Anulación de comprobantes electrónicos

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1 Anulación de comprobantes electrónicos Manual del usuario Fecha de elaboración:

2 Información del documento Resumen: Alcance: Audiencia: El manual brinda una guía detallada para que conozca el funcionamiento de la aplicación, muestra sus elementos uso para la interacción. Este documento no muestra aspectos técnicos, ni solución ante problemas inesperados que presente el sistema. Usuarios finales Desarrolladores Gerentes de proyecto Revisiones al documento Versión Fecha de modificación Descripción Emisión inicial Se habilita la anulación de facturas Se habilita la anulación de facturas y guías de remisión sin aceptación del receptor Inclusión base legal 2

3 Anulación de comprobantes electrónicos 1. Ingreso al sistema Acceso... A Solicitud de anulación Confirmar anulación Aceptar solicitud de anulación Rechazar solicitud de anulación Consulta de anulación

4 El documento explica cómo utilizar la opción de anulación de comprobantes electrónicos emitidos y autorizados por el Servicio de Rentas Internas. Esta funcionalidad incluye: Solicitud de anulación de comprobantes electrónicos por parte del emisor. Confirmación de anulación de comprobantes electrónicos por parte del receptor. Consulta de comprobantes electrónicos anulados: emitidos y recibidos. Base legal La normativa vigente que se aplica a las anulaciones es: Circular NAC- DGECCGC publicada en el Registro Oficial 492 de 04 de mayo de Resolución NAC- DGERCGC publicada en el Registro Oficial 696 de 22 de febrero de

5 1. Ingreso al sistema 1.1. Acceso Ingrese a la página web institucional ( seleccione la opción Servicios en Línea / Comprobantes electrónicos e ingrese el número de identificación y clave: En Comprobantes electrónicos / Producción se despliega la siguiente pantalla: Para anular los comprobantes electrónicos (en ambiente de producción o prueba), en el menú principal acceda a Anulación comprobantes: 5

6 Enseguida aparece en la pantalla el siguiente menú: Solicitud de anulación de comprobantes electrónicos En caso de que el emisor solicite al receptor la anulación de un comprobante electrónico autorizado por el Servicio de Rentas Internas, debe ingresar los siguientes datos: Tipo de comprobante: Tipo de comprobante emitido. Clave de acceso: Código generado por el emisor de 49 caracteres. Número de autorización: Número generado por el SRI al autorizar el comprobante, de 37 caracteres. 6

7 Identificación del receptor: Número de cédula de identidad, RUC o pasaporte del receptor. Fecha de autorización: Fecha en la cual fue autorizado el comprobante electrónico, con formato día / mes / año (Ej. 18/03/2013). Correo electrónico receptor: Es la dirección de correo electrónico del receptor. Al completar la información se muestran los datos para verificación: Al verificar la información, presione el botón Enviar. Aparece una alerta para confirmar la anulación del comprobante. Si presiona Cancelar corrija o ingrese la información del comprobante electrónico autorizado. 7

8 En cambio, si presiona Aceptar se procesa la información ingresada y se envía la solicitud de anulación del comprobante electrónico. Si hay algún inconveniente aparece un mensaje de error. Si la información es correcta, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, sobre el ingreso de la solicitud de anulación. También se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al receptor, en el que se informa sobre la solicitud de anulación y se solicita la confirmación o el rechazo de esa solicitud. Importante: Si el trámite es por facturas o guías de remisión, al presionar Aceptar, la anulación se ejecuta y no es necesario ningún proceso posterior. Hasta esta etapa, el comprobante electrónico se identifica como PENDIENTE DE ANULAR y hasta que se confirme o rechace su anulación, el comprobante electrónico tiene validez tributaria Confirmar anulación El receptor puede aceptar o rechazar las solicitudes de anulación de comprobantes electrónicos autorizados por el Servicio de Rentas Internas. Importante: Las facturas y guías de remisión no requieren confirmación de anulación, pues se anulan directamente en la solicitud de anulación. Si selecciona esta opción, aparece la información tabulada de los comprobantes electrónicos pendientes de anular (los comprobantes hasta esta etapa tienen validez tributaria). 8

