximo diario de movimiento de fondos a nivel producto. Este permiso habilita automáticamente también el de Consultas (Imagen 11a). IMAGEN 11a Prueba xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx

8 GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 7 Ficheros: pueden existir dos tipos de envío de ficheros para dar autorización (en función de lo contratado) * Envío de ficheros sin firma: este tipo de envío requiere, por parte de la empresa, que se remita una autorización (carta, fax, etc) a su oficina para que confirme y gestione su tramitación. El Gestor tendrá que seleccionar en la pantalla los tipos de ficheros sin firma a los que autorizará al usuario a remitir. El usuario autorizado sólo podrá remitir los ficheros pero no firmarlos o dejarlos pendientes de firma. * Envío de ficheros con firma: con esta modalidad de envío de ficheros la empresa autoriza telemáticamente la tramitación del fichero mediante Firma electrónica. No requiere intervención de la oficina para la tramitación. Si se tiene contratada esta modalidad, en la pantalla para autorizar al usuario aparecerán tanto los tipos de ficheros con firma como los mismos tipos de ficheros sin firma, según lo contratado (imagen 11b). Para que la autorización que realiza el Gestor al usuario funcione correctamente: + Tiene que autorizarlo en ambos (con y sin firma), como se muestra en la imagen 11b: P.ej. (N19) Envío de adeudos por domiciliación (Recibos). Con firma y (N19) Adeudos por domiciliación. De esta manera se autoriza al usuario a realizar el envío de ficheros de N19 con firma y sin firma. + Asimismo, el usuario también debe tener permisos sobre la cuenta asociada al fichero: - Si el usuario está autorizado sólo de consulta, el fichero a enviar con firma quedará pendiente de firma y otro usuario/gestor con capacidad de firma lo autorizará. - Si el usuario está autorizado a realizar movimientos de fondos podrá dejarlo pendiente de firma o lo podrá autorizar su envío mediante la Firma electrónica. IMAGEN 11b Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal

9 GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 8 No autorizado. Si no se fija ningún permiso de los anteriores, el nuevo usuario no tendría ningún acceso al producto o servicio (ni en modo consulta, ni operativo). Sólo accedería a OIE. Si hay que dar de alta a varios usuarios, para simplificar el proceso, la aplicación permite al Gestor copiar los permisos de un usuario ya existente y después modificarlos (imagen 12). IMAGEN 12 Al pinchar en Copiar se presentan las autorizaciones del usuario seleccionado, permitiendo modificarlas seguidamente. Al pulsar en ACEPTAR se aplican al nuevo usuario generando su perfil. Completados los datos, pulsar sobre ACEPTAR para continuar con el alta del usuario. Paso 5: Si todos los datos son correctos, aparecerá una nueva pantalla con el resumen de las modificaciones y el estado de las mismas asignadas al usuario (Imagen 13). Si todo es correcto, pulsar ACEPTAR para completar el alta del nuevo usuario, o VOLVER para regresar a la pantalla anterior y realizar las modificaciones oportunas. Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal XXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXX IMAGEN 13

10 Ref. versión v1_ene 13 Autor: Área Estrategia Multicanal GUÍA de GESTIÓN DE USUARIOS en OFICINA INTERNET EMPRESAS 9 Al aceptar esta pantalla, se mostrará el nuevo listado de usuarios y se habrá finalizado el proceso (Imagen 14). IMAGEN BAJA DE USUARIOS: pestaña de Listado de usuarios La operativa de baja de usuarios se realizará también desde la pestaña de Listado de usuarios (consulta), por lo que los pasos a seguir para acceder son los mismos que los descritos en los puntos anteriores. La baja de un usuario implica eliminar al usuario y no podrá acceder a O.I.E. Una vez confirmada la baja de un usuario no se puede reactivar. Habría que darle de alta como nuevo usuario. Paso 1: Desde la pantalla de Listado de usuarios (pestaña primera), pulsar sobre Baja del usuario al que se quiere eliminar. En la pantalla siguiente, hay que confirmar que se desea dar de baja al usuario indicado. (Imagen 15 y 16), mediante la Firma electrónica del Gestor. IMAGEN 15 IMAGEN 16