Manual Funcional GFE.

Transcripción

1 Manual Funcional GFE. octubre Herramienta de apoyo funcional para la parametrización, control y seguimiento de los CFE/CFC. Sistema de Facturación Electrónica.

2 Índice Inicio de Sesión... 1 Consulta de documentos... 2 a. Consulta de CFE Enviados... 2 b. Consulta de CFE Recibidos... 3 c. Consulta de Reportes Diarios... 4 Definiciones Generales... 5 a. Constancias de Autorización de Emisión (CAE)... 5 b. Asignación de Rangos de CAEs... 6 c. Receptores Electrónicos... 8 d. Cotizaciones... 9 Utilidades... 9 a. Anulación de Números de CAE No Utilizados... 9 Reportes a. Control de Números no Utilizados en una CAE b. Resumen de CFE Emitidos Inicio de Sesión El ingreso al sistema muestra la siguiente pantalla en la que debe indicarse el usuario y contraseña para acceder al mismo. 1

3 Usuario por default para el ingreso del sistema: DATALOG, contraseña DATALOG01. Siempre en Mayúsculas las letras. Luego que el usuario ha ingresado se debe seleccionar el sistema 1 al que desea ingresar como se muestra en la imagen a continuación: Consulta de documentos a. Consulta de CFE Enviados La opción a la Consulta de CFE Enviados puede visualizarse desde el modulo Facturación Electrónica Cliente o Servidor. Ruta: MENU PRINCIPAL / Consultas / Consulta de CFE Enviados. Esta consulta permite conocer el estado de los documentos que ya fueron procesados por GFE. Generar Representación Impresa de Documentos Enviar mail a Cliente Descargar XML del CFE Descripción de botones particulares de la consulta: Enviar mail a Cliente: Permite enviar la representación impresa del CFE seleccionado a una lista de correos electrónicos que se ingresa. Generar Representación Impresa de Documentos: Permite generar la representación impresa del CFE seleccionado. Descargar XML del CFE: Permite descargar el XML correspondiente a el/los CFE/s seleccionado/s. En caso que se seleccione más de un CFE se descargan todos los XML en un archivo zip. 1 El módulo Portal/Seguridad es comentado en el Manual Funcional Portal/Seguridad-GFE. 2

4 Algunos de los posibles filtros a aplicar en la consulta son: - Fecha del documento - Tipo CFE - Tipo documento en el sistema de origen (ERP, comercial, etc.) - Serie - Comprobante - Sucursal si aplica- - Punto de emisión si aplica- - Fecha y Hora Generado - Moneda - Estado (*) Los estados de los CFEs (*) son: 1. Registrado en bandeja (estado inicial) 2. Registrado en bandeja Error 3. Firmado Ok 4. Firmado Error 5. Registrado en servidor 6. Acuse recibido DGI 7. Confirmado DGI 8. Rechazado DGI 9. Anulado ERP 10. Anulado registrado en el servidor 11. Observado DGI 12. Confirmado ERP 13. Confirmado ERP registrado en el servidor 14. Para Revisión 15. Anulado Interno 16. No requiere envío DGI 17. No requiere envío ERP b. Consulta de CFE Recibidos La opción a la Consulta de CFE Recibidos puede visualizarse desde el modulo Facturación Electrónica Cliente o Servidor. Ruta: MENU PRINCIPAL / Consultas / Consulta de CFE Recibidos. La consulta de los CFE Recibidos, permite buscar filtrando por diferentes parámetros (similares a los de la consulta de CFE Enviados), los CFE recibidos desde emisores externos. Descripción de botones particulares de la consulta: Confirmar CFE Rechazar CFE Marcar/Desmarcar CFE como procesado por ERP Descargar XML del CFE 3

