Manual de Usuario MINISTERIO DE MEDIO AMBIENTE Y MEDIO RURAL Y MARINO. Factura Electrónica VERSIÓN: FECHA: Agosto de 2009

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1 Manual de Usuario VERSIÓN: 1.00 FECHA: Agosto de 2009 CORREO ELECTRÓNICO: C/ BENEFICENCIA MADRID TEL: FAX:

2 ÍNDICE 2 ACCESO AL PORTAL VER DATOS DEL USUARIO CONECTADO CAMBIAR CONTRASEÑA DE USUARIO CONSULTA DE FACTURAS FIRMADAS DESCARGAR LA FACTURA EN FORMATO PDF DESCARGAR LA FACTURA EN FORMATO XML VER AUDITORÍA DE FIRMA VER AUDITORÍA DE EVENTOS Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 2 de 18

3 El presente documento refleja los procedimientos necesarios para poder operar con el portal de usuario de la aplicación de facturación electrónica de FEGA, en su alcance reducido. Este alcance reducido se centra en los siguientes puntos: Acceso a la plataforma. Consulta de usuario conectado. Cambio de contraseña. Consulta de facturas firmadas. Visualización facturas firmadas (pdf). Descarga factura original firmada (xml). Visualización detalle de la firma y certificado de la factura. Visualización del registro de eventos. El uso de los siguientes botones es común en cualquier parte de la aplicación: Pulsando este botón se abandona de manera segura la aplicación. Pulsando este botón se contraerá el Menú de la Aplicación. Pulsando este botón se expandirá el Menú de la Aplicación. Pulsando este botón se borra el contenido de los campos tecleados en la pantalla. Pulsando este botón se vuelve a la pantalla inmediatamente anterior desde la que se ha accedido. Mensajes comunes en la aplicación: No se ha encontrado ningún registro que satisfaga los criterios de búsqueda utilizados. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 3 de 18

4 1 ACCESO AL PORTAL El acceso al portal se realiza mediante un navegador Web, conectándose a la dirección En caso de recepción de alertas diarias vía correo electrónico, es posible acceder pulsando en el enlace que aparece en dicho correo, que se recibe desde la dirección fega@efactura.b2bconecta.com. A continuación se muestra un ejemplo: También está disponible desde el apartado de Administración Electrónica y Oficina Virtual, pulsando el enlace de Facturación Electrónica / Consulta de Facturas Electrónicas. Una vez cargada la página se presentará la siguiente pantalla: Ilustración 1: formulario de acceso a la aplicación Tras introducir un usuario y contraseña válidos, se accederá a la pantalla principal del portal donde se muestran las diversas opciones que, según los privilegios que se posean, podrán realizarse: Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 4 de 18

5 2 VER DATOS DEL USUARIO CONECTADO Ilustración 2: pantalla principal del portal Para mostrar los datos del usuario que se encuentra conectado, bastará con pulsar con el ratón en el texto coincidente con el ID de usuario, que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla principal: Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 5 de 18

6 Ilustración 3: ver usuario conectado En ese momento se mostrará la información correspondiente al usuario tal como el nombre, apellidos, e- mail, etc. Además, se dispondrá de la posibilidad de alterar la contraseña de acceso: Ilustración 4: pantalla con datos de usuario 2.1 Cambiar contraseña de usuario Estando en la pantalla que muestra la información del usuario, al pulsar en el botón Modificar contraseña se mostrará una pantalla que permitirá poder alterar la contraseña, validando previamente que se conoce la que aún es vigente: Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 6 de 18

7 Ilustración 5: modificar contraseña Una vez introducida la nueva contraseña se deberá pulsar Modificar, lo que validará que la antigua contraseña es correcta, así como que la nueva cumple con los requisitos de seguridad mínima establecidos. Si estas validaciones son satisfactorias, se mostrará una ventana confirmando el cambio de la contraseña: Ilustración 6: contraseña modificada 3 CONSULTA DE FACTURAS FIRMADAS Esta opción es la que permitirá realizar el seguimiento de las facturas que han sido introducidas en el sistema, así como comprobar su estado (pendiente de firma, firmada...), descargar el PDF que representa la factura, estado de los certificados digitales, etc. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 7 de 18

8 Según el papel que desempeñe la empresa a la que pertenece el usuario conectado al sistema, se contemplará la opción de consultar las facturas que han sido emitidas (papel emisor o proveedor del servicio) o de consultar las facturas que se han recibido (papel receptor o cliente del servicio). Esto se representa con un leve cambio en menú, concretamente en la entrada relativa a la consulta de facturas firmadas: Ilustración 7: consulta de facturas firmadas como receptor Ilustración 8: consulta de facturas firmadas como emisor Un usuario solo tendrá acceso a las facturas en las que su empresa asociada sea partícipe, ya sea como emisor o como receptor de la factura. Por ejemplo, un usuario de una empresa proveedora no podrá visualizar las facturas que otro proveedor ha emitido. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 8 de 18

9 En ambos casos, al pulsar con el ratón en el enlace de consulta de facturas se mostrará una pantalla para realizar búsquedas, permitiéndose la posibilidad de filtrar por varios criterios y poder refinar la información obtenida como resultado: Ilustración 9: formulario de consulta de facturas firmadas Se podrán introducir los criterios de búsqueda deseados si los hubiera y que se detallan a continuación: Cliente: campo no modificable con el nombre de FEGA como valor de búsqueda constante. Centro: campo desde donde se seleccionarán las distintas Unidades Gestoras de FEGA. Este campo solamente aparecerá cuando el usuario conectado pertenezca a FEGA. Al pulsar el icono de Seleccionar Centro se accederá a una pantalla desde donde se realizará la búsqueda de la Unidad Gestora correspondiente. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 9 de 18

