FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Transcripción

1 Es hora del cambio contamos contigo! Manual del Adquiriente FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

2 ACERCA DE ESTA GUÍA Este manual describe la manera de visualizar, aceptar o rechazar y descargar los documentos electrónicos, generados por el Obligado a Facturar Electrónicamente (ESENTTIA), a través del portal de nuestro operador Carvajal Tecnología y Servicios S.A.S. con su plataforma Centro Electrónico de Negocios (CEN), bajo la dirección web

3 ALCANCE En este manual el Adquirente (Cliente comprador del bien o servicio) encontrará la información suficiente para validar, aprobar o rechazar los documentos electrónicos emitidos por ESENTTIA. Recuerda que cuentas con el apoyo de tu agente comercial, para cualquier inquietud del proceso y/o antes de rechazar los documentos.

4 PASO A PASO Recibirás un correo de nuestro operador tecnológico Carvajal Centro Electrónico de Negocios (CEN Financiero) para completar tu registro. Además de recibir tu usuario y contraseña. Con estos datos podrás acceder al portal CEN o través del enlace dónde podrás validar o descargar las facturas correspondientes.

5 VALIDACIÓN DE CONTRASEÑA Al ingresar al portal del Centro Electrónico de Negocios (CEN) por primer vez deberás asignar una nueva contraseña. Esta debe ser de 8 caracteres mínimo y contener al menos 1 letra mayúscula, 1 letra minúscula, 1 número y 1 carácter especial (.,;+#?!@$%&^*-) al finalizar debes dar clic en asignar.!

6 INGRESA TUS DATOS Aparecerá una pantalla para que ingreses tus datos de Usuario/ y Contraseña Nueva adicionalmente deberás dar clic en la casilla de No soy un robot que nos permitirá autenticar los datos, enseguida deberás pulsar el botón Ingresar para que el sistema valide los datos.

7 OLVIDASTE TU CONTRASEÑA? Para restablecer tu contraseña deberás ir al portal del Centro Electrónico de Negocios (CEN), buscar el cuadro donde solicitan tus datos de ingreso y en la parte inferior habrá una enlace que dice Haz clic aquí enseguida el sistema te llevará a la página para ingresar tu Usuario/ . En el correo inscrito recibirás una notificación, la cual te llevará a la página para ingresar tu nueva contraseña.

8 NAVEGACIÓN DENTRO DE LA PLATAFORMA CEN Al ingresar a la plataforma CEN podrás encontrar diferentes opciones que te ayudarán a gestionar las facturas emitidas por el Obligado a Facturar Electrónicamente (ESENTTIA).

9 VISOR DE RECIBIDOS Permite que el usuario receptor visualice la información de los comprobantes que ha recibido o los comprobantes enviados por sus emisores. Esta opción le permite visualizar la información de cabecera de los comprobantes y realizar la descarga de los archivos asociados en estos comprobantes recibidos.

10 ACEPTAR / RECHAZAR / DESCARGAR COMPROBANTES Permite que el usuario descargue, acepte o rechace, los comprobantes después de haber realizado su correspondiente revisión. Para hacerlo el usuario debe seleccionar el o los comprobante(s) que desea descargar, aceptar o rechazar y pulsar el botón correspondiente a la acción deseada. Recuerda que cuentas con el apoyo del equipo comercial y de servicio al cliente, para aclarar tus inquietudes antes de rechazar el documento. Adicional existen las notas débito y crédito para ajustar inconsistencias de precios o cantidades

11 Posteriormente el sistema muestra un mensaje de confirmación de la acción, indicando los comprobantes a los que se le aplicará el cambio de estado y solicitando ingresar el motivo de la aceptación o rechazo, según sea el caso: Al confirmar el cambio de estado, el sistema muestra un mensaje con el resultado de la acción realizada, indicando cuales comprobantes cambiaron de estado y a cuáles no se les pudo aplicar la acción.

12 Una vez se realiza el cambio de estado, en la grilla de resultados tanto del visor de recibidos como de emitidos, el estado comercial de los comprobantes se actualiza de acuerdo al cambio efectuado: - Estados válidos Colombia para realizar Aceptación/Rechazo: Publicado, Enviado, Recibido, Aceptado o Rechazado. - Estados Terminales Colombia: Aceptado tácitamente (3 días hábiles siguientes a la recepción de la factura).

13 DESCARGA DE ARCHIVOS DE COMPROBANTE Los archivos que el sistema permite descargar están relacionados directamente al estado de procesamiento en el que se encuentre el comprobante emitido y/o al tipo de documento enviado. Estos archivos pueden ser: - PDF - XML Firmado - XML respuesta DIAN - XML Acuse de Recibo - XML Aceptación/Rechazo La DESCARGA de los archivos se puede realizar de dos maneras: 1. La primera es desde la columna Descargar de la grilla de resultados: 2. La segunda es dando clic en el número del documento en la grilla de resultados. Al hacer esto se desplegará el detalle del comprobante con los respetivos botones para realizar la descarga de los archivos:

14 SERVICIO AL CLIENTE (+57) servicioalcliente@esenttia.co