5 Confirmar CFE: Permite cambiar el estado del CFE seleccionado a Confirmado o sea que mediante esta acción se acepta el comprobante recibido. Rechazar CFE: Permite cambiar el estado del CFE seleccionado a Rechazado o sea que mediante esta acción se rechaza el comprobante recibido. Marcar/Desmarcar CFE como procesado por ERP: Mediante esta opción se puede Marcar o Desmarcar el CFE seleccionado como procesado por el ERP. Descargar XML del CFE: Permite descargar el XML correspondiente a el/los CFE/s seleccionado/s. En caso que se seleccione más de un CFE se descargan todos los XML en un archivo zip. c. Consulta de Reportes Diarios En el caso de los Reportes Diarios, la consulta permite obtener los informes diarios generados. En este caso, los filtros por los cuales se puede focalizar la consulta son: - Fecha - Secuencial - Fecha y Hora de Generado - Estado, pudiendo adoptar los siguientes valores: Generado, Acuse Recibo DGI, Pendiente de Envío, Rechazado por DGI, Procesado, En Gestión y Reliquidado. Ruta: Facturacion Electrónica Servidor / MENU PRINCIPAL / Consultas / Reportes Diarios. Generar Reporte Diario Enviar a DGI Generar y Grabar XML de Reporte Diario Se puede visualizar el reporte diario elegido ( Representación Impresa del reporte diario). Descripción de botones particulares de la consulta: Enviar a DGI: Envía el/los Reportes Diario/s seleccionado/s a DGI. Generar Reporte Diario: Genera el Reporte Diario en la empresa que estamos trabajando, de acuerdo a la fecha que se ingresa. Generar y Grabar XML de Reporte Diario: Genera el Reporte Diario según la fecha ingresada y graba en disco el XML correspondiente. 4

6 Definiciones Generales a. Constancias de Autorización de Emisión (CAE) La definición de las CAEs debe realizarse en la siguiente Ruta: Facturacion Electrónica Servidor / MENU PRINCIPAL / Definiciones Generales / Constancias de Autorización de Emisión (CAE). Para parametrizar cada una de las constancias se debe completar los datos de la pantalla que se muestra a continuación. En el caso que se cuente con el archivo.xml correspondiente a la CAE solicitada en la DGI, alcanza con indicarlo mediante el botón Examinar y al seleccionar Renovar se cargarán en forma automática todos los datos de la CAE sin necesidad de que deban ser ingresados en forma manual. Botón Examinar: Este botón permite cargar el XML correspondiente al archivo de CAE que envía DGI. 5

7 CFE: Código correspondiente al tipo de CFE para el que se otorga la constancia para autorización de emisión. Código Autorización: Código de autorización otorgado por DGI. Tipo Autorización: Tipo de autorización otorgado por DGI (en este caso el valor E ). Fecha Emisión: Fecha de emisión de la CAE. Número Inicial: Número inicial de la CAE. Número Final: Número final de la CAE. Serie: Serie de la CAE autorizada. Fecha Vencimiento: Fecha de vencimiento de la CAE. Última Actualización: Fecha y hora de la última vez que se actualizó el registro. b. Asignación de Rangos de CAEs El registro de esta información se realizará en la siguiente Ruta: Facturacion Electrónica Servidor / MENU PRINCIPAL / Definiciones Generales / Asignación de Rangos de CAEs. La parametrización debe hacerse a nivel de Host Cliente GFE, sucursal y opcionalmente punto de emisión. En la pantalla que sigue se procede a la búsqueda de asignaciones de constancias de autorización a los CFE: 6

8 La pantalla de este mantenimiento es la siguiente: CFE: Código correspondiente al tipo de CFE para el que se otorga la constancia para autorización de emisión. Código Autorización: Código de autorización otorgado por DGI. Vencimiento CAE: Fecha de vencimiento de la CAE. Host Cliente Código: Código de cliente GFE al que pertenece el punto de emisión de la facturación. Secuencial: Este secuencial se utiliza porque para el mismo CFE, Código de Autorización y Host Cliente pueden existir varias asignaciones de CAE. Número Inicial: Número inicial del rango que se está asignando. Número Final: Número final del rango que se está asignando. Serie: Serie del rango que se está asignando. Número a Utilizar: Este campo es de uso interno de GFE, actualizándose cada vez que GFE asigna un número. Sucursal: En caso que se parametrice el uso de sucurales en GFE puede asignarse un rango de CAE para cada sucursal. Punto Emisión: En caso que se parametrice el uso de sucursales y puntos de emisión en GFE, puede asignarse un rango de CAE para cada sucursal y punto de emisión. Tipo de Numeración: Existen dos valores posibles para el tipo de numeración: que sea administrada por el ERP o por GFE. Si la numeración es administrada por el ERP quiere decir que la numeración del comprobante llegará a GFE desde el ERP y esa numeración será enviada 7