10 Ilustración 10: formulario de búsqueda de centros o Código de Centro: campo para introducir el código de la Unidad Gestora. Al pulsar el botón buscar se obtendrán los resultados asociados: Ilustración 11: listado de centros Pulsando el icono de Seleccionar en la columna Opciones, se asignará la Unidad Gestora elegida al campo Centro del formulario de consulta de facturas firmadas. Proveedor: campo para buscar el Nombre del emisor de la factura. Los usuarios pertenecientes a una empresa proveedora, no podrán escribir en este campo y aparecerá ya completado con su propio Nombre. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 10 de 18

11 Al pulsar el icono de Seleccionar Proveedor la búsqueda del Proveedor correspondiente. se accederá a una pantalla desde donde se realizará Ilustración 12: formulario de búsqueda de empresas o o Nombre de Empresa: campo para introducir el nombre de la empresa emisora de la factura. NIF de Empresa: campo para introducir el NIF de la empresa emisora de la factura. Al pulsar el botón buscar se obtendrán los resultados asociados: Ilustración 13: listado de empresas Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 11 de 18

12 Pulsando el icono de Seleccionar en la columna Opciones, se asignará el nombre de la empresa elegida al campo Proveedor del formulario de consulta de facturas firmadas. Núm. Factura: campo para introducir el número de la factura que se está buscando. Importe Desde: campo para introducir el importe total de factura a partir del cual una factura será seleccionada en la consulta como resultado de búsqueda. Importe Hasta: campo para introducir el importe total de factura a partir del cual una factura no será seleccionada en la consulta como resultado de búsqueda. F. Desde Emisión: campo para introducir la fecha de emisión de factura a partir de la cual una factura será seleccionada en la consulta como resultado de búsqueda. F. Hasta Emisión: campo para introducir la fecha de emisión de factura a partir de la cual una factura no será seleccionada en la consulta como resultado de búsqueda. Estado: estado en el que se encuentra la factura. Se contemplan los valores, Firmada, Error, Pendiente de Firma. Tipo Impuesto: tipo de impuesto aplicable a la factura. Se contemplan los valores IGIC, IPSI, IRPF, IVA, Otro. Al pulsar el botón buscar se obtendrán los resultados asociados: Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 12 de 18

13 Ilustración 14: listado de facturas firmadas Se presenta al usuario un listado paginado con las facturas que se encuentran emitidas en el sistema, donde se puede ver su estado, fecha de emisión, número de factura, etc.: Cliente: empresa destinataria de la factura. Proveedor: emisor proveedor de la factura. Nº de Factura: número asociado a la factura. Importe: importe valor de la factura. Divisa: tipo de moneda utilizada en la factura. Estado: situación en la que se encuentra la factura respecto a la firma (ver estados de la factura más arriba). Fecha Emisión: fecha en la que la factura ha sido emitida. Opciones: diversos iconos para cuatro funcionalidades asociadas a la factura que se describen a continuación. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 13 de 18

14 3.1 Descargar la factura en formato PDF Pulsando en el icono se ofrecerá al usuario la posibilidad de descargar la factura y visualizarla con el formato PDF, para que esta pueda ser almacenada o impresa. La factura descargada tendrá el aspecto siguiente: Ilustración 15: ejemplo de factura en formato PDF Igualmente, en el mismo fichero PDF aparecerán una serie de códigos de barras PDF417 que, leídos convenientemente con la herramienta adecuada, permitirían recuperar el fichero original firmado de la factura en formato XML. Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 14 de 18

15 3.2 Descargar la factura en formato XML Ilustración 16: ejemplo código PDF417 Pulsando en el icono se ofrecerá al usuario la posibilidad de descargar la factura en un fichero con el formato XML. Dicho fichero representa a la factura en su estado original en el cual se está almacenando, y además se considera como un documento con validez legal. Ilustración 17: descarga de factura en formato XML 3.3 Ver auditoría de firma Con propósito informativo, el usuario podrá visualizar en pantalla el detalle de la auditoría de la firma de la factura, así como los detalles técnicos del certificado utilizado para firmarla. Para acceder a la pantalla con la información de detalle, el usuario deberá pulsar el icono en la columna Opciones de la pantalla con los resultados de la búsqueda de facturas. que aparece Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 15 de 18

16 Ilustración 18: detalle de auditoría de firma Se muestra la información relativa al certificado digital que fue utilizado para firmar la factura pulsando en el botón Detalle certificado : Ilustración 19: detalle del certificado de firma 3.4 Ver auditoría de eventos La auditoría de eventos es utilizada para mostrar en pantalla la secuencia de acciones que han tenido lugar sobre la factura, una vez que ésta fue introducida en el sistema de facturación electrónica. Esas acciones dependerán del ciclo establecido para la factura en el sistema. Para acceder a la pantalla con la información de detalle, el usuario deberá pulsar el icono en la columna Opciones de la pantalla con los resultados de la búsqueda de facturas. que aparece Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 16 de 18

17 Ilustración 20: listado del detalle de auditoría de eventos En este momento se muestra la lista de eventos acontecidos sobre la factura. Se da la posibilidad de obtener información adicional asociada a cada evento, pulsando sobre el icono de la lupa que se muestra en la columna Opciones. Ilustración 21: detalle de auditoría de eventos Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 17 de 18

18 Fecha Impresión: 23/09/2009 Página 18 de 18