9 La información de las columnas corresponde a: Solicitud: Número secuencial generado para la solicitud de anulación. Emisor: Número de RUC y razón social del contribuyente emisor del comprobante electrónico. Tipo y serie de comprobante: Tipo de comprobante electrónico, número de serie y secuencial de 13 dígitos. Clave de acceso y número de autorización: Clave de acceso de 49 caracteres generada por el emisor; número de autorización de 37 caracteres generado por el SRI al momento de autorizar el comprobante.. Fecha y hora de solicitud: Fecha y hora de la generación de la solicitud de anulación del comprobante electrónico. Acción: Tiene las opciones de Aceptar o Rechazar la solicitud de anulación del comprobante electrónico. Al final del reporte tiene un organizador para el desplazamiento rápido entre los grupos (cada grupo tiene 10 registros), con la información de los comprobantes pendientes para anular Aceptar solicitud de anulación El receptor puede aceptar la solicitud de anulación de un comprobante electrónico autorizado por el Servicio de Rentas Internas. Se presenta el siguiente mensaje: 9

10 Al presionar el botón Aceptar se procesa la información y se envía la aceptación de anulación. Si registra algún inconveniente aparece un mensaje de error. A través de una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje al correo electrónico del emisor, se informa la respuesta a la solicitud de anulación del comprobante electrónico. En este momento el comprobante se Anula y no tiene validez tributaria. Si presiona Cancelar se cierra el mensaje y no se procesa la información. Importante: Las facturas y guías de remisión no necesitan la aceptación de solicitud de anulación, porque se anulan directamente Rechazar solicitud de anulación El receptor rechaza la solicitud de anulación, al seleccionar la opción Rechazar y se presenta el siguiente mensaje: Si presiona Cancelar se cierra el mensaje y no se procesa la información. Al presionar Aceptar se procesa la información y se envía la solicitud de anulación del comprobante. Si se presenta algún inconveniente aparece un mensaje de error. Se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje al correo electrónico del emisor, informándole sobre la respuesta a la solicitud de anulación. También se informa a través del buzón del contribuyente y correo electrónico al receptor sobre la respuesta de la solicitud. En este caso, el comprobante electrónico se encuentra autorizado y mantiene validez tributaria. 10

11 1.1.3 Consulta de comprobantes electrónicos anulados El contribuyente puede acceder a la información de los comprobantes electrónicos anulados emitidos y recibidos. Al final del reporte tiene un organizador para el desplazamiento rápido entre los grupos (cada grupo tiene 10 registros), con la información de los comprobantes anulados. Notas aclaratorias: 1. La anulación de comprobantes electrónicos aplica para facturas, comprobantes de retención, notas de crédito, notas de débito y guías de remisión. 2. La anulación de facturas procede en el caso de transacciones no realizadas, este proceso no sustituye a lo señalado en el artículo número 15 del Reglamento de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios: Notas de crédito.- Las notas de crédito son documentos que se emitirán para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones. El receptor debe aceptar la solicitud de anulación del comprobante para que cambie el estado de Autorizado a Anulado, excepto en la factura y guía de remisión, pues si existen errores o no se efectiviza la la transacción o retención se anulan directamente. 3. El emisor y receptor del comprobante deben tener acceso a Servicios en Línea. 11

12 4. Los comprobantes en estado Pendiente de Anular tienen validez tributaria. 5. Los comprobantes en estado Anulado no tienen validez tributaria. 6. El ingreso de solicitudes de anulación se realiza exclusivamente por internet. 7. La solicitud de anulación puede ingresarla hasta 90 días posteriores de la fecha de autorización del comprobante de venta, retención o documento complementario. La anulación es un acuerdo entre emisor y receptor, pues este proceso tiene incidencia en las declaraciones y anexos que deben presentar los contribuyentes. Una vez ejecutado el proceso no existe procedimiento que permita reversar la anulación. 8. Si la solicitud de anulación fue rechazada por el receptor por error puede ingresar nuevamente la solicitud de anulación. 12

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