9 a DGI. En caso contrario, independientemente del número interno del ERP, el número definitivo (con el que se enviará a DGI) será asignado por GFE. Cantidad mínima de números para alerta: parámetro mínimo de números disponibles para el tipo de comprobante en la sucursal o punto de emisión para el cual el sistema comienza a enviar alertas notificando de la situación. Última Actualización: Fecha y hora de la última vez que se actualizó el registro. Activa: Indica si esta asignación de CAE está activia para ser usada por GFE o no. En el caso que se agoten los números de esta asignación de CAE, GFE la desactivará en forma automática. c. Receptores Electrónicos Una vez que se realiza el pasaje a Producción en GFE el listado de los Receptores Electrónicos será actualizado de forma electrónica con la DGI y luego su mantenimiento será de revisión automática por parte del sistema 7 días hacia atrás. Sin embargo, existe la posibilidad de importar el listado de los Receptores Electrónicos de forma manual dentro del sistema. Ruta: Facturacion Electrónica Servidor / MENU PRINCIPAL / Definiciones Generales / Receptores Electrónicos. Examinar: Seleccionar el archivo ConsultaEmisoresElectronicosMail.xml descargado del sitio web de e-factura de la DGI (Ambiente Producción). Finalmente dar al boton Aceptar y esperar que la lista de receptores quede actualizada satisfactoriamente. 8

10 d. Cotizaciones Se almacenarán las cotizaciones de las monedas necesarias para los procesos. En particular se requiere la cotización de la UI para determinar si un e-ticket debe ser enviado o no a la DGI según el tope especificado en los parámetros del cliente y en los parámetros del servidor. La pantalla de este mantenimiento es la siguiente: Fecha: Fecha de la cotización. Moneda: Moneda de la cotización. Compra: Valor de compra de la cotización. Venta: Valor de venta de la cotización. Última Actualización: Fecha y hora de la última vez que se actualizó el registro. Utilidades a. Anulación de Números de CAE No Utilizados A partir de esta opción se puede anular un rango de números pertenecientes a una CAE. Estos números anulados serán reportado en el Reporte Diario como anulados. 9

11 Este proceso puede ser últil ante el vencimiento de una CAE o en el caso que haya un rango de números que el ERP no vaya a utilizar y sea el ERP el que esté otorgando la numeración de los CFEs. Ruta: Facturacion Electrónica Servidor / MENU PRINCIPAL / Utilidades/ Anulación de Números de CAE No Utilizados. Tipo CFE: Codigo del tipo de CFE Cód. Autorizacion: Codigo de la CAE Serie: Serie de la CAE. Numero inicial: Numero inicial a anular (desde). Numero final: Numero final a anular (hasta). Reportes a. Control de Números no Utilizados en una CAE Mediante este reporte se pueden visualizar los números no utilizados en una o mas asignaciones de CAE. El reporte permite elegir que asignación de CAE se van a analizar y en que rango de números. Se pueden elegir CAEs activas o no y también si se desea incluir los números anulados. 10

12 Es importante tener en cuenta que este reporte por el análisis que debe realizar, puede demorar en función de los rango de numeración indicados. A continuación un ejemplo del reporte habiendo indicado que se analice la asignación de CAE correspondiente a e-tickets (101) e e-facturas (111). 11

13 b. Resumen de CFE Emitidos Este reporte permite aplicando ciertos filtros (Fecha, Tipo de CFE, Serie de CFE, Comprobante de CFE, Moneda y Sucursal), recuperar los distintos tipos de CFE que hayan sido emitidos por la empresa y se correspondan con los filtros mencionados anteriormente. Seleccionando el botón Reporte, se puede visualizar el reporte, detallando los totales de IVA por tipo de CFE, así como también la cantidad de CFEs por cada tipo. A continuación se muestra una imagen con el ejemplo de un reporte. 12